Thư chào hàng bằng tiếng Anh – Cách viết chi tiết kèm theo mẫu

Key takeaways:

• Thư chào hàng là một hình thức thương mại đã được sử dụng từ lâu, có vai trò quan trọng trong tiếp thị. Mục đích là để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ.

• Thư chào hàng bằng tiếng Anh được sử dụng cho các đối tượng khách hàng quốc tế và thường được gửi dưới dạng thư điện tử (Email).

• Để viết được một bức thư hoàn chỉnh cần có 5 phần sau: Tiêu đề hấp dẫn, Lời mở đầu hay, Nội dụng quảng cáo ngắn gọn, Lời kêu gọi hành động và Kết thúc Email chu đáo.

Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng là một phần của quy trình bán hàng được sử dụng để thuyết phục khách hàng tiềm năng mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Không giống như các phương pháp bán hàng truyền thống, thư ngỏ thường được gửi đến khách hàng qua tin nhắn hoặc email. Đây được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong tiếp thị trên Internet.

Trong thực tế, mục tiêu cuối cùng của thư chào hàng là thuyết phục khách hàng mua các sản phẩm được tiếp thị. Do đó, thư chào hàng phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu đồng thời hỗ trợ người đọc hiểu được những lợi ích họ sẽ đạt được khi mua hàng.Chẳng hạn như sản phẩm hoặc dịch vụ đó giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu của người dùng như thế nào?

Thư chào hàng bằng tiếng Anh là gì?

Thư chào hàng bằng tiếng Anh được sử dụng cho các đối tượng cụ thể như các công ty, khách hàng ở nước ngoài hoặc không nói tiếng Việt, với mục đích chính là mở rộng phạm vi khách hàng. Ngày trước, những bức thư này thường được in và gửi qua bưu điện, nhưng hiện nay đa số đều được gửi qua Email (thư điện tử), nên bài viết này sẽ tập trung vào cách viết một Email chào hàng.

Cách viết thư chào hàng bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Tiêu đề hấp dẫn –  Headline (dành cho Email)

Một Headline ngắn gọn, súc tích và thu hút là rất quan trọng vì nó sẽ quyết định việc thư chào hàng của bạn có được mở ra xem hay không. 

Người viết nên đề cập những giá trị cốt lõi mang tính thu hút đối với khách hàng, nhưng nên tránh sử dụng những cụm từ bị “cường điệu hóa” như: “Biggest Sale Ever!” (Đợt sale lớn nhất!), “Best Promotion Ever!” (Khuyến mãi lớn nhất!), vân vân. Đây là lí do đa số những email chào hàng đều bị đưa vào mục Spam.

Hơn nữa, một tiêu đề ngắn gọn sẽ chỉ nên chừa 5-8 từ, vì thế hãy chọn cho mình những câu tiêu đề hay nhất, có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

Tiếng Anh

Tiếng Việt

Opinions on [blog post title]

Ý kiến ​​về [tiêu đề bài đăng trên blog]

Suggestions for [something essential to them]

Đề xuất cho [điều gì đó cần thiết đối với họ]

Have you given [a suggestion or thought] any thought?

Bạn đã nghĩ về [một gợi ý hoặc suy nghĩ] chưa?

Query on [their purpose]

Truy vấn về [mục đích của họ]

Concerning [recent trigger event],

Về [sự kiện kích hoạt gần đây],

Lời mở đầu hay

Một tiêu đề thú vị có lẽ là không đủ để giữ chân khách hàng, mà một bức thư chào hàng còn nên có lời mở đầu thu hút. Người viết nên mở đầu bằng một hoặc hai câu, gồm ba nội dung sau:

• Lý do, ngữ cảnh liên lạc

• Thể hiện sự uy tín

• Chuyển đổi nhịp nhàng sang nội dung quảng cáo 

Để làm cho lời mở đầu dễ đọc, cuốn hút hơn, người viết nên “cá nhân hóa” bức thư hơn. Một cách hay là viết câu văn gửi đến tên của khách hàng, không những tạo được sự chân thành của người gửi, mà còn thu hút sự chú ý của người đọc khi thấy tên bản thân được đề cập, tránh việc thư chào hàng bị đánh dấu là thư rác (spam).

Hơn nữa, khách hàng có thể thấy nhàm chán với những lời mở đầu cơ bản như :”Hello, my name is …” (“Xin chào, tên tôi là …”), người viết nên sử dụng những lời văn thân ái, cụ thể hơn như một bức thư cho bạn bè, có thể tham khảo các mẫu câu sau:

Tiếng Anh

Tiếng Việt

I noticed you have …

Tôi để ý rằng bạn đã …

I wanted to reach out to you because I saw that….

Tôi muốn liên hệ với bạn vì tôi thấy rằng …

I have read your posts and I see that …

Tôi đã xem các bài đăng của bạn và thấy rằng…

I realized that we both …

Tôi nhận ra cả hai chúng ta cùng …

Congratulations on …

Chúc mừng bạn đã …

Nội dung quảng cáo ngắn gọn

Đây là mục đích chính của thư giới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh. Người viết nên cung cấp thông tin ngắn gọn về sản phẩm/ dịch vụ muốn giới thiệu kèm với những ưu đãi. Trong phần này, nên làm rõ và nhấn mạnh lợi ích khách hàng theo nhu cầu của họ.

Có thể tham khảo một số mẫu sau:

Mẫu 1

[My company] has a new product that will help [Comapny name]. [One sentence pitch of benefits]. 

We do this by:

• Benefit/feature 1

• Benefit/feature 2

• …

[Công ty của tôi] có một sản phẩm mới sẽ trợ giúp [tên công ty]. [Một câu giới thiệu về lợi ích]. 

Chúng tôi làm điều này bằng cách:

• Lợi ích / tính năng 1

• Lợi ích / tính năng 2

• …

Mẫu 2

A new tool developed by [my company] will enable [company name] to [benefit summary] more successfully.

As we’ve previously seen with [relevant customers] and [relevant customers], I’m certain that [our product] will be able to help [company name] [high-level benefit] in less than X months.

Một công cụ mới do [công ty của tôi] phát triển sẽ cho phép [tên công ty] [Tóm tắt lợi ích] thành công hơn.

Như chúng tôi đã thấy trước đây với [khách hàng có liên quan] và [khách hàng có liên quan], tôi chắc chắn rằng [sản phẩm của chúng tôi] sẽ có thể giúp [tên công ty của họ] [lợi ích cấp cao] trong vòng chưa đầy X tháng.

Mẫu 3

I believe that our solution could assist in resolving some of the problems you are experiencing within your business, particularly in the following areas:

• Feature No. 1 will enable you to [achieve X aim]

• The second feature shall support you [in Y task]

• The third feature Will lessen [Z problem]
  

A few resources are also attached so you may learn more about how we can assist you.

Tôi tin rằng giải pháp của chúng tôi có thể hỗ trợ giải quyết một số vấn đề bạn đang gặp phải trong doanh nghiệp của mình, đặc biệt là trong các vấn đề sau:

• Tính năng số 1 sẽ cho phép bạn [đạt được mục tiêu X]

• Tính năng thứ hai sẽ hỗ trợ bạn [trong nhiệm vụ Y]

• Tính năng thứ ba Sẽ giảm bớt [vấn đề Z]

Một số tài liệu cũng đã được đính kèm để bạn có thể tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.

Lời kêu gọi hành động (Call to action)

Trước khi viết lời kêu gọi hành động cho một bức thư chào hàng bằng tiếng Anh, người viết nên xác định được mục đích chính của lá thư này:

• Khiến khách hàng ngay lập tức ấn chuột vào website sau khi đọc?

• Thu hút sự chú ý và có được cơ hội trò chuyện?

• Khiến khách hàng muốn dùng thử miễn phí sản phẩm?

• …

Dưới đây là một số cách viết Call to action cho thư chào hàng bằng Tiếng Anh mang lại hiệu ứng tốt:

Hẹn ngày, giờ cụ thể nếu muốn hẹn gặp để giới thiệu sản phẩm

Would a 10-minute call on Friday at 5 p.m. or Saturday at 6 p.m. work?

Liệu một cuộc gọi 10 phút vào thứ Sáu tới lúc 5 giờ chiều hoặc 6 giờ chiều Thứ Bảy có tiện cho bạn không?

Cung cấp link dùng thử sản phẩm

Here is a special URL that will get you a prolonged 21-day free trial but is about to expire. You may test out the product and see the outcomes I’ve been talking about for yourself in just a minute by clicking this link.

Đây là một URL đặc biệt sẽ giúp bạn có bản dùng thử miễn phí kéo dài 21 ngày nhưng sắp hết hạn. Bạn có thể thử sản phẩm và xem kết quả mà tôi đã nói về chính mình chỉ trong một phút bằng cách nhấp vào liên kết này.

Call to action

Place your order today!

Đặt hàng ngay hôm nay!

Order one right away by filling out the included order form!

Đặt hàng ngay bằng cách điền vào mẫu đơn đặt hàng đi kèm!

Cung cấp thêm thông tin

For additional information, please get in touch with [Company Name] via phone at [Phone number] or email at [Email address].

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với [Tên công ty] qua điện thoại theo số [Số điện thoại] hoặc gửi email theo địa chỉ [Địa chỉ email].

*Lưu ý: Nếu có một cuộc hẹn hoặc lịch hẹn, thông tin đó nên được xác nhận lại thêm ít nhất một lần để cả người viết và người nhận đều nhớ.

Kết thúc Email chu đáo

a) Lời cảm ơn cuối thư:

Cũng như các Email khác, một email chào hàng cũng có thể sử dụng các mẫu câu mong chờ phản hồi như:

Tiếng Anh

Tiếng Việt

I am looking forward to hearing from you.

Tôi mong chờ phản hồi của bạn.

Thank you for reading the letter. I am looking forward to your reply.

Cảm ơn bạn đã đọc bức thư này. Tôi đang mong sự phản hồi từ bạn.

It would be great if you could attend to this matter as soon as possible.

Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

If you have any further questions, please contact me via phone number …

Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi qua số điện thoại …

b) Lời chào cuối:

Có thể tham khảo các mẫu sau:

Tiếng Anh

Tiếng Việt

Sincerely/ Your sincerely 

Chân thành

Regards/ Best/ Warm regards

Trân trọng

All best

Mọi điều tốt nhất

Best wishes

Những lời chúc tốt đẹp nhất

Mẫu thư chào hàng bằng tiếng Anh

Dear Mr/Mrs A,

Congratulations on your recent purchase of a pair of glasses at our store on May 5th. I hope that you are still satisfied with the purchased product.

I noticed that you might have not received notifications about this new discount we have on ABC glass cleaner spray, which I believe would benefit you greatly. 

The ABC glass cleaner spray is a tool that would assist you tremendously in everyday activities and receive much better results than just cleaning with regular water or fabric.

I know that this product will be useful for you because 70% of our customers claimed that their glasses felt dimmer after being cleaned with water or their shirts. In less than 2 months since we started selling this cleaner, 8 out of our 10 branches have run out of stock.

However, seeing that you are our loyal customer, I am willing to save as much as you would like and at the same time give you a huge offer: If you buy 5 bottles, you will get a free frame for your glasses.

Here’s a link to the product: [Link]. You can click on the “Buy now” button and get your sprays delivered to your address on the same day.

If you have any questions, please contact me via my phone number or via the website.

All the best, 

B.

Dịch:

Kính gửi ông / bà A,

Chúc mừng bạn đã mua một cặp kính gần đây tại cửa hàng của chúng tôi vào ngày 5 tháng 5. Tôi hy vọng rằng bạn vẫn hài lòng với sản phẩm đã mua.

Tôi nhận thấy rằng bạn có thể chưa nhận được thông báo về đợt giảm giá mới này của chúng tôi đối với bình xịt nước lau kính ABC, điều này tôi tin rằng sẽ có lợi cho bạn rất nhiều.

Bình xịt lau kính ABC là một công cụ sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong các hoạt động hàng ngày và nhận được kết quả tốt hơn nhiều so với việc chỉ làm sạch bằng nước hoặc vải thông thường.

Tôi biết rằng sản phẩm này sẽ hữu ích cho bạn vì 70% khách hàng của chúng tôi khẳng định rằng kính của họ mờ đi sau khi được lau bằng nước hoặc áo sơ mi của họ. Trong vòng chưa đầy 2 tháng kể từ khi chúng tôi bắt đầu bán bộ dọn dẹp này, 8 trong số 10 chi nhánh của chúng tôi đã hết hàng.

Tuy nhiên, nhận thấy bạn là khách hàng thân thiết của chúng tôi, tôi sẵn sàng tiết kiệm bao nhiêu tùy thích, đồng thời tặng bạn ưu đãi cực khủng: Mua 5 chai sẽ được tặng gọng kính miễn phí.

Đây là liên kết đến sản phẩm: [Liên kết]. Bạn có thể nhấp vào nút “Mua ngay” và nhận thuốc xịt đến địa chỉ của bạn ngay trong ngày.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên lạc với tôi qua số điện thoại hoặc qua website.

Tất cả những gì tốt nhất,

B.

Đọc thêm:

Tổng kết

Qua bài viết này, mong rằng người đọc đã nắm bắt được các bước để viết một bức thư chào hàng bằng tiếng Anh thu hút và gặt hái được nhiều thành công với các khách hàng trong nước và quốc tế.