Mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự – Joboko

13/04/2020 09:35

Trưởng phòng hành chính nhân sự là người quản lý, giám sát một trong những bộ phận quan trọng nhất của công ty. Vậy trách nhiệm chính của họ là gì và có những yêu cầu như thế nào với ứng viên của vị trí này? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu thông qua bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự sau đây nhé.

Trưởng phòng hành chính nhân sự được coi là mối liên kết giữa công ty với nhân viên. Công việc của họ liên quan tới tư vấn, hoạch định chiến lược nhân sự, quản lý hành chính văn phòng, tuyển dụng và phỏng vấn, đào tạo nhân viên mới, đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Yêu cầu công việc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là gì?

1. Mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự

Các trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng việc quản lý hành chính, điều phối và đánh giá tổng thể các kế hoạch và chương trình nhân sự được thực hiện hiệu quả nhất. Do đó, trách nhiệm công việc thiết yếu của họ bao gồm:

• Phát triển và quản lý các kế hoạch và quy trình hành chính nhân sự của công ty.
• Lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các hoạt động của phòng hành chính nhân sự.
• Đặt ra mục tiêu của cả phòng và thúc đẩy nhân viên hành chính nhân sự hoàn thành mục tiêu đó.
• Thực hiện và sửa đổi chương trình tuyển dụng, quy trình phỏng vấn, đào tạo, xử lý thôi việc,…
• Thực hiện khảo sát lương hàng năm.
• Phát triển, phân tích và cập nhật ngân sách tiền lương của công ty.
• Phát triển, phân tích và cập nhật chương trình đánh giá nhân viên của công ty.
• Phát triển, sửa đổi và đề xuất các chính sách và thủ tục hành chính nhân sự: giấy tờ, hồ sơ,…
• Thực hiện định hướng nhân viên mới và tư vấn quan hệ giữa nhân viên.
• Duy trì hồ sơ và báo cáo của phòng hành chính nhân sự.

2. Yêu cầu trình độ, kỹ năng với trưởng phòng hành chính nhân sự

Tuỳ vào quy mô doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức, trưởng phòng nhân sự có thể là người quản lý cấp cao nhất của bộ phận nhân sự hoặc bên trên họ còn có giám đốc nhân sự (đối với công ty/tập đoàn lớn). Yêu cầu cụ thể về trình độ và kỹ năng với vị trí này có thể khác nhau.

• Kinh nghiệm làm việc với vai trò trưởng phòng nhân sự.
• Thành thạo quy trình quản lý hành chính nhân sự.
• Kiến thức về hệ thống nhân sự và cơ sở dữ liệu.
• Khả năng xây dựng chiến lược hành chính nhân sự tốt.
• Kỹ năng lắng nghe, đàm phán và thuyết trình tích cực.
• Năng lực xây dựng và quản lý hiệu quả các mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty.
• Kiến thức chuyên sâu về luật lao động, bảo hiểm.
• Bằng cử nhân về nhân sự, hành chính học hoặc lĩnh vực liên quan.

Kỹ năng cần có của Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

3. Làm sao để trở thành một trưởng phòng hành chính nhân sự giỏi?

Tất cả các vị trí công việc đều đi kèm với mối quan tâm riêng nhưng mỗi vai trò sẽ tập trung vào mỗi khía cạnh đặc biệt hơn người khác. Biết cách làm việc sẽ giúp bạn thành công hơn so với người khác và cơ hội từ vị trí nhân viên hành chính nhân sự thăng tiến lên trưởng phòng nhân sự cũng dễ dàng hơn.

Với một trưởng phòng hành chính nhân sự, những điều gì là quan trọng để giúp họ trở thành một người lãnh đạo, giám sát xuất sắc?

3.1. Khả năng quan sát, nhìn nhận những người xung quanh để tương tác hiệu quả hơn

Công việc của phòng hành chính nhân sự nói chung và trưởng phòng nói riêng là làm việc giữa người với người: giao tiếp với nhân viên cấp dưới, nhân viên toàn công ty, ban giám đốc và các ứng viên. Để làm tốt công việc của mình, bạn cần biết cách hợp tác với mọi người.
Công ty càng lớn sẽ càng có nhiều tình huống phát sinh do tính cách khác biệt. Sự tinh tế, khả năng quan sát và điều chỉnh giao tiếp phù hợp sẽ hữu ích với trưởng phòng hành chính nhân sự.

3.2. Giao tiếp cởi mở

Để tránh xung đột và không kiểm soát được các tình huống phát sinh trong bộ phận cũng như giữa các nhân viên trong công ty, trưởng phòng hành chính nhân sự phải tránh việc nói dối hoặc đề cập đến chủ đề khó chịu, gây xích mích. Phương pháp tốt nhất là giao tiếp cởi mở, thông minh, tôn trọng đồng nghiệp và cấp dưới.

Nhiều công ty có nhu cầu tuyển Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

3.3. Phản ứng nhanh, giải quyết tình huống phát sinh tốt

Luôn luôn có những vấn đề cần giải quyết trong công việc, đặc biệt là khi bạn quản lý hành chính nhân sự tại công ty. Và dĩ nhiên, cũng có nhiều lựa chọn để giải quyết những khó khăn đó.
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng trong tất cả các khía cạnh của cuộc sống. Trưởng phòng hành chính nhân sự nên là người có phản ứng nhanh và quyết đoán, có thể giải quyết khúc mắc, xung đột một cách hợp lý nhất.

3.4. Trở thành một người lãnh đạo mạnh mẽ

Là trưởng phòng hành chính nhân sự, bạn là người lãnh đạo cả phòng ban của mình, đồng thời quản lý, sắp xếp công việc cho nhân viên trong công ty. Nhân sự là tiếng nói của toàn bộ nhân viên. Có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ sẽ giúp bạn trở thành một người quản lý tuyệt vời.
Thay vì thái độ khó gần, nghiêm khắc và gay gắt, một nhà lãnh đạo mạnh mẽ là người quyết đoán nhưng biết dung hoà và hợp tác với những người xung quanh. Nếu nhân viên có sự cố, đừng bỏ qua mà hãy giúp đỡ họ. Khi bạn ủng hộ người khác, bạn cũng sẽ nhận lại được sự ủng hộ từ họ.
Nắm được mô tả công việc là điều cần thiết để bạn biết nhà tuyển dụng yêu cầu những gì, từ đó tạo CV xin việc hành chính nhân sự đáp ứng và khiến nhà tuyển dụng hài lòng. Một bản CV xin việc ấn tượng sẽ là lợi thế để ứng viên được mời phỏng vấn và có cơ hội đảm nhận vị trí. Dù bạn có kinh nghiệm, năng lực nhưng nếu không biết cách viết CV chuyên nghiệp, độc đáo thì nhà tuyển dụng cũng sẽ không thấy được thế mạnh của bạn. Vì vậy, đừng bỏ lỡ tham khảo chi tiết mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự để gia tăng cơ hội việc làm tốt cho mình nhé.

Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng nhân sự

Cùng với việc tìm hiểu mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự thì bạn cũng nên biết trước top câu hỏi phỏng vấn vị trí này phổ biến để tự mình luyện tập trả lời sao cho tăng khả năng ứng xử, tự tin để đối phó với vấn đề nhà tuyển dụng đưa ra.

Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng nhân sự