Tìm hiểu kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là gì?

Kế toán bán hàng là một trong vị trí bước đệm không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng nghiệp vụ cũng như tạo cơ hội cho những người đang hoặc mới vào nghề kế toán học hỏi và tích lũy kinh nghiệm. Vậy định nghĩa kế toán bán hàng là gì? Quyền hạn và vai trò của nhân viên trong kế toán bán hàng? Nếu bạn đang quan tâm đến những vấn đề trên, hãy cùng Học viện TACA theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết.

Kế toán bán hàng được định nghĩa là gì?

Kế toán bán hàng chỉ vị trí kế toán đảm nhiệm công việc ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng như: ghi hóa đơn bán hàng, thuế GTGT, ghi sổ chi tiết doanh thu cho đến việc lập các báo cáo bán hàng và báo cáo liên quan theo quy định.

Những công việc kế toán bán hàng phải làm hằng ngày

Công việc của kế toán bán hàng sẽ thường tập trung vào:

– Ghi chép thông tin các hóa đơn hàng ngày đồng thời kiểm tra đơn giá, số lượng của các sản phẩm để thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng.

– Lập bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT vào cuối ngày.

– Quản lý hóa đơn, hợp đồng và chứng từ với khách hàng.

– Cập nhật mức giá của các sản phẩm mới.

– Tính toán đơn giá, tổng doanh thu, thuế GTGT của từng nhóm hàng hóa theo đơn vị để tiện cho công tác kiểm tra hàng hóa.

– Lập sổ theo dõi hàng hóa xuất, nhập kho.

– Gửi khách hàng đơn báo giá.

– Phân loại và định khoảng chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh.

– Lập tờ khai hàng hóa mua vào theo kiểu mẫu kê khai thuế GTGT.

– Nắm bắt các thông tin về các khoản chi phí bán hàng và phát sinh thực tế  làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh.

– Kiểm tra tình trạng khách nợ, quản lý tiền hàng và theo dõi những lô hàng để báo cáo lại kế toán trưởng.

– Đối chiếu số lượng hàng hóa xuất, tồn kho với thủ kho; đối chiếu với kế toán công nợ về các khoản thu của từng khách hàng; đối chiếu với thủ quỹ hay kế toán ngân hàng về các khoản tiền thanh toán.

Các kiến thức chuyên môn mà kế toán bán hàng cần nắm vững

Quy tắc khi ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng sẽ được ghi nhận là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi đã trừ đi các chi phí phát sinh khác.

Để xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng cần tính toán ra số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như chi phí quản lý, giá vốn…phát sinh trong một kỳ nhất định, cụ thể:

Kết quả của hoạt động kinh doanh = Kết quả của hoạt động sản xuất và kinh doanh + Kết quả của hoạt động tài chính + Kết quả của hoạt động khác – Chi phí quản lý của doanh nghiệp.

Quy tắc khi ghi nhận doanh thu bán hàng

Để ghi nhận doanh thu bán hàng thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng 5 điều kiện sau:

– Doanh nghiệp đã chuyển giao toàn bộ rủi ro và lợi ích từ các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.

– Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động bán hàng.

– Doanh nghiệp đã xác định và chắc chắn các khoản doanh thu thu về.

– Doanh nghiệp không còn quyền quản lý các hàng hóa đã bán.

– Doanh nghiệp xác định được các chi phí liên quan đến các giao dịch bán hàng.

Các chứng từ kế mà kế toán bán hàng thường sử dụng

– Hóa đơn theo GTGT với mẫu số 01 GTKT – 3LL.

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu số 03 – VT.

– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo mẫu số 02 – VT.

– Phiếu thu giá theo mẫu số 01 – TT.

– Biên lai thu giá theo mẫu số 06 – TT.

– Giấy báo có.

– Báo cáo bán hàng và bảng kê bán dịch vụ, hàng hóa.

– Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, thanh toán hàng ngày và bảng kê nhận hàng.

– Các chứng từ có liên quan phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Trình tự luân chuyển của hóa đơn chứng từ kế toán

Khi phát sinh hóa đơn chứng từ kế toán thì kế toán phải nhanh chóng lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng sẽ bao gồm 3 liên: Liên 1 lưu trên gốc của quyển hóa đơn, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 sẽ giữ lại cho công ty. Sẽ có 3 trường hợp thường xảy ra:

– Trường hợp khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng phải nhanh chóng lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ được lập thành 3 liên, liên 1 dùng để kiểm tra khi xuất hàng ra kho, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 thì lưu lại sổ.

– Trượp hợp khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán cần phải lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 do thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu sẽ giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên còn lại. Yêu cầu các liên phải đầy đủ nội dung và chữ ký của giám đốc.

– Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì công ty sẽ nhận giấy báo chuyển khoản thành công để xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng.

Quyền hạn và vai trò của nhân viên kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng được xem là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp trong việc quản lý đầu ra các thành phẩm. Những số liệu bán hàng do kế toán bán hàng cung cấp sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình bán hàng cũng như sự chênh lệch từ khâu sản xuất đến khâu bán hàng và tình hình doanh thu để đưa ra các kế hoạch kinh doanh hợp lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Quyền hạn của kế toán bán hàng bao gồm:

– Đề xuất khi có điều chỉnh, sửa đổi và hủy hóa đơn.

– Đề xuất hướng xử lý khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn không hợp lệ.

– Đề xuất trường hợp thanh toán tiền khi có vướng mắc với kế toán trưởng.

– Nhận sự phân công, chỉ đạo và giám sát trực tiếp từ kế toán trưởng.

Một số nghiệp vụ cơ bản của nhân viên kế toán bán hàng

Bán hàng theo hợp đồng được báo giá

Kế toán xuất phiếu và hóa đơn cho khách hàng theo giá được báo trên hợp đồng đã giao kết. Khi phát sinh nghiệp vụ sẽ xảy ra các hoạt động:

– Thực hiện ký kết hợp đồng giữa người bán hàng với khách hàng.

– Đến ngày giao hàng kế toán lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt.

– Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ dựa vào phiếu đã xuất.

– Giao hàng và kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng.

– Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng.

Định khoản:

–  Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Nợ TK 111 và 131 tổng giá thanh toán.

+ Có TK 511 và 512 doanh thu bán hàng (giá bán chưa tính thuế GTGT).

+ Có TK 3331 theo thuế GTGT phải nộp ( đầu ra thuế GTGT).

– Ghi nhận giá vốn

+ Nợ TK 632 giá vốn bán hàng.

+ Có TK 152 và 156.

– Khi thu tiền bán hàng của khách hàng, kế toán sẽ ghi nhận:

+ Nợ TK 111 và 112.

+ 131 phải thu từ khách hàng.

Bán hàng khi có chiết khấu thương mại

– Khi khách hàng đề nghị công ty báo giá thông qua gọi điện hoặc gửi mail , nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào yêu cầu để gửi báo giá cho khách hàng.

– Nhân viên bán hàng làm đề nghị xuất kho sau khi khách hàng gửi mail hoặc gọi điện yêu cầu giao hàng.

– Kế toán lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế trưởng và giám đốc ký duyệt.

– Thủ kho xuất kho hàng hóa  đồng thời ghi sổ kho theo phiếu đã xuất.

– Nhân viên bán hàng nhận và giao hàng cho khách hàng. Trường hợp số lượng mua hàng của khách hàng thỏa mãn điều kiện được hưởng chiết khấu thương mại thì nhân viên bán hàng sẽ đề nghị kế toán bán hàng tạo chiết khấu cho khách hàng.

Định khoản:

– Ghi nhận doanh thu

+ Nợ TK theo 111 và 131 tổng giá thanh toán.

+ Có TK 511 và 512 doanh thu bán hàng.

+ Có TK 3331 theo thuế GTGT phải nộp (nếu có).

– Ghi nhận chiết khấu thương mại cho KH

+ Nợ TK 5211 theo chiết khấu thương mại (TT 200).

+ Nợ TK 511 theo doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT 133).

+ Nợ TK 33311 theo thuế GTGT đầu ra được giảm.

+ Có TK 111, 112 và 131 theo tổng tiền chiết khấu.

– Ghi nhận giá vốn hàng bán

+ Nợ TK 632 theo giá vốn hàng được bán.

+ Có TK 152 và 156.

Giảm giá hàng bán đi

– Trường hợp nếu hàng mua về không đúng theo hợp đồng thì kế toán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng và hạch toán giảm giá kèm ghi sổ.

– Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá để giao cho khách hàng.

– Kế toán hạch toán giảm giá hàng bán kèm ghi sổ kế toán.

Định khoản:

– Nợ TK 532 theo giảm giá hàng bán.

– Nợ TK 3331 theo thuế GTGT phải nộp (nếu có).

– Có TK 111.

Hàng bán hoàn trả

Nếu phát hiện hàng mua về không đúng, khách hàng có quyền trả lại hàng và kế toán lập phiếu nhập kho căn cứ vào số hàng hóa bị trả lại và ghi sổ 2 kho.

Biên bản ghi nhận lý do trả lại hàng giữa 2 bên doanh nghiệp và mua hàng:

– Biên bản hoặc phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa của bên trả lại hàng.

– Lập hóa đơn số lượng hàng trả lại đối với khách hàng.

– Lập phiếu nhập kho hàng trả lại đối với bên nhận hàng đã trả.

Định khoản:

Nhập kho ghi giảm giá vốn ban đầu:

– Nhận lại hàng bị trả lại

+ Nợ TK 154, 155 hoặc 156.

+ Có TK 632 theo giá vốn hàng bán.

– Thanh toán

+ Nợ TK 531 theo hàng bán bị trả lại.

+ Nợ TK 3331 theo thuế GTGT (nếu có)

+ Có TK 111, 112 hoặc 131.

Kế toán bán hàng hay bất kì vị trí kế toán nào trong doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đủ chi phí chi trả để xây dựng nên một bộ phận kế toán hoàn thiện.

Trên đây là bài viết do Học viện TACA chia sẻ về các thông tin chi tiết của bộ phận kế toán bán hàng. Hy vọng những nội dung trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học tập và làm việc.

Xem thêm: