Mô tả công việc văn thư

Theo khảo sát của ViecLamVui , hầu như doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn. Một số thông tin chia sẻ từ ViecLamVui về mô tả công việc văn thư cũng như những kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc này hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc văn thư hành chính.

Mục Lục

Nhân viên văn thư hành chính – Họ là ai?

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư

Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.

Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.

Kỹ năng chuyên môn

Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng tin học văn phòng

Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.

Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty. Sau đây là bảng mô tả công việc nhân viên văn thư với những công việc chung và cơ bản để bạn tham khảo.

Nhiệm vụ chính
Công việc cụ thể

Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp

Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty; trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.

Nhiệm vụ lễ tân

Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về công việc văn thư

Học nghiệp vụ chuyên môn văn thư hành chính ở đâu?

Cùng với sự phát triển của xã hội và kinh tế, nhiều công ty và doanh nghiệp được thành lập, vì thế nhu cầu nhân sự có chuyên môn để phục vụ hiệu quả cho công tác văn thư hành chính là nhu cầu tất yếu. Nếu bạn yêu thích công việc này và mong muốn tìm được việc làm nhân viên văn thư phù hợp, bạn có thể theo học chuyên ngành văn thư hành chính tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp. Hoặc bạn đã có văn bằng chuyên môn lĩnh vực khác và muốn làm công việc nhân viên văn thư, bạn cũng có thể theo học các khoá học nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại các trường dạy nghề, trung tâm dạy nghề…

Đối với các cơ quan nhà nước, tiêu chuẩn nghiệp vụ cần có của nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư của cơ quan nhà nước cần có các tiêu chuẩn nghiệp vụ cơ bản như sau:

Bằng cấp chuyên môn hoặc đã qua một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác văn thư ít nhất là 1 năm.
Nắm rõ các văn bản pháp quy quy định về công tác công văn, giấy tờ.
Nắm vững các bản hướng dẫn, chỉ dẫn về đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành.
Hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan cấp trên, cấp dưới.
Nắm vững thể lệ gửi công văn, đánh điện tín, cước phí và địa điểm cần giao dịch.
Viết chữ đẹp, rõ ràng.

Các phẩm chất cần có của một nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước?

Theo quy định chung, công chức văn thư nhà nước cần có những phẩm chất sau:

Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với Tổ quốc…
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công chức, chấp hành sự phân công của cấp trên, tuân thủ pháp luật, kỷ cương, trật tự hành chính…
Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.

Mức lương của nhân viên văn thư là bao nhiêu?

Đối với các cơ quan nhà nước: Lương nhân viên văn thư bằng mức lương cơ sở nhân với hệ số lương hiện hưởng. Công chức ngành văn thư được xếp lương theo ngạch tương ứng với trình độ đào tạo. Mỗi ngạch văn thư sẽ có các bậc lương tương ứng với từng hệ số lương khác nhau. Các ngạch văn thư cụ thể là:

Ngạch văn thư chính (mã số 02.006) áp dụng bảng lương công chức loại A2 (nhóm 1)
Ngạch văn thư (mã số 02.007) áp dụng bảng lương công chức loại Al
Ngạch văn thư trung cấp (mã số 02.008) áp dụng bảng lương công chức loại B

Đối với công ty, doanh nghiệp tư nhân: Lương nhân viên hành chính văn thư sẽ được thoả thuận tuỳ theo trình độ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng nghề nghiệp cũng như quy mô của doanh nghiệp. Mức lương nhân viên văn thư hiện nay thường dao động trong khoảng từ 6 – 8 triệu đồng/tháng.

Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?

Bạn có thể tìm kiếm việc làm nhân viên văn thư trên nhiều kênh thông tin khác nhau. Trong đó, các trang web tìm việc online uy tín như ViecLamVui hiện là kênh đăng tuyển dụng và tìm việc làm nhân viên văn thư miễn phí phổ biến và hiệu quả hiện nay.

ViecLamVui với hệ thống automation tìm và gợi ý việc làm phù hợp nhất cũng như ứng viên có thể chatnhanh trực tiếp với nhà tuyển dụng sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng tìm được việc làm nhân viên văn thư phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của bạn.