Phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ và vai trò phòng nhân sự

Chúng ta đều hiểu rằng bất cứ bộ phận nào cũng đều có chức năng cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong số đó, phòng nhân sự cũng góp phần công lao không nhỏ bởi dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần phải có bộ phận này. Vậy chức năng và nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp là gì? Mời bạn cùng CoffeeHR đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Phòng nhân sự là gì?

Bộ phận nhân sự hay phòng nhân sự tiếng anh còn được gọi Human resources (HR), nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo nhân viên của công ty được quản lý đầy đủ, có đãi ngộ thích hợp và đào tạo hiệu quả.

Phòng nhân sự có nhiệm vụ gì? Phòng nhân sự của một công ty hay tổ chức giữ nhiệm vụ đào tạo và phát triển nhân viên hay công nhân, những người được coi là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của công ty.

Bên cạnh đó, việc chịu trách nhiệm về các khâu tuyển dụng, sa thải hay quản lý quyền lợi cũng là trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Hầu hết, các doanh nghiệp hiện nay đều rất coi trọng tới bộ phận này bởi sự quan trọng và cần thiết của họ. Ban lãnh đạo thường cho nhân viên tham gia đào tạo thêm các khóa học quản trị nhân sự nhằm mục đích nâng cao nhân lực cũng như tăng hiệu quả công việc.

» Tham khảo thêm: QC là gì? QA là gì? Tài liệu học tập miễn phí cho QC & QA

Vai trò của phòng nhân sự

Vai trò của phòng nhân sự là cực kỳ cần thiết và quan trọng cho doanh nghiệp hay tổ chức. Nguyên nhân là bởi họ sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp liên quan đến các vấn đề quản lý nguồn nhân lực.

Mặc dù, có thể họ không phải trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, nhưng không thể phủ nhận tầm quan trọng trong việc hoạch định, xây dựng các chiến lược, chính sách và phát triển nguồn lực hiệu quả cho doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận trong tổ chức đều được coi như bộ phận trên cơ thể con người vậy. Một khi có bộ phận gặp vấn đề thì sẽ ảnh hưởng liên tiếp tới các thành viên khác và gây hại cho cả hệ thống.

Như vậy, chức năng của nhân sự là những công việc và nhiệm vụ chính của phòng nhân sự trong một tổ chức. Ở từng chức năng thì là một loạt các hoạt động được liên kết với nhau nhằm thực hiện các nhiệm vụ cũng như vai trò khác nhau đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các hoạt động đó nhằm đem lại lợi ích toàn diện cho cả nhân viên và mục tiêu kinh doanh chung.

Các chức năng của phòng nhân sự

Phòng nhân sự làm gì? Để giúp bạn hiểu thêm về chức năng của phòng nhân sự, CoffeeHR xin chia sẻ một số thông tin dưới đây.

Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng

Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng được coi là một chức năng cơ bản của phòng nhân sự. Chức năng này bao gồm:

• Xác định các nhu cầu và vai trò: Nhân sự HR sẽ cần xác định được nhu cầu tuyển dụng của bộ phận hay doanh nghiệp như thế nào? Bên cạnh đó, sự tuyển dụng đó có vai trò quan trọng trong dây chuyền làm việc của tổ chức ra sao?
• Viết mô tả công việc: Sau khi xác định được nhu cầu và vai trò, HR cần viết mô tả công việc chi tiết.
• Xác định các yêu cầu của vai trò và bộ kỹ năng mềm của các ứng viên phù hợp: Kỹ năng mềm là rất cần thiết đối với ứng viên, nó góp phần đánh giá tiềm năng phát triển của họ trong tương lai. HR sẽ xem xét và đánh giá các kỹ năng đó để biết được ứng viên có phù hợp với vị trí và mục tiêu dài hạn của công ty hay không.

» Đừng bỏ lỡ: 8 Chức năng của phòng Marketing các công việc chính bộ phận Marketing

• Thiết lập ngân sách lương: HR sẽ chịu trách nhiệm thiết lập ngân sách dành cho việc chi trả lương, thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Thiết lập ngân sách quảng cáo: Chi phí quảng cáo hay gọi là chi phí marketing cũng được HR quản lý.
• Phỏng vấn và chọn nhân sự phù hợp: Đây là nhiệm vụ dễ thấy nhất của mỗi cá nhân trong phòng nhân sự. Họ sẽ tìm kiếm, phỏng vấn và quyết định những ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp cũng như tầm nhìn doanh nghiệp.

Khi bộ phận thực hiện một cách chính xác, xác định rõ ràng các đặc điểm công việc và cụ thể hóa các hồ sơ nhân viên sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến việc giữ chân nhân viên tiềm năng.

Quản lý thông tin nguồn nhân lực

Một chức năng cần thiết của phòng nhân sự đó là quản lý thông tin nguồn nhân lực, do bộ phận hành chính đảm nhận. Nhân sự sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về hợp đồng của nhân viên bao gồm giấy tờ và công văn.

• Quản lý tất cả hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan đến nhân sự.
• Hướng dẫn các nhân viên làm hợp đồng lao động, làm rõ mức lương, thưởng cũng như các chính sách phúc lợi ở công ty.
• Thực hiện tất cả chế độ phúc lợi, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định cho nhân viên.
• Chuyển phát, thực hiện giao nhận văn thư, hợp đồng và các hóa đơn cho công ty, các phòng ban liên quan.
• Lưu trữ, quản lý các thủ tục các, hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc hay chấm dứt hợp đồng lao động,… của nhân viên.

» Xem thêm: 13 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến mới nhất 2022 [Tải về]

Đào tạo và phát triển

Chức năng đào tạo và phát triển là yếu tố quan trọng để có thể giải quyết các vấn đề thiếu hụt kỹ năng hoặc đào tạo của nhân viên. Đồng thời, phòng nhân sự cũng cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để cải thiện kỹ năng, sự tự tin để hoạt động hiệu quả hơn.

Chúng ta thấy rằng, doanh nghiệp nào đầu tư vào lực lượng lao động đều có được những sự phát triển rõ rệt về các yếu tố liên quan tới sự hài lòng cũng như tinh thần của nhân viên. Mỗi cá nhân sẽ được đánh giá cao và cảm thấy được thúc đẩy hơn trong nỗ lực của bản thân.

Bên cạnh đó, đào tạo và phát triển nhân lực cũng mang lại lợi ích không nhỏ cho công ty. Khuyến khích việc duy trì nhân viên và chi phí tuyển dụng ở mức tối thiểu là một lợi ích của chức năng này. Nó cũng góp phần tạo hình ảnh cho công ty với những ứng viên tiềm năng – những người có mong muốn cải thiện kỹ năng và cơ hội.

Việc đào tạo cũng rất cần thiết cho những thay đổi và sự đổi mới của ngành nghề, giữ cho nhân viên luôn cập nhật xu hướng mới nhất. Điều này giúp duy trì tổ chức như một nhà lãnh đạo và đối thủ cạnh tranh đáng gờm trong lĩnh vực của doanh nghiệp.

Quản lý hoạt động của nhân viên

Đối với phòng nhân sự, có hai chức năng chính khi nói đến quan hệ nhân viên (ER), đó là:

• Ngăn ngừa và giải quyết tất cả các vấn đề hay tranh chấp giữa nhân viên và cấp quản lý: Trong trường hợp có sự khúc mắc giữa nhân viên và quản lý chẳng hạn như việc nhân viên không đồng tình với cách tính toán chất lượng làm việc, thì nhân sự sẽ là người đứng ra hòa giải. Họ cần tìm được những biện pháp tốt và phù hợp nhất nhằm cân bằng cho hai bên.
• Hỗ trợ tạo ra và thực thi chính sách công bằng và nhất quán cho lực lượng lao động: Nhân sự có chức năng đề xuất chế độ lương thưởng cho lao động, bởi vậy họ cần có những sự công bằng và nhất quán, mang lại chính sách tốt cho nhân viên.

Một mối quan hệ tốt đẹp sẽ thể hiện được những nỗ lực của tổ chức, giúp duy trì các liên hệ tích cực giữa nhân viên và người sử dụng lao động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp đoàn kết mới là một doanh nghiệp vững mạnh và ngược lại nếu không có sự liên kế giữa nhân viên và người sử dụng lao động thì doanh nghiệp sẽ khó mà phát triển lâu dài được.

Kiểm soát hiệu suất làm việc

Kiểm soát hiệu suất làm việc là một chức năng quan trọng của phòng nhân sự bởi việc HR quản lý hiệu suất làm việc giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc và thái độ làm việc của nhân viên. Một quá trình kiểm soát hiệu suất tốt bao gồm các đánh giá hàng quý hoặc hàng năm hoặc đánh giá hiệu suất của tổ chức.

Nhờ điều này cho phép giao tiếp trực tiếp giữa nhân viên và người quản lý trực tiếp giúp thiết lập các mục tiêu cá nhân rõ ràng và mục tiêu nhóm sao cho phù hợp với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý hiệu suất sẽ bao gồm các hoạt động tổng hợp đa dạng tạo thành một chu trình kiểm soát hiệu suất. Điều này được thể hiện bao gồm việc lập kế hoạch bằng cách đặt ra mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn). Và cũng như kế hoạch phát triển cá nhân để đạt được mục tiêu đã nêu, xem xét và đánh giá tiến độ của các kế hoạch này, phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng để đạt được mục tiêu của mọi người.

Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng hoạch định nguồn nhân lực được thể hiện thông qua việc theo dõi và sắp xếp nhân sự trong doanh nghiệp. Đánh giá và thống kê chỉ số là việc cần thiết giúp phòng nhân sự dự báo về nhu cầu hay nguồn nhân lực trong tương lai. Nhờ vậy, các cấp quản lý có được các biện pháp làm nâng cao chất lượng làm việc của nhân sự cũng như đưa ra được các giải pháp để khắc phục các hạn chế trong quá trình làm việc của nhân sự.

Chẳng hạn, khi nhân sự đánh giá rằng một số nhân viên đang có sự phát triển và nỗ lực rất lớn trong quá trình làm việc, họ sẽ đưa ra đề xuất với quản lý. Có thể là sắp xếp họ vào những vị trí quan trọng hơn như trưởng bộ phận, trưởng tổ,… cũng như việc nâng mức lương thưởng cho phù hợp. Điều này sẽ giúp nhân viên trong toàn thể doanh nghiệp sẽ nỗ lực, phấn đấu hơn gián tiếp giúp tăng hiệu quả cho toàn bộ tổ chức.

Chế độ lương thưởng và phúc lợi

Bộ phận nhân sự là người sẽ quản lý lương thưởng và chế độ phúc lợi của toàn bộ nhân viên. Chúng ta đều biết rằng, đãi ngộ là một chìa khóa tạo động lực, thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả.

Bên cạnh đó, để có thể thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, phòng nhân sự cũng cần đưa ra các đề nghị về lương và thưởng phù hợp.

Hầu hết, các ứng viên khi đến với một doanh nghiệp đều có sự tìm hiểu trước về chế độ cũng như chính sách của doanh nghiệp đó. Và tất nhiên, môi trường nào tiềm năng hơn thì sẽ thu hút được nhân tài nhiều hơn.

Duy trì văn hoá công ty

Mỗi doanh nghiệp đều có những nét văn hóa riêng, được coi là tài sản quý giá tạo nên thương hiệu. Văn hóa công ty là những giá trị, niềm tin và nét đặc trưng riêng mà chỉ có doanh nghiệp đó có được. Ngoài ra, nhà quản lý sẽ còn đóng vai trò là người tiên phong xây dựng và phát triển văn hóa, gắn kết nhân sự với lãnh đạo và nhân sự với doanh nghiệp.

Các bộ phận trong phòng nhân sự

Phòng nhân sự có những bộ phận nào? Sự phân chia các bộ phận trong bộ phận nhân sự sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là các bộ phận chính cũng như các đầu việc cụ thể của mỗi bộ phận đó.

Recruitment

Recruitment hay gọi là bộ phận tuyển dụng, bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm các nhân sự giỏi, phù hợp với doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai các chiến dịch truyền thông cho việc tuyển dụng.

Nhằm mục đích tìm kiếm được nhân sự phù hợp, bộ phận này cần phối hợp với các phòng ban khác để hiểu được nhu cầu tuyển dụng của từng phòng. Sau đó, họ sẽ đưa ra các tiêu chí để có thể lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất. Thêm nữa, các căn cứ trên sẽ giúp bộ phận tuyển dụng biết nội dung đăng tuyển cần viết như thế nào cũng như kênh nào phù hợp có thể thu hút nhân lực tốt nhất.

C&B

Là bộ phận lương, thưởng và phúc lợi của phòng nhân sự, được xem là bộ phận quan trọng quyết định mức thu nhập của nhân sự trong doanh nghiệp. Họ có khả năng xử lý và phân tích hiệu quả các số liệu được nhân viên quan tâm nhiều nhất.

Nhiệm vụ chính của bộ phận này sẽ là xây dựng và quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi hay các chính sách khác của doanh nghiệp. Chính bởi vậy, những nhân sự phụ trách công việc này cần có kiến thức vững chắc về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như công văn, nghị định có liên quan.

HR Admin

HR Admin là bộ phận hành chính, là những người chịu trách nhiệm liên quan đến các công việc như giấy tờ, thủ tục, hồ sơ nhân sự và tài sản của công ty. Không những thế, HR Admin còn thực hiện các đầu việc liên quan đến hành chính nhân sự chẳng hạn văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, trực điện thoại, sự kiện công ty,… Và họ cũng có thể kiêm thêm các nhiệm vụ khác của các bộ phận liên quan.

Training & Development

Bộ phận đào tạo và phát triển – Bộ phận nằm trong phòng nhân sự giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, có chức năng đào tạo và phát triển cho nhân sự trong doanh nghiệp. Nhờ đó, họ giúp cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân hoặc nhóm thông qua việc bồi dưỡng kiến thức, nâng cao và cải thiện kỹ năng mềm cho nhân viên. Chính bởi vậy, việc đào tạo để nâng cao năng lực, kỹ năng là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình phát triển nguồn nhân lực toàn diện, hiệu quả.

Kỹ năng của nhân sự phòng HR

Bạn mong muốn trở thành nhà quản sự nhân sự chuyên nghiệp? Để trở thành một nhân sự tài năng ngoài việc bạn cần có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt thì cũng cần sở hữu các kỹ năng mềm khác nữa. Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết CoffeeHR giới thiệu cho bạn.

• Kỹ năng giao tiếp
• Tạo và thực hiện chiến lược nhân sự
• Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị trong tổ chức
• Kỹ năng đưa ra quyết định
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng lập ngân sách
• Kỹ năng đào tạo và phát triển kỹ năng
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng đàm phán
• Đánh giá hiệu suất làm việc
• Kỹ năng sử dụng phần mềm
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng xây dựng đội nhóm
• Khả năng chịu áp lực cao

Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại

Một trong những công cụ nhiều HR sử dụng để tăng năng suất và hiệu quả công việc đó là Phần mềm Quản lý nhân sự CoffeeHR.

Những tính năng nổi bật của phần mềm:

• Chấm công GPS, vân tay, FaceID nhanh chóng
• Tự động tổng hợp công và tính lương chính xác, tiết kiệm thời gian
• Hỗ trợ hoạt động Quyết toán Thuế hàng năm
• Xây dựng linh động các công thức tính lương và đánh giá KPI
• Xây dựng lộ trình thăng tiến, tính định biên nhân sự
• Tuyển dụng hiệu quả cùng AI phân loại CV từ các website tuyển dụng
• Nâng cao chất lượng các chương trình đào tạo
• Có 2 phiên bản Mobile App và Website tiện lợi

Hiện nay, Phần mềm Quản lý Nhân sự CoffeeHR đã có 200+ doanh nghiệp và gần 1000 HR tin dùng. Phần mềm thông minh, giải quyết nhiều bài toán đặc thù của nhiều lĩnh vực. Đặc biệt, CoffeeHR là đối tác tin cậy nhiều năm qua của các doanh nghiệp đầu ngành như SHB, Kangaroo, Doji Group, Vua Nệm,…

Tìm hiểu thêm về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ tâm huyết các thông tin về phòng nhân sự cũng như các kiến thức liên quan. Mong rằng bạn sẽ liên hệ và trau dồi các kỹ năng của bản thân để có cơ hội trở thành một nhân sự chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự