Nhân viên văn phòng là gì? Tìm hiểu chi tiết về khối văn phòng – Việt Long Office

Được biết đến với hình ảnh thanh lịch, gắn liền với những bộ vest, áo sơ mi hay váy bút chì, nhân viên văn phòng là lực lượng lao động chiếm tỷ trọng lớn trong xã hội. Vây nhưng, đã bao giờ bạn tự hỏi: nhân viên văn phòng là gì? Và những công việc hay đòi hỏi về kỹ năng của nhân viên văn phòng như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về điều này để hiểu hơn về một phân ngành phổ biến bậc nhất hiện nay này nhé!

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là tên gọi của một bộ phận ngành nghề đã không còn xa lạ tỏng xã hội. Thậm chí, tại nhiều nơi, các nhân viên hành chính còn được coi là “bảo mẫu” của công ty. Họ tham gia vào nhiều bộ phận và gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào.

Vậy, nhân viên văn phòng làm gì?

Theo đó, danh từ: nhân viên văn phòng chỉ những người làm việc tỏng các phòng ban hành chính của một công ty, tổ chức, doanh nghiệp,…Họ là những người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc được chỉ định nằm trong kế hoạch hoạt động, phát triển của công ty.

Công việc của một nhân viên văn phòng đa dạng và không bị giới hạn ở bất kì lĩnh vực nào. Họ có thể thực hiện các mục tiêu kinh doanh chung như: lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…. Hoặc tham gia vào việc theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên. Hay thực hiện các công việc khác liên quan như: quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn, chăm sóc khách hàng,…

đọc thêm bài viết : Office Amenities là gì? Tiêu chuẩn tiện ích trong văn phòng. Làm gì để hạn chế đồ tiêu hao văn phòng

Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng là gì?

Là tên gọi chung bao quát công việc tại nhiều lĩnh vực. Khi tìm hiểu nhân viên văn phòng là gì người ta cũng thường đề cập đến các công việc của khối ngành này. Trên thực tế, dù được định nghĩa với tên gọi chung nhưng nhân viên hành chính văn phòng lại là những người có công việc rất rõ ràng, cụ thể.

Thực hiện thanh toán các khoản phí cho văn phòng kế toán

Nhân viên văn phòng thường làm các bảng biểu, phiếu thu để hoạch định rõ ràng các chi phí của công ty, doanh nghiệp,….Ở các đơn vị thương mại nhỏ, để tiết kiệm nguồn nhân lực, đôi khi nhân viên văn phòng cũng kiêm luôn chức vụ tạm ứng tiền thanh toán cho các nhà cung cấp. Lúc này họ đóng vai trò như một  thủ quỹ của công ty.

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Nhiệm vụ chính của một nhân viên văn phòng thường làm mỗi ngày đó chính là họ cần chịu trách nhiệm về kiểm soát, thống kê và lưu trữ tài liệu. Do đó, công việc của họ thường gắn liền với bàn giấy, máy tính và sổ sách. Nhân viên văn phòng cũng thực hiện chuyển các tài liệu của công ty tới những địa chỉ cần chuyển và lưu trữ lại toàn bộ các công văn, giấy tờ một cách khoa học.

Hỗ trợ các dự án

Ở nhiều công ty, khi có các dự án lớn sẽ huy động nguồn lực tham gia đông. Nhân viên văn phòng sẽ nằm trong nhóm hỗ trợ này. Công việc của họ ở giai đoạn vận hành dự án thường là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký,…Ngoài ra, họ cũng thường chuẩn bị các tài liệu, hỗ trợ sắp xếp phương tiện đi lại nhằm hỗ trợ để dự án vận hành hiệu quả, trôi chảy.

Trực, làm việc ở quầy lễ tân

Định nghĩa nhân viên văn phòng là gì không chỉ dừng lại ở các nhân viên ngồi bàn giấy. Trên thực tế họ cũng là bộ phận tiếp tân với công việc là trực, làm việc tại các quầy lễ tân. Ngoài ra, đôi khi họ cũng là nhân viên phục vụ cho việc chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức cho các sự kiện của công ty.

Quản lý trang thiết bị trong công ty

Quản lý các trang thiết bị của công ty cũng là nhiệm vụ thường gặp của một nhân viên văn phòng. Theo đó, họ sẽ là người có nhiệm vụ nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị của các phòng ban, bộ phận. Từ đó họ chủ động đề xuất cấp trên mua sắm. Sau khi được cấp trên phê duyệt, các nhân viên văn phòng sẽ trang bị và phân bổ, bàn giao lại cho từng phòng ban.

Công việc này cũng bao gồm cả quá trình giám sát, theo dõi và quản lý những thiết bị này. Đối với những công ty, tổ chức có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng cũng thực hiện nhiệm vụ quản lý tại khu vực này.

đọc thêm bài viết : Pantry văn phòng là gì? 03 lý do nên có phòng pantry trong văn phòng

Những kỹ năng cần thiết của một nhân viên văn phòng

Với danh mục làm việc đa dạng, rõ ràng khái niệm nhân viên văn phòng là gì không còn mơ hồ. Thậm chí hiện nay, đối với mỗi công ty, các kỹ năng yêu cầu đối với nhân viên hành chính là rất rõ ràng.

– Thành thạo nghiệp vụ văn phòng: đây là kỹ năng đầu tiên cần có ở các nhân viên văn phòng. Trong đó, họ cần là người sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel…Khi tuyển nhân viên cho các công ty, doanh nghiệp, thông thường tiêu chuẩn sẽ yêu cầu các chứng nhận về nghiệp vụ tin học văn phòng.

– Kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu: là kỹ năng cần thiết đối với các nhân viên văn phòng. Việc giao tiếp, lắng nghe và thấu hiểu sẽ giúp nhân viên văn phòng làm việc, trao đổi một cách hiệu quả. Đặc biệt trong môi trường văn phòng vốn phải tiếp xúc hầu như với toàn thể nhân viên thì kỹ năng này cần phải trau dồi và rèn luyện hàng ngày.

– Các kỹ năng nghiệp vụ liên quan như : kỹ năng sử dụng tiếng Anh, kỹ năng đội nhóm,…đều là các kỹ năng không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng hiện nay.

Hi vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về nhân viên văn phòng là gì. Là khối ngành có lực lượng lao động tham gia đông đảo, các nhân viên văn phòng đã và đang giúp cho doanh nghiệp, tổ chức phát triển vững mạnh. Hiểu hơn về nhân viên văn phòng cũng là cách để xây dựng cơ quan, tổ chức đoàn kết, hoạt động hiệu quả.