Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho NLĐ và doanh nghiệp

Hướng dẫn thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu dành cho người lao động và thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp đầy đủ, chính xác.

Nếu như bạn là người lao động hoặc doanh nghiệp lần đầu đăng ký bảo hiểm y tế, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thắc mắc. Hôm nay, Bách hóa XANH sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội qua bài viết sau nhé.

1 Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội

Căn cứ Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, có 2 đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH bắt buộc là người lao động (bao gồm NLĐ là công dân Việt Nam và NLĐ là công dân nước ngoài) và người sử dụng lao động (NSDLĐ), cụ thể như sau:

Đối tượng NLĐ phải tham gia BHXH bắt buộc

NLĐ là công dân Việt Nam thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
• Cán bộ, công chức, viên chức;
• Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
• Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nếu NLĐ là người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

• NLĐ nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.
• NLĐ đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 1 Điều 187 của Bộ luật Lao động 2012.

Đối tượng NSDLĐ phải tham gia BHXH bắt buộc bao gồm

Đối với NSDLĐ là công dân Việt Nam: NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân.

Đối với NSDLĐ là công dân nước ngoài: NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

2 Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu dành cho người lao động

Đối với NLĐ đang làm việc tại đơn vị sử dụng lao động

Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS). Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp cho đơn vị sử dụng lao động

Đối với NLĐ làm việc tại nước ngoài

Thành phần hồ sơ:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ: nộp qua đơn vị đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

Đối với NLĐ tham gia BHXH tự nguyện lập hồ sơ gồm:

• Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS).
• Số lượng hồ sơ: 1 bộ
• Nơi nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH thì nộp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

Thời hạn giải quyết cấp sổ BHXH mới tối đa 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, NLĐ nộp theo hình thức nào thì nhận kết quả theo hình thức đó.

3 Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho cho doanh nghiệp

Thành phần hồ sơ:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ:

• Nộp cho cơ quan BHXH quận/ huyện nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh
• Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh

Thời hạn giải quyết:

• Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới: không quá 05 ngày.
• Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày.
• Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 10 ngày.
• Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 03 ngày.
• Trường hợp xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày.
• Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày

Hình thức nộp:

• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích
• Nộp trực tiếp qua Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc trung tâm phục vụ hành chính công các cấp
• Qua giao dịch điện tử đối với đơn vị SDLĐ: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.

Trình tự thực hiện:

Bước 1 Lập và nộp hồ sơ

Đối với doanh nghiệp đầu tiên ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với NLĐ đã được cấp mã số BHXH; Hướng dẫn NLĐ lập mẫu KT1-TS; nộp cho cơ quan BHXH.

Bước 2 Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết

Bước 3 Nhận sổ BHXH và pháp cho NLĐ

4 Các câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Ai có trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc?

Đơn vị sử dụng lao động chịu trách nhiệm đóng BHXH cho NLĐ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng đơn vị SDLĐ phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

NSDLĐ bị xử lý như thế nào nếu không đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc?

Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Vừa rồi, Bách hóa XANH đã hướng dẫn chi tiết cho bạn thủ tục đăng ký BHXH. Hy vọng bạn sẽ có được những kiến thức thật hữu ích qua bài viết trên.

Mua khẩu trang bảo vệ sức khỏe tại Bách hóa XANH:

Bách hóa XANH