Quản trị sự thay đổi trong tổ chức: định nghĩa, phân loại, mô hình và quy trình triển khai

Sau đại dịch covid-19, thế giới lại liên tiếp đối mặt với những biến động mới khó đoán hơn từ nhiều mặt kinh tế, chính trị. Là những người điều hành doanh nghiệp trong bối cảnh đầy biến số như hiện tại, kỹ năng quản trị sự thay đổi là yếu tố then chốt, quyết định khả năng sinh tồn của cả doanh nghiệp. Vậy kỹ năng này cụ thể ra sao? Hãy bắt đầu từ việc hiểu đúng các yếu tố then chốt về quản lý thay đổi trong tổ chức qua bài viết dưới đây nhé!

Có một điều không bao giờ thay đổi đó là sự thay đổi

Không phải là đến khi covid-19 xuất hiện, các doanh nghiệp mới bắt đầu đối mặt với những biến đổi mà việc thay đổi liên tục đã và đang luôn xảy ra. Chỉ là cách vận hành của sự biến đổi ngày càng trở nên phức tạp và khó lường hơn. Sau chiến tranh thế giới, khủng hoảng kinh tế toàn cầu cho đến covid và những vấn đề chính trị giữa các nước Tây Âu ngày càng gay gắt, dường như, sự thay đổi và biến động là chưa bao giờ dừng lại. 

Để nhìn nhận tổng quan về ‘tính thay đổi trong kinh doanh’ thì VUCA là một trong những mô hình được ứng dụng phổ biến nhất. Mô hình này đại diện cho 4 yếu tố: Volatility- dễ biến động, Uncertainty- bất định, Complexity- phức tạp và Ambiguity- mơ hồ.  

Trạng thái VUCA là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải chấp nhận ở cuộc chơi nền kinh tế thị trường. Ở từng thời điểm hay mỗi doanh nghiệp khác nhau thì những đặc tính của mô hình này sẽ biến chuyển và người quản lý buộc phải có khả năng giải quyết bài toán riêng trong tổ chức của mình. Tuy nhiên, người quản lý vẫn có thể xây dựng nền tảng và trau dồi cho mình nhóm kỹ năng chính để biến tấu cho các trường hợp khác nhau.

→ 3 nhóm kỹ năng lãnh đạo, quản lý cần thiết trong kỷ nguyên biến động

Vấn đề là, hậu covid khiến các nấc thang trong bài toán VUCA bị đẩy lên cao. Lời giải chung cho từng doanh nghiệp là không có nhưng vẫn có những công thức giúp doanh nghiệp tìm ra hướng đi trong bối cảnh biến động này. Những công thức này được tích hợp dưới khái niệm mang tên Quản trị thay đổi (Change management).

Hiểu đúng về quản trị sự thay đổi trong tổ chức

1. Quản trị thay đổi là gì?

Quản trị thay đổi ( Change Management- CM) là thuật ngữ chỉ cách thức ứng biến với những thay đổi thụ động hoặc chủ động/ từ bên ngoài hoặc bên trong một cách có hệ thống. Bởi lẽ mọi thay đổi, dù nhỏ hay lớn đều dẫn đến những hệ lụy khác nhau trong tổ chức như tâm lý nhân viên, quy trình làm việc… Nếu có khả năng lường trước những ảnh hưởng phát sinh nhà quản lý sẽ có thể tối thiểu hóa các biến số hay lực cản trong quá trình thích ứng.

2. Phân loại 3 dạng thay đổi cơ bản trong tổ chức   

Như đã đề cập về mô hình VUCA, doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với một thị trường vừa mơ hồ, đầy biến động, thiếu chắc chắn và phức tạp để dự đoán. Và đề đối mặt với ‘viễn cảnh vô định’ trước mắt, có 3 dạng thay đổi chính mà nhà quản lý có thể cân nhắc, tiếp cận:

• Thay đổi phát triển (developmental change) hay thay đổi thích ứng: bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình vận hành cũng cần cải thiện, đổi mới từ quy trình, cấu trúc vận hành… để thích nghi với thời đại nếu không muốn tụt hậu và bị loại khỏi cuộc chơi. Ở dạng này, các thay đổi thường diễn ra ở quy mô nhỏ như tinh chỉnh trong cách thức vận hành, bổ sung vị trí nhân, mở rộng phạm vi công việc…
• Thay đổi chuyển tiếp (transitional change): là một phân loại thay đổi ở phạm vi lớn hơn nhằm chuyển tiếp doanh nghiệp sang trạng thái mới như sáp nhập, mua lại hay tự động hóa một bộ phận/quy trình.
• Thay đổi chuyển đổi (transformational change): đây thường là các đại thay đổi  với sự điều chỉnh ở phạm vi và quy mô lớn. Kết quả của những thay đổi này sẽ tạo ra sự khác biệt lớn so với 2 dạng thay đổi trước đó. Ví dụ như doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các phân mảng mới, lân cận hoặc tách biệt hoàn toàn với thị trường ban đầu.

Mỗi dạng thay đổi đều có sự tác động từ yếu tố bên ngoài và bên trong – từ những bất định của thị trường cho tới các trở ngại nội bộ. Nếu trước mắt đều là biến số, vậy làm thế nào để quản trị thay đổi và tăng tính chủ động cho nhà quản lý? 

3 mô hình hình quản trị thay đổi trong doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Có khá nhiều học thuyết giúp doanh nghiệp quản trị thay đổi trong doanh nghiệp, tổ chức. Trong đó, ADKAR model, Kotler’s model và McKinsey’s 7S model là 3 mô hình thường được đưa vào giảng dạy, tư vấn chính khi doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho các ‘đại thay đổi’: 

1. ADKAR model: 

ADKAR là mô hình ‘đơn giản hóa’ quá trình thay đổi theo 5 bước từ nhận thức vấn đề, quyết tâm thay đổi, phát triển kiến thức, năng lực chuyên môn đến giải quyết các thay đổi. Vì tính tinh gọn mà mô hình này được áp dụng rộng rãi hơn cả.

→ Chi tiết mô hình quản trị thay đổi ADKAR model

2. Kotter’s model: 

Kotter’s model là mô hình quản trị thay đổi được phát triển bởi giáo sư John Kotter – giáo sư đại học Harvard. Mô hình này nhìn nhận quá trình chuẩn bị và triển khai cải cách diễn ra theo 8 bước: 

• Tăng tính cấp bách về nhu cầu cải cách;
• Phát triển đội nhóm, liên minh đối tác để triển khai thay đổi;
• Xây dựng tầm nhìn và chiến lược;
• Truyền đạt tầm nhìn;
• Loại bỏ các chướng ngại và rào cản;
• Tạo ra các thành công bước đầu;
• Tiếp tục mở rộng, củng cố các hiệu chỉnh dựa trên phân tích thành quả trước đó;
• Áp các thay đổi tích cực vào doanh nghiệp

→ Chi tiết mô hình Kotter change model

3. McKinsey’s 7S model

Dưới góc nhìn của mô hình này thì các vấn đề của quản trị thay đổi trong doanh nghiệp được chia ra ở 2 góc độ kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Từ đó, phân hóa, tổng hợp lại thành 7 yếu tố như mô hình dưới đây!

→ Chi tiết mô hình 7S từ McKinsey 

Quy trình quản lý sự thay đổi

Cho dù lựa chọn mô hình nào để áp dụng vào doanh nghiệp, quy trình triển khai cải cách cũng sẽ trải qua 4 bước plan-do-check-act (hay còn gọi là chu trình PCDA)

1. Plan – Lập kế hoạch: xác định, phân tích vấn đề, đặt mục tiêu, xây dựng kế hoạch tổng thể; đây cũng là lúc chọn lựa mô hình quản trị thay đổi phù hợp.
2. Do – Triển khai: thực hiện và thử nghiệm kế hoạch.
3. Check – Kiểm tra: đánh giá và đúc kết kinh nghiệm sau quá trình thực thi.
4. Act – Tối ưu: dựa trên những đúc kết để điều chỉnh, tối ưu các hoạt động đang triển khai.

Quản trị thay đổi là quy trình luôn đòi hỏi khả năng thay đổi để ứng biến linh hoạt hơn trước những tình huống ngoài dự đoán. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào kế hoạch cải tổ bộ máy doanh nghiệp, người quản lý cần bắt đầu từ việc cân nhắc lựa chọn mô hình phù hợp và lấy đó làm bàn đạp cho các thay đổi sau này! 

Để đi tìm lời giải cho các định hướng thay đổi, đồng thời trang bị đầy đủ năng lực thiết yếu trong việc triển khai và tạo ra những chuyển biến tích cực trong thời đại mới, cùng SOM tham khảo thêm về các chủ điểm dưới đây nhé!

Các mô hình quản trị liên quan: