SKU và cách sử dụng nó hiệu quả khi quản lý bán hàng

SKU là gì? Nó mang lại những lợi ích gì? Có những đặc điểm  tối ưu gì trong kinh doanh mà các doanh nghiệp, cũng như các shop bán hàng vừa và nhỏ phải quan tâm nhiều đến thế. Thì hãy đọc hết bài viết sau để hiểu rõ hơn nhé.

1. SKU là gì

SKU là từ viết tắt của  Stock – Keeping – Unit dịch theo nghĩa tiếng Việt là Đơn vị lưu kho, hay đơn giản hơn là mã sản phẩm lưu kho.

– Nó là một dạng ước định để giúp người quản lý phân biệt dễ dàng hơn các sản phẩm, mặt hàng mình đang kinh doanh, bao gồm cả sản phẩm lẫn dịch vụ.

– SKU chuyên nghiệp sẽ giúp các chủ shop lưu trữ lại toàn bộ thông số, thuộc tính, ngày sản xuất cũng như nhà sản xuất, màu sắc, size số, mẫu mã, kiểu cách của từng sản phẩm để dễ dàng phân biệt, cũng như tránh nhầm lẫn với các sản phẩm khác, mà các loại nhập, xuất kho truyền thống không thể làm được.

2. Tại sao nên dùng mã SKU

SKU là trường bắt buộc khi thêm một sản phẩm bất kỳ trong phần mềm quản lý của Nhanh.vn. Vì nó sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều trong việc đơn giản hóa, tối ưu hóa nghiệp vụ bán hàng cũng như quản lý bán hàng.

– Quản lý sản phẩm bằng mã SKU là một cách quản lý hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất trong khâu quản lý hàng hóa, sản phẩm.

– Nó đặc biệt hiệu quả dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần thêm phần hỗ trợ của các thiết bị phần cứng bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, …

– Mã SKU giúp bạn nhanh chóng tìm được sản phẩm mà mình cần, cũng như rất có hiệu quả trong khâu quản lý hàng hóa.

– SKU khác nhau sẽ hỗ trợ cho chủ shop, hoặc chủ doanh nghiệp nhận biết được các mẫu sản phẩm khác nhau một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

– SKU còn có thể giúp trong việc liên kết, quản lý hàng hóa sản phẩm ở nhiều kho khác nhau.

– SKU còn có thể liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bạn sử dụng hình thức bán hàng đa kênh.

– Đặc biệt SKU kiểm soát và hạn chế tối đa nhất trong việc thất thoát, cũng như hiện tượng mất hàng trong khâu quản lý hàng tồn kho vẫn đang là mối lo ngại của các chủ shop, hoặc chủ doanh nghiệp.

Chỉ với những cái gạch đầu dòng trên chắc hẳn các bạn cũng đã phần nào thấy được những hiệu quả mà một mã SKU mang lại cho doanh nghiệp, cũng như đối với công việc quản lý bán hàng của các shop kinh doanh rồi chứ ạ. Vậy hãy cùng đi tiếp để xem cách đặt một mã SKU như nào là hiệu quả nhất nhé.

Xem ngay: Tìm hiểu phương pháp tính giá thành sản phẩm theo định mức

3. Đặt mã SKU thế nào để đạt hiệu quả cao nhất

Cách thức đặt mã SKU rất đơn giản chỉ cần đặt theo chữ cái, hoặc đơn giản hơn là số theo ước định cho những thông tin sản phẩm mà bạn muốn nhập vào.

Một số trường thông tin bạn nên đưa vào mã SKU gồm:

 – Thương hiệu

– Chi nhánh

– Danh mục Sản phẩm

– Loại sản phẩm

– Phiên bản sản phẩm

– Size số

– Màu sắc

– Lô sản xuất

Các trường này cần phải có độ chính xác với một trật tự sắp xếp quy chuẩn trong mã SKU. Nó không có yêu cầu về độ dài nhưng bạn nên sắp xếp sao cho dễ hiểu, dễ nhớ, để nó hỗ trợ tối ưu nhất cho công việc của mình.

Quản lý bán hàng hiệu quả hơn với phần mềm của Nhanh.vn

Chỉ cần nhìn là có thể nhận ra được sản phẩm này, còn size nào, mầu sắc, mẫu mã nào,…

Ví dụ: ZACOTVX71115HN-SXA

2 chữ cái đầu sẽ là thương hiệu, 2 số sau là dòng sản phẩm, chữ cái giữa là danh mục sản phẩm, thời gian nhập hàng, 2 chữ cái cuối cùng chính là chi nhánh. Sau đó là trường thông tin về kích cỡ và màu sắc

Tùy theo cách đặt qui ước  thì mã SKU sẽ không còn là những chữ cái không giá trị, mà đã trở thành một công cụ hữu hiệu nhất, tối ưu nhất giúp bạn nhiều nhất trong quá trình quản lý sản phẩm, và hàng tồn kho.

4. Cách tạo và đặt mã SKU

Bây giờ bạn đã hiểu tại sao số SKU lại quan trọng, hãy xem xét 3 bước cơ bản để tạo chúng. Cho dù bạn đang sử dụng hệ thống thủ công hay POS để theo dõi khoảng không quảng cáo, khung công tác cũng giống nhau. Và có, bạn có thể kết hợp các số và chữ cái trong hệ thống số SKU của bạn. Sử dụng bất kỳ logic nào hoạt động cho tổ chức của bạn.

4.1. B

ắt đầu số SKU với số nhận dạng cao nhất

2-3 chữ số / ký tự đầu tiên của mỗi mã số SKU phải đại diện cho số nhận dạng cấp cao nhất. Đây có thể là một bộ phận, loại cửa hàng, hoặc thậm chí là một nhà cung cấp. Với điều này, xem lướt qua số SKU xác định nhóm bán hàng cấp cao nhất và vị trí của bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể sử dụng phần này để xác định vị trí cửa hàng nếu bạn có nhiều hơn một cửa hàng.

4.2. S

ử dụng các chuỗi số giữa để chỉ định số nhận dạng duy nhất

Bạn nên sử dụng phần giữa của số SKU để chỉ định các tính năng độc đáo, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mục hoặc danh mục con, cho sản phẩm của bạn; bất cứ điều gì có ý nghĩa khi tổ chức các sản phẩm bạn bán.

4.3. K

ết thúc các số SKU với số thứ tự

Sử dụng đánh số tuần tự (ví dụ: 001, 002, 003) cho chuỗi số SKU cuối cùng giúp việc thiết lập dễ dàng và cũng giúp bạn xác định các mục cũ hơn so với các mục mới hơn trong một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc kết hợp chuỗi số SKU cuối cùng với số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích. Một lần nữa, sử dụng bất cứ điều gì làm cho ý nghĩa hợp lý cho các sản phẩm bạn bán.

Mẹo chuyên nghiệp: Số SKU nên dài bao nhiêu?

“Điều này phụ thuộc vào SKU đang được sử dụng. Có nhiều loại SKU sản phẩm khác nhau. Mã sản phẩm chung (UPC), mã cửa hàng tùy chỉnh và SKU của nhà sản xuất là một số ví dụ phổ biến.

Trong các mã sản phẩm ở Bắc Mỹ thường là mã số từ 12 đến 18 chữ số, phù hợp với mô hình UPC chuẩn. Mô hình này tuyệt vời nếu mã sẽ được in trên mã vạch và được quét bằng máy quét, nhưng sẽ không phải là lựa chọn tốt nhất nếu mã cần được nhập thủ công hoặc viết bằng tay.
SKU tùy chỉnh thường là mô hình ngắn hơn và đôi khi là chữ số (chứa chữ cái và số). Đây là những điều tuyệt vời nếu mã cần được nhập thủ công hoặc nhập vào mà không cần máy quét vì chúng thường dễ đọc và dễ nhớ hơn. Việc hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc bán hàng tự động tạo ra mã số SKU hoặc mã loại tương tự cho một sản phẩm không phải là điều bất thường. “

– Caro Jang, Kỹ sư bán hàng

Tham khảo: Tổng hợp các công thức tính phần trăm (%) tăng giảm giá sản phẩm

5. Những lưu ý cần thiết khi đặt mã SKU

Tạo ra mã SKU cho riêng mình:

– Khi thêm 1 sản phẩm mới thì hệ thống của Nhanh.vn sẽ cung cấp cho bạn một mã số dành riêng cho sản phẩm đó, mặc dù nó cũng giúp rất nhiều trong khâu quản lý nhưng nó có thể sẽ không được dễ nhớ đối với bạn.

– Để đạt hiệu quả tốt nhất bạn nên tự đặt những mã số SKU theo quy ước của riêng mình, nó vừa thuận tiện cho bạn, vừa giúp bạn quản lý tốt hơn, tránh hiện tượng nhớ nhớ quên quên giữa các dòng sản phẩm.

Không nên đặt quá nhiều thông tin trong 1 mã SKU

– Không phải cứ có càng nhiều thông tin trong 1 mã SKU thì nó sẽ là tốt nhất. Mà hãy cân nhắc nên đặt thông tin nào tốt nhất, hiệu quả nhất, giúp bạn nhiều nhất và sắp xếp nó theo một trình tự nhất định để tiện bề quản lý.

Ví dụ :  1 sản phẩm áo phông, loại sản phẩm là “Áo phông” ký hiệu là AP, tiếp theo là đến thương hiệu Susi đặt là SS, loại sản phẩm dành cho mùa hè đặt là H, tiếp đến là thứ tự sản phầm để là 00001, sau đó là mầu xanh đặt là X,. Như vậy, bạn sẽ có 1 mã SKU  APSSH00001X

Một điểm lưu ý  nữa ở đây chính là (-), nếu một sản phẩm bạn muốn đặt mã SKU toàn bằng số hoặc chữ hãy sử dụng dấu (-) để phân biệt từng trường thông tin nó sẽ giúp bạn không bị rối mắt, khó nhận biết các trường với nhau.

Font chữ và ký tự:

– Để tránh nhầm lẫn giữa một số chữ với số như l với chữ 1 hoặc với o với 0.

– Bạn nên tránh đặt các mã SKU bằng chữ thường mà thay vào đó là những chữ in hoa.

Ví dụ như : thay bằng  hl16 thì hãy đặt bằng HL-16

Dùng phần mềm để quản lý sản phẩm bằng mã SKU đạt hiệu quả tốt nhất:

– Để quản lý sản phẩm bằng mã SKU có nhiều cách khác nhau ví như bằng file excel, bằng Google Sheets… nhưng nó không đạt được nhiều hiệu quả như mong muốn, cũng như tốn khá nhiều thời gian.

– Vì vậy, để đạt được hiệu quả tốt nhất trong quản lý sản phẩm bằng mã SKU bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Không chỉ quản lý sản phẩm bằng mã SKU một cách tự động, mà còn giúp bạn quản lý giá cũng như lượng hàng tồn kho,..

Phần mềm quản lý bán hàng của nhanh.vn hiện nay hội tụ toàn bộ các tính năng tối ưu nhất như quản lý hàng hóa bằng mã SKU, mã vạch, quản lý tồn kho, đơn hàng, cũng như quản lý được dữ liệu khách hàng một cách chi tiết nhất, cũng như có rất nhiều ưu điểm nổi bật sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn chưa bao giờ có thể nhẹ nhàng đến thế.

6. Sự khác nhau giữa SKU, MPN, UPC

Sự khác nhau giữa SKU, MPN và UPC là gì?

UPC (Universal Product Code) là tiêu chuẩn cho các sản phẩm nói chung và được sử dụng trên hầu như tất cả các hệ thống mã vạch. Amazon cũng có hệ thống riêng của mình gọi là ASIN (Amazon Identification Number Standard), mặc dù không xuất hiện nhiều bên ngoài Amazon.

SKU (Stock-keeping Unit) là một định danh thường được sử dụng, tuy nhiên, nó thường không phổ biến cho một sản phẩm cụ thể. Ví dụ, mỗi nhà cung cấp cấp cho một sản phẩm cụ thể một SKU riêng cho sản phẩm đó. Mặt khác, một sản phẩm có thể có một MPN (Manufacturer Part Number, hay một số mô hình) được gán bởi nhà sản xuất. Trong khi con số này là duy nhất, nó không phổ biến vì mỗi nhà sản xuất sử dụng công thức đánh số riêng của nó.

Chúng ta có thể hiểu là SKU được tối ưu hóa cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ, còn UPC (Universal Product Code) lại được tiêu chuẩn hóa cho bất kì ai cũng có thể đọc được (theo qui ước có sẵn). Như vậy cùng một sản phẩm, ở những công ty khác nhau có thể có những SKU khác nhau nhưng chỉ có một UPC duy nhất.

Đọc thêm: Hướng dẫn về phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp

7. 3 cách đặt SKU để phân loại hàng hóa dễ nhất

7.1. T

ạo SKU dễ hiểu

Luôn luôn chú ý đến màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác của sản phẩm – những đặc tính này cần phải được kết hợp với SKU giúp xác định sản phẩm. Không nên đặt các số biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó ( ví dụ : 1 là đỏ, 11 là hồng, 12 là tím) vì điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến một chuỗi số liệu rối rắm. Nếu bạn quyết định đi theo cách đó, bạn sẽ cần một quyển sổ trên tay để giải mã ý nghĩa, và chắc chắn điều đó không đem lại hiệu quả về thời gian đâu.

Cuối cùng, SKU là cách để bạn ghi lại thông tin quan trọng của sản phẩm, do đó càng đơn giản, càng tốt hơn cho tất cả mọi người.

Ví dụ : Đỏ, Small, Nữ = DOSN

7.2. S

ắp xếp các từ theo tầm quan trọng

Nghĩ về cách bạn mô tả sản phẩm, thuộc tính quan trọng nhất của sản phẩm đó là gi? Chẳng hạn, bạn có thể có rất nhiều áo nữ size small và các màu sắc khác nhau, vì vậy xác định màu sắc sẽ giúp bạn thu hẹp tìm kiếm trong bộ suu tập cụ thể một cách tức thì, tiếp theo là các thuộc tính khác như size và giới tính.

7.3. Kh

ông nên sử dụng các chữ số giống con số, dấu cách, dấu trọng âm và kí hiệu

Điều này khá đơn giản, nhưng luôn cần lưu ý. Luôn luôn tránh xa chữ O vì nó có thể bị nhầm lẫn thành số 0. Ngoài ra, sử dụng “/” có thể dẫn đến Excel định dạng SKU của bạn là 1 ngày nào đó, trong khi các ký hiệu khác như “>”, “<“, “*” và dấu ( ví dụ : á, â, ơ, à, ạ,ả, ã) cũng có thể gây ra những hậu quả không mong muốn khác. Gán liền với SKU chữ số và thay thế “-” hoặc “_” cho khoảng cách luôn luôn là cách an toàn và tốt nhât.