Nhà cung cấp là gì? Giải pháp tìm kiếm nhà cung cấp trong thời đại 4.0

Nhà cung cấp là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, giữ vai trò đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này ATALINK sẽ mang đến các thông tin hữu ích về nhà cung cấp, vai trò và các hoạt động mà doanh nghiệp cần quan tâm trong mối quan hệ với nhà cung cấp. 

1. Đôi nét về nhà cung cấp

Nhà cung cấp (Supplier) hay còn được gọi là nhà cung ứng là khái niệm chỉ một tổ chức / cá nhân cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một tổ chức, doanh nghiệp khác.

Trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thường có nhiều nhà cung cấp cùng đảm nhiệm cung ứng nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm hoặc dịch vụ để doanh nghiệp đưa vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, đưa đến người tiêu dùng.

Một số đặc trưng cơ bản của nhà cung cấp có thể kể đến như: 

• Mạng lưới cung cấp đầu vào cho doanh nghiệp được tạo nên từ nhiều nhà cung cấp. Một số ví dụ như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ tài chính, lao động, …

• Tùy thuộc vào tính chất của các thị trường cung cấp khác nhau mà mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ khác nhau

• Thị trường độc quyền hoặc thị trường có tính cạnh tranh không hoàn hảo sẽ tác động đến hoạt động mua sắm, dữ trữ cũng như tuyển dụng lao động của từng doanh nghiệp theo nhiều mức độ khác nhau

Trong tiếng Việt, cả supplier và vendor đều có nghĩa là nhà cung cấp, điều này khiến nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm. Vậy supplier và vendor khác nhau như thế nào? 

Vendor là tổ chức / cá nhân bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho cá nhân / tổ chức khác với mục đích cuối cùng là để tiêu dùng. Vendor có thể đi theo hình thức:

• B2B: doanh nghiệp cho doanh nghiệp

• B2C: doanh nghiệp cho người tiêu dùng 

• B2G: doanh nghiệp cho chính phủ

Trong chuỗi cung ứng, vai trò của supplier và vendor hoàn toàn khác nhau, có thể phân biệt dựa vào các tiêu chí sau:

Tiêu chíSupplierVendor

Vị trí trong chuỗi cung ứng

Đầu tiên

Cuối cùng

Mục tiêu

Phục vụ cho doanh nghiệp sản xuất hàng hóa

Bán hàng cho người tiêu dùng

Mục đích

Bán lại

Sử dụng

Số lượng cung cấp

Lớn

Nhỏ

2. Tầm quan trọng của nhà cung cấp với doanh nghiệp

Nhà cung cấp có vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp. Nếu không có nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành sản xuất, cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng. 

Khi có những thay đổi không tốt từ nhà cung cấp kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng rõ rệt. Ví dụ như: vật tư nguyên liệu đầu vào tăng giá, chất lượng sản phẩm giảm, tiến độ giao hàng chậm trễ,…

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng gặp một số khó khăn với nhà cung cấp như:

• Nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp khá khan hiếm hoặc khắt khe nên chỉ hợp tác được với một số ít nhà cung cấp cấp độc quyền

• Doanh nghiệp không có phương án thay thế nguyên liệu đầu vào

• Doanh nghiệp không nằm trong danh sách ưu tiên của nhà cung cấp

…

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ và tích cực với các nhà cung cấp để đảm bảo cho việc hợp tác lâu dài và bền vững.

3. Những hoạt động với nhà cung cấp mà doanh nghiệp quan tâm 

3.1. Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm nhà cung cấp là một quá trình tìm kiếm, đánh giá và thu hút các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã đặt ra để đạt được mức tiết kiệm chi phí nhất và giá trị tốt nhất cho hàng hóa và dịch vụ. 

Quy trình tìm kiếm nhà cung cấp được thực hiện bằng hoạt động đấu thầu với mục đích so sánh giá trị khác biệt giữa các nhà cung cấp, từ đó tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất với chi phí thấp nhất để đạt được lợi thế cạnh tranh.

Tùy thuộc vào sản phẩm / dịch vụ và nhu cầu tìm nguồn cung cấp của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể lựa chọn làm việc trực tiếp với nhà bán buôn, nhà sản xuất hoặc nguồn từ nhà phân phối. Dưới đây là một số nguồn cung ứng mà bạn có thể tham khảo:

• Thuê ngoài (Outsourcing)

• Ủy quyền (Insourcing)

• Near-sourcing

• Nguồn cung ứng chi phí thấp (Low-cost Country Sourcing – LCCS)

• Nguồn cung ứng toàn cầu

• Nhà thầu chính / nhà thầu phụ

• Dịch vụ lưu trữ

• Dịch vụ chuyên nghiệp

• Sản xuất

• Sáp nhập công ty

• Nhà cung cấp nhỏ hoặc lớn

• Hợp tác

• Doanh nghiệp ảo

3.2. Đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hiện tại cũng như dự báo trước tương lai các vấn đề có thể gặp phải trong chuỗi cung ứng hàng hoá, dịch vụ. Từ đó, nhà quản lý chủ động đưa ra các quyết định và giải pháp kịp thời để không làm gián đoạn nguồn cung, giảm thiểu tối đa các rủi ro. 

Một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

• Năng lực nhà cung cấp

• Yếu tố môi trường và phát triển bền vững

• Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự

• Khả năng tài chính

• Dịch vụ khách hàng

Để tìm hiểu chi tiết về nhà cung cấp và các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp trong nền công nghiệp 4.0 hiện nay, bạn có thể đọc thêm tại bài viết tại đây.

3.3. Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là bước quyết định nhà cung cấp nào sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp. Quản lý hoặc chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá sự phù hợp và mức độ tin cậy của từng nhà cung cấp dựa trên thông tin đã thu thập được cũng như các tiêu chí đã xây dựng. Nhà cung cấp được lựa chọn phải phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo những tiêu chí mà doanh nghiệp đã đặt ra.

3.4. Quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp là hoạt động kiểm soát thông tin, phân loại đơn vị cung cấp cũng như quản lý công nợ với từng nhà cung cấp. 

Bởi nhà cung cấp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung cấp tốt cung cấp cho doanh nghiệp nguồn hàng chất lượng với giá cả hợp lý, nhờ đó gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. 

Chính vì vậy, quản lý nhà cung cấp là công việc vô cùng cần thiết trong việc duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tốt nhất.

4. Tìm kiếm nhà cung cấp trong thời đại công nghệ 4.0

4.1.  Giải pháp Esourcing 

Esourcing là quá trình thu thập giá thầu từ nhiều nhà cung cấp thông qua một cổng thông tin trực tuyến để xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Bằng cách so sánh thông tin nhà cung cấp như báo giá, đề xuất, giá thầu và thương lượng đơn đặt hàng, Esourcing là một phần của quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược giúp bạn chọn được nhà cung cấp tốt nhất. 

eProcurement là việc sử dụng phần mềm trực tuyến để thực hiện quy trình mua sắm điện tử, bắt đầu bằng việc tạo yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng, sau đó đặt hàng với nhà cung cấp đáng tin cậy dựa trên kết quả ở quy trình eSourcing.

Dưới đây là các bước vận hành Esourcing:

Bước 1: Tạo yêu cầu mua hàng (Request for Information – RFI) 

Đánh giá sự phù hợp của nhà cung cấp, thường được gọi là tạo yêu cầu mua hàng (RFI). Ở bước đầu tiên này, bạn cần tạo các câu hỏi mà nhà cung cấp sẽ trả lời để được xem xét việc hợp tác kinh doanh.

Bước 2: Tạo Yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) 

Nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí của bạn trong RFI có thể được mời báo giá. Người mua tạo các biểu mẫu hỏi giá sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ có thể cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể tiến hành yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) khi hai bước này được kết hợp thành một, tức là nhà cung cấp vừa trả lời câu hỏi vừa báo giá.

Trước đây, đội ngũ thu mua sẽ phải điền thủ công những câu hỏi này và báo giá của họ trong Microsoft Word hoặc Excel. Với eSource, quy trình này được sắp xếp hợp lý khi các nhà cung cấp đăng nhập và tải câu trả lời của họ lên phần mềm eSource. Giao tiếp giữa nhà cung cấp và người mua trong quá trình RFQ được thực hiện và ghi lại bên trong nền tảng Esourcing. 

Bước 3: Đánh giá các báo giá

Quá trình này trước đây bao gồm việc phân loại thủ công các chồng giấy tờ được gửi đến từ các nhà cung cấp tham gia đấu thầu.

Esourcing thay đổi điều này nhờ việc cung cấp một bộ phân tích, bảng điều khiển và công cụ tinh vi như chấm điểm tự động. Nhờ vậy người dùng có thể tự động hóa các yếu tố của quy trình đánh giá, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. 

Bước 4: Thiết lập đấu giá điện tử (eAuction)

Trong Đấu giá điện tử, các nhà cung cấp cạnh tranh về giá trong một khung thời gian đã định. Tùy thuộc vào thiết lập và cấu hình, bạn có thể chọn minh bạch với các tùy chọn: giá tốt nhất, giá và thứ hạng, … của nhà cung cấp.

Đấu giá điện tử có thể được tiến hành tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình Esourcing. Đấu giá điện tử được thiết kế để khuyến khích các nhà cung cấp tiềm năng cạnh tranh với nhau và do đó mang lại thỏa thuận tốt nhất có thể cho các bộ phận mua hàng. Nói một cách đơn giản, bằng cách sử dụng đấu giá điện tử, người mua có thể thương lượng giá với nhiều nhà cung cấp hơn so với quy trình thủ công. 

Bước 5: Lựa chọn nhà cung cấp

Bước cuối cùng là lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Quy trình này có thể được tự động hóa bằng cách tự động gửi hợp đồng cho nhà cung cấp thắng thầu.

4.2. ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây

Không nằm ngoài xu hướng ứng dụng công nghệ trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng, tại Việt Nam, ATALINK là một giải pháp Esourcing ưu việt với hơn 2000 doanh nghiệp đang hoạt động trên sàn. 

ATALINK là Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. ATALINK giúp mỗi doanh nghiệp cũng như các ngành nghề của nền kinh tế Việt Nam có cơ hội truy cập, thấu hiểu nhiều bức tranh đa chiều khác nhau về chuỗi cung ứng, liên quan mật thiết đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

ATALINK cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau để Doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với quy mô, ngân sách và đặc thù riêng:

• B2B E-Commerce

  – Bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp. Mở rộng thị trường và nâng cao doanh thu.

• Quản lý bán hàng

  – Quản lý bán hàng hiệu quả. Gia tăng doanh thu và lợi nhuận.

• Quản lý mua hàng

  – Tối ưu hóa chi phí mua hàng. Quản lý mua

  hàng hiệu quả.

• Quản lý chuỗi cung ứng thiết kế theo yêu cầu

  – Tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao giá trị doanh nghiệp với các tính năng quản lý chuỗi cung ứng được thiết kế riêng theo yêu cầu, cùng nhiều tùy biến ở mức “không giới hạn”.

Một số lợi ích mà ATALINK đem lại cho người dùng và tổ chức:

• Thực hiện các nghiệp vụ mua hàng – bán hàng nhanh chóng và hiệu quả

• Tăng cơ hội tiếp cận và làm việc với Nhà cung cấp, Khách hàng tiềm năng trên hệ thống

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa Doanh nghiệp với Nhà cung cấp, với Khách hàng

• Giúp Doanh nghiệp quản lý và tương tác với đội ngũ mua hàng, bán hàng một cách hiệu quả

• Tăng tính xác thực và minh bạch trong công tác quản trị chuỗi cung ứng

• Giúp giảm đáng kể chi phí nhân sự và chi phí mua hàng bằng các

  quy trình hiện đại

5. Tổng kết

Qua những thông tin đã chia sẻ trong bài viết trên, ATALINK mong rằng doanh nghiệp sẽ có những hoạt động hiệu quả hơn để duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp. Đặc biệt, hy vọng các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng đổi mới và có thể ứng dụng công nghệ cho việc tối ưu quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, góp phần nâng cao năng lực kinh doanh trong thời đại số

Và đừng quên ATALINK là lựa chọn hàng đầu khi doanh nghiệp cần đến một giải pháp số cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng. 

Chúng tôi cung cấp hạ tầng kết nối minh bạch, công bằng, hiệu quả, ATALINK giúp Doanh nghiệp gia tăng giá trị thông qua năng lực kết nối, tương tác với đối tác và thị trường. Cơ sở dữ liệu chuẩn hóa trên quy mô lớn, đa dạng ngành nghề kinh tế, danh mục và chủng loại sản phẩm đem lại sức mạnh vượt trội trong quản trị chuỗi cung ứng, đáp ứng nhu cầu ở đẳng cấp quốc tế. Liên hệ với ATALINK ngay để được tư vấn giải pháp!