Phòng Hành chính Tổng hợp

1. Chức năng, nhiệm vụ:

1.1. Chức năng:

Tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác Hành chính Tổng hợp và công tác nhân sự của Trường theo đúng chức năng và nhiệm vụ quy định.

1.2. Nhiệm Vụ:

1.2.1. Công tác Kế hoạch – Tổng hợp: Giúp Hiệu trưởng trong các hoạt động lên kế hoạch, tổng hợp văn bản và tổ chức các chương trình hành động, thu thập dữ liệu và báo cáo định kỳ.

Những nhiệm vụ chủ yếu:

– Xây dựng chương trình hoạt động, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Trường và lịch công tác hàng tuần của Ban Giám Hiệu; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra.

– Theo dõi, thu thập, tổng hợp, phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc Trường báo cáo Ban Giám Hiệu để chỉ đạo điều hành.

– Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu và cấp trên; công bố các số liệu thống kê hàng năm của Trường.

– Làm thư ký cho các hội nghị, cuộc họp chung của Trường và theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu và đảm bảo việc thực hiện.

– Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả thực hiện chiến lược, quy hoạch và kế hoạch của Trường.

1.2.2. Công tác Hành chính: Giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện, giám sát và quản lý hành chính hoạt động của các đơn vị trong Trường, trao đổi thông tin giữa các Khoa, Phòng, Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc Trường; đảm bảo thông tin giữa Trường với các cơ quan, đơn vị ngoài Trường.

Những nhiệm vụ chủ yếu:

– Tiếp nhận, xử lý, tổ chức quản lý các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ,… sao chụp, nhận và chuyển các loại công văn, giấy tờ đến các cơ quan ngoài Trường, cũng như các Khoa, Phòng, Ban, Đơn vị có liên quan trong Trường theo đúng địa chỉ và đúng nguyên tắc về văn thư hành chính; Lưu trữ các loại hồ sơ lưu của Trường (gồm các công văn đi đến, các quyết định,…).

– Hướng dẫn các đơn vị trong Trường về quy trình và thể thức văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trong toàn Trường; thực hiện tư vấn cho Ban giám hiệu và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Ban giám hiệu ban hành; kiểm tra về thể thức các văn bản trước khi trình Ban Giám Hiệu ký, duyệt; theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

– Dự thảo các báo cáo, công văn, các tài liệu văn bản lưu hành nội bộ ….của Trường theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu.

– Chứng thực, sao lưu các công văn, văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ hành chính của cán bộ, sinh viên và của Trường trong phạm vi được ủy quyền và theo quy định của Luật Công chứng. Sao chụp các văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu Trường.

– Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu chung của Trường. Hướng dẫn Lãnh đạo, Nhân viên lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ hàng năm theo quy định hiện hành. Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở các đơn vị về lưu trữ chung của Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thác chung. Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu hủy các tài liệu hết giá trị theo quy định.

– Làm đầu mối trong việc xây dựng lịch công tác cho toàn trường.

– Quản lý con dấu và bộ khắc tên của lãnh đạo Trường theo quy định hiện hành.

– Quản lý sơ đồ hệ thống điện thoại, fax của Trường theo quy định. Quản lý và hỗ trợ các phòng ban, đơn vị khai thác và sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị của Trường.

– Phục vụ công tác tiếp tân của Trường.

– Hướng dẫn khách, học viên, sinh viên (khi có nhu cầu) đến đúng địa chỉ cần liên hệ.

– Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các công tác về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và an toàn lao động của cán bộ, nhân viên và giáo viên cơ hữu theo qui định của Nhà nước;

– Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong Trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của các cơ quan chức năng; đầu mối tiếp nhận các đơn thư khiếu nại tố cáo của cán bộ, giáo viên, nhân viên, báo cáo lãnh đạo Trường giải quyết.

– Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các lễ khai giảng, tốt nghiệp của trường.

– Theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị và của Trường.

– Thực hiện công tác thiết kế tổng hợp.

– Phụ trách tổ lái xe, điều phối công tác sử dụng xe trong toàn trường.

– Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.

1.2.3. Công tác nhân sự: Tham mưu, giúp Hiệu Trưởng xây dựng đề án, quy hoạch công tác nhân sự, tổ chức bộ máy quản lý Trường theo đúng chức năng và nhiệm vụ đã được qui định và phù hợp với tình hình thực tế của trường.

Những nhiệm vụ chủ yếu:

– Nghiên cứu đề xuất việc xây dựng cơ chế phối hợp công tác nhân sự giữa các đơn vị thuộc Trường, giúp Hiệu Trưởng xây dựng qui định về hoạt động của bộ máy hành chính Trường.

– Phối hợp với các Khoa, Phòng, Ban chức năng đề xuất, xây dựng quy hoạch về nhân sự cho các Khoa, Phòng, Ban trong Trường gồm Cán bộ chuyên môn và Cán bộ quản lý.

– Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các nội quy, quy chế về định biên và quản lý nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực. Tập hợp các đề xuất của các Khoa, Đơn vị về nhân sự tuyển dụng thông qua Ban cố vấn trước và trình Hiệu Trưởng ra quyết định cuối cùng.

– Phối hợp với phòng Kế hoạch Tài chính lập hồ sơ và quản lý hồ sơ về lương, tiến hành các thủ tục đề nghị nâng bậc lương hàng năm theo qui định của Nhà nước, kế hoạch của Trường.

– Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách cho nhân viên và các đơn vị trong Trường theo qui định hiện hành.

– Tổ chức, quản lý lưu trữ hồ sơ lý lịch của toàn bộ lãnh đạo, nhân viên của Trường, bổ sung nhận xét, thống kê số lượng Nhân viên hàng quí, hàng năm.

– Cấp các loại giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, chứng nhận lĩnh bưu phẩm, sao y các loại văn bản của Trường, của các Cấp, các Ngành để phổ biến cho các cá nhân, Khoa, Đơn vị đề xuất trình Hiệu Trưởng quyết định.