Quản lý là gì? Định nghĩa và Chức năng của quản lý

Nơi làm việc phụ thuộc vào năng lực của những người ở vị trí quản lý. Ngoài việc chỉ đạo nhân viên, các nhà quản lý phải giao tiếp với các chuyên gia cao cấp hơn trong công ty của họ để đảm bảo nhóm đạt được các mục tiêu và thúc đẩy sứ mệnh của công ty . Mặc dù nhiệm vụ của các nhà quản lý khác nhau tùy theo ngành và nơi làm việc của họ, nhưng hầu hết đều hoàn thành các trách nhiệm cơ bản giống nhau. Trong bài viết này, GOODVN thảo luận về quản lý là gì, các hoạt động của quản lý và cách bạn có thể trở thành một nhà quản lý giỏi.

Mục Lục

Định nghĩa về Quản lý

Nhiều nhà tư tưởng quản lý đã định nghĩa quản lý theo những cách riêng của họ. Ví dụ, Van Fleet và Peterson định nghĩa quản lý: “là một tập hợp các hoạt động hướng đến việc sử dụng hiệu quả và hiệu quả các nguồn lực để theo đuổi một hoặc nhiều mục tiêu”.

Megginson, Mosley và Pietri định nghĩa quản lý là : “làm việc với các nguồn nhân lực, tài chính và vật chất để đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát”.

Định nghĩa của Kreitner về quản lý:

“Quản lý là một quá trình giải quyết vấn đề nhằm đạt được hiệu quả các mục tiêu của tổ chức thông qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực khan hiếm trong một môi trường thay đổi”.

Theo FW Taylor: “Quản lý là một nghệ thuật biết phải làm gì khi cần làm và thấy rằng nó được thực hiện theo cách tốt nhất và rẻ nhất “.

Theo Harold Koontz: “Quản lý là một nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua và với những người trong các nhóm được tổ chức chính thức. Đó là một nghệ thuật tạo ra một môi trường trong đó mọi người có thể thực hiện và các cá nhân và có thể hợp tác để đạt được các mục tiêu của nhóm”.

Người quản lý là gì?

Người quản lý là một vai trò đại diện trong hệ thống cấp bậc của một tổ chức, bắt đầu từ Giám đốc điều hành và kéo dài xuống phó chủ tịch, giám đốc và cuối cùng là các giám đốc bộ phận. Người quản lý là đường dây liên lạc giữa một nhóm điều hành và các nhân viên làm việc dưới quyền của họ, những người làm việc cùng nhau để thực hiện các dự án và hoàn thành các mục tiêu của họ.

Cấu trúc phân cấp của một công ty có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phong cách quản lý của một tổ chức, nhưng việc thực hiện từng vai trò này trong hệ thống phân cấp có thể xác định xem một công ty có thể thực hiện các nhiệm vụ cần thiết và thu được lợi nhuận nhất quán hay không.

Người quản lý làm gì?

Dưới đây là danh sách những gì người quản lý thay mặt tổ chức làm:

Hoạt động như người trung gian giữa quản lý cấp trên và nhân viên của họ

Người quản lý có trách nhiệm truyền đạt các mục tiêu của nhóm điều hành và thông báo trách nhiệm của từng nhân viên trong bộ phận của họ. Các nhà quản lý tham gia vào các cuộc họp với nhóm điều hành và đặt câu hỏi liên quan đến sự rõ ràng về các mục tiêu của tổ chức. Chúng cũng giúp suy nghĩ về các mục tiêu trong tương lai có lợi cho khách hàng và nhân viên của tổ chức. Một nhà quản lý phải chú ý và chủ động để có thể thành công trong vai trò này và giúp các nhân viên dưới quyền họ thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức.

Hoạt động như người trung gian giữa khách hàng và tổ chức

Các nhà quản lý cũng phục vụ những khách hàng nhận được công việc do tổ chức trình bày, bao gồm cả các thành viên trong bộ phận của họ. Khách hàng đưa ra phản hồi về chất lượng sản phẩm họ nhận được có đạt tiêu chuẩn của họ hay không. Các nhà quản lý cũng làm việc với nhân viên của họ để thực hiện các điều chỉnh dựa trên phản hồi của khách hàng, vì vậy họ liên tục làm việc với nhiều kênh để hoàn thành các dự án phức tạp đúng hạn.

Dạy cho nhân viên các kỹ năng để giúp họ hoàn thành dự án

Một nhà quản lý chịu trách nhiệm trước nhóm điều hành để đảm bảo nhân viên của họ đạt được các mục tiêu của họ. Các nhà quản lý giúp đỡ nhân viên khi họ đang làm những công việc cụ thể và họ có thể là động lực và là hệ thống hỗ trợ cho nhân viên trong thời gian gặp nghịch cảnh. Các nhà quản lý dành phần lớn thời gian để đào tạo nhân viên mới để giúp họ quen với vị trí mới của tổ chức.

Thuê nhân viên

Người quản lý bộ phận được coi là người quản lý tuyển dụng phỏng vấn các ứng viên để xem họ có phù hợp với công việc hay không. Người quản lý chuẩn bị các câu hỏi và xem xét các câu trả lời mà người được phỏng vấn đưa ra để xem câu trả lời của họ có đáp ứng các tiêu chí của họ hay không. Các câu hỏi phỏng vấn mà người quản lý có thể hỏi nhân viên tương lai bao gồm:

Cho tôi biết về bản thân của bạn.

Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian mà bạn đã vượt qua một trở ngại.

Bạn sở hữu những phẩm chất nào khiến bạn phù hợp với vị trí này?

Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?

Thành tựu lớn nhất của bạn là gì?

Bạn có hối tiếc điều gì không?

Tiến hành đánh giá hiệu suất

Người quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Điều này thường xảy ra hàng năm, nhưng điều này cũng có thể xảy ra hàng quý hoặc sáu tháng một lần. Người quản lý có thể đề xuất cách để nhân viên cải thiện và đạt được những mục tiêu lớn hơn do tổ chức đề ra hoặc họ có thể nghe phản hồi từ nhân viên về quỹ đạo của con đường sự nghiệp và nơi họ nhìn thấy mình trong tương lai. Đây là cơ hội tuyệt vời để gắn kết với từng nhân viên và khiến họ cảm thấy mình là một phần quý giá trong thành công của tổ chức.

Theo dõi kết quả và quản lý ngân sách của bộ phận

Trước khi người quản lý có thể quản lý đánh giá hiệu suất, họ phải đưa ra và theo dõi các chỉ số để giám sát hiệu suất của từng nhân viên. Những đóng góp của nhân viên nói chung có thể gắn liền với sự thành công của tổ chức, nhưng một số vị trí như bán hàng có thể dễ dàng hơn trong việc định lượng sản lượng của từng cá nhân. Ngoài ra, họ phải suy nghĩ về ngân sách của tổ chức, vì người quản lý cần phải kiểm soát cách chi tiêu tiền và xác định xem các khoản đầu tư có liên quan đến sức sống và sự mở rộng của tổ chức hay không.

Đưa ra quyết định cho các vấn đề của bộ phận

Người quản lý có thể gặp phải tình huống họ phải can thiệp vào một cuộc tranh chấp giữa hai hoặc nhiều nhân viên trong bộ phận của họ. Người quản lý có quyền lựa chọn để xử lý nó trong nội bộ với các thành viên của bộ phận hoặc nhờ nhân lực hỗ trợ trong những trường hợp này. Người quản lý thường làm việc với bộ phận nhân sự để giải quyết tranh chấp và đảm bảo giải quyết nhanh chóng.

Kỹ năng cho người quản lý

Các nhà quản lý cần phải có một bộ kỹ năng năng động để phát triển tốt trong vai trò của họ. Một số kỹ năng này bao gồm:

Kỹ năng quản lý

Một người quản lý phải hoàn thành nhiệm vụ và con người, vì vậy nó có thể là một sự cân bằng mong manh để làm việc cùng, nhưng một người quản lý biết khi nào thì nên hỗ trợ và khi nào thì buộc nhân viên phải chịu trách nhiệm. Kỹ năng tổ chức hoàn hảo của họ cho họ thời gian để phân chia nhỏ và tập trung vào hạnh phúc của các thành viên trong nhóm của họ. Họ cũng có thể tạo các kế hoạch dự án và giao các trách nhiệm quan trọng cho những nhân viên đáng tin cậy có thể đáp ứng thời hạn của họ về các nhiệm vụ cụ thể.

Kỹ năng giao tiếp

Cách một nhà quản lý giao tiếp với nhân viên của họ có thể xác định mối quan hệ mà họ có với một nhân viên hoặc một thành viên của nhóm điều hành. Người quản lý phải thường xuyên nhận thức được môi trường xung quanh họ và điều chỉnh phong cách giao tiếp của họ cho phù hợp với hoàn cảnh mà họ đang gặp phải. Ví dụ: người quản lý có thể đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng đối với nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất nhằm mang lại hiệu suất tốt hơn trong tương lai hoặc họ có thể lắng nghe nhóm điều hành và ghi chép hiệu quả về cách thực hiện kế hoạch chiến lược của công ty.

Kỹ năng phục vụ khách hàng

Một nhà quản lý cần sẵn sàng bày tỏ sự đồng cảm khi làm việc với khách hàng. Kết quả của một nhà quản lý đồng cảm là khách hàng có thể có mối quan hệ lâu dài với bạn và các nhân viên làm việc bên cạnh bạn có thể ghi nhận hành vi của bạn và lưu ý khi họ tương tác với khách hàng.

Kỹ năng lãnh đạo

Người quản lý phải hướng dẫn nhân viên đạt được các mục tiêu đã định. Cách một nhà quản lý lãnh đạo và hành động trong những hoàn cảnh khác nhau có ảnh hưởng domino đối với phần còn lại của bộ phận. Trở thành một nhà lãnh đạo chất lượng sẽ đòi hỏi phải chấp nhận rủi ro, quản lý thời gian và khả năng xây dựng một môi trường đồng đội trao quyền cho nhân viên thể hiện hiệu suất tốt nhất của họ.

Mục tiêu của Quản lý

Duy trì kỷ luật và đạo đức
Sử dụng tài nguyên tối ưu
Đảm bảo quy trình công việc thường xuyên
Huy động nhân tài tốt nhất
Giảm thiểu yếu tố rủi ro
Cải thiện hiệu suất
Thúc đẩy nghiên cứu và phát triển

Các nguyên tắc quản lý

Phân công công việc.
Cân bằng Quyền hạn và Trách nhiệm.
Kỷ luật.
Sự thống nhất của Bộ chỉ huy.
Thống nhất về phương hướng.
Phụ thuộc lợi ích cá nhân vào lợi ích chung.
Thù lao.
Sự tập trung hóa.
Chuỗi vô hướng.
Gọi món.
Công bằng.
Tính ổn định của nhiệm kỳ của nhân sự.
Sáng kiến.
Tinh thần đồng đội.

Đặc điểm của quản lý

Quản lý con người
Quản lý công việc
Quản lý đa chiều
Quản lý là phổ biến tất cả
Quản lý hoạt động
Quản lý là một quá trình liên tục
Quản lý là một chức năng động
Quản lý là một hoạt động nhóm
Quản lý là một lực lượng vô hình
Quản lý là một quá trình hướng tới mục tiêu

Các cấp độ quản lý

Quản lý cấp cao nhất
Quản lý cấp trung
Mức độ thấp hơn

Chức năng của Quản lý cấp cao nhất

Ủy quyền và trao quyền cho các nguồn lực
Thay đổi cách quản lý
Khả năng lãnh đạo

Chức năng của Quản lý cấp trung

Quản lý hiệu suất
Xây dựng đội ngũ
Phát triển tài năng

Chức năng của quản lý cấp thấp

Chỉ đạo
Kiểm soát

Chức năng quản lý

Lập kế hoạch

: Đây là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý, tức là quyết định trước những gì sẽ được thực hiện trong tương lai. Nó bao gồm xây dựng chính sách, thiết lập mục tiêu, lập lịch hành động, v.v.
Tổ chức : Khi các kế hoạch được hình thành, bước tiếp theo là tổ chức các hoạt động và nguồn lực, như xác định các nhiệm vụ, phân loại chúng, giao nhiệm vụ cho cấp dưới và phân bổ các nguồn lực.
Nhân sự : Nó liên quan đến việc thuê nhân sự để thực hiện các hoạt động khác nhau của tổ chức. Đó là để đảm bảo rằng đúng người được bổ nhiệm vào đúng công việc.
Chỉ đạo : Người quản lý có nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát, lãnh đạo và động viên cấp dưới, đảm bảo họ làm việc đúng hướng, đúng mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát : Chức năng kiểm soát của ban lãnh đạo bao gồm một số bước phải được thực hiện để đảm bảo rằng kết quả hoạt động của nhân viên theo đúng kế hoạch. Nó liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất và so sánh chúng với hiệu suất thực tế. Trong trường hợp có bất kỳ sự thay đổi nào, các bước cần thiết phải được thực hiện để sửa chữa nó.

Phong cách quản lý

Các nhà phân tích nghiên cứu về quản lý đã xác định được một số phong cách lãnh đạo hiệu quả. Không có một phong cách quản lý nào tốt nhất và một số người sẽ cảm thấy cá nhân mình phù hợp hơn với kiểu này hay kiểu khác. Bạn cũng có thể chọn các yếu tố của các phong cách quản lý khác nhau để tạo ra kiểu mẫu tốt nhất cho bạn và công ty của bạn.

Phong cách quản lý thuyết phục

Một nhà lãnh đạo hấp dẫn dành nhiều thời gian cho các thành viên trong nhóm của họ. Tương tác với nhân viên cho phép người quản lý thuyết phục dẫn đầu bằng cách làm gương và thu hút sự đồng tình và tuân thủ của nhóm bằng cách thuyết phục thay vì hướng dẫn hoặc yêu cầu. Các nhà quản lý có tầm ảnh hưởng nhận thức được công việc mà các thành viên trong nhóm của họ đang làm hàng ngày và có liên quan đến cuộc sống công việc của họ.

Phong cách quản lý dân chủ

Một nhà quản lý dân chủ mời nhóm tham gia trực tiếp vào việc ra quyết định. Các đường dây liên lạc cởi mở giữa các nhà quản lý dân chủ và nhân viên cho phép những kiểu quản lý này hiểu được các kỹ năng và lợi thế mà mỗi nhân viên mang lại. Sự tham gia cởi mở và trao đổi ý kiến giữa các cấp độ nhân viên khác nhau cho phép mọi người đóng góp vào kết quả của một quyết định hoặc một dự án.

Phong cách quản lý này thành công hơn khi các nhà quản lý phát triển các quy trình ra quyết định có tổ chức và hợp lý hóa. Nếu không, việc chấp nhận ý kiến đóng góp từ mọi người có thể khiến quy trình trở nên chậm chạp và vô tổ chức.

Để nó cho quản lý

Người quản lý giấy thông hành có chức năng gần giống như một người cố vấn hơn là một người quản lý. Họ trao quyền cho nhân viên của mình để thúc đẩy và đưa ra quyết định. Điều này cho phép nhóm cảm thấy như họ sở hữu một phần của mỗi dự án. Người quản lý có vai trò ngồi sau, can thiệp để đưa ra lời khuyên hoặc đưa mọi thứ đi đúng hướng khi có sự cố. Nếu không, họ đứng sang một bên, cho phép nhân viên của họ phát triển sáng tạo và thực hiện khả năng lãnh đạo của riêng họ.

Tầm quan trọng của quản lý

Sử dụng tài nguyên tối ưu
Giảm chi phí
Thiết lập trạng thái cân bằng
Giúp đạt được các mục tiêu của nhóm
Thành lập tổ chức mạnh

Hy vọng với những thông tin chia sẻ ở trên phần nào giúp quý độc giả có thêm kiến thức về quản lý. Nếu bạn còn băn khoăn hoặc có bất kỳ câu hỏi thắc mắc nào vui lòng liên hệ với chúng tôi.

☎️0945.001.005

✅Dịch vụ trọn gói

Đánh Giá 5*⭐⭐⭐⭐⭐