SAP Business One – Hành trình hơn 20 năm - ERP for SME

SAP Business One khởi đầu bằng một ý tưởng nhỏ, và bây giờ với hơn 20 năm lịch sử SAP Business One đã có hơn 1 triệu người sử dụng trên 160 quốc gia. Đó là một câu chuyện khởi nghiệp thành công cho thấy rằng với sự kết hợp của tầm nhìn, sự quyết tâm, niềm đam mê và niềm tin vào bản thân, người ta có thể vượt qua những thách thức to lớn.

Để tìm hiểu về tính năng sản phẩm SAP Business One bạn có thể tham khảo tại đây.

Mục Lục

Phần 1 – Từ ý tưởng tới sản phẩm

Vào đầu những năm 90, Shai Agassi và cha của ông, Reuven Agassi, thành lập Công ty QuickSoft. Một trong những giải pháp nền tảng mà công ty đã phát triển là Hệ thống định vị theo đối tượng được lựa chọn (Awarded Object Oriented Navigation System) mà sau này là cơ sở của chức năng Kéo & Liên kết (Drag & Relate) của SAP Business One. Những ngày đó, công ty khá bận rộn trong việc phát triển phần mềm quản lý và điều hành trường học ở Hoa Kỳ, cũng như phần mềm quản lý danh mục sản phẩm cho một khách hàng chuyên về dụng cụ cắt.

Cùng thời điểm đó, phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu chạy trên hệ điều hành DOS. Mặt khác, công ty lớn nhất về phần mềm kế toán tại Israel bấy giờ và nhà phân phối máy tính Apple ở Israel đã hợp tác để phát triển một hệ thống phần mềm kế toán cho Macintosh và họ đã thất bại.

Các mốc lịch sử của SAP Business One

Năm 1994, QuickSoft đã ký thỏa thuận hợp tác với nhà phân phối Macintosh ở Israel để thử lại. Reuven Agassi cho biết “chúng tôi muốn triển khai các công nghệ tiên tiến cho các hoạt động kinh doanh để tạo ra các giải pháp phần mềm đáng tin cậy tốt hơn các giải pháp phần mềm hiện có trên thị trường.” Khi sản phẩm đã thành hình và ở giai đoạn tinh chỉnh, Reuven hỏi Shai và đồng quản lý Udi Ziv sẽ mất bao lâu để chuyển đổi ứng dụng từ Mac sang Windows. Họ ước tính cần khoảng 2-3 tuần, nhưng thực tế đã mất nhiều thời gian hơn. Để đảm bảo sản phẩm hoàn thành đúng thời gian; các nhân viên đã làm việc rất chăm chỉ và nhiều khi đã kết thúc ngày làm việc sau nửa đêm.

Bộ cài đầu tiên trên đĩa CD 5.25″ 88MB. Ngày nay bộ cài SAP Business One khoảng 10GB

Một trong những thách thức là Windows 3.1 không hỗ trợ ngôn ngữ Hebrew và các lập trình viên phải viết mã điều khiển để hiển thị từ phải sang trái. Điều này phải thực hiện trong tất cả các màn hình nhập liệu (forms) và danh mục chức năng (menus) gây ra sự chậm trễ trong tiến độ của nhóm phát triển bao gồm một lập trình viên và hai chuyên viên phân tích nghiệp vụ kế toán (vì phiên bản đầu tiên chỉ tập trung vào kế toán).

Để hiểu hơn về quyết định đó, chúng ta cũng cần xem xét về thị trường tại thời điểm đó. Lúc đó Apple với các sản phẩm phần cứng máy tính Macintosh đang trên đà suy giảm thị phần từ đầu những năm 90, trong khi Microsoft cải tiến hệ thống Windows 3.0 dựa trên DOS của mình, bắt đầu hướng tới thị trường người dùng doanh nghiệp. Ban lãnh đạo QuickSoft đã đặt cược vào cách tiếp cận thị trường và định hướng kinh doanh của Microsoft Windows và cho rằng đó là hướng đi đúng đắn.

Cơ sở cơ bản của sản phẩm đến từ phần mềm quản lý trường học trên nền tảng MAC bao gồm các màn hình nhập liệu (forms) và cơ sở dữ liệu được gọi là Atom. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình chính phiên bản Windows của Menahel, có rất nhiều các thành phần dựa trên giao diện đồ họa của Mac.

Giao diện màn hình chính phần mềm Menahel

Sản phẩm ban đầu được gọi là OCEK (Tiếng Anh là Practitioner) và đây là lý do mà hầu hết các tên bảng trong cơ sở dữ liệu của SAP Business One đều bắt đầu bằng O (OINV, OCRD, v.v.). Bắt đầu từ năm 1995, tên mới của sản phẩm trở thành MENAHEL (Tiếng Anh là Manager). Tên bằng tiếng Do Thái của sản phẩm cũng là chữ viết tắt của cụm từ “Quản lý thông tin và kế toán cho doanh nghiệp”. Trong các phiên bản phát hành ban đầu MENAHEL phát hành cho cả hệ điều hành Macintosh và Windows, và trong một vài năm sau có sự phát triển song song trên cả hai hệ thống (tức là mỗi bản phát hành mới đều có hai phiên bản).

Trước khi có giấy phép sử dụng dạng file mềm (license key file) MENAHEL đã sử dụng các thiết bị bảo mật gắn vào máy tính để cấp phép sử dụng sản phẩm.

Trong phần tiếp theo, tôi sẽ tập trung vào những ngày đầu tiên đầy thử thách và nỗ lực thâm nhập vào thị trường phần mềm kế toán dựa trên nền tảng DOS còn bảo thủ của một sản phẩm sáng tạo non trẻ dựa trên hệ điều hành Windows. Để đảm bảo các nỗ lực này được tập trung và hoạt động hiệu quả, gia đình Agassi đã thành lập một công ty mới có tên Menahel.

Và đến đây, có lẽ bạn đã biết được tại sao tên người dùng mặc định của SAP Business One là “manager” – đó là từ tiếng Anh của từ “Menahel”.

Phần 2 – Khởi nghiệp

Nếu chúng ta đã quen với những câu chuyện khởi nghiệp điển hình ở thung llũng Silicon thì lịch sử của TopManage sẽ giống như đến từ một thời đại khác.

QuickSoft (công ty cho ra đời sản phẩm) – ngày nay chúng ta hay gọi là ISV (independent software vendor – nhà sản xuất phần mềm độc lập): Chúng tôi đã xây dựng các phần mềm cho các khách hàng và được khách hàng trả tiền cho các phần mềm đó. TopManage là sản phẩm đầu tiên chúng tôi không được trả tiền để tạo ra, dù cuối cùng sản phẩm đã thành công thì trong những năm đầu tiên sản phẩm cũng trải qua nhiều thăng trầm, thành công thì ít mà thất bại thì nhiều.

Tôi hỏi Gadi Shamia, người bắt đầu làm việc trong dự án “Menahel” vào năm 1994 và năm 1996 tham gia vào đội ngũ sáng lập của công ty, để chia sẻ một vài câu chuyện sẽ làm sáng tỏ về năm đầu tiên của sản phẩm.

Gadi từng là Phó giám đốc kinh doanh và là giám đốc sản phẩm. Tại SAP, Gadi bắt đầu với mảng khách hàng doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Mỹ và sau đó điều hành lĩnh vực sản phẩm dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa toàn cầu. Gadi Shamia hiện là Giám đốc điều hành tại Talkdesk, một công ty ở San Francisco. Sau đây là các mô tả của Gadi về những ngày đầu khởi nghiệp.

Câu chuyện của Gadi – Tôi gia nhập Quicksoft thế nào ?

Nếu bạn nghĩ rằng các công ty khởi nghiệp ngày nay thật điên rồ, hãy suy nghĩ lại. Tôi đã được giới thiệu với người sáng lập, Shai Agassi, vào một buổi tối cuối năm 1993. Thời điểm này chưa có email hay điện thoại di động nên tôi đã gọi cho Shai lúc 8 giờ tối, và anh ấy yêu cầu tôi đến ngay để phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn của tôi bắt đầu lúc 9:30 tối và tôi được tuyển dụng lúc 11:30 tối. Lời chào của Shai lúc tạm biệt tôi là “chúng ta bắt đầu luôn với việc đào tạo cho anh nhé.” Vì Shai không thể tìm thấy kỹ sư trưởng cho sản phẩm, vì vậy cuối cùng tôi đã được đào tạo bởi người phụ trách sản phẩm tạm quyền. Khóa đào tạo kết thúc lúc 1:30 sáng và tôi đã sẵn sàng bắt đầu làm việc vào sáng hôm sau.

Ra mắt sản phẩm

Sản phẩm của chúng tôi là sản phẩm quản lý doanh nghiệp nhỏ sáng tạo nhất ở Israel và có thể là trên cả thế giới. Đây là một sản phẩm ban đầu chạy trên nền tảng Macintosh, với kiến trúc siêu liên kết nên một cú nhấp chuột vào bất kỳ trường dữ liệu nào sẽ đưa bạn đến màn hình thông tin chi tiết (drill-down) và có giao diện người dùng đẹp mắt, nhưng chúng tôi không nghĩ rằng điều đó là đủ để ra mắt sản phẩm.

Chúng tôi vừa mua một chiếc Macintosh Quadra 840AV mới với công nghệ nhận diện giọng nói đơn giản và rất muốn giới thiệu cách vận hành doanh nghiệp bằng lệnh thoại. Đúng vậy, đó là năm 1994, tròn 20 năm trước khi SIRI xuất hiện … Lập trình viên xây dựng chức năng nhận diện giọng nói và tích hợp với phần mềm là Luiz, một người nhập cư đến từ Brazil, với giọng Brazil đặc sệt. Anh ấy đã huấn luyện sản phẩm phản ứng với giọng nói của mình và mở các menu khác nhau. Trên sân khấu, trong sự kiện ra mắt sản phẩm của chúng tôi, Shai Agassi, một trong những người sáng lập Quicksoft, đã trình diễn sản phẩm mới bằng cách sử dụng khẩu lệnh: “Menahel, Heshbonit!” (tiếng Do Thái có nghĩa là TopManage, Invoice! “). Không có gì xảy ra. Anh ấy đã thử liên tục và máy tính không chịu nhúc nhích. Cuối cùng, Luiz bước lên sân khấu, nói lệnh và TopManage đã thực hiện lệnh thoại đó.

Triển lãm thương mại đầu tiên

Năm 1995, chúng tôi có vài chục khách hàng Mac, nhưng sự phát triển của chúng tôi bị hạn chế bởi quy mô thị trường hồi đó. Chúng tôi quyết định chuyển đổi sản phẩm sang Windows, hệ điều hành này không quá phổ biến như một hệ điều hành dành cho doanh nghiệp, nhưng phổ biến hơn Mac.

Với một sản phẩm đa nền tảng và với hy vọng lớn, chúng tôi đã đặt một gian hàng trong một triển lãm thương mại máy tính lớn ở Tel Aviv. Tại triển lãm, trên một màn hình lớn, chúng tôi bắt đầu giới thiệu sản phẩm hào nhoáng của mình. Như tôi đã nói trước đây, sản phẩm đã đi trước thời đại và một vài bộ cài đặt sản phẩm chúng tôi làm ra để bày trong gian hàng đã được bán ngay tại chỗ. Chúng tôi gọi điện cho văn phòng và yêu cầu họ chuẩn bị thêm nhiều bộ cài đặt sản phẩm nhất có thể và mang chúng trở lại triển lãm.

Với lời hứa đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày và là một sản phẩm đột phá, chúng tôi đã bán được rất nhiều các bộ cài đặt sản phẩm trong triển lãm. Chúng tôi có thể đã kiếm được 50.000 đô la doanh thu trong 3 ngày. Chúng tôi chắc chắn rằng đây là bước đột phá của chúng tôi. Đó là cho đến khi khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm một cách nghiêm túc. Vì là một sản phẩm mới ra mắt và có quá nhiều lỗi, điều khoản bảo đảm hoàn tiền trong 30 ngày mà chúng tôi đã hứa đã phải thực hiện nhiều lần, và chúng tôi đã học được một bài học quý giá: Viết dòng mã cuối cùng cho một sản phẩm mới vào đêm trước khi triển lãm thương mại không phải là ý tưởng hay.

Nhân viên bán hàng đầu tiên của chúng tôi

Một vài tháng sau triển lãm thương mại, mọi thứ trông ảm đạm. Với hầu hết các bộ cài đặt sản phẩm đã được trả lại và không có kênh bán hàng mới, chúng tôi cảm thấy tuyệt vọng. Giám đốc tiếp thị của chúng tôi có một ý tưởng: hãy thuê một nhân viên bán hàng toàn thời gian đến gõ cửa từng doanh nghiệp. Chúng tôi ngay lập tức có cảm tình với nhân viên bán hàng mới của mình, người cao ráo, khéo ăn nói và ưa nhìn. Kỳ vọng của chúng tôi vào cậu ấy rất cao và cậu ấy đã không làm chúng tôi thất vọng. Mỗi tuần, chúng tôi đều có thêm khách hàng mới và mọi thứ đang trở nên suôn sẻ. Tôi đang điều hành bộ phận hỗ trợ, QA và đào tạo vào thời điểm đó, vì vậy tôi chịu trách nhiệm về việc đào tạo khách hàng mới. Khách hàng đầu tiên mà cậu ấy có đã yêu cầu hướng dẫn để tích hợp sản phẩm của chúng tôi với hệ thống cân xe tải. Chúng tôi không có tính năng này và khách hàng muốn lấy lại tiền của mình. Khách hàng thứ hai yêu cầu quản lý hàng tồn kho với nhiều tham số (multi-tier inventory management). Chúng tôi không có tính năng này và khách hàng đã yêu cầu trả lại tiền của mình. Khách hàng thứ ba yêu cầu kích hoạt chức năng MRP (lập kế hoạch vật tư). Chúng tôi lúc đó thậm chí còn không biết MRP là gì, bạn có thể hình dung được kết quả. Khách hàng đã ra đi vào cuối tháng cùng với hy vọng và ước mơ của chúng tôi.

Giám đốc bán hàng đầu tiên của chúng tôi

Không còn thời gian để lãng phí, chúng tôi quyết định thuê những thứ tốt nhất có thể được. Sau nhiều tháng thuyết phục, chúng tôi đã có thể thu hút giám đốc bán hàng từ đối thủ cạnh tranh lớn nhất của chúng tôi, một phần mềm dựa trên DOS đã thống trị thị trường trong 15 năm. Anh ấy biết chính xác mình phải làm gì: anh ấy cần một văn phòng kinh doanh ở trung tâm thành phố Tel Aviv và một trợ lý, anh ấy sẽ chỉ cho chúng tôi cách công việc kinh doanh được thực hiện. Chúng tôi không có nhiều tiền, nhưng chúng tôi tin rằng một mình anh ấy có thể giải quyết mọi vấn đề của chúng tôi. Chúng tôi có cho anh ta một văn phòng trang nhã với một phòng trình diễn sản phẩm trong một tòa tháp văn phòng sang trọng. Chúng tôi mua đồ nội thất sang trọng (để gây ấn tượng với khách hàng) và thuê một trợ lý. Mọi thứ đều theo yêu cầu, nhưng không có khách hàng nào đến gõ cửa.

Ba tháng sau, tôi nhận được cuộc gọi từ ban lãnh đạo công ty của chúng tôi: “Anh cần chuyển sang bán hàng và hỗ trợ giám đốc kinh doanh, hoặc chúng ta sẽ phá sản.” Tôi phản đối và nói rằng tôi chưa bao giờ bán một thứ gì đó và tôi thích làm các công việc hỗ trợ khách hàng. Câu trả lời bây giờ thậm chí còn ngắn hơn: “nếu chúng ta không bán phần mềm, chúng ta không có khách hàng cần hỗ trợ.”

Ngày hôm sau, tôi trình diện với phòng kinh doanh và bắt đầu tiến hành 4-6 cuộc họp tại khách hàng tiềm năng mỗi ngày. Trước sự ngạc nhiên lớn của mọi người, tôi đã thuyết phục được 1-2 trong số đó thành khách hàng. Tôi đoán rằng khách hàng đánh giá cao kiến thức sâu sắc về sản phẩm hơn là kỹ năng bán hàng. Sau khi làm được một tháng, giám đốc bán hàng rời đi và tôi được yêu cầu điều hành phòng kinh doanh, biến nhiệm vụ tạm thời của tôi thành nhiệm vụ lâu dài.

Như bạn có thể thấy, những năm đầu tiên của chúng tôi không hề dễ dàng, nhưng khởi nghiệp là như vậy. Chúng tôi yêu thích những gì chúng tôi đã làm và cống hiến hết mình (thường xuyên ở lại văn phòng quá nửa đêm). Niềm đam mê này đã khiến chúng tôi có động lực để học hỏi từ mỗi thất bại của mình, thay vì bỏ cuộc.

Phần 3 – Tiến ra toàn cầu

Quicksoft là một vườn ươm tuyệt vời cho Menahel, nhưng sau nhiều năm làm việc dưới sự bảo trợ này, đã đến lúc sản phẩm cần có một công ty riêng để tập trung vào phát triển và bán sản phẩm.

Vào cuối năm 1996, Menahel đã được đăng ký như là một công ty tư nhân độc lập, nơi gia đình Agassi nắm giữ 50%, Harel Computers 25% và 25% của những người khác (bao gồm 15% cổ phần được phân bổ dưới dạng quyền chọn mua cổ phiếu của nhân viên).

Hợp tác với IBM – những câu chuyện chưa kể
Ngày đó, Harel Computers là nhà phân phối phần cứng IBM lớn nhất tại Israel, với 50% thị trường bán PC trong nước và có mối quan hệ tốt với ban lãnh đạo IBM. Do đó, IBM đã trở thành đối tác và mua 500.000 USD bản quyền của Menahel, sau đó sử dụng kênh phân phối của họ để bán sản phẩm cho khách hàng tiềm năng.

Với sự hỗ trợ của IBM, chúng tôi đã tổ chức các sự kiện, chiến dịch và quan trọng nhất là sử dụng thương hiệu của IBM để thể hiện độ tin cậy của công ty và sản phẩm. IBM đã sử dụng các trung tâm dịch vụ khách hàng (contact center) để tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng của Menahel thực hiện việc trình diễn (demo) sản phẩm và đào tạo về sản phẩm cho các đại lý của IBM.

Mối quan hệ hợp tác với IBM kéo dài đến cuối năm 1998, kết quả kinh doanh không như mong đợi, phần lớn hoạt động kinh doanh của đại lý IBM xoay quanh việc bán phần cứng.

Đội ngũ sáng lập Menahel tại sân sau nhà Reuven Agassi – đầu những năm 1997

Phát triển sản phẩm theo nhu cầu
Hướng phát triển của sản phẩm một phần được định hướng bởi nhu cầu thị trường. Trên thực tế, khi có nhu cầu từ khách hàng tiềm năng, chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp. Dưới đây là 2 ví dụ điển hình:

Các yếu tố trong thông tin mặt hàng: Một khách hàng mà tôi đã gặp, một công ty vận chuyển tính phí khách hàng của họ theo khối lượng, họ muốn có tất cả các kích thước của một gói hàng và số lượng hộp. Lập trình viên không hiểu khái niệm này và yêu cầu tôi viết “định nghĩa” về yêu cầu này (mô tả yêu cầu), tôi đã làm trong vài giờ. Đó là cách tính năng Factors ra đời.

Giao diện màn hình chính phần mềm SAP Business One

Sắp xếp các cột: Khách hàng tiềm năng của tôi đã yêu cầu sắp xếp lại các cột trong phiếu nhập liệu theo Mã, Tên, v.v. khi anh ta tạo một hóa đơn bán hàng cho bộ sản phẩm được lắp ráp. Sau khi bị lập trình viên từ chối phát triển vì cho rằng nó không khả thi khi các mũi tên màu vàng ở các dòng đã được gán với các trường trong cơ sở dữ liệu, tôi đã báo cáo với ông Agassi. Agassi đã cho họ một tuần để hoàn thành nhiệm vụ. Và cuối cùng, tính năng này đã được thực hiện trong vòng vài ngày và tôi đã có một khách hàng mới.

Mặt khác, hệ thống cũng không được linh hoạt cho lắm. Ví dụ, giao diện màn hình nhập liệu không phải là một cửa sổ thực mà trên thực tế là một tệp BMP (bitmap – dạng file ảnh). Do đó, không có cách nào để thay đổi kích thước của màn hình nhập liệu, vì vậy số dòng tối đa để nhập liệu là sáu, gây ra rất nhiều thách thức khi hiển thị, chẳng hạn như các hóa đơn có số lượng dòng nhiều hơn 6.

Việc đào tạo trong những ngày đầu
Menahel dễ học đến nỗi một khách hàng mới chỉ cần tham gia hai buổi đào tạo miễn phí trong bốn giờ tại các văn phòng của Menahel. Buổi đầu tiên tập trung vào quy trình chung, quản lý thông tin khách hàng – nhà cung cấp, thông tin hàng hóa – vật tư và các phiếu nhập liệu. Buổi thứ hai tập trung vào việc thiết lập hệ thống của công ty khách hàng và vào cuối phiên này, khách hàng có thể sao lưu hệ thống vừa thiết lập mang về và có thể bắt đầu sử dụng tại công ty của khách hàng vào ngày hôm sau. Một tài liệu hướng dẫn sử dụng toàn diện và chi tiết cũng cung cấp cho người dùng tất cả các thông tin cần thiết.

Trung tâm đào tạo đầu tiên của Menahel

Các phiên bản quốc tế đầu tiên trước khi sáp nhập vào SAP
Panama và Colombia: Vào cuối tháng 9 năm 1997, Yoni, một chuyên gia về phần cứng từ Panama đến thăm một triển lãm máy tính ở Tel Aviv nhằm tìm kiếm một phần mềm chơi game tiếng Tây Ban Nha để về bán trong nước. Trên đường, anh ấy đi ngang qua gian hàng của Menahel, nơi Gadi Shamia, Phó giám đốc kinh doanh đang giới thiệu về Menahel và tôi đang chiếu nội dung đó trên màn hình. Yoni đã rất thích sản phẩm và mua một bộ cài đặt. Trên thực tế, Yoni thích nó đến nỗi ngay ngày hôm sau đã gọi cho Reuven Agassi về việc phân phối sản phẩm ở Panama, Colombia và Chile.

Chúng tôi phải mất vài tuần để huy động được 50.000 USD cho dự án và công việc dịch thuật, bản địa hóa bắt đầu. Thách thức dịch chính là hướng viết từ trái sang phải, ngược lại với ngôn ngữ Do Thái (Hebrew) trong hệ thống gốc, cũng như các chuỗi tiêu đề sau khi dịch ra rất dài so với các chuỗi bằng tiếng Do Thái. Ngoài ra, sách hướng dẫn sử dụng cũng phải được dịch từ tiếng Do Thái sang tiếng Tây Ban Nha.

Để đảm bảo sản phẩm sẽ có một cái tên mang tính toàn cầu (không như Menahel), chúng tôi đã đặt tên nó là TopManage, một cái tên của sản phẩm đã tồn tại ở tất cả các quốc gia bên ngoài Israel cho đến khi được SAP mua lại vào năm 2002.

Sản phẩm có tên DollyPro tại Singapore

Singapore và Malaysia: Một nỗ lực khác là bán sản phẩm cho Singapore và Malaysia. Trong buổi giới thiệu sản phẩm với nhà đầu tư địa phương, anh ấy rất ấn tượng bởi chức năng nhân bản (duplicated) một phiếu dữ liệu có sẵn rất dễ dàng, nên anh ấy đã đồng ý phân phối sản phẩm, nhưng nhấn mạnh rằng nó nên được đặt tên là “Dolly” – đặt theo tên con cừu nhân bản đầu tiên. Mọi nỗ lực thuyết phục anh ấy để thay đổi cái tên này đều thất bại.

Ba Lan: Một công ty phần mềm của Ba Lan, Yuma, đã bản địa hóa sản phẩm ở Ba Lan vào năm 2000. Họ đã bán hơn 70 bộ sản phẩm TopManage trong năm đầu tiên tại thị trường Ba Lan, nơi luôn mong muốn đổi mới và tiếp nhận các công nghệ tiên tiến. Họ cũng đã tuyển dụng 120 chuyên gia tư vấn và trên thực tế họ là một trong những đối tác lớn nhất của chúng tôi hồi đó. Tuy nhiên, họ sớm nhận ra rằng sản phẩm không đáp ứng các quy định về thuế và các thông lệ quản lý tại Ba Lan, điều này đã làm giảm số lượng khách hàng mới.

Bạn thấy đấy, những năm đầu tiên của công ty rất nhiều thử thách, nhưng định hướng bây giờ đã rõ ràng hơn – Sử dụng công nghệ tiên tiến và tiến ra thị trường toàn cầu.

Phần tiếp theo sẽ tập trung vào việc chuyển đổi sản phẩm từ cơ sở dữ liệu Codebase 5 đã cũ và hạn chế sang cơ sở dữ liệu Microsoft SQL 2000.

Phần 4 – Xây dựng thương hiệu

Giai đoạn cuối những năm 90 đầy cơ hội và cũng nhiều thách thức, chúng tôi ngày càng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và quốc gia hơn. Sản phẩm đã áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến và chúng tôi cũng có nhiều nỗ lực để thực hiện chuyển phần mềm sang cơ sở dữ liệu hiện đại MSSQL, bổ sung nhiều chức năng và cho chúng tôi cơ hội thâm nhập vào thị trường mà chúng tôi không thể chạm vào trong quá khứ.

Nhân sự của công ty tăng gấp bốn lần, chúng tôi chuyển đến một cơ sở mới hiện đại, tăng cường hợp tác với Microsoft và các nhà cung cấp bên thứ ba để tiếp cận nhiều phân khúc thị trường hơn và vị thế của chúng tôi với tư cách là người dẫn đầu trên thị trường trở nên mạnh mẽ hơn. Phần dưới đây là một số mốc quan trọng dẫn đến việc chúng tôi được SAP mua lại vào năm 2002.

Một trong những nhiệm vụ chính là mang lại sự nhận biết về sản phẩm đến các đối tượng khách hàng mục tiêu, đồng thời xây dựng thương hiệu cho sản phẩm và định vị nó như một giải pháp quản lý tích hợp, dễ sử dụng và tiên tiến cho các công ty vừa và nhỏ.

Những câu chuyện thành công đầu tiên

Câu chuyện thành công và lời trích dẫn là một trong những công cụ quan trọng nhất được nhân viên bán hàng sử dụng để thuyết phục khách hàng tiềm năng trong quá trình bán hàng. Câu chuyện thành công của khách hàng giúp người mua nhận ra nhu cầu của họ đối với các sản phẩm dịch vụ, đặc biệt nếu ngành nghề, quy trình kinh doanh và các vấn đề trong kinh doanh họ đang gặp phải được mô tả trong câu chuyện thành công.

Một trong những thách thức mà chúng tôi phải đối mặt vào thời điểm đó là tìm kiếm những khách hàng hài lòng với hệ thống trong tập các khách hàng mà chúng tôi đã triển khai, thuyết phục họ hợp tác với chúng tôi và đưa ra những thông điệp tích cực. Một thách thức nữa là hầu hết khách hàng của chúng tôi đều nhỏ và nhận diện thương hiệu khá yếu trên thị trường.

Một ngày, tôi có một cuộc họp với một trong những công ty thiết bị điện lớn nhất ở Israel. Họ có một căn phòng nhỏ, nơi dùng để lưu trữ những những món quà nhỏ cho các khách hàng ghé thăm họ. Tôi đã thuyết phục họ rằng sản phẩm của chúng tôi là phù hợp nhất cho việc quản lý các món quà trong căn phòng đó. Sau này khi được sự cho phép của họ, chúng tôi đã sử dụng tên của họ trên mọi tờ rơi quảng cáo là “Một trong số các khách hàng của chúng tôi là…” để cho thấy rằng chúng tôi có thể đối phó với những “Ông lớn” mà không cần đề cập đến phạm vi và chức năng mà họ sử dụng sản phẩm của chúng tôi.

Một trong những phương pháp tham khảo mà chúng tôi sử dụng là tìm phân khúc thị trường mà chúng tôi có nhiều khách hàng và sử dụng tên của họ để chứng minh rằng chúng tôi có thể xử lý các yêu cầu của ngành. Ví dụ: chúng tôi phát hiện ra rằng chúng tôi có nhiều khách hàng trong lĩnh vực linh kiện điện tử và cấy ghép nha khoa, sau đó chúng tôi đã nhanh chóng sử dụng những khách hàng đó là câu chuyện thành công để thu hút sự quan tâm và mở rộng sang phân khúc thị trường khác.

Tích hợp với Microsoft Office

Vào giữa những năm 90, Microsoft có ba sản phẩm chính cho doanh nghiệp nhỏ – Windows 95, phiên bản độc lập của Microsoft Word trong thị trường đang bị thống trị bởi bộ xử lý văn bản WordPerfect, Microsoft Excel trong thị trường do Lotus 1-2-3 thống trị, và hệ điều hành cho máy chủ trong thị trường do Novell thống trị.

“MenahelOffice” không chỉ là một gói sản phẩm, mà còn là một gói phần mềm tích hợp thực sự bao gồm kết hợp gửi thư bằng MS Word mail merger, cũng như khả năng xuất báo cáo sang Excel. Tất cả những điều này đã được nhúng vào sản phẩm và sử dụng bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Word phần mềm sẽ xuất nội dung của tài liệu sang Word và một cú nhấp chuột vào biểu tượng Excel sẽ tự động xuất dữ liệu báo cáo sang Excel.

Ngày nay, những chức năng này trông có vẻ tầm thường, nhưng trong những ngày đó, nó là một bước đột phá với các ứng dụng kế toán và quản lý.

Cơ hội từ sự kiện Y2K

Vấn đề Y2K nảy sinh bởi vì các lập trình viên đã từng biểu diễn bốn chữ số của năm trong các hệ thống chỉ với hai chữ số cuối cùng. Như vậy năm 2000 sẽ được biểu diễn là 00 và lúc này sẽ có thể có nhiều lỗi khác nhau với các hệ thống CNTT, chẳng hạn như hiển thị ngày tháng không chính xác, thứ tự sắp xếp không chính xác… Nỗi lo sợ rằng các hệ thống hạt nhân sẽ ngừng hoạt động và nhiều thảm họa khác đều liên quan đến sự kiện Y2K này.

Điều này trở thành một cơ hội lớn cho TopManage vì hệ thống dựa trên Windows của chúng tôi đã sử dụng 4 chữ số để biểu diễn năm. Cũng có thể do ảnh hưởng của sự kiện Y2K mà nhiều công ty đã mua sản phẩm của chúng tôi vào quý 4 năm 1999. Và trên thực tế, đây là quý có nhiều khách hàng mới nhất từ trước đến nay. Năm đó, chúng tôi đã bán được gấp ba lần so với 1998.

Chuyển sang công nghệ mới

Một trong những thách thức lớn nhất trong những năm đầu là cơ sở dữ liệu “Codebase-5” mà chúng tôi sử dụng khá yếu. Đó là một cơ sở dữ liệu tương đối nhỏ và ngăn cản chúng tôi định vị sản phẩm cho các công ty lớn hơn. Codebase 5 không phải là một hệ thống cơ sở dữ liệu hiện đại vì đôi khi dữ liệu được lưu trên các thư mục chia sẻ, gây ra sự xung đột tệp dữ liệu và không có khả năng khôi phục trong trường hợp tệp dữ liệu bị lỗi.

Ngoài ra, các truy vấn được quản lý ở phía máy khách, có nghĩa là cần phải chuyển gần như toàn bộ cơ sở dữ liệu cho máy khách trước khi chạy truy vấn, mặc dù đôi khi người dùng cuối chỉ cần thực hiện một báo cáo hoặc truy vấn rất đơn giản. Điều này rất kém hiệu quả và gây ra các vấn đề về hiệu suất nghiêm trọng.

Những hạn chế này có nghĩa là chúng tôi không thể hỗ trợ các công ty có nhiều người dùng và khối lượng giao dịch đáng kể và dẫn đến quyết định rằng chúng tôi cần thay thế hệ thống Codebase 5 bằng một hệ thống cơ sở dữ liệu hiện đại hơn và các giao dịch phải được xử lý tại máy chủ.

Sau hơn một năm làm việc chăm chỉ, chúng tôi đã thay đổi cơ sở dữ liệu sang cơ sở dữ liệu MSSQL 7.0 hiện đại cho phép khối lượng hoạt động và giao dịch công việc không giới hạn. Trong dự án “chuyển đổi” sang hệ thống dựa trên MSSQL, tất cả các màn hình nhập liệu, các mục sổ nhật ký và chức năng quản lý kho phải được viết lại.

Thay đổi này có thể cho phép chúng tôi duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và cho phép các cải tiến bổ sung cho ứng dụng, bao gồm:

Quản lý Cơ hội để quản lý và phân tích các cơ hội bán hàng với khách hàng;
Kiểm soát hệ thống đa tiền tệ, thích hợp cho các công ty hoạt động và báo cáo tiền tệ;
Một hệ thống lữu trữ nhiều kỳ kế toán, cho phép xác định ngày đầu kỳ, lập các báo cáo hàng năm và so sánh các báo cáo hàng năm;
Công cụ phát triển – Trường do người dùng định nghĩa (UDF), khả năng thay đổi tiêu đề, tìm kiếm theo định dạng (formatted search)… Những thứ mà sau này đã phát triển thành bộ phát triển phần mềm (SDK);
Drag & Relate – Hệ thống dựa trên công nghệ của công ty trong cùng group là TopTier, cho phép điều hướng thông tin trực quan;
Và nhiều hơn nữa.

Bây giờ chúng tôi đã có hai dòng sản phẩm

Menahel Classic: Sản phẩm cũ nhắm đến thị trường các công ty rất nhỏ với mức giá 2.380 USD cho một hệ thống đầy đủ gồm ba người dùng.
Menahel Top: Thế hệ mới dành cho các công ty vừa với mức giá 3.300 USD cho toàn bộ hệ thống bao gồm MSSQL và ba người dùng.

Những nỗ lực xây dựng thương hiệu đã được đền đáp và thương hiệu của chúng tôi trở nên nổi tiếng và đáng tin cậy.

Phần 5 – Sáp nhập với SAP

SAP mua lại TopManage

Việc SAP mua lại TopManage là một quá trình tương đối ngắn, nhằm giải quyết nhu cầu của SAP trong việc cung cấp giải pháp cho thị trường khổng lồ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).

Khoảng thời gian từ lúc quyết định mua lại TopManage đến thông báo chính thức tại CeBIT chỉ trong vài tuần ngắn ngủi (từ tháng 2/2002 đến giữa tháng 3/2002), đã tạo ra nhiều câu chuyện, giai thoại và mang lại áp lực cao cho những người liên quan.

Bánh Sandwich của Agassi

Những tháng trước khi được mua lại, TopManage phải đối mặt với nhiều thách thức do tình hình kinh tế khó khăn, khi đó doanh số bán hàng của TopManage giảm mạnh.

Vào giữa tháng 8 năm 2001, Reuven Agassi đã gọi 75 nhân viên của công ty đến một cuộc họp và thông báo rằng thay vì phải sa thải 20% nhân viên, công ty sẽ giảm 20% lương, kèm theo đó là việc loại bỏ một loạt các quyền lợi bao gồm ăn trưa và chỗ đậu xe miễn phí. Agassi cho biết đây là một biện pháp nhằm làm rõ tình hình khó khăn của thị trường cho nhân viên và hứa rằng nếu công ty có thể khôi phục và đưa doanh số bán hàng hoạt động trở lại, ông sẽ vui vẻ khôi phục một số khoản cắt giảm lương.

Nội dung cuộc họp nhanh chóng bị rò rỉ cho một nhà báo và ngày hôm sau anh ta đề nghị có một cuộc phỏng vấn với Agassi. Trong buổi phỏng vấn Agassi đã nói: “Hành động này mang tính giáo dục, các nhân viên có 15% cổ phần của công ty và nếu họ là đối tác, thì họ sẽ san sẻ trách nhiệm cùng công ty.” Và để chứng minh các biện pháp thắt lưng buộc bụng, Agassi mở chiếc cặp của mình và lấy ra một chiếc bánh sandwich và nói: “Trong thời điểm khó khăn này, người ta có thể mang một chiếc bánh sandwich từ nhà… và tôi cũng sẽ không đi ăn ở bên ngoài trong thời gian tới.”

Vấn đề giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa của SAP

SAP từ lâu đã nổi tiếng trong việc phát triển các giải pháp cho các công ty toàn cầu khổng lồ, nơi họ đã xây dựng được danh tiếng và các khách hàng trung thành, mạnh mẽ. Nhưng để tiếp tục mở rộng, tiềm năng thị trường về tập các khách hàng nằm trong hàng triệu công ty vừa và nhỏ trên khắp thế giới, cũng như hàng nghìn công ty con của khách hàng SAP R/3 hiện tại – những khách hàng đang cần một giải pháp đơn giản, mạnh mẽ và có khả năng tích hợp để quản lý văn phòng bán hàng hay các nhà máy nhỏ của họ. Đó là các tập khách hàng mà SAP đã bỏ lỡ trong nhiều năm.

Vào giữa những năm 1990, SAP đã đầu tư rất nhiều vào việc phát triển một giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đặt tên là “Dự án Heidelberg” (A.K.A. SAP-Lite). Nó được dự định cung cấp một giải pháp cho những công ty hầu như không có nhân viên CNTT với một giải pháp kinh doanh tích hợp tất cả các khía cạnh của công ty.

Niềm tin rằng các tổ chức nhỏ hơn thì vận hành đơn giản hơn, đã được chứng minh nhiều lần là sai. Thông thường, nhân viên trong các tổ chức nhỏ hơn, có ít tầng quản lý hơn, có nhiều vai trò, vì vậy, giám đốc bán hàng cũng có thể phụ trách tiếp thị hoặc giám đốc mua hàng cũng có thể chịu trách nhiệm về kho hàng. Các SMB thường không có ai cho một chức năng nhất định trong đó các công ty lớn sẽ có hàng chục đến hàng trăm người giữ các vị trí giống nhau.

Do SAP thiếu sản phẩm và các nhân viên có kinh nghiệm liên quan đến thị trường khách hàng nhỏ và vừa (SMB), SAP đã định hướng phát triển sản phẩm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa là giảm quy mô của sản phẩm SAP R/3 thay vì xây dựng một giải pháp được thiết kế từ đầu để giải quyết các nhu cầu cụ thể của khách hàng nhỏ và vừa. Sau các nỗ lực trong vài năm mà không đạt được nhiều thành công, SAP đã thay đổi định hướng đó. Cơ hội đã đến với TopManage.

Cơ hội của TopManage

Giải pháp TopManage dựa trên Windows được thiết kế ngay từ đầu để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ có ít hoặc không có tài nguyên CNTT. Đó là một giải pháp tích hợp tinh gọn, dễ sử dụng, giải quyết hầu hết các yêu cầu cơ bản của một SMB điển hình. Nó cung cấp một bộ thống nhất về tài chính, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, hàng tồn kho và mua hàng, cùng với các báo cáo cơ bản. Các chức năng tiếp tục được mở rộng trong khi vẫn giữ được sự đơn giản.

Nhu cầu về tăng khả năng cạnh tranh của SAP trong thị trường SMB kết hợp với công nghệ tiên tiến, giải pháp hoàn thiện của TopManage đã mang lại cơ hội tiềm năng cho cả hai công ty.

Cuộc họp đầu tiên giữa SAP và TopManage diễn ra tại Palo Alto, California vào tháng 1 năm 2002. Người sáng lập SAP và khi đó là Giám đốc điều hành Hasso Plattner, đã gặp Reuven Agassi, Giám đốc điều hành của TopManage, để tìm hiểu cơ hội mua lại TopManage để làm giải pháp của SAP chào bán cho thị trường SMB. Gadi Shamia, lúc đó là Phó giám đốc kinh doanh và Giám đốc sản phẩm tại TopManage đã bắt đầu bản demo. Plattner muốn hiểu logic của sản phẩm nên đã chủ yếu tập trung vào đặt các câu hỏi tại sao hơn là đặt câu hỏi như thế nào. Ví dụ, Hasso hỏi, “Tôi có thể thanh toán cho cùng một hóa đơn bằng tiền mặt, séc và tín dụng không?” Gadi đã trả lời nhiều câu hỏi dạng này bằng “Không”. Vì sợ rằng Hasso sẽ đánh giá chúng tôi là quá đơn giản, nhưng thực tế thì ngược lại: Hasso tôn trọng thực tế là chúng tôi đã chọn sự đơn giản hơn là cố gắng đưa mọi trường hợp vào thiết kế của mình.

Giao diện SAP Business One ban đầu (2003)

Hasso đã bị ấn tượng bởi sản phẩm và ý tưởng này và đề nghị tổ chức một buổi trình bày tại SAP Labs để thể hiện sự tinh gọn và đơn giản của hệ thống. Cảm giác mà Agassi và Shamia có khi rời cuộc họp là giờ đây ngay cả “Bố già” của ERP cũng yêu thích sản phẩm của họ.

Khi cuộc họp kết thúc, Hasso nói “Tôi tự hỏi sản phẩm của bạn sẽ trông như thế nào với giao diện SAP.” Nhóm nghiên cứu không nghĩ đó là một mong muốn trên lý thuyết mà là một thách thức. Chúng tôi cần tài liệu về phong cách giao diện SAP, nhưng chúng tôi không phải là người của SAP, và hồi đó bạn không thể Google nó. Sau những nỗ lực, nhóm phát triển đã tìm ra các nguyên tắc về giao diện người dùng (UI) của SAP và dành hai tuần làm việc để thay đổi hoàn toàn giao diện người dùng của TopManage thành SAP’s, bao gồm menu, nút, màu sắc, v.v.

Trong cuộc họp tiếp theo hai tuần sau tại trụ sở của SAP ở Walldorf, Đức, Plattner đã dẫn theo Leo Apotheker, lúc đó là chủ tịch của SAP Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi (EMEA). Plattner rất ấn tượng khi phát triển TopManage đã thành công trong việc thay đổi hoàn toàn giao diện người dùng trong thời gian ngắn như vậy, thể hiện tính linh hoạt của sự phát triển và sản phẩm.

Ngay sau cuộc họp này, Apotheker đã được đề cử để điều hành của dự án này. Ông yêu cầu có một cuộc họp tại Israel để tiến hành thẩm định và thăm văn phòng của TopManage, gặp gỡ các nhân viên của công ty và sau đó thăm một số khách hàng. Hans Jürgen Uhink, người đứng đầu SMB toàn cầu tại SAP vào thời điểm đó, đã tham gia cùng.

Apotheker hẳn đã rất ấn tượng về những gì anh ấy trải qua trong chuyến thăm đó. Giám đốc điều hành của một khách hàng của chúng tôi – một công ty có 200 nhân viên – đã trình diễn khả năng ông có thể tiếp cận và tìm thấy tất cả các thông tin chi tiết của công ty. Apotheker rất ấn tượng bởi Giám đốc điều hành của công ty khách hàng biết cách sử dụng, điều hướng và đi sâu vào tất cả thông tin bằng cách sử dụng các mũi tên vàng và nhận thông tin trực tiếp nhanh hơn so với cách hệ thống SAP hiện tại đang làm.

Quyết định mua lại

Trên đường trở về Đức, Apotheker và Uhink đồng ý sẽ đề xuất với Hội đồng quản trị SAP để mua lại TopManage tại cuộc họp Hội đồng quản trị dự kiến tiếp theo vào tháng 2 năm 2002. Sau đó họ làm việc cùng với Boston Consulting để chuẩn bị tất cả thông tin chi tiết về TopManage phục vụ quá trình mua lại. Tên đầu tiên được Boston Consulting đặt cho sản phẩm sau khi mua lại là “Vantage One” và “SAP Vantage Plus” cho các phân khúc khách hàng SMB đơn giản và các SMB phức tạp hơn. Nhưng Hasso bác bỏ cách đặt tên này vì nó trùng tên chiếc xe mà ông sở hữu và đã bị hỏng. Cuối cùng tên mã được đặt cho sản phẩm trong dự án mua lại là “Summit” và tên mã cho việc mua lại TopManage là “Rocky Mountain”.

Sau quyết định của hội đồng quản trị và cuộc đàm phán cuối cùng, bộ phận truyền thông và tiếp thị của SAP bắt đầu chuẩn bị công bố thương vụ mua lại tại hội chợ công nghệ CeBIT được tổ chức hàng năm ở Hannover, Đức. Chỉ có 2 tuần để chuẩn bị, trong khi chưa có tên chính thức và thương hiệu. Điều này được thể hiện qua việc các thông cáo báo chí của SAP đều công bố chung chung là chương trình “Giải pháp kinh doanh thông minh” cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Được công bố ngày 13 tháng 3 năm 2002 ngay trước CeBIT, các nhân viên pháp lý của SAP không có kết luận cuối cùng về việc cái tên “SAP Business One” đã được một công ty khác tuyên bố hay chưa. Do đó, sản phẩm được công bố là “Giải pháp kinh doanh thông minh”. Tất cả các bản trình bày và tài liệu đã được thay đổi để phản ánh “Giải pháp kinh doanh thông minh” và tất cả các màn hình trong sản phẩm cũng phải sửa đổi cho phù hợp.

Tại buổi họp báo của đồng Giám đốc điều hành của SAP, Henning Kagermann, Gadi Shamia – Phó giám đốc kinh doanh, Giám đốc sản phẩm của TopManage chỉ có năm phút để demo sản phẩm. Dù đã demo sản phẩm hàng nghìn lần, nhưng Shamia chưa bao giờ làm như vậy trong vòng chưa đầy 5 phút. Vấn đề được giải quyết bằng cách tạo các đoạn demo ngắn tập trung vào các tính năng cho thấy sản phẩm vừa đơn giản vừa mạnh mẽ.

Đối với SAP, thông báo này là một bước ngoặt trong việc thay đổi nhận thức của thị trường rằng các sản phẩm của SAP chỉ đáp ứng các yêu cầu của các doanh nghiệp lớn trên toàn cầu. Việc mua lại đã giúp SAP tiếp cận thị trường tiềm năng khổng lồ là các SMB.

Đối với nhân viên của TopManage, đây là một thay đổi lớn. Họ chuyển từ làm nhân viên của một công ty nhỏ sang trở thành một phần của một công ty toàn cầu, điều này mang lại những tiêu chuẩn mới về phát triển sản phẩm, hướng dẫn, quy trình, nhu cầu văn hóa, bao gồm cả nhu cầu ngày càng tăng của việc giao tiếp với đồng nghiệp ở những nơi khác trên thế giới để hiểu rõ hơn các yêu cầu về pháp lý của từng quốc gia khi đưa sản phẩm vào. Các khía cạnh của những thay đổi đó sẽ là trọng tâm của chương tiếp theo.