SKU Là Gì? Hướng Dẫn Cách đặt Mã Sản Phẩm Cực đơn Giản

Chắc hẳn chúng ta đều đã nghe qua về mã số SKU, nhưng thực tế nếu không thuộc chuyên môn thì không phải ai cũng hiểu hết về nó. Vậy cụ thể, SKU là gì? Tại sao mỗi sản phẩm cần có mã SKU? Đặc biệt là các nhà kinh doanh cách đặt mã sản phẩm thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng giải đáp tất cả những câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.

SKU là gì?

SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock-Keeping Unit. Dịch ra tiếng Việt nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Một cách dễ hiểu hơn nó là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho. Nó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, chứa đựng các thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau.

cách đặt mã sản phẩm

Các mã này không được quy định cũng không được chuẩn hóa. Đặc biệt, số lượng SKU không bị giới hạn cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng đến đâu.

Ngoài ra, SKU cũng dùng để chỉ một địa danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho. Có nghĩa, ví dụ bạn có hai nhà kho riêng biệt, mỗi sản phẩm giống nhau ở hai kho sẽ có SKU khác nhau. Điều nay giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác và minh bạch hơn. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.

Khi một công ty nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Miễn sao cách đặt mã sản phẩm phù hợp và thuận tiện cho công ty là được. Tuy nhiên từ các kinh nghiệm cho rằng mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ vì vậy nên tự tạo ra mã SKU riêng.

Tại sao phải đặt mã vạch sản phẩm?

SKU có chứa những ký hiệu riêng biệt mang ý nghĩa khác nhau cho từng danh mục sản phẩm. Chỉ cần nhìn vào SKU là có thể nhận biết các loại sản phẩm mà không cần quét hệ thống như Barcode. Vậy nên, thậm chí nó còn cần thiết hơn cả Barcode trong việc kiểm soát hàng hóa nội bộ.

Tuy nhiên đó mới chỉ là một phần nhỏ sự quan trọng của SKU thôi. Thực tế đã chứng minh rằng, một hệ thống SKU còn mang lại nhiều ưu điểm hơn nữa mà bất kỳ công ty nào cũng không nên bỏ qua.

Trải nghiệm mua sắm và giao diện cửa hàng

Nhờ có mã SKU mà bạn lập được bản đồ và tổ chức cửa hàng của mình để người mua sắm và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Bạn có thể phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau trong một hệ thống số SKU. Dù là phân loại theo bất kì tiêu chí nào: loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hay nhà cung cấp,…

Bạn cũng có thể sắp xếp và quản lý các sản phẩm từ các tầng bán hàng đến các khu lưu trữ. Đây là ưu điểm nổi bật giúp bạn cải thiện việc bán hàng và giới thiệu trải nghiệm mới, đặt hàng cho người mua sắm.

Nếu không có mã SKU chắc hẳn việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều, thâm chí còn xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Trước những yêu cầu của khách hàng, nếu nhân viên tỏ ra loay hoay bối rối vì đã mất dấu vị trí sản phẩm sẽ để lại một hình ảnh rất tệ cho khách hàng.

Vì vậy, việc quyết định và thiết lập một hệ thống SKU sẽ giúp cải thiện khả năng đáp ứng và hiệu quả trong việc hoàn thành đơn đặt hàng hoặc trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng.

Cải thiện thanh toán và dịch vụ khách hàng

Với một hệ thống SKU được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho các dịch vụ khách hàng và nhiệm vụ thanh toán trở nên trơn tru, chính xác. Bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng, đảm bảo được rằng hàng hóa và giá của sản phẩm luôn là điểm nổi bật.

Khi thanh toán, các giao dịch mua hàng không chỉ được thực hiện với giá chính xác mà tổng số sản phẩm của bạn sẽ tự động trừ cho các mặt hàng đã bán. Thậm chí có thể biến số SKU của bạn thành nhãn mã vạch có thể quét được để quy trình thanh toán càng trở nên nhanh hơn.

Quản lý và lợi nhuận hàng tồn kho

Có thể bạn chưa biết nhưng lỗi quản lý hàng tồn kho là một trong ba nguyên nhân chính gây mất lợi nhuận của hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ. Những tổn thất này là do bất kỳ số lỗi quản trị và nhập dự liệu nào. Càng để lâu, những lỗi nhỏ sẽ biến thành lỗi lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.

Quả thật, nếu không tổ chức kho lưu trữ bằng cách sự dụng mã SKU sẽ rất dễ để mất theo dõi do tình trạng quá tải. Chưa kể nếu không xác định được vị trí của hàng hóa sẽ không biết mặt hàng nào hết, mặt hàng nào còn. Như vậy, các biện pháp khắc phục sẽ không còn là kịp thời.

Vì vậy, quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra trong quản lý hàng tồn kho và tránh tổn thất cho công ty.

Hướng dẫn cách đặt mã sản phẩm

Cách đặt mã sản phẩm truyền thống và cơ bản nhất là bạn chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin của sản phẩm mà bạn muốn đưa vào mã SKU.

Trước tiên cần lưu ý một số thông tin sau nên đưa vào mã SKU, bao gồm:

Thương hiệu
Chi nhánh
Danh mục sản phẩm
Loại sản phẩm
Phiên bản sản phẩm
Size số
Màu sắc

Sau đó đặt các trường thông tin trên theo một thứ tự nhất định trong mã SKU. Sử dụng kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách giữa các trường. Trong trường hợp chỉ sử dụng một dạng là chữ hoặc số thì cần quy định mỗi trường thông tin là 1,2 hay 3 ký tự. Hoặc có thể sử dụng dấu “-” để phân tách các trường.

Bằng cách đặt mã SKU chỉ với một cụm từ ngắn bạn đã có thể đọc ra rất nhiều thông tin về một sản phẩm.

3 cách đặt mã sản phẩm để hàng hóa được phân loại rõ ràng

SKU là chía khóa dẫn đến một hệ thống quản lý tồn kho tốt, khi bạn có thể không tốn nhiều công sức để tìm ra mặt hàng và các kiểu của mặt hàng đó ( màu sắc, size,…) SKU còn trở nên duy nhất và cụ thể với một địa điểm cụ thể; chẳng hạn nếu bạn có 2 nhà kho, mỗi sản phẩm giống nhau, có SKU khác nhau sẽ giúp cho việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn.

cách đặt mã sản phẩm

Dù thế, mỗi SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho các giao dịch, không bao gồm các hàng hóa đã được đặt hàng và đang chuyển tiếp vào kho của bạn.

Bởi vì SKU định nghĩa cho sản phẩm, từ những chi tiết nhỏ nhất, chúng đại diện cho mức độ tinh vi nhất và là trung tâm để tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn vì bạn có thể áp dụng thông tin này để lựa chọn kĩ thuật quản lý hàng tồn kho.

Việc quyết định và thiết lập một hệ thống SKU hiệu quả sẽ giúp cải thiện khả năng đáp ứng và hiệu quả trong việc hoàn thành đơn đặt hàng hoặc trả lời các câu hỏi của khách hàng. Dưới đây là ba phương pháp hay nhất để thiết lập SKU để bạn xem xét:

1. Cách đặt mã sản phẩm – Tạo SKU sản phẩm dễ hiểu

Luôn luôn chú ý đến màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác của sản phẩm – những đặc tính này cần phải được kết hợp với SKU giúp xác định sản phẩm. Không nên đặt các số biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó ( ví dụ : 1 là đỏ, 11 là hồng, 12 là tím) vì điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến một chuỗi số liệu rối rắm. Nếu bạn quyết định đi theo cách đó, bạn sẽ cần một quyển sổ trên tay để giải mã ý nghĩa, và chắc chắn điều đó không đem lại hiệu quả về thời gian đâu.

Cuối cùng, SKU là cách đặt mã sản phẩm để bạn ghi lại thông tin quan trọng của sản phẩm, do đó càng đơn giản, càng tốt hơn cho tất cả mọi người.

Ví dụ : Đỏ, Small, Nữ = DOSN

2. Sắp xếp các từ theo tầm quan trọng

Nghĩ về cách bạn mô tả sản phẩm, thuộc tính quan trọng nhất của sản phẩm đó là gi? Chẳng hạn, bạn có thể có rất nhiều áo nữ size small và các màu sắc khác nhau, vì vậy xác định màu sắc sẽ giúp bạn thu hẹp tìm kiếm trong bộ suu tập cụ thể một cách tức thì, tiếp theo là các thuộc tính khác như size và giới tính.

3. Không nên sử dụng các chữ cái giống con số, dấu cách hoặc kí hiệu

Điều này khá đơn giản, nhưng luôn cần lưu ý. Luôn luôn tránh xa chữ O vì nó có thể bị nhầm lẫn thành số 0. Ngoài ra, sử dụng “/” có thể dẫn đến Excel định dạng SKU của bạn là 1 ngày nào đó, trong khi các ký hiệu khác như “>”, “<“, “*” và dấu ( ví dụ : á, â, ơ, à, ạ,ả, ã) cũng có thể gây ra những hậu quả không mong muốn khác. Gán liền với SKU chữ số và thay thế “-” hoặc “_” cho khoảng cách luôn luôn là cách an toàn và tốt nhất.

cách đặt mã sản phẩm

Sẽ giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình, vì thế bạn luôn luôn biết mọi thứ ở đâu và hàng trong kho bạn còn bao nhiêu.

Thứ nhất, điều này làm giảm thiểu cơ hội trộm cắp, trong một nhà kho chứa hàng ngàn sản phẩm, các mặt hàng bị thiếu có thể bị bỏ sót. Tuy nhiên, khi các sản phẩm được thu hẹp xuống các SKU riêng lẻ, trong đó mỗi sản phẩm đều có số lượng sản phẩm nhỏ hơn rất nhiều, việc này dẫn đến rất khó xảy ra mất mát.

Ngoài ra, với SKU, cách đặt mã sản phẩm bạn cũng có thể đặt thêm các điểm đặt hàng riêng lẻ cho mỗi sản phẩm và các biến thể của chúng nên bạn có thể luôn luôn biết khi nào cần bổ sung. Bằng cách đó bạn sẽ không bao giờ hết hàng hoặc chịu những chi phí không cần thiết khi hàng hóa dư thừa.

Từ khóa: