Phân biệt Quy định, Quy trình, Hướng dẫn công việc - ISOQ Việt Nam

Trong hoạt động xây dựng, áp dụng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc đưa ra các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc vừa sát với thực tế sản xuất/kinh doanh của doanh nghiệp, vừa đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn là một việc không hề đơn giản. Công việc đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có các hiểu biết và phân biệt được các khái niệm nêu trên. Ở bài viết hôm nay, ISOQ sẽ cùng với bạn đọc phân biệt các khái niệm quy định, quy trình và hướng dẫn công việc để có cách hiểu đúng.

Quy định là gì?

Theo TCVN ISO 9000:2015: Quy định là “tài liệu nêu các yêu cầu”.

Vậy quy định đưa ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật, điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

Một quy định có thể liên quan đến các hoạt động (ví dụ quy định về quá trình, quy định về thử nghiệm) hay sản phẩm (ví dụ quy định về sản phẩm, quy định về kết quả thực hiện và bản vẽ).

Thông qua việc nêu các yêu cầu, quy định có thể nêu bổ sung kết quả đạt được thông qua thiết kế và phát triển và do đó trong một số trường hợp có thể được sử dụng làm hồ sơ.

Ví dụ: Sổ tay chất lượng, kế hoạch chất lượng, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu về quy trình, hướng dẫn công việc.

Quy trình là gì?

Theo TCVN ISO 9000:2015: Quy trình là “cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”.

Nó có thể là một cách tiếp cận từng bước cần được tuân theo để đạt được kết quả cuối cùng. Các quy trình lặp đi lặp lại được gọi là nhiệm vụ thường xuyên. Nó cũng có thể được coi là các hướng dẫn cụ thể cần được tuân thủ để đạt được yêu cầu.

Trong mỗi doanh nghiệp, quy trình là các chính sách được sử dụng để tiến hành các hoạt động nhằm đảm bảo hiệu lực và hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu cuối cùng. Các quy trình thể hiện nhiệm vụ công việc của nhân viên và chỉ ra phạm vi trách nhiệm của họ. Các quy trình này đảm bảo rằng các nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể một cách triệt để và nhất quán.

Các quy trình được yêu cầu thực hiện như là sự tuân thủ bắt buộc, giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa lỗi. Một quá trình đơn giản có thể được mô tả bởi một quy trình. Ngược lại, đối với những quá trình phức tạp sẽ cần nhiều quy trình. Ngoài ra ISO 9001 còn yêu cầu các quy trình được lập thành văn bản để lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng của mỗi doanh nghiệp.

Ví dụ: Quy trình tuyển dụng, quy trình đánh giá nhà cung cấp,…

Hướng dẫn công việc là gì?

Hướng dẫn công việc là các tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng, từng bước một phải tuân thủ theo để thực hiện chính xác bất kỳ hoạt động hay công việc/nhiệm vụ cụ thể nào. Các hướng dẫn công việc tập trung vào việc giải thích một hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện như thế nào và việc tuân thủ theo là bắt buộc, thường sẽ được trình bày dưới dạng các bước thực hiện.

Hướng dẫn công việc bao gồm các nguyên tắc nhất định cần phải tuân theo khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Hướng dẫn công việc có thể bao gồm một số ràng buộc nhất định như phạm vi quy trình áp dụng, giới hạn ngân sách, nguồn lực,… Thông qua hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên, người quản lý kiểm tra xem các nhiệm vụ đã hoàn thành có phù hợp với hướng dẫn công việc đã cho trước khi tiếp tục giai đoạn tiếp theo của quá trình.

Ví dụ: hướng dẫn vận hành thiết bị, hướng dẫn kiểm tra chất lượng thành phẩm,…

Phân biệt quy định, quy trình, hướng dẫn công việc

Giống nhau:

– Đều là các yêu cầu bắt buộc;

– Giảm thiểu mức độ sai sót có thể xảy ra.

Khác nhau:

Quy định

Quy trình

Hướng dẫn công việc

Đưa ra các yêu cầu chung phải thực hiện.

Cách thức, phương thức để thực hiện một quá trình hay công việc.

Mô tả một cách chi tiết trình tự thực hiện của một công việc/nhiệm vụ cụ thể.

Mức độ chi tiết chưa rõ ràng, mới chỉ đưa ra các quy định chung.

Mức độ chi tiết vừa phải, đưa ra quy trình tổng quan cho quá trình liên quan.

Có mức độ chi tiết cao nhất, đi sâu vào từng thao tác cụ thể của công việc/nhiệm vụ.

Nêu lên các yêu cầu, quy định, có thể nêu bổ sung các kết quả đạt được.

Đưa ra vai trò, trách nhiệm cụ thể của nhân viên/bộ phận.

Hướng dẫn cách thức thực hiện một công việc/nhiệm vụ cụ thể một cách hiệu quả, tránh sai sót.

Là tập hợp của các yêu cầu, nên có thể có nhiều quy trình để thỏa mãn các yêu cầu.

Có thể có một hoặc nhiều hướng dẫn công việc khác nhau.

Chỉ tập trung vào việc hướng dẫn cho một công việc/nhiệm vụ.

Chứa đựng nội dung hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

Là thông tin tài liệu cần thiết để lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát các quá trình một cách hiệu quả.

Là tùy chọn cho một hệ thống, đảm bảo các hoạt động vận hành một cách đúng đắn và nhất quán.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những khái niệm, hiểu đúng về quy định, quy trình và hướng dẫn công việc. Từ đó có thể đạt được hiệu quả trong việc áp dụng hệ thống và đạt kết quả tốt trong hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.