QUY TRÌNH SẢN XUẤT - NHẬP KHO Production Cycle | SS4U.ERP for Industry

Mục Lục

1/ Tổng hợp nhu cầu hàng hóa (MDS – Master Demand Schedule)

Trong các hoạt động sản xuất, việc lập ra được một kế hoạch sản xuất (MPS – Master production schedule ) hay có thể hoạch định được nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning) là một yêu cầu tiên quyết và vô cùng phức tạp, đòi hỏi các đơn vị sản xuất phải xác định được đầy đủ những yếu tố đầu vào như: Định mức nguyên vật liệu (BOM), quy trình sản xuất (Routing), lịch trình sản xuất, năng lực sản xuất (Capacity), mức tồn kho thực tế, tồn kho an toàn, sản lượng hàng đang trên đường về… Tuy nhiên để có thể thực hiện công việc này, trước hết bộ phận kế hoạch sản xuất, vật tư cần phải tổng hợp được tất cả nhu cầu hàng hóa ở hiện tại và trong tương lai gần
Trong quản trị sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất đa dạng theo nhiều hình thức, đa nhóm sản phẩm thì việc tổng hợp chính xác nhu cầu hàng cần phải dựa vào nhiều tham số dữ liệu đầu vào. Đối với hình thức sản xuất, thiết kế, lắp rắp theo đơn hàng (MTO, ETO, ATO), dữ liệu đầu vào là số lượng hàng hóa, ngày giao hàng trong đơn hàng bán SO. Đối với hình thức sản xuất tồn kho (MTS) có thể sẽ phức tạp hơn vì các đơn vị sản xuất thường phải có mức dự trù hàng hóa cho các dịp đặc biệt, thường phải đối mặt với nhu cầu hàng hóa tăng đột biến như sản phẩm tiêu dùng nhanh, thiết yếu trong cuộc sống sinh hoạt nên dữ liệu đầu vào là các kế hoạch kinh doanh (SF). Từ 2 dữ liệu đầu vào trên sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp được tất cả nhu cầu hàng hóa để từ đó có thể xác định được số lượng hàng hóa cần bán ra, định mức được nguyên vật liệu cần để sản xuất phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

2/ Lập kế hoạch sản xuất(MPS)

Sau khi tổng hợp được tất cả nhu cầu NVL, phòng kế hoạch sản xuất tiến hành lên kế hoạch cho các kỳ sản xuất để đáp ứng cho các đơn hàng bán và nhu cầu thị trường sắp tới.

Tạo tự động từ Sale Forecast

Trên màn hình kế hoạch sản xuất, trước hết hệ thống sẽ tự hiển thị mặc định ngày chứng từ mặc định là ngày hiện tại, user chọn Kỳ sản xuất(mm-yyyy). User tiếp tục vào Chọn tham chiếu là mã kế hoạch bán hàng (SF- Sale Forecast) cần tạo kế hoạch sản xuất và bấm Load phiếu, hệ thống sẽ load tự động tất cả những mặt hàng trong SF, user check chọn những line mặt hàng cần sản xuất để lập kế hoạch.User kiểm tra mã hàng số lượng, xưởng sản xuất, phiên bản, từ công đoạn đến công đoạn trước khi save và duyệt kế hoạch sản xuất

Màn hình load những mặt hàng trong SF

Tạo tự động từ các SO

Trưởng phòng kế hoạch sản xuất vào màn hình Kế hoạch sản xuất, bấm Lấy dữ liệu (theo ngày đến ngày ), hệ thống sẽ tự động load các SO có dữ liệu ngày giao hàng trong khoảng thời gian đó. User phòng kế hoạch kiểm tra những thông tin và check vào những line mặt hàng để tạo kế hoạch sản xuất. Từ kế hoạch sản xuất sẽ tự động tạo ra nhiều lệnh sản xuất cha (lệnh sản xuất cho nhiều mặt hàng).

Màn hình load những mặt hàng trong SO

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là giai đoạn cốt lõi trong phân hệ sản xuất. Chức năng MRP giúp các doanh nghiệp giải quyết được nhiều câu hỏi khó trong quản trị sản xuất như: Cần bao nhiêu NVL để sản xuất? Cần mua bao nhiêu? Khi nào mua và lịch trình nhận hàng? và khi nào sản xuất là đạt hiệu quả công việc cao nhất, tối ưu hóa được cả quy trình sản xuất của một doanh nghiệp.
Hệ thống SS4U.ERP hỗ trợ đầy đủ chức năng để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu giúp các nhà quản lý có thể tự động hóa các nghiệp vụ ở giai đoạn tiền sản xuất này. Để tính toán được những bài toán trên, hệ thống cho phép các user quản lý có thể khai báo linh hoạt các yếu tố đầu vào để làm cơ sở để tính toán, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu sau khi lập được kế hoạch sản xuất

Quy trình sản xuất: User khai báo động mỗi thành phẩm được sản xuất ra sẽ ứng với những công đoạn sản xuất nào, tổ sản xuất nào

Màn hình khai báo Công đoạn sản xuất

Nguồn lực sản xuất: User định nghĩa nguồn lực theo quy trình, ứng với mỗi từng công đoạn sản xuất ra 1 thành phẩm sẽ sử dụng những nguồn lực nào ( chi phí nhân công, chi phí nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị trong từng công đoạn )

Màn hình khai báo nguồn lực theo quy trình

Định nghĩa công thức sản xuất (BOM): User khai báo động ứng với mỗi thành phẩm trong các công đoạn sản xuất sẽ sử dụng những nguyên vật liệu nào, tỷ lệ, số lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu và nguyên vật liệu thuộc nhóm kho nào.

Màn hình khai báo BOM cho thành phẩm

Tồn kho thực tế, tồn kho an toàn, đơn hàng đã đặt: Khi hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hệ thống sẽ tự động check mức tồn kho thực tế, những PO đã đặt nhưng đến trễ, bị hủy để trừ ra hoặc check mức tồn kho an toàn để cộng thêm và cho ra kết quả số lượng nguyên vật liệu cần mua, đẩy tự động qua bộ phận cung ứng, bộ phận mua hàng để tạo tự động Yêu cầu mua hàng.

Tất cả những dữ liệu sau khi khai báo, định nghĩa xong phải được chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt. Khi được duyêt, tình trạng của dữ liệu sẽ chuyển sang complete để hệ thống có thể hiểu và chuyển tự động những dữ liệu này qua các nghiệp vụ kế tiếp giúp tối ưu hóa quy trình thực hiện, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót khi nhập liệu.

Màn hình tính MRP

3/ Tạo lệnh sản xuất

Tạo tự động từ đề nghị sản xuất

Đối với trường hợp doanh nghiệp theo mô hình sản xuất MTO, khi nhận được đơn đặt hàng từ khách, nhân viên bán hàng sẽ tiến lập SO và đề nghị sản xuất cho SO đó. Những thông tin từ đề nghị sản xuất bên bộ phận bán hàng lúc này sẽ được đẩy qua bộ phận sản xuất để xác nhận và tạo tự động thành lệnh sản xuất.
Sau khi nhận đề nghị sản xuất từ phòng kinh doanh, Trưởng bộ phận sản xuất thực hiện việc kiểm tra, xác nhận trên màn hình Xác nhận đề nghị sản xuất và nhập bổ sung những thông tin bắt buộc như phiên bản, công đoạn sản xuất ( công đoạn bắt đầu đến công đoạn kết thúc). Mã lệnh sản xuất sẽ phát sinh và hiển thị thông báo sau khi bấm Tạo lệnh, đồng thời trạng thái của đề nghị sản xuất chuyển sang Created.

Màn hình Đề nghị sản xuất

Sau khi tạo Lệnh sản xuất, trưởng xưởng vào màn hình Lệnh sản xuất tìm kiếm mã lệnh sản xuất đã phát sinh, kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng, xưởng sản xuất, diễn giải và thời gian sản xuất (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
Sau khi nhập, kiểm tra thông tin trên lệnh sản xuất, lưu chứng từ, chuyển duyệt cho Trưởng bộ phận sản xuất (hoặc Phòng kế hoạch) duyệt lệnh sản xuất.

Tạo tự động từ Kế hoạch sản xuất (MPS)

Đối với trường hợp doanh nghiệp theo mô hình sản xuất MTS hoặc cả MTS và MTO, đây là loại mô hình đòi hỏi trong quy trình sản xuất phải có kế hoạch cụ thể, vì vậy để tạo được một lệnh sản xuất cần phải tổng hợp rất nhiều yếu tố như số lượng mặt hàng và ngày giao hàng trong SO, số lượng sản xuất dự trù trong SF. Những dữ liệu này đều đã được load trong MPS nên sẽ đẩy tự động qua để tạo thành lệnh sản xuất.

Trưởng bộ phận sản xuất vào màn hình kế hoạch sản xuất, chọn chứng từ MPS ( tình trạng complete) cho kỳ sản xuất sắp tới và check vào những line mặt hàng cần sản xuất, bấm Tạo lệnh để phát sinh mã sản xuất đồng thời tình trạng lệnh của MPS chuyển sang Created.
Tương tự như trường hợp trên, sau khi phát sinh mã lệnh sản xuất, user trưởng xưởng vào lệnh sản xuất đó kiểm tra thông tin và duyệt chứng từ, tình trạng chứng từ lúc này từ Pre_approve chuyển sang Approved

Màn hình Lệnh sản xuất ( đã được duyệt )

Tạo mới Lệnh sản xuất ( Lệnh sản xuất khác )

Trên thực tế, trong quá trình sản xuất có thể sẽ phát sinh ra nhiều tình huống ảnh hưởng đến số lượng thành phẩm sản xuất ra hoặc số lượng thành phẩm không đủ so với kế hoạch sản xuất hoặc lập lệnh sản xuất để phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp, phục vụ cho bộ phận nghiên cứu và phát triển R&D , những đơn hàng nội bộ ( chỉ có số lượng, không có giá ). Từ những yêu cầu trên, user xưởng có thể lập một Lệnh sản xuất mới.

User vào trực tiếp màn hình Lệnh sản xuất, trên phần header của màn hình hệ thống tự động hiển thị mặc định ngày tạo lệnh là ngày hiện hành, chọn loại lệnh là Khác, nhập diễn giải, ghi chú chung. Ở phần chính, user chọn những mã hàng cần sản xuất, số lượng, nhập ngày bắt đầu sản xuất, ngày giao hàng, phiên bản, công đoạn ( từ công đoạn bắt đầu đến công đoạn kết thúc) . Cuối cũng, user bấm save lấy số chứng từ lệnh sản xuất và chuyển duyệt cho trưởng xưởng .

Màn hình Tạo mới Lệnh sản xuất và màn hình con Xem BOM

Khi user chọn một mã hàng , hệ thống sẽ tự động hiển thị tên hàng, mã cũ, đơn vị tính, định mức BOM và khi tab qua các cột phiên bản, công đoạn , hệ thống sẽ tự động chọn công đoạn, phiên bản ứng với mặt hàng đó ( trong trường hợp mặt hàng đó đã được khai báo ở trên ).

4/ Tạo lệnh sản xuất chi tiết

Sau khi lệnh sản xuất được duyệt, trưởng xưởng vào lại màn hình Lệnh sản xuất , bấm Tạo lệnh con, lúc này hệ thống sẽ tự động phát sinh các mã lệnh sản xuất chi tiết tương ứng số mã thành phẩm trên lệnh sản xuất, user không cần phải mất thời gian để lập từng lệnh sản xuất riêng biệt cho từng thành phẩm. Ngoài ra với quy trình chuẩn đi từ SO đến Lệnh sản xất tổng => Lệnh sản xuất chi tiết, luồng dữ liệu được kế thừa tự động từ các nghiệp vụ trước sẽ giúp hạn chế tối đa sai sót trong lúc nhập liệu, kiểm soát đơn hàng
Sau khi phát sinh mã LSX chi tiết, trưởng xưởng vào màn hình Lệnh sản xuất chi tiết nhập bổ sung thông tin diễn giải lệnh, kiểm tra các thông tin trên lệnh và Duyệt chứng từ sau khi hoàn thành.

Màn hình Lệnh sản xuất chi tiết

5/ Tính toán nhu cầu NVL

Trưởng xưởng sau khi nhận được lệnh sản xuất dã được duyệt, sẽ tiến hành tính toán nhu cầu nguyên vật liệu tự động trên hệ thống dựa vào dữ liệu BOM, SL tồn kho an toàn, SL tồn kho thực tế, PO đã đặt đã được khai báo ở trên
User chọn kế hoạch sản xuất cần tính nhu cầu nguyên vật liệu, chọn nguồn lực và bấm thực hiện tính

Sau khi tính xong, user save chứng từ và bấm hoàn thành để kết thúc giai đoạn tính toán nhu cầu nguyên vật liệu và tiến hình Lập yêu nguyên vật liệu cho bên kho để thực hiện quá trình sản xuất ra thành phẩm.
Trưởng xưởng vào màn hình lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu để nhập mã lệnh sản xuất, công đoạn, số lượng thành phẩm sản xuất (mặc định), kho nhận chọn kho xưởng để tạo phiếu yêu cầu NVL.

Sau khi Đồng ý tạo phiếu yêu cầu NVL, user nhập đầy đủ thông tin Diễn giải, kiểm tra nguyên vật liệu yêu cầu, số lượng yêu cầu,…bấm lưu chứng từ sau khi hoàn thành và chuyển QA duyệt phiếu yêu cầu.

Màn hình Lập phiếu yêu cầu NVL

Duyệt Yêu cầu NVL: Nhân viên QA hoặc trưởng bộ phận sản xuất vào màn hình Duyệt cấp phát kiểm tra các phiếu yêu cầu nếu đủ điều kiện đáp ứng và đồng ý, QA check các phiếu yêu cầu và Duyệt (trạng thái phiếu yêu cầu chuyển sang QA-approved), nếu không duyệt, QA bấm trả lại để chuyển trả phiếu yêu cầu về xưởng (nêu rõ lý do ở màn hình trả lại yêu cầu).

Màn hình QA duyệt yêu cầu

Đối với trường hợp không đủ nguyên vật liệu cấp phát user phải tắt màn hình và điền lại số lượng thành phẩm để dính lại nguyên vật liệu đúng với số lượng tồn vì số lượng cấp phát chỉ được sửa trong một mức tỷ lệ hao hụt nhất định.

Đối với trường hợp cấp phát bổ sung (Đã cấp phát đủ nguyên vật liệu theo định mức nhưng cần thêm NVL hoặc cấp phát NVL ngoài định mức như lấy thành phẩm kho lẻ) thì user chọn Lập yêu cầu NVL lần sau.

Các bước tiếp theo làm tương tự như trên

6/ Cấp phát NVL cho lệnh sản xuất

Phiếu yêu cầu cấp phát sau khi được duyệt, tự động chuyển đến các kho được yêu cầu cấp phát, Nhân viên các kho vào màn hình Cấp phát NVL load phiếu yêu cầu cấp phát, kiểm tra thông tin NVL, số lượng cấp phát, kho nhận,….,

Lưu chứng từ sau khi việc kiểm tra hoàn thành, hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán xuất kho NVL tại bước lưu chứng từ

7/ Thực hiện sản xuất thành phẩm

Thực hiện quá trình sản xuất theo quy trình của doanh nghiệp

8/ Quản lý chất lượng

Sau khi kết thúc quá trình sản xuất thành phẩm, bộ phận xưởng sẽ gửi phiếu báo lấy mẫu qua bộ phận kiểm tra chất lượng để thông báo cho QA, QC và các bộ phận liên quan tiến hành kiểm tra chất lượng thành phẩm bên ngoài và báo kết quả xuống kho
Nếu sản phẩm sản xuất không đạt, đề nghị nhập kho phế phẩm
Nếu thành phẩm đạt, trưởng xưởng lập đề nghị nhập kho thành phẩm tổng tại màn hình Đề nghị nhập kho thành phẩm
Tại màn hình Đề nghị nhập kho thành phẩm, trưởng xưởng chọn nhóm kho nhập, kho thành phẩm nhập, load lệnh sản xuất cha, diễn giải lệnh sau đó Load LSX chi tiết đã tạo từ LSX cha. Cột số lượng nhập hệ thống mặc định theo số lượng trên lệnh sản xuất hoặc số lượng còn lại sau khi cấn trừ số lượng trên lệnh sản xuất và những lần nhập kho trước đó, tuy nhiên User sẽ nhập lại số lượng nhập kho thực tế nếu có sai khác với số lượng mặc định.

Màn hình Đề nghị nhập kho thành phẩm

Màn hình gán nhân viên thực hiện sản xuất ra thành phẩm

Sau khi kiểm tra hoàn thành, lưu chứng từ và bấm Hoàn thành để tình trạng chứng từ chuyển sang Complete
Sau khi complete chứng từ, user tiếp tục chọn Tạo PN chi tiết nhằm tách các phiếu đề nghị nhập kho theo từng thành phẩm nhập kho, trạng thái của chứng từ chuyển sang Finish

9/ Nhập kho thành phẩm và tính giá thành

User vào màn hình Nhập kho sản xuất bên Phân hệ quản lý Kho (INV) xem các phiếu đề nghị nhập kho (Pre-complete) kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng nhập kho, bấm Chi phí > Lấy thông tin > load tất cả các phiếu cấp phát NVL để lấy lên tất cả chi phí Nguyên vật liệu của thành phẩm, Lấy thông tin tại Tab Nguồn lực để lấy lên chi phí sản xuất của thành phẩm cấu thành nên giá thành sản phẩm. User lưu chứng từ và bấm hoàn thành để tình trạng chứng từ chuyển sang complete, tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho thành phẩm.

Màn hình Nhập kho sản xuất

Màn hình lấy chi phí

10/ Báo cáo sản xuất ( Một số báo cáo thường dùng )

Báo cáo chi tiết giá thành thực tế

Báo cáo định mức công thức sản xuất (BOM)

Báo cáo thống kê LSX nhập kho theo khách hàng

Báo cáo thống kê theo lệnh sản xuất

Báo cáo tổng sản lượng của xưởng

Báo cáo tình hình yêu cầu lệnh sản xuất

Công cụ Quản trị thông minh BI ( Bussiness Intelligence )

Bên cạnh những báo cáo sản xuất dùng để kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, SS4U còn hỗ trợ công cụ BI giúp các các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tất cả các hoạt động sản xuất từ đó có thể nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định, hoạch định chiến lược mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp cũng như tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường sản xuất, kinh doanh