Quản lý là gì? Khái niệm, vai trò và chức năng của nhà quản lý?

Quản lý là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của một tổ chức hay bộ máy. Chức năng quản lý được thực hiện thông qua những công cụ quản lý với những nội dung quản lý nhất định mang tính chuyên môn cao. Bài viết này sẽ tìm hiểu về khái niệm, vai trò và chức năng của quản lý.

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực.

Nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh).

Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Việc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp lớn thường được chia làm 3 bậc lớn:

Quản lý cao cấp

– Yêu cầu một nguồn kiến thức rộng rãi về các vai trò và kỹ năng quản lý.

– Có nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường.

– Các quyết định của các nhà quản lý cao cấp thường mang tính dài hạn.

– Quyết định của các nhà quản lý cao cấp phải dựa trên các quá trình phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu liên quan tới nhận thức, hành vi, mức độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên.

– Có trách nhiệm với các quyết định mang tính chiến lược.

– Có khả năng vạch ra các kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.

– Về mặt bản chất, nhà quản lý cao cấp chính là người điều hành cả doanh nghiệp.

Quản lý trung cấp

– Nhà quản lý trung cấp cần có một nguồn kiến thức chuyên ngành về một số nhiệm vụ quản lý.

– Có trách nhiệm về việc thực hiện các quyết định của quản lý cấp cao.

Quản lý hạ cấp

– Cấp quản lý này có nhiệm vụ đảm bảo các kế hoạch và quyết định của hai cấp quản lý cao hơn được thực hiện.

– Các quyết định của quản lý cấp này chỉ mang tính thời vụ (ngắn kỳ).

Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Với chức trách của mình, người quản lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản lí đều phải thực hiện:

– Vai trò giao tiếp, quan hệ:

+ Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.

+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung.

– Vai trò thông tin:

+ Thu thập thông tin từ cấp dưới.

+ Phổ biến thông tin từ cấp trên.

+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài.

– Vai trò quyết định:

+ Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý.

+ Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên giao cho, một nhà quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung:

Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty. Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể. Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên.

Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể: 

Đạo đức tốt và tinh thần tập thể là hai thành phần chủ yếu của một nhóm. Bản chất của tinh thần tập thể có thể là sự nhiệt tình hứng khởi, những kết quả làm hài lòng, sự vui thích. Nó có thể bắt nguồn từ sự quan tâm dù nhỏ của nhà quản lý như một bó hoa trên bàn, một bức vẽ hài hước trên bảng thông báo, một chiếc bánh gatô. Tóm lại, những hành động như thế phải được tiến hành đủ để cho nhân viên thấy được nhà quản lý có quan tâm đến họ. Từ đó, nhân viên sẽ hết lòng hết sức vì công việc chung.

Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự: 

Để hoàn thành một công việc theo cách có lợi nhất, con người luôn cần có sự an toàn. Nhà quản lý sẽ không bao giờ thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào vòng nguy hiểm, các cộng sự chính là đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm sự trợ giúp và lòng trung thành ở họ vì thế nhất thiết phải tạo cho họ niềm tin và sự an toàn.

Truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm: 

Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian để cải thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn. Chính qua hành động này, nhà quản lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một nhân vật có đủ khả năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích các cộng sự hơn.

Chức năng của nhà quản lý bao gồm:

Hoạch định

Hoạch định là việc xác lập mục tiêu và phương thức đạt tới mục tiêu. Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến mà còn để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức.

Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý. Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều. Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.

Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý. Với một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.

Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng.

Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên.

Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên.

Lãnh đạo

Lãnh đạo là việc nhà quản lý tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đề ra.

Kiểm tra

Kiểm tra là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra.

Các yêu cầu căn bản đối với một nhà quản lí bao gồm:

– Khả năng quản lí.

– Khả năng lãnh đạo.

– Khả năng giao tiếp.

– Khả năng truyền thông, truyền đạt lời nói/thuyết trình.

– Khả năng thích nghi/ứng phó với môi trường.

– Nắm vững kiến thức chuyên môn nghề nghiệp mình quản lý.

– Khả năng tư duy.

Các chức năng của nhà quản lý không thay đổi nhiều xuyên suốt qua thời gian.

Kỹ năng

Nhà quản lý nói chung cần phải có các kỹ năng sau:

– Kỹ năng kỹ thuật, chuyên môn: khả năng thực hiện một công việc cụ thể

– Kỹ năng tư duy, nhận thức: khả năng nắm bắt, nhận thức thông tin, cơ hội, nguy cơ

– Kỹ năng nhân sự: khả năng giao tiếp, lãnh đạo, động viên…

Tùy vào nhà quản lý đang ở vị trí nào mà yêu cầu đối với các kỹ năng đó có thể khác nhau.

Phẩm chất

– Có khả năng giao tiếp tốt với mọi người.

– Có khả năng ra quyết định một cách nhanh chóng.

– Có tính logic, phân tích và lập luận một cách chặt chẽ.

– Có khả năng động viên và lãnh đạo mọi người.

– Có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng và không rời khỏi khi công việc chưa hoàn thành.

– Có khả năng thuyết phục mọi người làm việc.

– Có khả năng ra những mệnh lệnh.

– Có một khả năng về chuyên môn nhất định.