Phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính?

Văn bản hành chính là một văn bản được sử dụng khá là phổ biến hiện nay tuy nhiên thì hiện nay chúng ta chưa có một cái nhìn chuẩn về loại văn bản này. Sau đây chúng tôi xin được giải đáp thông qua bài viết sau:

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là một văn bản khá là quen thuộc với chúng ta nó được dùng trong cơ quan nhà nước để truyền đạt những nội dung của cấp trên xuống cấp dưới hoặc là dùng trong việc bày tỏ ý kiến nguyện vọng của cá nhân và tổ chức đến cơ quan người có thẩm quyền để giải quyết. 

Văn bản hành chính được sử dụng một cách phổ biến tuy nhiên thì nhiều người khi nhắc đến văn bản hành chính họ vẫn chưa có một suy nghĩ đúng về văn bản hành chính. Chưa đưa ra được một định nghĩa chính xác về văn bản hành chính là gì.Vậy thì văn bản hành chính là gì? Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của  các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan hành chính. 

Căn cứ theo điều 7 nghị định 30/2020/NĐ-CP thì các loại văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hưỡng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư 

2. phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính? 

Căn cứ theo nghị định 30/2020/NĐ-CP thì thể thức văn bản được hiểu là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 

Thể thức của văn bản hành chính bao gồm các thành phần như sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Số, ký hiệu của văn bản

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

– Nội dung văn bản

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Dấu, chữ ký số của cơ quan tổ chức

– Nơi nhận

Bên cạnh đó thì văn bản còn có thể bổ sung các thành phần khác nữa như là phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn cấp và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành, địa chỉ cơ quan tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax…

Phông chữ chuẩn trong văn bản hành chính là phông chữ Times new roman, bộ mã ký tự unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà tùy thuộc vào từng thể thức mà có quy định khác nhau

Bảng thông kế cỡ chữ và kiểu chữ của các thể thức trong văn bản hành chính. 

Thể thức
Kiểu chữ
Cỡ chữ

Quốc hiệu

Chữ in hoa, kiểu chữ đứng, chữ in đậm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

cỡ chữ 13 hoặc 14

Tiêu ngữ

Chữ in thường, kiểu chữ đứng, chữ đậm, giữa các chữ đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên cơ quan tổ chức ban hành
Chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm
cỡ chữ 12 hoặc 13

số văn bản
Chữ ố Ả Rập, in thường, kiểu đứng, chữ số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở phía trước
cỡ chữ 13

Ký hiệu văn bản
chữ in hoa, kiểu đứng
cỡ chữ 13

Thời gian ban hành văn bản
chữ số Ả- Rập, ngày nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở phía trước
cỡ chữ 13 đến 14

Địa danh văn bản
Chữ in thường, kiểu nghiêng, chữ cái đầu của địa danh thì viết hoa
cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên loại văn bản
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
cỡ chữ 13 hoặc 14

Trích yếu nội dung
chữ in thường, kiểu đứng, đậm
cỡ chữ 13 hoặc 14

Phụ lục sau chữ V/v
Chữ in thường, kiểu chữ nghiêng
cỡ chữ 12 hoặc 13

” Phần” ” Chương” và số thứ tự của phần chương 
Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
cỡ chữ 13 hoặc 14

Tiêu đề của phần, chương
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
cỡ chữ 13 hoặc 14

Từ ” ĐIều” và số thứ tự và tiêu đề của điều
Chữ in thường, lùi đầu dòng 01cm hoặc là 1,27 cm kiểu chữ đứng đậm
cỡ chữ bằng cỡ chữ phần lời của văn bản

Nội dung của văn bản
chữ in thường, kiểu đứng, khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 01cm hoặc là 1.27 cm . Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt
cỡ chữ từ 13 đến 14

Họ, tên của người ký văn bản
chữ in thường, kiểu đứng, đậm.
cỡ chữ 13 hoặc 14

Thông tin, số và ký hiệu văn bản, thời gian ký
Ngày tháng năm; giờ phút giây, múi giờ theo giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn của ISO 8601. Phông chữ Times New Roman in thường, kiểu chữ đứng, màu đen
cỡ chữ 10

Kính gửi ( tên cơ quan tổ chức hoặc cá nhân)
chữ in thường, kiểu đứng
cỡ chữ từ 13 đến 14

Nơi nhận 
chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm
cỡ chữ 12

Tên cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
chữ in thường, kiểu đứng
cỡ chữ 11

Bên cạnh đó thì văn bản hành chính còn một số thể thức nữa như là chữ ” HỎA TỐC”, ” THƯỢNG KHẨN”… đối với những chữ này thì sẽ là chữ in hoa, phông chữ times new roman đứng đậm, sử dụng mực đỏ tươi và cỡ chữ sẽ là 13 hoặc 14. Từ ” phụ lục” và số thứ tự của phụ lục kiểu chữ sẽ là chữ in thường, căn lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 14. 

Văn bản hành chính sẽ được trình bày trên khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297mm . 

Trên đây là toàn bộ nôi dung chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến thể thức trình bày văn bản hành chính. Hi vọng rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã giúp ích cho các bạn trong việc soạn thảo văn bản hành chính, từ đó có thể soạn thảo văn bản hành chính một cách nhanh chóng và chính xác, phù hợp theo quy định của pháp luật.

Nếu còn có những thắc mắc gì các bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại của tổng đài 19006162 để được chúng tôi hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất. Chúng tôi xin cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của công ty chúng tôi.