Phân tích công việc là gì, để làm gì? Các bước phân tích công việc

Phân tích công việc là gì? Mục đích của phân tích công việc? Các bước phân tích công việc như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Minh Khuê sẽ giải đáp các thắc mắc trên cho bạn.

1. Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc (tiếng Anh: Job Analysis) là việc đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vậy phân tích công việc là gì? Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Do đó, phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, nghiên cứu nội dung liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức, từ đó xác định định quyền hạn, trách nhiệm, các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để phục vụ cho yêu cầu công việc; đồng thời làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. 

Phân tích công việc cần trả lời được 6 câu hỏi sau:

(1) Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì?

(2) Tai sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

(3) Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

(4) Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

(5) Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành?

(6) Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực gì để hoàn thành công việc đó?

2. Mục đích và ý nghĩa của phân tích công việc

– Đối với người quản trị và người tuyển dụng:

Phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng nắm rõ được nội dung công việc là gì và công việc đó được làm như thế nào; từ đó nâng cao trình độ cho người quản trị và người tuyển dụng bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể về công việc đó. Điều này cũng giúp dẫn đến các quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt,.. được rõ ràng, mạch lạc chứ không mập mờ, thiếu nhất quán.

Cùng với đó, phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động hoàn thành tốt công việc. Từ đó xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện công việc; xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác, tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn; định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự; xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự.

– Đối với người lao động:

Phân tích công việc sẽ giúp người lao động nắm rõ nội dung công việc cần làm, xác định chính xác nhiệm vụ và phần việc mà bản thân phải chịu trách nhiệm; từ đó biết được mức độ khả năng phù hợp của bản thân đối với công việc để ứng tuyển, đề xuất mức lương và chế độ tương đương với năng lực để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả; làm việc với đồng nghiệp và cấp trên sẽ có sự phối hợp và thống nhất.

3. Thông tin để thực hiện phân tích công việc

Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:

– Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.

– Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.

– Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc

– Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.

– Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục…

4. Trình tự thực hiện phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, dạng hoạt động và khả năng tài chính, ta có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như: quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).

Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin

Bước 5: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc như xXây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và ứng dụng các bản trên vào hoạt động quản trị nhân lực như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo…

5. So sánh phân tích công việc và mô tả công việc

Điểm so sánh

Phân tích công việc (Job Analysis)

Mô tả công việc (Job Description)
Khái niệm

Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, nghiên cứu nội dung liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức, từ đó xác định định quyền hạn, trách nhiệm, các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để phục vụ cho yêu cầu công việc; đồng thời làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. 

Là một bản liệt kê bao gồm các nội dung chính về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện khi đảm nhận một công việc cụ thể. 

Bản chất
Phân tích công việc bao gồm hai thành phần là đặc điểm công việc và mô tả công việc.
Mô tả công việc là một phần của phân tích công việc

Nội dung chính
Xác định rõ nhu cầu cụ thể của từng công việc và những kỹ năng mà người lao động cần phải đáp ứng để có thể thực hiện các công việc một cách hiệu quả và năng suất nhất.

Bản mô tả sẽ có các thông tin như vị trí công việc, chức danh, nhiệm vụ công việc phải thực hiện, mức độ quyền hạn được giao, trình độ, kỹ năng cần có để phân biệt các công việc khác nhau trong cùng một công ty, môi trường làm việc và các điều kiện thực hiện công việc.

Mục đích chính
Làm rõ bản chất của từng công việc
Phân biệt các công việc khác nhau trong cùng một công ty

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc, không hiểu về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí của công ty chúng tôi: 1900.6162 để nhận được sự giải đáp thắc mắc nhanh chóng, kịp thời đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Xin cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng. Trân trọng!