Quy định căn lề văn bản hành chính trong Word mới nhất 2023

Đối với các văn bản hành chính thì việc căn lề được quy định cụ thể. Trong bài viết dưới đây Luật Minh Khuê sẽ gửi đến quý bạn đọc quy định căn lề văn bản hành chính trong word mới nhất:

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản pháp luật sẽ do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định; có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính.

Văn bản hành chính là văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều vai trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này để một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác. Văn bản hành chính cũng có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức. 

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước và hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.  Văn bản hành chính là một loại văn bản thuộc hệ thống các loại văn bản do Nhà nước Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành. 

2. Quy định cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính

Căn cứ quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư thì có quy định cụ thể về căn lề chuẩn trong văn bản hành chính. Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo chiều dài của khổ A$. Trong trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. Đồng thời văn bản sẽ được định dạng trang văn bản theo quy chuẩn. Việc căn lề là thao tác định dạng văn bản nhằm điều chỉnh các lề của trang văn bản. Lề trang chính là khoảng trống nằm giữa văn bản và miền của một trang giấy lúc in ra. Có 4 vị trí lề trang bao gồm: lề trái, lề phải, lề trên và lề dưới. Cụ thể:

– Lề trên (Top) là khoản cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy thì định lề sẽ: cách mép trên từ 20 mm – 25 mm (2cm – 2,5cm);

– Lề dưới (Bottom) là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy được định lề: Cách mép dưới từ 20 mm – 25 mm (2cm – 2,5cm);

– Lề trái (Left) là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái sẽ được quy định: Cách mép trái từ 30 mm – 35 mm (3cm – 3,5cm);

– Lề phải (Right) là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải sẽ được quy : Cách mép phải từ 15 mm – 20 mm (1,5cm – 2cm).

Thực tế, nhiều người khi soạn thảo văn bản hành chính thì hay có thói quen căn chỉnh lề giấy một cách tùy tiện và việc này là vi phạm với tiêu chuẩn chung khi trình bày một văn bản hành chính theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, khi quy khách có nhu cầu soạn thảo văn bản hành chính thì phải chấp hành quy định của Nghị định 30. Ngoài ra, khi soạn thảo văn bản hành chính thì người soạn thảo có thể sử dụng khổ giấy A4 hoặc khổ giấy A5 tùy vào từng loại văn bản khác nhau. Đối với phông chữ trong văn bản hành chính thì được quy định soạn thảo văn bản theo phông chữ: Times New Roman và có màu đen cỡ chữ trung bình là 13. Và về thể thứuc trình bày của văn bản hành chính nhất là những quy định về việc căn lề là rất quan trọng sẽ giúp cho các văn bản hành chính đồng bộ với nhau về mặt hình thức và vừa tạo sự chuyên nghiệp cho văn bản. 

3. Hướng dẫn cách căn lề trong văn bản hành chính đối với word mới nhất

Để thực hiện căn chỉnh lề đúng theo quy định khi quý khách soạn thảo văn bản hành chính đối với Word mới nhất thì cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn chọn vào mục Layout trên thanh công cụ. sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins.

Bước 2: Hiện thị giao diện mới thì quý khách nahans tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiện thị để điều chỉnh lề trong văn bản hành chính.

Bước 3: Sau khi hộp thoại Page Setup xuất hiện thì cần nhập số liệu theo quy chuẩn tại Nghị định 30. 

Bước 4: Sau khi tùy chỉnh các thông số ở các vị trí lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải thì quý khách chỉ cần nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu word. 

4. Quy định chung về định dạng văn bản hành chính chung 

Trong văn bản hành chính ngoài quy định về việc căn lề còn có quy định về việc giãn dòng. Giãn dòng là thao tác nhằm điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn. Theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về nội dung văn bản hành chính tuân thủ theo quy định về giãn dòng, cụ thể khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt và khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. Ngoài ra người soạn thảo văn bản cần lưu ý những yêu cầu về kiểu chữ, phông chứ, cỡ chữ khi soạn thảo văn bản hành chính.

Có thể thấy rằng việc soạn thảo văn bản hành chính là công việc quen thuộc của các cán bộ, công chức và viên chức. Vì vậy, việc soạn thảo văn bản hành chính theo đúng quy định của pháp luật là vô cùng quan trọng và cần thiết. 

Trên đây là những thông tin về quy định việc căn lề trong văn bản hành chính mới nhất. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào thì vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 24/7 qua số hotline: 1900.6162 để được đội ngũ luất ư và chuyên viên tư vấn hỗ trợ, giải đáp thắc mắc.