Sao lục là gì? Phân biệt sao lục, sao y và trích sao – Công ty Luật Quốc tế DSP

Sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng ký kết hôn…trong thực tế các cơ quan hành chính thường thực hiện rất nhiều. Bên cạnh hoạt động sao lục thì sao y và trích sao cũng là những hoạt động được thực hiện khá thường xuyên. Tên gọi của ba hoạt động này cũng có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn. Vì vậy, thông qua bài viết này, Công ty Luật Quốc tế DSP sẽ giúp người đọc hiểu rõ khái niệm sao lục đồng thời chỉ ra những điểm khác biệt để phân biệt sao lục, sao y và trích sao.

Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của cơ quan nhà nước ban hành.

Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Có thể hiểu rằng, bản sao lục không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính”, mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” và được trình bày theo thể thức quy định thì đều được công nhận là hợp lệ.

Mọi cá nhân đều có quyền sao lục lại những giấy tờ, văn bản của cơ quan nhà nước ban hành. Tuy nhiên, không phải mọi loại văn bản hành chính nào cũng được sao lục một cách công khai. Căn cứ tại Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, đối với việc sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được tiến hành tại địa điểm an toàn và tuân theo những quy định nhất định.

2. Sao y là gì?

Để xem xét về sự khác nhau giữa sao y và sao lục, chúng ta cũng cần phải nắm rõ khái niệm cũng như những đặc điểm cơ bản của hoạt động sao y.

Sao y là việc chủ thể có thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Chúng ta vẫn thường hay nghe đến cụm từ “sao y bản chính” nhiều hơn cụm từ “sao y”. Tuy nhiên, cụm từ “sao y” mới là thuật ngữ được sử dụng trong văn bản pháp lý.

Bản sao y là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Khác với bản sao lục, bản sao y phải được sao y từ chính bản chính/bản gốc.

Vì bản sao y phải được công chứng, chứng thực nên pháp luật có quy định những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

– Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

– UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

3. Trích sao là gì?

Trích sao là sao lại chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Nếu đọc lướt qua, chúng ta có thể nhận thấy rằng bản chất của sao y, sao lục và trích sao tương tự nhau, đều tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung như bản gốc. Tuy nhiên, giữa sao y, sao lục và trích sao vẫn có những đặc điểm khác biệt.

4.1. Về mặt khái niệm

Sao y là là bản sao đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính; sao lục là bản sao đầy đủ nội dung của bản sao y và trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính của văn bản cần trích sao.

Có thể thấy, chỉ có hoạt động sao lục là không nhất thiết được thực hiện dựa trên bản gốc, mà chỉ cần có bản sao y thì có thể được thực hiện. Còn đối với bản sao y và bản trích sao thì đều phải xuất phát từ nội dung của bản chính/bản gốc.

4.2. Về hình thức

–  Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

–  Đối với sao lục:

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

– Đối với trích sao:

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

4.3. Về cách thức thực hiện

–  Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

–  Đối với sao lục: được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

+Đối với trích sao: được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4.4. Về yêu cầu công chứng, chứng thực

Pháp luật đã có những quy định nghiêm ngặt hơn đối với hoạt động sao y. Cụ thể rằng đối với bản sao y cần phải được công chứng, chứng thực. Việc yêu cầu công chứng, chứng thực bản sao y để làm tăng mức độ đảm bảo và giá trị pháp lý.

Cũng dễ hiểu khi bản sao lục lại không cần công chứng, chứng thực. Bởi lẽ, bản sao lục là bản sao thể hiện đầy đủ nội dung của bản sao y, mà bản sao y phải được công chứng, chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Vì vậy, để tránh rườm rà và phức tạp, giúp cho mọi người dễ dàng thực hiện nên pháp luật không quy định yêu cầu công chứng, chứng thực đối với bản sao lục.

Vì bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, nội dung văn bản cần trích sao. Mà việc trích sao phải được thực hiện từ nội dung của bản chính/bản gốc. Nên đối với việc trích sao, pháp luật cũng không quy định công chứng, chứng thực.

4.5. Về căn cứ pháp lý

– Đối với sao y:

+ Khoản 10 Điều 3 và

+ Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

– Đối với sao lục:

+ Khoản 11 Điều 3 và

+ Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

– Đối với trích sao:

+ Khoản 12 Điều 3 và

+ Khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Như vậy, đối với các bản sao từ hoạt động sao y, sao lục và trích sao khi được thực hiện theo đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính. Bài viết này có thể giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về khái niệm sao y, từ đó giúp cho người đọc có thể dễ dàng phân biệt được giữa sao y với sao lục và trích sao.

Trên đây là bài viết của Công ty Luật Quốc tế DSP. Nếu còn những vướng mắc, bạn đọc vui lòng trao đổi trực tiếp với chúng tôi qua Hotline: 089.661.6767 / 089.661.7728 hoặc gửi về Email: [email protected] để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Mọi thông tin chi tiết, Quý khách vui lòng liên hệ với Công ty Luật Quốc tế DSP chúng tôi theo:

Điện thoại: 0236 222 55 88

Hotline: 089 661 6767 hoặc  089 661 7728

Email:[email protected]

Fanpage: facebook.com/dsplawfirm.vn

Miền Trung: 87 Phạm Tứ, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 

Miền Nam: Tầng 2, Toà nhà GP Bank, 83 Đinh Tiên Hoàng, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam 

Hoa Kỳ: 9869 Coronado Lake Drive, Boynton Beach City, Florida 33437, USA

Rất mong được hợp tác cùng Quý Khách!