TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH SWOT TRONG DOANH NGHIỆP

Ngày nay, trong các lớp học, mỗi phòng ban, doanh nghiệp, từ sinh viên, nhân viên cho đến các lãnh đạo cấp cao, phân tích SWOT trở nên không còn xa lạ. Người ta nói, bàn luận, phân tích, tranh luận với nhau về SWOT, tuy nhiên bạn đã thực sự hiểu sâu sắc về phương pháp phân tích hiệu quả này? 

Liệu bạn đã áp dụng SWOT vào đúng hoàn cảnh, trả lời đầy đủ và chính xác bốn yếu tố tạo nên SWOT, và đề ra một chiến lược hay kế hoạch hành động thông minh từ những kết quả phân tích SWOT? Nếu bạn chưa thật sự tự tin trước những câu hỏi trên thì bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin căn bản và đầy đủ nhất về SWOT- một công cụ đắc lực hỗ trợ bạn trong việc giải quyết các vấn đề quản trị từ cá nhân cho đến doanh nghiệp.

Kỹ thuật phân tích SWOT sẽ rất khó nhớ và vận dụng đối với những người mới ngay cả bản thân mình cũng vậy cũng phải mất 1 thời gian dài mới có thể nhớ và sử dụng nhuần nhuyễn cách phân tích SWOT này.

Khi sử dụng kỹ thuật SWOT này, chúng ta sẽ vẽ ra trên một tờ giấy hoặc trên một chiếc bảng 4 khu vực được phân chia thành các mục S, W, O, T. Sau đó dùng kỹ thuật động não (brainstorming) để ghi các ý kiến hoặc nhận xét chủ quan của cá nhân hay nhóm vào các khu vực tương ứng.

Bây giờ chúng ta hãy bắt tay vào việc xây dựng 1 kế hoạch Marketing cho doanh nghiệp của mình với 1 tờ giấy và vẽ ra trên đó thành 4 ô S, W, O, T sau đó bắt đầu ghi ra những nhận định và ý kiến chủ quan của cá nhân hay của nhóm vào các ô tương ứng.

Mình sẽ lấy ra 1 ví dụ giúp các bạn mới dễ hiểu bằng cách lên kế hoạch marketing quảng cáo onlien cho công ty.

Strengths – Điểm mạnh

Điều đầu tiên bạn nên quan tâm tới sản phẩm của mình trước khi quan tâm tới các công cụ quảng cáo online vì theo kinh nghiệm của bản thân mình thì việc tìm ra điểm mạnh của sản phẩm sẽ hiệu quả hơn rất nhiều việc bạn có thể đẩy mạnh quảng cáo mà chả tìm ra hay không biết sản phẩm mình có ưu điểm gì nổi trội. Đây là bài học khá sương máu của mình mà mất không ít tiền bạc để học được bài học này.

Những câu hỏi sau đây có lẽ sẽ giúp bạn phần nào định hình cách viết ra điểm mạnh trong kế hoạch marketing online của bạn

– Sản phẩm của bạn có ưu điểm gì nổi bật so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh ?
– Giá sản phẩm của bạn có rẻ hơn so thị trường ?
– Các kênh quảng cáo onlien của bạn có ưu điểm gì ?
– Khách hàng mua hàng của bạn có dễ dàng hay không ?
– Dịch vụ hỗ trợ bán hàng của bạn có điểm mạnh gì ?
– Kênh bán hàng online mà bạn đang thấy hiệu quả nhất là kênh nào ?
– Lưu lượng tiền mặt của bạn có lớn hơn so với nhiều đối thủ khác hay không ?
…v.v

Weaknesses – Điểm yếu

Bạn hãy liệt kê ra những điểu còn tồn tại theo sự đánh giá khách quan nhất với những câu hỏi như:

– Sản phẩm của bạn có nhược điểm gì so với đối thủ?
– Giá bán sản phẩm của có có đắt hơn so với các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường?
– Kênh quảng cáo online mà bạn đang sử dụng có thực sự đang bán hàng hiệu quả?
– Dịch vụ hỗ trợ bán hàng cho khách hàng đã thực sự nhanh và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng?
– Tại sao khách hàng lại lựa chọn sản phẩm của đối thủ thay vì sản phẩm của bên bạn?
– Chương trình quảng cáo trước đó có hiệu quả hay không?
v.v

Opportunities- Cơ hội

Về những cơ hội mà bạn nhìn nhận thấy khi triển khai bản kế hoạch marketing online này bạn nên đặt ra những câu hỏi như dưới đây và hãy ghi nó vào ô cơ hội :

– Đối thủ của bạn đã biết vận dụng kênh quảng cáo online để bán hàng hiệu quả hay chưa ?
– Bạn có cơ hội gì khi sử dụng các công cụ quảng cáo như Google, Facebook, báo điện tử …?
– Chi phí quảng cáo online có rẻ hơn quảng cáo truyền thống bao nhiêu ?
– Bạn có tiếp cận được những khách hàng mua hàng tiềm năng mà các công cụ quảng cáo offline không tiếp cận được ?
– Các công cụ quảng cáo online có giúp bạn tiếp cận khách hàng mục tiêu dễ dàng và bao quát hơn không ?
v.v

Thách thức- Threat

– Cuộc khủng hoảng kinh tế có ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng khi mua sản phẩm của bạn hay không ?
– Chi phí quảng cáo bạn bỏ ra có thu lại hòa vốn với số sản phẩm bạn bán được hay không ?
– Khách hàng mục tiêu mà bạn hướng tới có chính xác là khách hàng tiềm năng mua sản phẩm của bạn hay không ?
– Phân khúc thị trường bạn đặt ra có thực sự đúng với những gì sản phẩm bạn mang lại cho họ ?
v.v

SWOT đã từng có tên gọi khác

Mô hình phân tích SWOT được cho rằng do Albert Humphrey phát triển vào những năm 1960- 1970. Đây là kết quả của một dự án nghiên cứu do đại học Standford, Mỹ thực hiện. Dự án này sử dụng dữ liệu từ 500 công ty có doanh thu lớn nhất nước Mỹ ( Fortune 500 ) nhằm tìm ra nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp này. Albert cùng các cộng sự của mình ban đầu đã cho ra mô hình phân tích có tên gọi SOFT: Thỏa mãn ( Satisfactory) – Điều tốt trong hiện tại, Cơ hội ( Opportunity) – Điều tốt trong tương lai, Lỗi ( Fault) – Điều xấu trong hiện tại; Nguy cơ ( Threat) – Điều xấu trong tương lai. Tuy nhiên, cho đến năm 1964, sau khi mô hình này được giới thiệu cho Urick vàd Orr tại Zurich Thuỵ Sĩ, họ đã đổi F ( Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó. Phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và giới thiệu đến công chúng vào năm 1966 dựa trên công trình nghiên cứu tại tập đoàn Erie Technological. Năm 1973, SWOT được sử dụng tại J W French Ltd và thực sự phát triển từ đây. Đầu năm 2004, SWOT đã được hoàn thiện và cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đưa ra cũng như thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác.

Mở rộng SWOT

Nếu chỉ làm sáng tỏ được 4 yếu tố trong SWOT và không có bất cứ động thái gì tiếp theo, thì việc phân tích này sẽ chăng thể phát huy bất kì tác dụng đặc biệt nào. Sau khi đã trả lời một cách chính xác 4 điều về tổ chức của bạn: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ, giờ đã đến lúc bạn đưa ra những chiến lược phù hợp. Và sau đây là 4 chiến lược căn bản mà bạn có thể tham khảo để đạt được mục tiêu của mình:

Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.
Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội.
Chiến lược ST (Strengths – Threats): xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra.
Chiến lược WT (Weaks – Threats): thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn từ môi trường bên ngoài.

Thực hiện mô hình SWOT như thế nào?

– Ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT, trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.
– Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.
– Biên tập lại. Xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.
– Phân tích ý nghĩa của chúng.
– Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro.
– Định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT của bạn, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn bạn sẽ tìm ra con đường dẫn đến thành công.

Ví dụ: Dưới đây là phân tích SWOT của một công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo nước ngoài mới đặt chân vào thị trường Việt Nam:

Vẫn dụng SWOT trong giáo dục

Trên đây với những câu hỏi đặt ra trong từng phần mình nghĩ ắt hẳn các bạn đã có những câu trả lời cho riêng mình để có thể xây dựng 1 kế hoạch Marketing hoàn hảo hơn, để có thể đánh giá những gì bạn đã điền vào các ô trên đã đúng hay chưa thì mình khuyên bạn hãy nên dựa theo học thuyết 5W1H để có thể tái khẳng định những điều mình ghi ra đã hoàn toàn đúng đắn. Điều này sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định bản kế hoạch của bạn có thực sự khách quan và chính xác nhằm tránh việc sai sót và thất bại không cần thiết.