Tầm quan trọng Business Analyst documents với doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào thì các tài liệu, văn bản luôn là tài sản quan trọng. Business Analyst documents là một trong số những tài sản đó. Vậy tại sao tài liệu này lại quan trọng? Và để có Business Analyst documents chất lượng cần có tiêu chuẩn gì? Hãy tìm hiểu cùng chúng tôi qua bài viết dưới đây.

Tại sao doanh nghiệp cần có Business Analyst documents

Trong quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp, việc phân tích để đưa ra những quy trình, kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Những phân tích này là cơ sở, tiền đề cho quyết định phát triển của doanh nghiệp.

Vì thế, Business Analyst documents là tài liệu không thể thiếu bởi những lý do sau:

Tổng hợp đầy đủ thông tin về quy trình, hệ thống

Tài liệu là một phần tài sản của doanh nghiệp. Trong đó Business Analyst documents  là một trong những tài liệu không thể thiếu. Bộ tài liệu này mô tả chi tiết các tính năng, yêu cầu của hệ thống cũng như quy trình vận hành của doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình chuyển đổi hệ thống, cải tiến doanh nghiệp thì đây là bộ tài liệu cung cấp đầy đủ thông tin nhất.

Cung cấp lịch sử thay đổi của hệ thống

Trong quá trình phát triển sẽ có những thay đổi về yêu cầu hoặc chính sách. BA documents lưu lại lịch sử toàn bộ quá trình thay đổi này, thông qua các version của tài liệu. Đối với dự án IT, đây là căn cứ để xác định charge request, hỗ trợ cho việc quản trị dự án kịp thời và hiệu quả.

Là cơ sở để đánh giá giải pháp thực hiện

Business Analyst documents không phải là một tài liệu, mà là một nhóm tài liệu từ tổng quát tới chi tiết cung cấp đầy đủ thông tin để các bộ phận liên quan có thể đưa ra giải pháp nghiệp vụ và kỹ thuật để giải quyết vấn đề của tổ chức. Giải pháp thực hiện có tối ưu hay không? Giải pháp có giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp hay không? Điều này phụ thuộc phần lớn vào các tài liệu phân tích chi tiết.

Tài liệu đầu vào quan trọng của bộ phận IT

Đối với bộ phận IT, Business Analyst documents là tài liệu quan trọng nêu rõ những yêu cầu, tính năng cần xây dựng cho hệ thống doanh nghiệp. Do đó, chất lượng của Business Analyst documents rất quan trọng tới chất lượng của các dự án. Tài liệu càng rõ ràng, logic và đầy đủ sẽ giúp phát triển hệ thống hiệu quả.

Các loại Business Analyst documents phổ biến

Tùy thuộc vào mô hình tổ chức và phương thức hoạt động của doanh nghiệp, dự án mà tài liệu sử dụng là khác nhau. Tuy nhiên, thường có các nhóm tài liệu Business analyst phổ biến sau:

Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ

Đây là tài liệu mô tả khái quát về lý do thực hiện, giải pháp tổng thể của doanh nghiệp. Tài liệu cung cấp thông tin cốt lõi làm cơ sở phát triển những hoạt động chi tiết sau đó. Nhóm tài liệu này thường mang tính chất tổng quát, thường được gọi bằng một số tên như: BRD, Business case, feature,… 

Tài liệu yêu cầu người dùng

Đây là nhóm tài liệu chi tiết mô tả yêu cầu cụ thể của các đối tượng liên quan đến dự án, hệ thống để đảm bảo đạt được yêu cầu nghiệp vụ. Tài liệu này là chìa khóa để đưa ra các giải pháp cụ thể ở bước sau. Do đó, việc mô tả chi tiết đúng, đủ tài liệu này sẽ giúp cho việc phát triển ở bước sau được thuận lợi hơn. Tùy thuộc vào tính chất dự án, tổ chức mà tài liệu này có thể là: URD (User requirement document) , FRD (functional requirement document) , User Story.

Tài liệu giải pháp

Đây là tài liệu chi tiết, mô tả chi tiết yêu cầu và giải pháp cụ thể để giải quyết các yêu cầu trên. Các bộ phận phát triển sẽ sử dụng trực tiếp loại tài liệu này. Thông thường sẽ có 2 loại chính: yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng.

Đối với yêu cầu chức năng: tập trung vào tính năng, nhằm giải quyết các yêu cầu cụ thể của từng đối tượng. 

Đối với yêu cầu phi chức năng: là những yêu cầu liên quan tới performance, bảo mật, phân quyền

Một số tài liệu thường dùng như: Usecase, prototype, SRS

Kỹ năng cần thiết để viết tài liệu Business Analyst hiệu quả

Business Analyst documents là tài liệu quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng phát triển sản phẩm, phát triển dự án. Do đó, Business Analyst documents cần nhiều kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm để hoàn thiện tài liệu BA chất lượng. 

Một số kỹ năng mà Business Analyst documents cần có để viết tài liệu:

• Tư duy logic: Việc trình bày nội dung logic, rõ ràng sẽ giúp cho người đọc tiếp cận và hiểu vấn đề nhanh.

• Am hiểu nghiệp vụ của lĩnh vực đang làm: đây là kỹ năng cần thiết để có thể đưa ra thông tin chính xác, thực tế.

• Sử dụng các công cụ mô hình hóa nhằm trực quan quy trình, luồng xử lý, nâng cao chất lượng tài liệu.

Business Analyst documents là tài liệu quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình phát triển, chuyển đổi. Hi vọng qua bài viết này của Học Viện Agile, có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho quá trình hoàn thiện tài liệu BA của doanh nghiệp.

Bài viết liên quan:

Khóa học liên quan: