SKU sản phẩm là gì? Cách đặt mã SKU để quản lý hàng hoá

SKU là một thuật ngữ thường gặp trong quản lý sản phẩm, tuy nhiên bạn đã hiểu đúng SKU là gì chưa? Dưới đây là chia sẻ kiến thức về mã SKU sản phẩm giúp bạn hiểu rõ và kinh doanh hiệu quả hơn.

1. SKU là gì?

SKU (viết tắt từ Stock Keeping Unit) là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho, được thể hiện qua một mã vạch có thể quét được để giúp các nhà cung cấp tự động theo dõi sự di chuyển của hàng tồn kho.

SKU cũng được sử dụng cho các đơn vị thời gian sửa chữa, dịch vụ và bảo hành.

SKU giúp nhà cung cấp xác định sản phẩm nào yêu cầu đặt hàng lại và cung cấp dữ liệu bán hàng.

SKU bao gồm một tổ hợp chữ và số của tám ký tự trở lên. Các ký tự là một mã bao gồm các mã thông tin giá cả, chi tiết sản phẩm và nhà sản xuất. SKU cũng có thể được áp dụng cho các sản phẩm vô hình nhưng vẫn có thể lập hóa đơn, chẳng hạn như đơn vị thời gian sửa chữa trong cửa hàng sửa chữa ô tô hoặc thời gian bảo hành.

SKU được sử dụng bởi các cửa hàng, danh mục, nhà cung cấp thương mại điện tử, nhà cung cấp dịch vụ, kho hàng và trung tâm thực hiện sản phẩm để theo dõi mức tồn kho.

Mã SKU là gì?

2. Ý nghĩa của mã SKU sản phẩm

Dù mang những ký tự khác nhau và có thể tạo thành những mã dài trông có vẻ phức tạp nhưng sau khi biết được SKU là gì có lẽ bạn sẽ thấy SKU tiện lợi và mang tính ứng dụng rất cao. SKU không chỉ là những mã giúp bạn phân biệt được loại sản phẩm một cách dễ hiểu nhất mà còn giúp bạn quản lý các loại sản phẩm một cách logic nhất.

Đồng thời cho dù doanh nghiệp bạn có tăng sản phẩm mới thì SKU vẫn có thể biến đổi không giới hạn số lượng. Vậy nên SKU được hầu hết các nhà kinh doanh sử dụng phổ biến vì:

• Giúp dễ dàng quản lý sản phẩm: Cho dù là sản phẩm đơn, sản phẩm combo hay sản phẩm có nhiều biến thể thì mã SKU luôn có cách đặt tên để phân biệt và quản lý được.

• Nhanh chóng tìm được sản phẩm cần: Khi đã phân biệt dễ dàng thì việc xác định tìm kiếm sản phẩm theo SKU sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể sắp xếp kho hàng của mình theo mã SKU để việc tìm sản phẩm sẽ trở nên tiện lợi và tránh tình trạng bị khủng hoảng vì kho hàng lộn xộn.

• Hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa: Việc đặt mã SKU cho từng món hàng như việc “đặt tên” cho món hàng đó. Mỗi món hàng đều có tên của nó thì việc thất thoát hàng sẽ được giảm đi đáng kể cho dù doanh nghiệp không đầu tư hay mất công sử dụng bất kỳ máy kỹ thuật nào.

• Quản lý tồn kho bán hàng đa kênh tiết kiệm chi phí: Bằng việc đặt tên đồng bộ từng món sản phẩm nên cho dù bạn có kết hợp bán trên nhiều nền kênh, nền tảng thì việc quản lý tồn kho vẫn sẽ không mất quá nhiều thời gian công sức để đối chứng từng món hàng trong đơn của khách hàng so với món hàng trong kho.

SKU có thể quét vào hệ thống POS nhằm giúp cho người quản lý có thể dễ dàng xác định sản phẩm nào cần được bổ sung. Khi khách hàng mua một mặt hàng tại điểm bán hàng (POS), SKU sẽ được quét và hệ thống POS sẽ tự động loại bỏ mặt hàng đó khỏi kho cũng như ghi lại các dữ liệu khác như giá bán. Không nên nhầm lẫn SKU với số kiểu (model numbers), mặc dù các doanh nghiệp có thể nhúng số kiểu vào SKU.

Các doanh nghiệp tạo SKU khác nhau cho hàng hóa và dịch vụ của mình. Ví dụ: một cửa hàng bán giày tạo SKU nội bộ hiển thị thông tin chi tiết của sản phẩm, chẳng hạn như màu sắc, kích thước, kiểu dáng, giá cả, nhà sản xuất và thương hiệu. Ví dụ: SKU cho giày ống Ugg màu tím theo kiểu Bailey Bow, cỡ 6, có thể là “UGG-BB-PUR-06”.

3. Các bước tự đặt mã SKU đơn giản

Không có quy tắc cố định khi tạo SKU. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số quy ước đặt tên SKU được thực hành rộng rãi để giúp bạn áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Bước 1: Tạo format tên

Bắt đầu bằng cách thiết lập một định dạng tiêu chuẩn để đặt tên SKU. Sử dụng kết hợp các chữ cái và số để tạo SKU của bạn và quyết định thứ tự sắp xếp các tính năng của sản phẩm. Đây có thể là tên thương hiệu, kích thước, màu sắc hoặc loại mặt hàng. Bạn nên đưa các tính năng nổi bật nhất của sản phẩm vào tên SKU. Ví dụ: định dạng SKU chuẩn của bạn có thể là:

Tên nhà sản xuất, màu sắc của biến thể sản phẩm, kích thước

Ví dụ: đối với một đôi giày Under Armour màu xanh lam ở kích thước 10, SKU có thể là UDA-XL-10.

Bằng cách tuân theo định dạng đặt tên SKU được quyết định trước, bạn sẽ có thể tạo SKU cho bất kỳ sản phẩm mới nào mà công ty của bạn để bắt đầu bán.

Bước 2: Thiết lập hệ thống mã hóa

Bước tiếp theo là đưa ra danh sách các thuộc tính để xác định các khía cạnh khác nhau trong tên SKU của bạn như tên thương hiệu, kích thước, loại và màu sắc.

Điều này có thể được thực hiện trong phần mềm bảng tính (chẳng hạn như Excel hoặc Google Trang tính) bằng cách ánh xạ tên thuộc tính với mã thuộc tính. Ví dụ: đây là cách bạn có thể thực hiện đối với tên thương hiệu:

Tương tự, bạn có thể làm tương tự đối với các thuộc tính khác như màu sắc:

Và kích thước:

4. Tổng hợp 5 lưu ý khi đặt mã SKU sản phẩm

4.1 Tập trung vào sự dễ hiểu

Tên SKU phải đơn giản, dễ hiểu và cực kỳ dễ hiểu. Điều này giúp các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn – chẳng hạn như hoạt động hậu cần, nhân viên hỗ trợ khách hàng và bán hàng – hiểu chính xác sản phẩm mà SKU đề cập đến một cách hiệu quả.

Việc đặt tên SKU của bạn cũng phải cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng hiểu từng phần SKU. Bắt đầu với màu sắc, kích thước, danh mục và các biến thể theo mùa và đưa chúng vào các định dạng tên SKU của bạn. Bạn có thể sử dụng số để biểu thị kích thước sản phẩm và chữ cái để biểu thị màu sắc và chất liệu của sản phẩm.

Ví dụ:

• Bộ sưu tập mùa đông 2022, Áo khoác, Trung bình, Tím = MD-AK-TB-T

• Bộ sưu tập mùa đông 2022, áo khoác, vừa, vàng = MD-AK-V-V

• Bộ sưu tập mùa đông 2022, Áo khoác, Medium, Blue = MD-AK-M-X

Mẹo hữu ích: Cố gắng không sử dụng các con số để biểu thị màu sắc vì điều này có thể khá khó hiểu và khó ghi nhớ. Ví dụ: 1 cho màu xanh lam hoặc 2 cho màu xanh lá cây.

4.2 Sắp xếp các từ dựa trên tầm quan trọng

Cân nhắc sắp xếp các biến SKU theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng. Một cách để làm điều này là xem mô tả sản phẩm và xác định các thuộc tính chính nổi bật nhất. Tùy thuộc vào loại sản phẩm bạn bán, những sản phẩm này có thể bao gồm tên thương hiệu, kiểu máy, màu sắc hoặc thông tin bảo hành.

Đặt các thuộc tính quan trọng nhất hoặc không đổi (như tên thương hiệu hoặc kiểu máy) ở đầu phần SKU. Gán các thuộc tính sản phẩm có thể thay đổi (như kích thước và màu sắc) ở cuối phần SKU.

Ví dụ:

• Món ăn ngày lễ, Thanh sô cô la, Nhỏ, Không đường = NL-SOCO-N-KD

• Món đãi ngày lễ, Thanh sô cô la, Loại vừa, Không đường = NL-SOCO-V-KD

• Món Quà Ngày Lễ, Thanh sô cô la, Lớn, Không đường = NL-SOCO-L-KD

• Phần đầu tiên của phần SKU xác định phiên bản và sản phẩm, trong khi phần thứ hai thu hẹp mô tả xuống kích thước và loại.

4.3 Tránh sử dụng các chữ cái có thể trông giống như các ký tự đặc biệt

Một điều khác cần lưu ý là một số chữ cái và số trông giống nhau, có thể gây nhầm lẫn cho các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, bạn cũng nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt. Dưới đây là một số ví dụ:

• I (chữ hoa i) và l (chữ L viết thường) trông giống nhau.

• Số 0 và chữ O có vẻ giống nhau trong hầu hết các phông chữ.

• Các ký tự đặc biệt như dấu gạch chéo “/” sẽ được coi là dấu phân tách dữ liệu trong Excel.

• Các ký hiệu như @,>, <, *, không phải lúc nào cũng có ý nghĩa chuẩn và rõ ràng.

Thay vào đó, bạn nên luôn sử dụng số và chữ cái để đặt tên cho các SKU của mình như được mô tả trong ví dụ sau:

• Iphone Leo, giày chạy bộ, Size 10, Xanh dương = IPL-CB-10-XD

• Iphone Leo, giày chạy bộ, Size 11, Xanh dương = IPL-CB-11-XD

• Iphone Leo, giày chạy bộ, Size 12, Xanh dương = IPL-CB-12-XD

4.4 Tránh bắt đầu tên SKU bằng 0

Một lý do để không sử dụng số 0 để bắt đầu SKU của bạn là một số công cụ lưu trữ dữ liệu hoàn toàn bỏ qua chúng.

Ví dụ: nhập 04563 trong Excel sẽ thực sự lưu trữ 4563. Theo nguyên tắc chung, hãy tránh sử dụng số 0 để bắt đầu đặt tên SKU của bạn để tránh các vấn đề về lưu trữ dữ liệu.

Trên thực tế, bạn nên tránh bắt đầu tên SKU của mình bằng số hoàn toàn và thay vào đó là các chữ cái. Bằng cách này, người đọc sẽ ngay lập tức nhận ra SKU trong bảng tính.

Ví dụ:

• Trang trí nội thất, Nến thơm, Nhỏ, Gói 4 cái = NT-NT-N-G04

• Trang trí nội thất, Nến thơm, Nhỏ, Gói 8 cái = NT-NT-N-G08

• Trang trí nội thất, Nến thơm, Nhỏ, Gói 12 cái = NT-NT-N-G012

4.5 Không sử dụng số của nhà sản xuất

Cho dù bạn điều hành một cửa hàng trực tuyến hay cửa hàng truyền thống, bạn nên tránh kết hợp SKU của nhà sản xuất trong tên SKU của riêng bạn. Lý do khá đơn giản: việc sử dụng tên SKU của nhà sản xuất có thể gây nhầm lẫn nếu bạn bán sản phẩm do các công ty khác nhau sản xuất.

Các nhà sản xuất đã suy nghĩ rất nhiều để làm cho SKU của họ trở nên độc đáo và dễ hiểu. Bạn cần nghĩ ra định dạng của riêng mình để tạo SKU.

Ví dụ: nếu tên SKU của nhà sản xuất là:

• Áo thun, màu đỏ, size L = AT-DO-SZL

• Bạn có thể đặt tên SKU của mình:

• Áo thun, Màu đỏ, size L, cổ tròn = AT-DO-SZL-CT

5. Bí quyết quản lý SKU hiệu quả tại kho trong bán hàng đa kênh

Với xu hướng bán hàng đa kênh, việc quản lý SKU càng trở nên khó khăn hơn do không tập trung được tất cả hàng hoá tại một nơi và việc buôn bán số lượng tồn kho ở mỗi kênh luôn thay đổi theo từng giờ bán. Chính vì lẽ đó mà một nền tảng với giải pháp quản lý số lượng đơn hàng đa kênh tại một nơi, từ đó quản lý được số lượng SKU sản phẩm tồn kho ở mọi kênh bán sẽ giúp cho chi phí quản lý kho của bạn được tiết kiệm hơn rất nhiều. Đồng thời việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý sẽ giúp cho nhân viên của bạn tiết kiệm được thời gian và nguồn lực, giúp cải thiện năng suất của doanh nghiệp lên nhiều lần.

Cùng Haravan tháo gỡ khó khăn vận hành, trải nghiệm giải pháp bán hàng đa kênh hiệu quả bất kể số lượng lớn SKU sản phẩm. Dùng thử miễn phí ngay 14 ngày để nhận thấy sự hiệu quả rõ rệt nhất!

>> Các bài viết cùng chủ đề: