Thông tin quản lý là gì? Đặc điểm, phân loại thông tin quản lý?

Chúng ta vẫn hay thường nghe và sử dụng nhiều cụm từ thông tin trong cuộc sống và công việc. Hàng ngày mỗi người đều sẽ tiếp nhận và xử lý rất nhiều các thông tin khác nhau. Mọi quan hệ, mọi hoạt động của con người đều dựa trên một hình thức giao lưu thông tin nào đó.

Thông tin quản lý được hiểu là thông tin mà có ít nhất một chủ thể là cán bộ quản lí cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lí của mình.

Thông tin quản lý trong tiếng Anh được gọi là Management Information.

– Các quyết định quản lý được chia thành ba loại sau đây:

+ Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách.

+ Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.

Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý , có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược.

Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này.

Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý í như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng… nằm ở mức quản lí này.

+ Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.

Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất… thuộc mức quản lý này.

– Trong các tổ chức, hiện nay có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:

+ Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai.

Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới…

Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính.

+ Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quí, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý .

Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác.

+ Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng…

Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời.

Đặc trưng

Thông tin tác nghiệp

Thông tin chiến thuật

Thông tin chiến lược

Tần suất

Đều đặn, lặp lại

Phần lớn là thường kì, đều đặn

Sau từng thời kì dài, hoặc trong trường hợp đặc biệt

Tính độc lập của kết quả

Dự đoán trước được

Dự đoán sơ bộ; một số không dự đoán được

Chủ yếu là không dự đoán trước được

Mức chi tiết

Rất chi tiết

Tổng hợp, thống kê

Tổng hợp, khái quát

Nguồn

Trong tổ chức

Trong và ngoài tổ chức

Chủ yếu từ bên ngoài tổ chức

Tính cấu trúc

Cấu trúc cao

Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác

Rất chính xác

Một số có tính chủ quan

Tính chủ quan cao

Thời điểm

Quá khứ và hiện tại

Hiện tại và tương lai

Dự đoán cho tương lai là chính

4. Hệ thống thông tin quản lý là gì?

Hệ thống thông tin quản lý được hiểu là một tập hợp các hệ thống và quy trình thu thập dữ liệu từ một loạt các nguồn, dịch lại và trình bày ở định dạng có thể đọc được. Các nhà quản lý sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhằm mục đích để tạo các báo cáo cung cấp cho họ tổng quan, toàn diện về tất cả thông tin họ cần để đưa ra quyết định từ chi tiết nhỏ nhặt hàng ngày đến chiến lược cấp cao nhất.

Các hệ thống thông tin quản lý ngày nay chủ yếu dựa vào công nghệ để dịch và trình bày dữ liệu, nhưng khái niệm này cũ hơn các công nghệ điện toán hiện đại.

Hệ thống thông tin quản lý trong tiếng Anh gọi là Management Information System, viết tắt là MIS.

5. Tính năng của hệ thống thông tin quản lý:

– Ra quyết định kinh doanh:

Mục đích chính của hệ thống thông tin quản lý là làm cho việc ra quyết định của nhà quản lý trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Bằng cách tổng hợp thông tin từ một loạt các nguồn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và trình bày thông tin theo định dạng logic, hệ thống thông tin quản lí có thể cung cấp cho người quản lí mọi thứ họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện phân tích chuyên sâu về các vấn đề vận hành.

– Thu thập thông tin doanh nghiệp:

Một hệ thống thông tin quản lý có thể được phát triển để thu thập gần như bất kì loại quản lý thông tin nào được yêu cầu. Chúng có thể xem xét những dữ liệu tài chính như doanh thu hay chi phí hàng ngày trong nháy mắt và gán chúng cho các bộ phận hoặc nhóm cụ thể.

Các chỉ số hiệu suất như tính kịp thời của các dự án hoặc chất lượng sản phẩm ra khỏi dây chuyền lắp ráp có thể giúp các nhà quản lý xác định chính xác các khu vực cần cải thiện. Nhân viên có thể quản lí lịch trình cho ca làm việc, giao hàng đến và đi từ bất kì nơi nào có sử dụng hệ thống thông tin quản lý .

– Tạo điều kiện hợp tác và truyền thông:

Một hệ thống thông tin quản lý có thể tạo điều kiện cho việc hợp tác cũng như làm truyền thông. Nhân viên có thể chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu và truyền đạt thông tin liên quan về các phát triển và cảnh báo dự kiến trong toàn tổ chức.

– Lập báo cáo kinh doanh:

Một trong những tính năng có giá trị nhất của hệ thống thông tin quản lý là khả năng lấy dữ liệu bên trong và bên ngoài từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày dưới dạng dễ phân tích. Báo cáo nội bộ trình bày thông tin theo cách mà người quản lý có thể hiểu, bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu có liên quan và nhóm dữ liệu theo cách hợp lí.

– Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống:

Một hệ thống thông tin quản lý có thể là một khoản đầu tư tốn kém. Ngoài việc mua gói phần mềm hệ thống thông tin quản lí, tùy chỉnh hệ thống và thuê thêm nhân viên công nghệ thông tin nhằm mục đích để giám sát và bảo trì hệ thống, một công ty phải đào tạo tất cả nhân viên sử dụng hệ thống.

6. Vai trò của thông tin trong cuộc sống:

Thông tin có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống hiện nay, cụ thể ta có thể kể đến một số vai trò như sau:

– Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt một mục tiêu chung. Không có thông tin thì tổ chức đó không thực hiện được bất kỳ sự điều phối hay thay đổi nào cả.

– Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.

– Thông tin giúp lưu trữ, chuyển giao thông tin thu nhận được.

– Thông tin còn giúp các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài, gắn kết giữa các cấp quản trị của doanh nghiệp.

– Các tổ chức thông tin trong máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức và hoạt động của con người. Chúng giúp con người thực hiện từ các công việc đơn giản hằng ngày đến phát hiện và giải quyết các vấn đề trong tổ chức.

Như vậy, ta nhận thấy, với sự phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thông tin đã rút ngắn khoảng cách giữa các quốc gia, đơn vị tổ chức doanh nghiệp, đem tới nhiều lợi ích cho con người.