Tất tần tật về ngành Hành chính văn phòng

Bạn nghĩ gì đầu tiên khi nghe tới công việc Hành chính văn phòng? Nhẹ nhàng? Nhàm chán? Quanh quẩn bên đống giấy tờ, hồ sơ cả ngày? Nếu thế thì bạn hoàn toàn chưa hiểu rõ về nghề này. Thực tế, công việc của một người làm ngành Hành chính văn phòng không hề đơn giản như bạn nghĩ.

Ngành Hành chính văn phòng là gì?

Là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan hay doanh nghiệp, Hành chính văn phòng là tổng hợp các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân, tổ chức công tác văn thư lưu trữ. Các công việc này được thực hiện để hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người làm công việc này còn có thể tư vấn về pháp luật cho ban lãnh đạo khi cần thiết. Chính vì tính chất công việc như vậy, các công ty thường xếp bộ phận Hành chính văn phòng và bộ phận Nhân sự chung với nhau để thuận tiện cho công việc.

Việc làm Hành chính văn phòng

Không phải là công việc giấy tờ nhỏ nhặt, công việc của một nhân viên hành chính văn phòng rất đa dạng. Công việc của họ giống như những người bảo mẫu vậy. Nếu một ngày không có bộ phận Hành chính, cả văn phòng sẽ rối loạn ngay!

Các công việc mà người theo ngành Hành chính văn phòng thường làm:

• Lễ tân: trả lời điện thoại, đón tiếp khách, hướng dẫn khách tới các bộ phận chức năng khác trong công ty để giải quyết công việc.
• Thư ký: sắp xếp và bố trí lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp hay các sự kiện khác.
• Soạn thảo và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ: soạn thảo biên bản, thư, công văn… và lưu trữ các tài liệu này.
• Chấm công, thực hiện chính sách: chấm công cho toàn bộ nhân viên, phổ biến các thay đổi từ các chính sách, quy chế mới nhất trong công ty tới tất cả nhân viên.
• Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty theo định kỳ hoặc yêu cầu.
• Duy trì môi trường làm việc: lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho nhân viên như khám sức khỏe định kỳ, các hoạt động thể thao… tạo không khí làm việc thoải mái để có hiệu quả công việc tốt nhất.
• Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan tới giấy tờ, pháp lý, chính sách, kế hoạch của công ty.

Các kỹ năng Hành chính văn phòng nào cần thiết?

Với công việc đa dạng trải đều trên nhiều mặt như vậy, một nhân viên văn phòng để làm tốt nhiệm vụ của mình về tố chất cần nhạnh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn cần tỉ mỉ, chính xác và có tư duy khoa học, biết sắp xếp kế hoạch làm việc cho hiệu quả. Bên cạnh đó, sức khỏe cũng là điều cần thiết để thực hiện công việc này.

Về mặt kỹ năng, nhân viên Hành chính văn phòng cần có kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp. Khả năng tổng hợp, bao quát thông tin cùng sự khéo léo trong hành xử, xử lý các tình huống mềm mại là rất cần thiết. Và không thể không nhắc tới kỹ năng tin học – một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong cuộc sống hiện đại khi công nghệ hỗ trợ rất đắc lực cho công việc.

Ngoài tố chất và các kỹ năng trên, các nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của nhân viên ở bộ phận Hành chính. Có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn biết cách giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh liên tục mỗi ngày. Thường xuyên tích lũy kinh nghiệm sẽ giúp bạn có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong bộ phận Hành chính và được nhà tuyển dụng cũng như ban lãnh đạo đánh giá cao.

Thu nhập và Cơ hội ngành Hành chính văn phòng

Có nhiều lo lắng khi đề cập tới thu nhập và cơ hội thăng tiến khi làm công việc Hành chính văn phòng. Thế nhưng ngành Hành chính văn phòng có rất nhiều cơ hội thăng tiến cùng thu nhập ổn định. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên Hành chính văn phòng như sau:

1/ Nhân viên

• Công việc: nhân viên tiếp tân, nhân viên hỗ trợ hành chính…
• Thu nhập: 5,5 – 12 triệu VNĐ
• Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên hay người mới vào nghề.

2/ Thư ký

• Công việc: thư ký tổng quát (thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản lý hồ sơ…); thư ký riêng (hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, xếp lịch làm việc…)
• Thu nhập: 8,5 – 14,5 triệu VNĐ
• Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có tính sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, kinh nghiệm từ 1 năm trở lên.

3/ Quản trị

• Công việc: Nhân viên hành chính văn phòng
• Thu nhập: 9 – 25 triệu VNĐ
• Yêu cầu: trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, biết ngoại ngữ, tốt nghiệp các ngành nhân sự, quản trị kinh doanh… kinh nghiệm từ 2 năm trở lên.
• Công việc: Trưởng phòng / Giám đốc hành chính
• Thu nhập: 25 – 55 triệu VNĐ
• Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của người quản trị, trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Vì tính chất công việc, ngành Hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường có tham vọng thăng tiến lên vị trí cao. Tuy vậy cũng không ít nữ giới phấn đấu và đạt được các vị trí cao như quản lý.

Dù không nằm trong top những ngành HOT, những ngành Hành chính văn phòng là một công việc đáng để thử để làm quen với môi trường công việc. Đây là ngành phù hợp với người mới bắt đầu đi làm hoặc người muốn tìm một công việc ổn định và lâu dài.

Học nghề Hành chính văn phòng ở đâu? Tham khảo khóa học Trung cấp tại trường Trung cấp Đông Đô tại đây! Hoặc liên hệ để được tư vấn trực tiếp: 024.3574.5017 – 097.235.0939