Thủ tục làm giấy khai sinh online năm 2023 nhanh nhất

Hiện nay, để tiết kiệm thời gian thì nhiều tỉnh thành trong nước đã cho phép làm thủ tục cấp giấy khai sinh online. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các bước và giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này vẫn còn sự hạn chế. Do đó, Luật Minh Khuê xin cung cấp cho quý khách bài viết về thủ tục làm giấy khai sinh online năm 2023 nhanh nhất thông qua bài tư vấn dưới đây:

1. Hồ sơ đăng ký khai sinh online gồm những gì?

Hiện này công dân có thể tiến hành làm thủ tục đăng ký khai sinh thông qua 1 trong 2 hình thức đó là online hoặc trực tiếp. Để tiến hành đăng ký khai sinh online thì công dân cần chuẩn bị một số giấy tờ cơ bản và cần thiết để cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ có cơ sở để giải quyết thủ tục cho công dân nhanh chóng. Cụ thể, trước khi tiến hành đăng ký khai sinh online thì công dân cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Biểu mẫu hộ tịch online để thực hiện đăng ký khai sinh: Do người yêu cầu cung cấp thông tin/ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư theo nội dung quy định tại Phụ lục 02 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2022/TT-BTP.

– Công dân thực hiện tải bản chụp của một số giấy tờ sau lên hệ thống online:

+ Bản chính Giấy chứng sinh: Nếu công dân không có giấy chứng sinh vì không sinh tại các cơ sở y tế thì công dân sẽ phải nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh. Trường hợp không có người làm chứng thì sẽ phải có văn bản cam đoan về việc sinh con.

+ Biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập đối với trường hợp trẻ em bị bỏ rơi. 

+ Trong trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ thì phải cung cấp văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

+ Giấy tờ chứng minh nhân thân của cha, mẹ: Công dân cần cung cấp thông tin về Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu của cả cha và mẹ.

+ Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn: (Trong trường hợp cha mẹ của trẻ có đăng ký kết hôn), trừ trường hợp đã tải lên bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

+ Văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh: Trong trường hợp người đăng ký khai sinh không phải là cha, mẹ thì cần thêm văn bản ủy quyền có chứng thực. Tuy nhiên, nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ. Ngoài ra, những người được ủy quyền còn phải có các giấy tờ chứng minh về nhân thân như hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân.

Khi tiến hành đăng tải các văn bản, giấy tờ lên hệ thống thì công dân cần lưu ý một số vấn đề như sau: 

– Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai sinh online phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng;

Nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

– Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh online đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

– Khi tới cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy khai sinh/ bản sao Giấy khai sinh) người có yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh, xuất trình Giấy tờ tuỳ thân;

2. Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh online năm 2023

Để thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh online năm 2023 thì công dân cần phải thực hiện theo trình tự các bước như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia

Hiện nay, công dân có thể làm thủ tục đăng ký khai sinh online theo một trong các địa chỉ trang web dưới đây để thực hiện đăng ký và đăng nhập tài khoản, xác thực định danh online:

– Truy cập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua địa chỉ (https://dichvucong.gov.vn/)

– Truy cập vào Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Ví dụ:

Tại Hà Nội: https://dichvucong.hanoi.gov.vn/

Tại Hồ Chí Minh: https://dichvucong.hochiminh.gov.vn/

Việc truy cập phải bảo đảm việc xác thực định danh online, kết nối với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư để khai thác các trường thông tin của công dân có trong Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư (thực hiện dịch vụ khai thác thông tin công dân từ cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân, tự động điền vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công).

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh cung cấp thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh

Thực hiện thao tác tải lên các giấy tờ, hồ sơ được hướng dẫn tại phần nội dung trên. Công dân sẽ tiến hành nộp phí, lệ phí (nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh) thông qua chức năng thanh toán online tích hợp trên Cổng dịch vụ công. Sau khi đã tải hết văn bản giấy tờ và nộp lệ phí (nếu có) thì công dân hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký khai online bằng cách điền các thông tin trên Biểu mẫu online tương tác đăng ký khai sinh, tải lên các giấy tờ cần thiết

Bước 2: Công chức Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

– Trường hợp thứ nhất: Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì chuyển hồ sơ đăng ký khai sinh để công chức làm công tác hộ tịch xử lý. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15h00 mà không thể giải quyết ngay thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho công dân trong ngày làm việc tiếp theo.  

– Trường hợp thứ hai: Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại trường hợp thứ nhất.

– Trường hợp thứ ba: Người có yêu cầu đăng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.             

Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ 

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đính kèm).

– Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ  để người nộp hồ sơ thực hiện lại bước 2.

– Nếu thấy đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức và chuyển thông tin đến Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư để lấy số định danh cá nhân.

Bước 4: Trả kết quả

Sau khi Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư trả về số định danh cá nhân, công chức làm công tác hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho công dân.

Bước 5: Công dân kiểm tra thông tin 

– Công dân kiểm tra lại một số thông tin trên Giấy khai sinh; trong Sổ đăng ký khai sinh;

– Ký Sổ đăng ký khai sinh;

– Nộp lệ phí

– Nhận Giấy khai sinh.

Ngoài ra, nếu người có yêu cầu đăng ký khai sinh có yêu cầu cấp Giấy khai sinh online thì công chức làm công tác hộ tịch tham mưu thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 01/2022/TT-BTP, chuyển trả kết quả là Giấy khai sinh được ký số cho người có yêu cầu sau khi hoàn thành Bước 5.

3. Đăng ký khai sinh online cần lưu ý những gì?

Khi tiến hành đăng ký khai sinh online thì công dân nên lưu lại mã hồ sơ để có thể dễ dàng tra cứu tình trạng của việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký khai sinh. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến chưa đầy đủ thì hệ thống sẽ hỗ trợ hướng dẫn công dân bổ sung lại giấy tờ để hoàn thiện thủ tục đăng ký, khi đó người đăng ký chỉ cần làm theo sự hướng dẫn của hệ thống.

Đồng thời, công dân đăng ký khai sinh nên thường xuyên kiểm tra hòm thư hoặc điện thoại để nhận thông báo từ cơ quan có thẩm quyền về việc giải quyết thủ tục hành chính. Và khi có lịch hẹn trả kết quả thì sẽ mang các giấy tờ gốc để có thể đối chiếu khi nhận kết quả tại Ủy ban nhân dân xã/ phường/ thị trấn.

Bên cạnh đó, cha mẹ khi đăng ký khai sinh cho con nên thực hiện trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con để đảm bảo được quyền lợi tốt nhất cho con trẻ.

Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm về: Làm giấy khai sinh cho con khi chưa tiến hành đăng ký kết hôn? của Luật Minh Khuê

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: [email protected] để được giải đáp. Ngoài ra, khách hành cũng có thể liên hệ trực tiếp với các luật sư của Luật Minh Khuê để được giải đáp các vấn đề liên quan đến Luật sư Bùi Thị Nhung qua số điện thoại: 0931626162. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.