Những mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân chuẩn nhất

Lễ tân là một vị trí quan trọng đối với các khách sạn lớn cần đón khách lưu trú thì hiện nay các doanh nghiệp cũng cần đến lễ tân. Các mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân đối với doanh nghiệp sẽ được bật mí ngay dưới đây tại bài viết của vieclam123.vn . Bạn đọc hãy theo dõi các nội dung ở ngay bên dưới đây nhé!

1. Tìm hiểu về công việc nhân viên hành chính lễ tân

1.1. Thế nào là nhân viên hành chính lễ tân?

Trước tiên để tìm hiểu về những mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân thì bạn cần phải tìm hiểu về nhân viên hành chính lễ tân. Đây là một bộ phận quan trọng, đóng vai trò đại diện cho toàn bộ công ty và doanh nghiệp. Vì thế mà khi khách hàng đến gặp công ty, doanh nghiệp đó sẽ nhận được những ấn tượng đầu tiên.

Công việc nhân viên hành chính lễ tân sẽ thực hiện các công việc hành chính khác nhau. Họ sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ như là  trả lời điện thoại đến và đi, đặt hàng văn phòng phẩm. Những người này sẽ thực hiện cung cấp các thông tin cho đối tác và khách hàng. Ngoài ra họ sẽ phải thực hiện các công việc khác nếu được giao phó. Nhân viên hành chính lễ tân có vị trí tại khu vực sảnh chờ của công ty hoặc tại quầy lễ tân của công ty, doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính lễ tân là bộ mặt đại diện cho toàn doanh nghiệp

1.2. Những mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân

1.2.1. Một số công việc chung

– Thực hiện đón tiếp khách hàng đến để liên hệ công việc: Nhân viên hành chính lễ tân sẽ đón khách hàng đến công ty và tìm hiểu xem khách hàng đó muốn gặp ai, gặp để làm gì. Sau khi hỏi về các thông tin mà khách hàng đã cung cấp sẽ liên hệ đến phòng ban mà khách hàng cần gặp để xác nhận việc có khách đến làm việc. Sau khi đã nhận được các chỉ dẫn từ phòng ban thì bạn nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn khách hàng thực hiện theo đúng với yêu cầu.

– Nhân viên hành chính lễ tân sẽ trực điện thoại và xử lý những cuộc gọi đến. Cụ thể là họ sẽ tiếp nhận các cuộc gọi đến và cung cấp những thông tin được phép chia sẻ. Nếu có thể thì sẽ chuyển tiếp cuộc gọi đến các phòng ban có liên quan.

– Thực hiện tiếp nhận và xử lý các thư từ và bưu phẩm. Lễ tân sẽ tiếp nhận các loại thư từ và bưu phẩm có liên quan đến công việc để chuyển đến cho nhân viên công ty. Họ sẽ liên hệ với nhân viên có thư từ hay bưu phẩm và nhanh chóng chuyển giao các thư từ hay bưu phẩm đó.

Các công việc cụ thể của vị trí hành chính lễ tân

Ngoài ra trong mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân họ sẽ tiếp nhận yêu cầu gửi thư hay bưu phẩm từ nhân sự của các các bộ phận. Sau đó sẽ liên hệ với nhân viên chuyển phát trong khu vực để chuyển đi. Thực hiện lưu trữ các thông tin vào sổ thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ và bưu phẩm hàng ngày.

– Thực hiện in ấn và photo tài liệu khi được các bộ phận yêu cầu và in ấn các tài liệu để chuẩn bị cho những cuộc họp của công ty.

– Phối hợp với nhân viên quản trị hành chính văn phòng để mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm và các đồ trang trí cho dịp lễ. Cấp phát những văn phòng phẩm đến các bộ phận sử dụng. Lập báo cáo và thống kê về tình hình mua sắm và sửa chữa trang thiết bị cùng với các dụng cụ văn phòng phẩm. 

– Tham gia chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp và tổ chức sự kiện đối với các việc như: Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn phòng họp và kiểm tra để phòng họp đảm bảo được sạch sẽ. Chuẩn bị nước, trà và thức ăn nhẹ theo quy định. Thực hiện sắp xếp tài liệu cho cuộc họp đúng với vị trí và phối hợp chuẩn bị và tổ chức những sự kiện của công ty.

Tham gia chuẩn bị các công việc hậu cần

1.2.2. Các công việc khác

Ngoài những mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân kể trên thì nhân viên hành chính lễ tân còn phải thực hiện các công việc như: Soạn thảo các văn bản hành chính khi được yêu cầu. Cung cấp biểu mẫu của công ty cho nhân viên ở các bộ phận. Liên hệ để đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho nhân sự của doanh nghiệp đi công tác. Nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng và giải quyết nếu trong phạm vi thẩm quyền và báo cáo đến bộ phận liên quan. Các quy định và chính sách của doanh nghiệp sẽ được nhân viên hành chính lễ tân thông báo để toàn thể nhân viên biết. Ngoài những công việc đã được kể ra ở trên thì họ sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hoạt động ra vào của các các cá nhân trong doanh nghiệp. Từ đó họ cần xác minh được danh tính của nhân viên và cấp thẻ khách và phát hiện những hoạt động đáng ngờ hay có dấu hiệu bất thường cho cấp trên. Cuối cùng là thực hiện các công việc khác nếu như được yêu cầu.

Thực hiện một số công việc khác

2. Kỹ năng của nhân viên hành chính lễ tân

Các kỹ năng đối với các nhân viên hành chính lễ tân là vô cùng quan trọng. Vì họ là những người thường xuyên phải tiếp xúc với hàng trực tiếp và cả giao tiếp trên điện thoại nên những người này cần phải có khả năng giao tiếp. Họ cần phải giữ cho mình một phong thái điềm tĩnh và lịch sự. Đồng thời giữ một thái độ chuyên nghiệp cho dù khách hàng có các hành vi thế nào đi nữa.

Vì là bộ mặt của công ty nên những kỹ năng mà nhân viên hành chính lễ tân cần phải có để có thể hoàn thành tốt các công việc của mình bao gồm như sau: Có một thái độ tích và chủ động trong công việc, luôn giữ cho mình một ngoại hình chỉnh chu, lịch sự. Luôn trung thực và là một người đáng tin cậy. Đây là công việc cần phải tiếp xúc với các cá nhân có tính cách khác nhau, đồng thời cũng phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Vậy nên các kỹ năng cần phải có đối với công việc này là luôn phải bình tĩnh, nhẫn nại thì mới có thể hoàn thành được các nhiệm vụ.

Nhìn chung thì công việc nhân viên hành chính lễ tân khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo. Ngoài ra bạn phải thực sự có niềm đam mê với công việc và hiểu được những nghiệp vụ và kỹ năng của một nhân viên lễ tân thì mới có thể trở thành một nhân viên hành chính lễ tân chuyên nghiệp.

Cần có khả năng giao tiếp để giao tiếp với khách hàng

3. Những yêu cầu và mức lương của nhân viên hành chính lễ tân

Trong mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân sẽ có những yêu cầu cụ thể để trở thành một nhân viên hành chính lễ tân. Đây là công việc không cần đến những yêu cầu quá cao. Tuy nhiên để có thể làm được công việc này thì bạn phải đáp ứng được một số yêu cầu như sau: 

– Thường thì nhân viên hành chính lễ tân sẽ yêu cầu giới tính nữ có một giọng nói chuẩn và dễ nghe.

– Người có trình độ tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên

– Sử dụng thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng và các thiết bị văn phòng như máy in, máy photo,…

– Có khả năng năng sắp xếp và quản lý các công việc một cách hiệu quả

– Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản và nhanh nhẹn, hoạt bát trong giao tiếp

Đối với mức lương của một nhân viên hành chính lễ tân thì tùy vào từng doanh nghiệp mà vị trí này có thể nhận được một mức lương khác nhau. Trung bình mức lương của công việc hành chính lễ tân sẽ trong khoảng từ 5 – 10 triệu đồng/ tháng. Tuy nhiên ngoài mức lương nhận được hàng tháng thì vị trí này còn nhận được các chính sách thưởng theo quý, theo bán niên tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.

Một số yêu cầu cơ bản và mức lương

Trên đây là các thông tin về mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân mà bạn có thể tham khảo nếu như đang quan tâm đến công việc này. Từ đó có thể đưa ra được những lựa chọn đúng đắn nhé!