Một ngày làm việc của Giám đốc Hành chính – Nhân sự – The HUB – Office Building

Là một Giám đốc Hành chính – Nhân sự, bạn sẽ đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Không chỉ hoàn thành công việc cấp trên giao phó, bạn còn phải quản lý đội nhóm và giao việc cho nhân viên của mình. Vậy một ngày làm việc điển hình của Giám đốc Hành chính – Nhân sự sẽ ra sao? Nếu bạn tò mò, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Nhiệm vụ của Giám đốc Hành chính – Nhân sự 

Giám đốc Hành chính – Nhân sự sẽ thường đảm nhận 3 trách nhiệm chính, bao gồm:

• Quản trị

• Hành chính

• Tài chính – nhân sự.

Nhiệm vụ quản trị

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của Giám đốc Hành chính – Nhân sự là quản lý các nhân viên của mình. Việc bạn cần quản lý bao nhiêu người, mức độ trách nhiệm ra sao sẽ phụ thuộc vào ngành, quy mô và cơ cấu tổ chức công ty.

Thông thường, Giám đốc hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm quản lý công việc của:

• Nhân viên admin cấp dưới

• Chuyên viên nhân sự

• Chuyên viên bộ phận Operations (vận hành)

Bên cạnh đó, nhiệm vụ quản trị cũng bao gồm công việc phát triển, triển khai, đánh giá và cải tiến các thủ tục trong công ty. Bạn cần đảm bảo các chính sách được đưa ra và áp dụng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Đồng thời, những quy định đó cũng tạo ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả công việc của toàn bộ nhân viên.

Nhiệm vụ hành chính

Giám đốc Hành chính – Nhân sự là người phụ trách chính mảng hành chính của công ty. Nhiệm vụ của bạn là phát triển và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh đó, bạn cũng quản lý nguồn cung cấp, xác định và đáp ứng nhu cầu của mọi người.

Ngoài ra, các nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức cuộc họp và duy trì môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cũng thường thuộc phạm vi trách nhiệm của Giám đốc Hành chính – Nhân sự.

Nhiệm vụ Tài chính & Nhân sự

Trong các công ty nhỏ, Giám đốc Hành chính – Nhân sự đôi khi phải kiêm luôn việc quản lý một số khoản chi, xử lý hóa đơn và lập bảng lương.

Bên cạnh đó, toàn bộ các công việc liên quan đến quá trình tuyển dụng cũng đều cần thông qua bạn. Bạn sẽ phải giải quyết các thủ tục, giấy tờ tuyển nhân sự mới và truyền đạt các chính sách công ty cho họ.

Kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết đối với Giám đốc hành chính nhân sự

Tính chất công việc của Giám đốc Hành chính – Nhân sự tương đối đa dạng. Do đó, các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để bạn thành công trong lĩnh vực này cũng trải dài.

Dưới đây là một số yếu tố mà đa số doanh nghiệp đều đánh giá cao ở một người Giám đốc Hành chính – Nhân sự. Bạn có thể tham khảo và phát triển bản thân nếu muốn trở nên xuất sắc hơn.

Về kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp tốt

• Óc phán đoán tốt

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Khả năng ra quyết định nhanh chóng

• Quản lý thời gian

• Chú ý đến chi tiết

• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức

• Biết cách ủy quyền và giao việc

• Khả năng lãnh đạo và đào tạo nhân viên

• Giàu sáng kiến ​​

• Liêm chính, đạo đức tốt

• Khả năng thích ứng cao

• Kỹ năng làm việc nhóm

• Thành thạo MS Office & các phần mềm quản trị khác

• Kỹ năng quản lý ngân sách, tài chính

• Có kiến thức về kinh doanh và các nguyên tắc quản lý.

Về kinh nghiệm

• Tuyển dụng nhân sự

• Quản lý đội nhóm

• Xây dựng và phát triển các tiêu chuẩn

• Quản lý nguồn cung ứng và hàng tồn kho

• Cải tiến quy trình

• Kế toán

• Kinh nghiệm hành chính

•  

  Kinh nghiệm thư ký

• Kiến thức về quản lý nhân sự.

Giám đốc Hành chính – Nhân sự sẽ làm việc với ai?

Giám đốc Hành chính – Nhân sự sẽ cần làm việc với rất nhiều các đối tượng khác nhau. Những vị trí bạn thường xuyên phải tiếp xúc nhất là các cá nhân có công việc liên quan đến quản trị, vận hành và tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó, bạn cũng cần làm việc chặt chẽ với nhân viên bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Việc hình dung mình sẽ làm việc với ai sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của mình trong mỗi nhiệm vụ. Đồng thời, bạn cũng chủ động và quản lý công việc dễ dàng hơn.

Dưới đây là những người mà bạn thường xuyên làm việc cùng họ:

• Chuyên viên nhân sự

• Lễ tân

• Trợ lý quản lý văn phòng

• Trợ lý hành chính

•  

  Nhân viên nhập liệu

• Người quản lý thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất

• Trợ lý phòng marketing và các phòng ban khác

• Đại diện bán hàng.

Một ngày làm việc điển hình của Giám đốc Hành chính – Nhân sự

Đối với vị trí Giám đốc Hành chính – Nhân sự, thật khó để có ngày làm việc nào giống hệt ngày hôm trước. Dù vậy, thông thường, bạn sẽ có những đầu việc trong ngày như sau:

• Đến văn phòng sớm và mở khóa cửa văn phòng. Dù bạn có là người giữ chìa khóa văn phòng hay không, bạn cũng nên là người đến văn phòng sớm trước những nhân viên khác. Bạn nên là tấm gương về sự chỉn chu và có tổ chức. Như vậy, người khác mới nhìn vào bạn để điều chỉnh hành vi và coi trọng những quy định của công ty.

• Kiểm tra quanh văn phòng một lượt để xem có bất cứ điều gì ảnh hưởng đến vệ sinh, sự an toàn và lành mạnh của môi trường công sở hay không

• Kiểm tra thư thoại và email. Trả lời chúng nếu cần thiết.

• Lập kế hoạch và chuẩn bị cho ngày làm việc

• Kiểm tra phần chấm công, điểm danh. Lưu ý xem những ai đến muộn.

• Gặp nhanh người quản lý dụng cụ và thiết bị văn phòng để thảo luận về các nhu cầu cấp thiết. Đặt hàng nguồn cung cấp và xử lý thiết bị hư hỏng nếu cần.

• Gặp gỡ trợ lý, lễ tân và các nhân viên quản trị khác để thảo luận về các nhiệm vụ trong ngày. Giao việc cho nhân viên phù hợp để giải quyết công việc hiệu quả nhất.

• Nghe các cuộc gọi, ghi nhận/xử lý các yêu cầu từ điện thoại

• Lên kế hoạch phỏng vấn cho những người mới tuyển dụng

• Ký giấy tờ cần xét duyệt

• Soạn thảo hợp đồng cho khách hàng.

• Làm báo cáo để gửi khách hàng và cấp trên

• Đào tạo nhân viên mới

• Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của ngày mai / tuần tới.

• Rời khỏi văn phòng sau khi tắt điện và khóa cửa cẩn thận.

Giám đốc hành chính nhân sự đóng vai trò rất quan trọng để ổn định hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Thông qua bài viết trên của THE HUB, hy vọng bạn đã hiểu hơn về công việc của những người làm vị trí này. Đồng thời, bạn cũng sẽ biết cách trau dồi những kỹ năng cần thiết để trở nên thành công hơn.