Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh: 8 kỹ năng cần có

Đàm phán trong kinh doanh là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có. Nó không chỉ giúp mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp mà còn khẳng định được vị thế của mình trước những đối thủ.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp non trẻ vẫn chưa được trang bị kỹ năng thương lượng này một cách tốt nhất và đầy đủ nhất. Để tránh gặp phải những khó khăn trong kinh doanh, Bizfly giới thiệu tới bạn nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh sau.

Đàm phán trong kinh doanh là gì? 

Đàm phán trong kinh doanh là quá trình trao đổi hay thoả thuận giữa hai bên đối tác để giải quyết những xung đột hay vấn đề trong giao dịch kinh tế để hai bên cùng có lợi. Các quan điểm trái chiều hay xung đột xảy ra trong hoạt động kinh doanh là điều dễ hiểu. Bởi các bên khi tham gia trao đổi, mua bán thường có sự khác nhau về chính kiến, quyền lợi thậm chí là bất đồng về ngôn ngữ, tư duy và luật pháp. Vì vậy, đàm phán là bí quyết kinh doanh mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng.

Các hình thức đàm phán trong kinh doanh thường gặp bao gồm: Đàm phán thông qua gặp mặt trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua hình thức thư tín.

Đàm phán trong kinh doanh là gì? 

Các giai đoạn khi đàm phán trong kinh doanh 

Các giai đoạn mà một cuộc đàm phán trong kinh doanh phải trải qua bao gồm:

Giai đoạn chuẩn bị 

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh thành công sẽ phụ thuộc nhiều vào giai đoạn chuẩn bị này bởi nó ảnh hưởng đến kết quả lên tới 70%. Trong giai đoạn này, bạn cần thực hiện một số việc dưới đây.

• Tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin liên quan đến đối tác.
• Liệt kê danh sách những vấn đề có thể ảnh hưởng đến cuộc đàm phán giữa hai bên đối tác.
• Thiết lập những giới hạn mong muốn, mục tiêu thương lượng của doanh nghiệp bạn.
• Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu cũng như nguồn lực doanh nghiệp.
• Đưa ra và tự giải quyết một số những giả thuyết về mong muốn của đối tác.

Giai đoạn chuẩn bị là vô cùng quan trọng trước khi thực hiện đàm phán trong kinh doanh

Giai đoạn tiếp xúc 

Tiếp xúc là giai đoạn tiếp theo khi đàm phán trong kinh doanh để bạn đưa ra những nhận định về đối tác bằng việc kết hợp các công tác chuẩn bị và cảm nhận qua cuộc gặp trực tiếp. Tại bước này, bạn cần phải có một số kỹ năng sau.

• Tạo không khí tiếp xúc: Hai bên có thể bàn về sở thích hay những vấn đề liên quan trước khi đi vào vấn đề chính để tạo ra bầu không khí thoải mái.
• Tạo niềm tin: Điều quan trọng nhất trong hợp tác kinh doanh chính là sự tin tưởng. Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, mình là người nhất quán, đáng tin cậy để mọi việc được thuận lợi.
• Thiện chí hợp tác: Thiện chí chính là chìa khóa giúp tăng tỷ lệ thành công cho các cuộc đàm phán. Vì vậy, thay vì bảo thủ thì bạn nên linh hoạt trong mọi tình huống để hai bên cùng có lợi.
• Thăm dò đối tác: Để quá trình đàm phán được thuận lợi, bạn nên quan sát thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để hiểu được mong muốn của họ, thăm dò thiện ý hợp tác thay vì lãng phí thời gian vô ích.
• Điều chỉnh chiến lược: Nếu chiến lược đàm phán mà bạn xây dựng từ trước không mang lại hiệu quả trong tình hình thực tế thì bạn nên ứng biến linh hoạt sao cho phù hợp.

Giai đoạn đàm phán 

Đây là giai đoạn đàm phán trong kinh doanh mà bạn phải đưa ra những lời đề nghị. Trong giai đoạn này, bạn phải thể hiện được sự bình tĩnh, tự tin, mạch lạc trong việc trình bày các ý kiến và đi kèm các cơ sở để tránh việc đối tác hiểu sai ý mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lắng nghe đối tác, hiểu mong muốn của họ để dung hòa lợi ích cho hai bên.

Khi đàm phán, bạn nên giảm thiểu tối đa nguy cơ đối kháng, hơn thua giữa hai bên để tránh làm cho mọi việc trở nên xấu hơn. Nếu hai bên không thể tìm được tiếng nói chung thì có thể tìm đến bên thứ ba để hoà giải và phân xử.

Giai đoạn đàm phán trong kinh doanh mà bạn phải đưa ra lời đề nghị hấp dẫn

Giai đoạn ký kết 

Sau khi các bên đối tác đã thoả thuận và đưa ra quan điểm chung nhất thì quá trình đàm phán trong kinh doanh sẽ kết thúc và việc ký kết hợp đồng sẽ được tiến hành. Một điều lưu ý trong giai đoạn này là cả hai bên đều phải tuân thủ các điều khoản đã thảo luận trước đó, không được tự ý điều chỉnh hay thay đổi nội dung nếu không được thông qua.

Khi hợp đồng đã được ký kết thì các bên liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm và thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng.

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh 

Nghệ thuật đàm phán trong lĩnh vực kinh doanh là loại hình phức tạp và tốn nhiều thời gian và công sức của các nhà lãnh đạo. Khi thực hiện đàm phán, bạn cần hiểu rõ được các chiến lược và phương pháp đàm phán như sau.

Hiểu rõ đối phương 

Trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh, nếu hiểu rõ đối phương của mình, bạn sẽ dễ dàng đề ra được các phương án đối phó để dành được nhiều lợi ích hơn về phía mình. Vì vậy, bạn nên đầu tư thời gian và công sức của mình để tìm hiểu thật kỹ điểm mạnh, điểm yếu của đối tác và khiến họ phải nhượng bộ một số điều khoản có lợi cho bạn.

Luôn hiểu rõ đối phương mong muốn gì là kỹ năng của nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Hơn hết, trong quá trình diễn ra đàm phán, bạn nên chú ý đến cử chỉ, thái độ và lời nói của đối tác thay vì chỉ nói về bản thân để việc nắm thóp đối phương dễ dàng hơn.

Là người lèo lái câu chuyện 

Trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh, bạn cần phải là người làm chủ được cuộc trò chuyện và lèo lái đối phương theo hướng và mục tiêu mà mình mong muốn thay vì cứ chạy theo đối tác. Và để có thể thực hiện được điều này khi tham gia đàm phán, bạn cần có kỹ năng, kinh nghiệm cũng như những năng lực nhất định.

Tận dụng mọi thứ trong khả năng 

Nguyên tắc khi đàm phán trong kinh doanh đó là bạn không nên chỉ hướng lợi ích về mình nhưng cũng không nên quá nhượng bộ để đối phương được đà lấn tới. Bởi khi bạn cho đối phương một thứ gì đó miễn phí, họ sẽ có khuynh hướng đòi hỏi thêm. Chính vì vậy, thay vì nhượng bộ điều khoản, thì bạn nên trao đổi nó để nhận được lợi ích cho doanh nghiệp.

Tận dụng mọi thứ để đàm phán thành công là nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Kiềm chế cảm xúc 

Kiềm chế cảm xúc là yếu tố tiên quyết giúp mang đến thành công cho bạn trong mọi lĩnh vực kể cả đàm phán trong kinh doanh. Bất kỳ ai tham gia đàm phán cũng muốn nhận về cho mình nhiều lợi ích, nhưng nếu không bình tĩnh xử lý bạn sẽ chỉ nhận lại những thiệt hại và khiến cho tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Vì vậy, bạn hãy cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình dù đang bế tắc hay kết quả của cuộc đàm phán không tốt bởi chuyện gì cũng sẽ có cách giải quyết.

Phải có kiến thức 

Kiến thức là kỹ năng thương lượng quan trọng bắt buộc phải có trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh. Cách tốt nhất để bạn không phải chịu lép vế hay bị thao túng bởi người khác chính là trang bị cho mình những kiến thức về lĩnh vực kinh doanh cần thiết một cách đầy đủ.

Có như vậy thì bạn mới có chính kiến của mình trước những lời nói của đối tác. Nếu không có kiến thức, không tỉnh táo và không biết cách kiểm chứng thông tin thì bạn có thể đi đến những quyết định sai lầm.

Phải có kiến thức là một trong những kỹ năng cần có

Không thương lượng quá nhiều 

Thay vì cứ dài dòng thương lượng thì bạn nên tập trung vào vấn đề trọng tâm khi đàm phán trong kinh doanh. Bạn nên quan sát cử chỉ, thái độ đồng thời lắng nghe mong muốn của đối phương để nhanh chóng đưa ra quyết định. Nếu thời gian đàm phán diễn ra quá dài thì nguồn lực đôi bên sẽ bị hao tổn khiến các cơ hội kinh doanh khác bị bỏ lỡ.

Lợi ích cho cả 2 bên 

Để đạt được sự đồng thuận thì bạn không nên chỉ hướng lợi ích đến cho bản thân mình. Trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh, bạn cần phải hướng đến hợp tác để đôi bên cùng hưởng lợi và đừng bao giờ có suy nghĩ nhượng bộ là thất bại. Hãy bắt đầu một cuộc đàm phán thiện chí để tránh nguy cơ phải chịu những thiệt hại ảnh hưởng đến kinh doanh.

Hợp tác cả hai bên đều có lợi là nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh đỉnh cao

Không vội vàng chấp nhận đề nghị 

Khi bước chân vào bàn đàm phán trong kinh doanh thì chắc chắn đối phương sẽ không đưa ra một lời đề nghị. Họ sẽ đưa ra phương án mang lại lợi ích nhất và các phương án dự phòng khác với lợi ích giảm dần. Vì vậy, khi đối tác đưa ra lời đề nghị tốt nhất, bạn đừng vội chấp nhận mà hãy cố gắng thuyết phục họ đưa ra các lời đề nghị khác có lợi hơn với mình.

Một số Case study về nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Sau đây là một số Case Study cụ thể và nổi tiếng về cách đám phán trong kinh doanh để mang lại lợi nhuận cho các bên đàm phán.

Apple và Samsung

Một trong những ví dụ điển hình nhất về đàm phán trong kinh doanh phải kể đến vụ việc Samsung bị Apple kiện vào tháng 8 năm 2012, vì vị phạm bằng sáng chế đối với các sản phẩm của hãng này, đặc biệt sản phẩm Iphone. Trong quá trình ra tòa giải quyết, bồi thẩm ở California đã ra phán quyết rằng Samsung sẽ phải bồi thường cho Apple hơn 1 tỷ USD tuy nhiên sau một hồi đàm phán, thẩm phán đã giảm khoản tiền này xuống còn 600 triệu USD. Và cuối cùng, số tiền mà Samsung phải trả cho Apple chỉ còn vỏn vẹn 290 triệu USD.

Starbucks và Kraft Foods

Một ví dụ khác đó là cuộc chiến kéo dài gần ba năm giữa Starbucks và Kraft Foods về việc phân phối sản phẩm cafe đóng gói của Starbucks trong các cửa hàng tạp hóa. Theo phán quyết của tòa án thì thương hiệu Starbucsk đã vi phạm thỏa thuận với Kraft và phải trả cho gã khổng lồ về ngành thực phẩm này con số 2,75 tỷ USD.

Đàm phán trong kinh doanh đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành bại của nhiều doanh nghiệp. Qua bài viết mà Bizfly chia sẻ, bạn đã nắm rõ được các giai đoạn và nghệ thuật đàm phán trong lĩnh vực kinh doanh để có thể trở thành một người đàm phán có kỹ năng, mang lại các chiến lược kinh doanh hiệu quả và đón nhận được nhiều thành công.