Sự khác nhau giữa kế toán hành chính sự nghiệp và kế toán doanh nghiệp trong hạch toán một số nghiệp vụ

TÓM TẮT:

Bài viết sẽ phân tích đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp, từ đó nhận thấy sự khác nhau giữa kế toán hành chính sự nghiệp và kế toán doanh nghiệp trong hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh để trả lời cho những băn khoăn của sinh viên, đồng thời giúp sinh viên ngành kế toán sau khi học môn Kế toán hành chính sự nghiệp có cái nhìn sâu hơn về đơn vị hành chính sự nghiệp.

Từ khóa: kế toán hành chính sự nghiêp, kế toán doanh nghiệp, hạch toán kế toán.

Mục Lục

1. Đặt vấn đề

Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chế độ kế toán này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (trừ đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư), tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.

Chế độ kế toán doanh nghiệp được thực hiện theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

Tuy nhiên, hầu hết sinh viên ngành Kế toán sau khi học kế toán doanh nghiệp xong học môn kế toán hành chính sự nghiệp đều rất khó khăn và hay nhầm lẫn trong cách hạch toán. Vì vậy, bài viết sẽ phân tích làm rõ sự khác biệt trong hạch toán một số nghiệp vụ giữa hai loại kế toán này.

2. Khái quát chung về đơn vị hành chính, sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phi lợi nhuận, được tài trợ chủ yếu bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước (NSNN), nguồn phí, lệ phí được khấu trừ để lại và một số nguồn khác để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do nhà nước giao, bao gồm: Cơ quan hành chính nhà nước (Đơn vị hành chính) và cung cấp dịch vụ công cho xã hội (Đơn vị sự nghiệp).

Cơ quan hành chính nhà nước (Cơ quan nhà nước – CQNN) là cơ quan công nguyền nằm trong bộ máy quản lý nhà nước, thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở các cấp quản lý khác nhau và trong các ngành, lĩnh vực kinh tế – xã hội khác nhau gồm: Chính phủ, UBND các cấp, Bộ, cơ quan ngang Bộ, Sở,… CQNN hoạt động chủ yếu bằng kinh phí từ nguồn NSNN.

Đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSN) là các đơn vị do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền thành lập, có tư cách pháp nhân, thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công cho xã hội và phục vụ quản lý nhà nước gồm các lĩnh vực: giáo dục, y tế, văn hóa thể thao, du lịch, khoa học,… ĐVSN hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, nguồn thu, lệ phí được khấu trừ để lại, nguồn việ trợ, vay nợ nước ngoài và nguồn thu từ sản xuất – kinh doanh dịch vụ.

3. Phân tích đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính chính sự nghiệp

Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN phải chấp hành theo dự toán thu – chi được cấp có thẩm quyền giao. Dựa trên dự toán thu – chi do đơn vị lập và được cơ quan cấp trên phê duyệt, Kho bạc Nhà nước (KBNN) cấp phát kinh phí hoạt động và kiểm soát chi tiêu tại các đơn vị. Kinh phí hoạt động tại đơn vị HCSN, bao gồm: Nguồn NSNN cấp (gồm Nguồn kinh phí thường xuyên và nguồn Kinh phí không thường xuyên), nguồn thu phí, lệ phí và các khoản thu khác, nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài.

Các đơn vị HCSN hoạt động chủ yếu bằng nguồn NSNN cấp. Có 2 hình thức cấp phát kinh phí hoạt động cho các đơn vị HCSN, bao gồm: Cấp phát thông quaquyết định giao dự toán và cấp phát thông qua lệnh chi tiền. 3.1. Cấp phát kinh phí NSNN bằng quyết định giao dự toán

Hằng năm, cơ quan tài chính cấp trên sẽ giao dự toán nguồn NSNN cho đơn vị cấp dưới thông qua “Quyết định giao dự toán”. Căn cứ vào “Quyết định giao dự toán”, kế toán hạch toán Nợ TK008. Đồng thời mang Quyết định giao dự toán đến Kho bạc Nhà nước quản lý xác nhận số dự toán được giao trên hệ thống quản lý dự toán của Kho bạc và trên tài khoản của đơn vị mở tại Kho bạc (Tài khoản này không ghi nhận là Tài khoản tiền gửi ngân hàng, Kho bạc- không theo dõi trên tài khoản 112). Mọi hoạt động chi từ nguồn này thông qua kiểm soát chi tại Kho bạc nhà nước (KBNN) và cấp phát theo 2 hình thức rút dự toán: Thực chi và Tạm ứng tương ứng với Rút dự toán Tiền mặt; Rút dự toán Chuyển khoản.

Rút dự toán Thực chi:

Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các khoản chi có đủ điều kiện thực hiện thanh toán trực tiếp từ KBNN: Chi lương; Chi thanh toán các khoản phải trả; Chi cho các hoạt động…

Quy trình thực hiện: Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ kinh phí ngân sách, kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị Kho bạc thanh toán kinh phí cho đơn vị, bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán) và các chứng từ gốc khác (hợp đồng, hóa đơn, danh sách nhận tiền,…) Đối với các khoản chi không có hợp đồng, không có danh sách kèm theo thì phải liệt kê các khoản đã thực chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng để kho bạc có căn cứ duyệt chi từng khoản. Kho bạc kiểm soát và duyệt chi cho đơn vị, và chi tiền cho đơn vị.

Hạch toán:

Bảng 1. Hạch toán

Rút dự toán Tạm ứng:

Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với khoản chi NSNN của đơn vị sử dụng ngân sách chưa có đủ điều kiện thực hiện việc thanh toán trực tiếp từ KBNN.

Quy trình thực hiện: Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng gửi Kho bạc. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách. Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc, kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác (Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…) và chuyển hồ sơ cho Kho bạc. Sau đó, Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh:

Bảng 2. Hạch toán nghiệp vụ phát sinh

3.2. Cấp phát kinh phí NSNN bằng Lệnh chi tiền

Cấp phát theo lệnh chi tiền là phương thức được áp dụng đối với những khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp cho đơn vị sử dụng ngân sách, thường áp dụng đối với khoản chi không thường xuyên, chi trả nợ.

Ngân sách cấp bằng Lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi tại Kho bạc của đơn vị (Tài khoản này là tài khoản tiền gửi của đơn vị mở tại Kho bạc – Theo dõi trên tài khoản 112), kế toán hạch. Khi đến thời điểm thực hiện khoản chi, hoặc khi có yêu cầu của đơn vị thụ hưởng ngân sách, Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát NSNN theo chế độ quy định. Sau đó, lập Lệnh chi tiền chuyển sang cho KBNN. KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.

+ Định khoản một số nghiệp vụ như sau:

– Trường hợp ngân sách cấp bằng Lệnh chi tiền (kể cả Lệnh chi tiền tạm ứng hay thực chi) vào tài khoản tiền gửi của đơn vị, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 3371

Đồng thời ghi:

Nợ TK 012 (01211, 01212, 01221, 01222) (nếu là Lệnh chi tiền thực chi)

Nợ TK 013 (01311, 01312, 01321, 01322) (nếu là Lệnh chi tiền tạm ứng)

– Khi đơn vị rút tiền gửi được cấp bằng Lệnh chi tiền để chi các hoạt động tại đơn vị, ghi:

Nợ các TK 141, 152, 153, 211, 611…

Có TK 112

Đồng thời, ghi:

Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)

Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (nếu mua TSCĐ hoặc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho), hoặc:

Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp (nếu chi trực tiếp cho hoạt động thường xuyên)

Đồng thời, ghi:

Có TK 012 – Lệnh chi tiền thực chi (nếu chi từ nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi) (01211, 01212, 01221, 01222)

– Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng (đối với các khoản chi từ kinh phí cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng), ghi:

Có TK 013 – Lệnh chi tiền tạm ứng (01311, 01312, 01321, 01322).

4. Sự khác nhau giữa kế toán hành chính sự nghiệp và kế toán doanh nghiệp

Từ phân tích một số đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị HCSN ở trên ta nhận thấy, mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị HCSN liên quan đến NSNN hạch toán 2 bút toán: bút toán ghi sổ kép và ghi đồng thời bút toán ghi đơn: Có TK008 (nguồn NSNN cấp bằng quyết định giao dự toán); Có TK012 hoặc Có TK013 (Nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền). Trong khi đó, đối với kế toán doanh nghiệp chỉ hạch toán bút toán ghi sổ kép Nợ/Có. Sở dĩ có sự khác biệt đó là:

– Tài khoản ghi đơn và hạch toán theo mục lục ngân sách 008, 012, 013,… dùng để lập Báo cáo quyết toán NSNN và Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí tại kho bạc.

– Đối với doanh nghiệp thì nguồn vốn tài trợ có thể là từ kết quả hoạt động của doanh nghiệp, trong khi đó, các đơn vị HCSN hoạt động chủ yếu bằng nguồn NSNN cấp nên việc ghi Có TK 008 trong một số bút toán chính là ghi nhận nguồn tài trợ hoạt động đó.

Ví dụ về nghiệp vụ mua tài sản cố định như sau:

Bảng 3. Ví dụ nghiệp vụ mua tài sản cố định

5. Kết luận và kiến nghị

5.1. Kết luận

Từ những phân tích về đặc điểm quản lý tài chính tại các đơn vị HCSN và phân tích một số bút toán để thấy rõ sự khác biệt giữa kế toán hành chính sự nghiệp và kế toán doanh nghiệp do cách quản lý tài chính và nguồn kinh phí hoạt động tại hai đơn vị. Sau khi tham khảo Thông tư 107/2017/TT-BTC và một số giáo trình giảng dạy về môn Kế toán HCSN, tác giả nhận thấy những bất cập như sau:

– Thông tư 107/2017/TT-BTC yêu cầu đơn vị HSCN “Đơn vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước phải lập báo cáo quyết toán ngân sách đối với phần kinh phí do ngân sách nhà nước cấp” và theo mục lục NSNN. Tuy nhiên, khi hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NSNN lại không hướng dẫn cách hạch toán theo Mục lục NSNN.

– Đối với kinh phí do NSNN cấp liên quan đến kiểm soát chi tại các kho bạc, có nhiều thuật ngữ chuyên ngành, tuy nhiên, Thông tư 107/2017/TT-BTC cũng không có giải thích cụ thể, gây khó khăn cho người đọc.

5.2. Kiến nghị

– Giáo trình và chương trình môn Kế toán HCSN nên thiết kế lại theo từng phân hệ: Ngân sách, Tiền, Tài sản Cố định, Công cụ dụng cụ,… để sinh viên có cái nhìn tổng thể về môn học;

– Bổ sung thêm phần nghiệp vụ kiểm soát chi và quy trình thanh toán các khoản tại KBNN;

– Tách rõ hạch toán từng nguồn và từng nghiệp vụ, hướng dẫn hạch toán nguồn NSNN cấp và một số nguồn thu khác tại đơn vị phải hạch toán theo mục lục NSNN để lập báo cáo quyết toán ngân sách đối với phần kinh phí do ngân sách cấp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Mai Thị Hoàng Minh (2019). Kế toán hành chính sự nghiệp. Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
Vụ Chế độ Kế toán và Kiểm toán (2017). Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp. NXB Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.
Bộ Tài chính (2017). Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.

THE DIFFERENCES BETWEEN ADMINISTRATIVE ACCOUNTING

AND CORPORATE ACCOUNTING IN SOME ACCOUNTING WORKS

BUI THI YEN

VU THI THUONG

Dong Nai University of Technology

ABSTRACT:

This paper analyzes the financial management characteristics of administrative agencies in order to point out the differences between administrative accounting and corporate accounting. This paper is expected to help accounting students better understand the nature of administrative accounting at administrative agencies when they study the course of administrative accounting.

Keywords: administrative accounting, corporate accounting, accounting work.

[Tạp chí Công Thương – Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ,

Số 11, tháng 5 năm 2021]