TẢI MIỄN PHÍ 6 Mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn nhất 2023

Biên bản bàn giao công việc là một hồ sơ tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Bởi vậy, giấy bàn giao công việc cần phải được xây dựng chuẩn form và bao gồm những nội dung quan trọng để quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ. Sau đây 1Office cung cấp đến bạn đọc 6+ mẫu bàn giao công việc cho từng vị trí, trường hợp chi tiết nhất trong bài viết dưới.

1. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ một người hoặc một nhóm người cho một người hoặc một nhóm người khác. Thông thường, biên bản này được sử dụng khi có sự thay đổi vị trí, thay đổi phòng ban hoặc khi một người nghỉ việc và cần chuyển giao công việc cho người phụ trách mới.

Biên bản bàn giao công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế xảy ra tranh chấp trong quá trình chuyển giao công việc giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Cụ thể:

Giấy bàn giao cung cấp thông tin chi tiết về các công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu và quy trình liên quan đến công việc, giúp người tiếp nhận hiểu rõ các trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.
Biên bản cũng giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Với biên bản này, quản lý có thể kiểm tra và đánh giá các hoạt động của người chuyển giao công việc, đảm bảo quá trình chuyển giao được thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc và không gây thiệt hại cho công ty.
Biên bản bàn giao cũng là một tài liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Biên bản này cung cấp bằng chứng cho các bên liên quan về quá trình chuyển giao công việc và có thể được sử dụng như một bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

2. Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc

Các nội dung bàn giao công việc cơ bản bao gồm những ý chính sau:

Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ liên lạc của người bàn giao.
Thông tin công việc cần chuyển giao: Bao gồm mô tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, trạng thái của các dự án đang tham gia, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành.
Danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao: Bao gồm các tài liệu quan trọng, bản vẽ, mẫu, tài khoản, mật khẩu, hợp đồng,… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc.
Các quy trình và chính sách liên quan đến công việc: Bao gồm các quy định, hướng dẫn, quy trình làm việc của công ty, quy định về bảo mật, chính sách giải quyết tranh chấp,…
Thời gian và địa điểm bàn giao công việc: Bao gồm thời gian và địa điểm bàn giao công việc, cũng như thời hạn cần hoàn thành công việc.
Chữ ký và xác nhận của người bàn giao và người nhận công việc: Bao gồm chữ ký và tên của người bàn giao và người nhận công việc, thể hiện sự đồng ý và cam kết với các nội dung đã ghi trong biên bản.

>> Xem thêm: Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất

3. Biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong những trường hợp nào?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng các ý chính vẫn được giữ nguyên.

Nhân viên chuyển công tác hoặc được điều động sang đơn vị mới

Biên bản này bao gồm mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, các dự án đã tham gia và trạng thái, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành. Biên bản này cũng có thể bao gồm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, các quy trình và chính sách của công ty liên quan đến công việc, thời gian và địa điểm bàn giao công việc, và chữ ký và xác nhận của người nghỉ việc và người tiếp nhận.

Nhân viên thôi việc

Biên bản này cũng tương tự giấy bàn giao công việc khi chuyển công tác nhưng bao gồm thêm các nội dung như lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ việc, thông tin về các khoản lương, phúc lợi và các quyền lợi khác của nhân viên. Biên bản này cũng thường bao gồm các thông tin về sự đồng ý và cam kết về việc chuyển giao công việc giữa người nghỉ việc và người tiếp nhận. Biên bản này có tính pháp lý cao và thường được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp giữa người nghỉ việc và công ty về trong quá trình bàn giao công việc.

Nhân viên xin nghỉ thai sản, nghỉ điều trị bệnh dài hạn

Trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc sẽ chứa thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả các công việc đang được ủy quyền và các công việc đang chờ giải quyết. Biên bản cũng sẽ ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cũng như thông tin liên lạc của người tiếp nhận công việc.

Trong trường hợp người lao động nghỉ điều trị bệnh, biên bản bàn giao cũng sẽ ghi rõ thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Ngoài ra, biên bản cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cùng với thông tin về lý do nghỉ việc và người tiếp nhận công việc. Nếu người lao động đang thực hiện các dự án hoặc các công việc đòi hỏi sự liên tục, giấy bàn giao công việc cần ghi rõ các hướng dẫn và quy trình để đảm bảo tiếp tục hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

4. Tải Mẫu biên bản bàn giao công việc file word chi tiết theo từng hạng mục

Mẫu 1: Mẫu bàn giao công việc kế toán

Biểu mẫu bàn giao công việc vị trí kế toán là một tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình chuyển giao công việc kế toán. Vì tính chất đặc thù nên giấy bàn giao công việc của kế toán phải được thực hiện kỹ lưỡng, chi tiết để tránh làm ảnh hưởng, gián đoạn đến nghiệp vụ kế toán của Công ty.

Mẫu bàn giao công việc kế toán

Mẫu 2: Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Biên bản bàn giao khi nhân sự nghỉ việc là tài liệu quan trọng ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. File word biên bản bàn giao được thực hiện để đảm bảo sự liên thông và tiếp nhận công việc đối với người tiếp nhận, giúp họ có thể hiểu rõ về nhiệm vụ cần hoàn thành, các tiến độ và trạng thái của dự án, công việc còn lại và những điều cần lưu ý khác.

Biên bản bàn giao nghỉ việc

Mẫu 3: File bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

Trong quá trình làm việc của nhân sự, hồ sơ và các tài liệu được người đó soạn thảo cũng tính là tài sản của công ty, vì vậy trước khi nghỉ việc phải được bàn giao lại. Các hồ sơ tài liệu bàn giao sẽ được nhân sự mới tiếp nhận để sử dụng cho công việc. Nhờ đó, người nhận công việc sẽ hiểu rõ hơn về công việc và các nhiệm vụ mà mình tiếp nhận.

File bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

Mẫu 4: Mẫu bàn giao tài sản và dụng cụ lao động cho công ty

Trong một số lĩnh vực đặc thù như sản xuất, kinh doanh,… nhân sự sẽ được cấp tài sản và công cụ phục vụ cho quá trình làm việc và được yêu cầu bảo quản cẩn thận và bàn giao nguyên trạng tài sản trong trường hợp thôi việc. Trong biên bản cần đề cập rõ số lượng tài sản, công cụ được bàn giao và tình trạng của từng loại.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản

Mẫu 5: Mẫu giấy bàn giao công việc theo chế độ nghỉ thai sản

Biểu mẫu bàn giao công việc nghỉ thai sản ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện trước khi nghỉ thai sản, nhằm đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc được diễn ra thuận lợi. File bàn giao công việc nghỉ thai sản thường được thực hiện giữa nhân viên đang đảm nhiệm vị trí hiện tại với nhân viên tiếp nhận công việc tương đương.

Giấy bàn giao nghỉ thai sản

Mẫu 6: Biểu mẫu bàn giao công việc chuyển công tác

Biên bản bàn giao chuyển công tác ghi lại quá trình bàn giao các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, thông tin và kiến thức liên quan đến công việc giữa người chuyển công tác và người nhận công tác. Biên bản này được thực hiện khi một nhân viên được chuyển đến làm việc tại một phòng ban, đơn vị khác.

Biểu mẫu bàn giao công việc chuyển công tác

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn 6+ mẫu biên bản bàn giao công việc cho từng trường hợp mới nhất 2023. Quy trình bàn giao công việc nhân sự hiện nay đã được số hóa với phần mềm quản lý nhân sự 1Office HRM. Để được trải nghiệm và tư vấn miễn phí các tính năng, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Nhận tư vấn miễn phí