Nghiệp vụ Kho – Xuất kho | TS24 Corp

I. Giới thiệu:

Nội dung tài liệu
hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Kho – Xuất
kho trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Xuất kho NVL
cho hoạt động sản xuất

2. Xuất NVL cho
hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ 

3. Xuất NVL,
hàng hóa góp vốn, đầu tư vào công ty khác

4. Xuất kho bán
hàng

5. Xuất hàng
hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ

6. Xuất hàng
cho các đơn vị (chi nhánh) hạch toán phụ thuộc

7. Xuất trả lại hàng mua

II. Hướng dẫn

1. Xuất kho
nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất:

1.1. Định khoản:

Nợ TK 154,
621, 623, 627

Có TK 152                                                                   Nguyên
liệu, vật liệu.

1.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi phát sinh
nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, thông thường sẽ phát sinh các
hoạt động sau:

– Căn cứ vào kế
hoạch sản xuất hoặc đơn hàng của khách hàng trong kỳ, trưởng bộ phận sản xuất sẽ
lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng

– Căn cứ vào lệnh
sản xuất kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ đề nghị xuất nguyên vật liệu
dùng cho sản xuất

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

1.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh
tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”. 

– Định khoản chứng
từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng
> “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

2. Xuất nguyên
vật liệu cho hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ:

2.1. Định khoản:

Nợ TK 241                              Xây dựng cơ bản dở
dang.

Có TK 152                   Nguyên liệu, vật liệu.

2.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi có nhu cầu
xuất nguyên liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn
TSCĐ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

– Căn cứ thực tế
phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

– Bộ phận đề xuất
nhận nguyên vật liệu, sau đó đem đi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn
TSCĐ.

2.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”.

– Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

3. Xuất nguyên
vật liệu, hàng hoá góp vốn, đầu tư vào công ty khác:

3.1. Định khoản:

Nợ TK 222, 228

Có TK 152, 156

3.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi có nhu cầu xuất
nguyên liệu, hàng hoá đưa đi góp vốn vào công ty liên doanh, liên kết hoặc đầu
tư góp vốn vào đơn vị khác.

– Căn cứ thực tế
phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

– Bộ phận đề xuất
nhận nguyên vật liệu, hàng hóa, sau đó đem đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng
kiểm soát hoặc vào công ty liên kết.

3.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh
tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”.

– Định khoản chứng
từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng
> “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

4. Xuất kho
bán hàng:

4.1. Định khoản:

Nợ TK 632                              Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 155,
156

4.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi phát sinh
nghiệp vụ xuất kho bán vật tư, hàng hóa, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động
sau:

– Nhân viên bán
hàng đề nghị xuất kho hàng bán.

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá.

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

– Nhân viên nhận
hàng và giao lại cho khách hàng.

4.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh
tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”.

– Định khoản chứng
từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng
> “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

5. Xuất hàng
hoá mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ:

5.1. Định khoản:

Nợ TK 641, 642
(Thông tư 200)

Nợ TK 6421,
6422 (Thông tư 133)

Nợ TK 242,
211                     

Có TK 156                               Hàng hóa

5.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi phát sinh
xuất hàng hóa đi biếu tặng (không thu tiền, không kèm theo các điều kiện
khác…); tiêu dùng nội bộ…

– Căn cứ thực tế
phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

– Bộ phận đề xuất
nhận hàng, sau đó đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng

– Kế toán ghi
nhận doanh thu, chi phí bán hàng nội bộ

5.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh
tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

 

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”.

– Định khoản chứng
từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng
> “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

6. Xuất hàng
cho các đơn vị (chi nhánh) hạch toán phụ thuộc:

6.1. Định khoản:

– Trường hợp
không ghi nhận doanh thu giữa các khâu trong nội bộ, kế toán lập Phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT:

Nợ TK 136                              Phải thu nội bộ

Có TK 155,
156            

– Trường hợp
doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp:

Nợ TK 632                              Giá vốn hàng bán

Có TK 155, 156

6.2. Mô tả nghiệp
vụ:

Khi có yêu cầu
xuất hàng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán, thông thường sẽ phát sinh
các hoạt động sau:

– Căn cứ vào lệnh
điều động nội bộ của công ty về việc chuyển hàng cho các đơn vị trực thuộc hoặc
cửa hàng ở khác địa phương, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ lập đề nghị xuất kho
hàng hóa

– Kế toán kho lập
Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

– Căn cứ vào
Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

– Thủ kho ghi sổ
kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

– Bộ phận đề xuất
nhận hàng, sau đó vận chuyển tới các đơn vị hạch toán phụ thuộc.

6.3. Các bước
thực hiện:

Lập phiếu xuất
kho:

– Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

– Bảng Quản lý bán
ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người
nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,…), chọn kho hàng xuất
đi – kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên
hàng hóa, số lượng,…) > “Ghi (F5)”. 

– Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

– Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

7. Xuất trả lại
hàng mua:

Mục “Xuất trả lại
hàng mua” người dùng xem tài liệu  “Mua
hàng” >  “Trả lại hàng đã mua về nhập
kho”