Quá trình là gì? Phân biệt quá trình với quy trình, hành trình, chu trình?

Quá trình là gì? Quá trình, quy trình, hành trình, chu trình khác nhau như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây của Luật Minh Khuê nhé.

Trong thực tế, chúng ta thường nghe tới rất nhiều các cụm từ quá trình, quy trình, hành trình….. Tuy nhiên có rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ các khái niệm này và thường nhầm lẫn với nhau. Khi hiểu được các khái niệm này một cách cụ thể, chúng ta sẽ thuận tiện hơn trong quá trình giao tiếp cũng như trong công việc.

1. Quá trình là gì?

Quá trình là tập hợp những trách nhiệm, những bước hoặc những hoạt động được triển khai theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả ở cuối. Kết quả đó có thể là sự ra đời của một hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của cuộc sống.

Hoặc ta có thể hiểu, quá trình là việc sử dụng những cái thô sơ và biến nó thành những đồ vật có ích.

Ví dụ một nhà máy sản xuất quần áo, những nguyên liệu đầu vào mà họ có được ví dụ như vải, chỉ, khoá… sẽ được cho vào nhà máy. Thiết bị và nhân viên sẽ lấy những nguyên liệu đó để chế biến chúng và kết quả cuối cùng ta nhận được là những bộ quần áo đẹp. Đưa đến những cửa hàng bán lẻ và tới tay người tiêu dùng.

2. Đặc điểm của quá trình

Quá trình gồm những đặc điểm sau: 

+ Các quá trình thường thay đổi và thực hiện theo một thứ tự nhất định nhằm đảm bảo tạo ra được kết quả cuối cùng tốt nhất 

+ Các đặc điểm của một quá trình thường rõ ràng, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và tính chính xác.

3. Vai trò của quá trình 

– Đối với nhân viên:  mỗi cá nhân có kiến thức kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau quá trình giúp cho những người thực hiện công nhận việc một cách đồng nhất và các bước tiến hành ra sao và cần đạt kết quả như thế nào. Giảm được tình trạng nhân viên khi nhận chỉ thị của nhà cẩn lý mà không biết phải làm sao hay tình trạng làm đi làm lại nhiều lần mà không đúng ý với cấp trên.

– Đối với quản lý: quá trình giúp cho các nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

4. Quy trình là gì?

Quy trình làm một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình.

5. Vai trò của quy trình

Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. Mỗi cá nhân có kiến thức kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến việc làm khác nhau quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ họ phải tiến hành những bước công việc nào trước sau.

Trong một tổ chức, việc chuyện những cá thể có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách thao tác và hiệu suất khác nhau. Vậy nên quy trình ra đời giúp cho người triển khai những việc làm biết rằng muốn hoàn thành xong công việc đó phải thực hiện như thế nào và mục đích cần đạt là gì. Điều này giúp cho hiệu suất được nâng cao tránh mất thời gian mà không mang lại một quyền lợi nào đó.

Đối với những việc làm cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân chia việc làm hài hòa và hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, bảo vệ việc làm được thực thi đúng quy trình, tiến độ và trình tự như dự kiến.

Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên cấp dưới của mình hơn trải qua kiểm tra tiến trình, thao tác của họ được biểu lộ trên quy trình. Từ đó đưa ra những giải pháp hay kế hoạch kịp thời.

Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình nhằm phục vụ cho việc đạt được kế hoạch đã đề ra.

6. Các ưu điểm của quy trình

+ Đơn giản hoá đối tượng phức tạp

+ Dễ tăng năng suất và quy mô sản xuất

+ Tăng cường an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp

+ Tăng sự thỏa mãn và góp phần xây dựng lòng tự hào của lực lượng lao động

+ Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng

+ Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng

+ Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất

+ Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá

+ Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự

+ Giảm thiểu lãng phí của phương pháp thử và sai, phòng ngừa rủi ro

+ Dễ bảo mật

7. Những nhược điểm của quy trình

+ Rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính

+ Dễ tắc nghẽn, sụp đổ

+ Khó kiểm soát chất lượng: việc lên một Quy trình sẽ khiến nhân viên làm việc máy móc không kiểm soát được chất lượng sản phẩm.

+ Hiển nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát

+ Các chủ thể chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình và cho rằng việc lên quy trình là một việc làm mất thời gian và không mang lại hiệu quả đáng kể.

8. Các loại quy trình

– Quy trình đơn giản: là loại quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học bao gồm các dạng thức:

+ Quy trình kinh doanh, quy trình bán hàng, mua hàng, quy trình chăm sóc khách hàng…

+ Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, máy móc…

+ Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, dệt may, chuyên viên sale, chuyên viên Marketing….

+ Quy trình làm việc của Tổ trưởng, giám sát, quản đốc

+ Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí…

– Quy trình phức hợp: đây là loại quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp với nhiều cấu trúc, vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng những thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu. ba gồm các quy trình như: Quy trình sản xuất tàu vũ trụ, sản xuất máy bay, xe máy, ô tô….

 9. Phân biệt quá trình quy trình hành trình chu trình

Quá trình

Quy trình

Hành Trình

Chu trình

Là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Là một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình

Là một thuật ngữ dùng để diễn đạt việc di chuyển hoặc diễn đạt mốc thời gian thực hiện một việc gì đó. ví dụ: Hành trình di chuyển từ Hà Nội về Nam Định, Hành trình tìm thấy hạnh phúc….

Chu trình là quá trình chuyển biến giữa các giai đoạn khác nhau

Quá trình thể hiện bằng hành động

Thường được thể hiện trên văn bản

Thường được thể hiện bằng hành động

Thường không được hiện hữu rõ ràng

Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình

Quy trình là công cụ quản lý, một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình

Hành trình không mang tính bắt buộc, vừa mang tính ước lượng, vừa mang tính cụ thể

Chu trình là những điểm nhấn, là nút giao của quá trình. 

Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc. Đáp ứng được yêu cầu chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình. Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hoá, chưa ngắn gọn và hiệu quả mang lại không cao.

Mang tính bắt buộc tuân thủ. Quy trình xác định đầu vào và đầu ra cho quá trình. Quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định

Hành trình xác định khoảng cách về không gian hoặc thời gian

Việc chuyển đổi từ quá trình này sang quá trình khác có sự giao thoa, sự giao thoa đó được gọi là chu trình.

10. Phân biệt quá trình và quy trình thông qua thuật ngữ ISO 9000 & ISO 9001

Hai thuật ngữ trên khi đề cập tới quá trình có định nghĩa: là một tập hợp các hoạt động tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Đây là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Ta thấy rằng người ta phát triển các quy trình với mục đích thực hiện và kiểm soát các quá trình.

Trên đây là một số giải đáp của luật Minh Khuê về quá trình và một số thuật ngữ liên quan. Hy vọng đó là kiến thức hữu ích dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.