Mẫu báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 chi tiết nhất

Thông thường vào mỗi đợt định kỳ, cơ quan, đơn vị sẽ yêu cầu thực hiện báo cao công tác văn thư, lưu trữ trong một năm đã qua. Việc thực hiện báo cáo công tác này có vai tròng quan trọng đến việc quản lý và phương hướng nhiệm vụ hướng tới trong năm tiếp theo của tổ chức đó. Vậy, mẫu báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những nội dung gì, bài viết này Luật Minh Khuê sẽ giải đáp thắc mắc cho quý bạn đọc.

1. Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Công tác văn thư lưu trữ được hiểu như thế nào?

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Theo đó, văn thư lưu trữ là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng và khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay các nhân. Người làm công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả có tổ chức.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, được lựa chọn để lưu trữ, Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ có các loại: tài liệu giấy, tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình; tài liệu phim; tài liệu điện tử và các tài liệu khác. Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lữu, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ, mỗi đơn vị, tổ chức cần quan tâm đến công tác sử dụng, khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Mục đích của công tác văn thư lưu trữ:

Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, … Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc … Như vậy có thể thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải là công việc của riêng người làm văn thư.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ:

Thứ nhất, công tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin của nhiều năm trước, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, giúp cho cán bộ, nhân viên, người lao động nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, nhân viên, người lao động có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Ngoài ra, việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức.

Với những vai trò quan trọng như vậy, việc thực hiện báo cáo công tác văn thư lưu trữ luôn được các đơn vị tổ chức, công ty quan tâm và thực hiện thường xuyên.

2. Hướng dẫn viết báo cáo công tác văn thư lưu trữ

Thông thường vào đợt cuối năm thì các đơn vị, tổ chức, cơ quan, trường học phải thực hiện mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ để tổng kết lại một năm vừa qua và trình bày các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ trong năm mới. Dựa theo đó, trong báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:

Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ trong năm tới là gì?
Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như thế nào?
Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm trong năm tiếp theo?
Đề xuất kiến nghị để thực hiện công tác văn thư lưu trữ được hiệu quả hơn?

Giống như bất kỳ một mẫu báo cáo nào, mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 20… cũng bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.

– Đối với phần mở đầu: người soạn thảo mẫu báo cáo đầu tiên cần ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; tổ chức cơ quan thực hiện; ngày, tháng năm soạn thảo báo cáo và tên tiêu đề báo cáo cần được viết rõ ràng với nội dung: BÁO CÁO về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tắc văn thư, lưu trữ năm 20… và phương hướng nhiệm vụ năm 20….

– Đối với phần nội dung, người soạn thảo báo cáo cần đảm bảo một số nội dung cơ bản sau đây:

Tổng kết công tác triển khai thực hiện năm 20…;
Phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm 20….

Về phần tổng kết công tác triển khai thực hiện năm 20…, bao gồm các nội dung:

+ Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như:

Thực hiện việc triển khai thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, cục văn thư nhà nước và các cấp;
Tổ chức các hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan ,đơn vị; phổ biến bằng hình thức tuyên truyền thông qua phương tiện thông tin đại chúng;
Nâng cao ý thức trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức viên chức về công tác văn thư, lưu trữ.

+ Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như:

Cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ tại các bộ phận, địa bàn,
Ban hành quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản phù hợp với cơ quan, tổ chức.

+ Công tác tổ chức cán bộ làm việc công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ như:

Phòng nội vụ bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác quản lý về văn thư, lưu trữ theo đúng chức năng, nhiệm vụ;
Cán bộ được bổ nhiệm làm văn thư, lưu trữ đều có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp;
Nhân viên văn thư đã được tham gia tập huấn, bồi dưỡng nhiệm vụ.

+ Kết quả đã đạt được trong việc thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, có thể liệt kê các kết quả về:

Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật;
Quản lý văn bản đi, văn bản đến: quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình và được quản lý bằng cơ sở dữ liệu trên hệ thống hồ sơ công việc; chuyển giao văn bản đến bảo đảm kịp thời, nhanh chóng, chính xác, …;
Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữcơ quan đã có nhiều chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện được việc thu thập tài liệu ở bộ phận chuyên môn, … ;
Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu kháo bí mật theo đúng quy định của pháp luật;
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, …

+ Kết quả đạt được trong việc thực hiện hạo động nghiệp vụ lưu trữ, có thể trình bày về các nội dung sau:

Bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu;
Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;
Số lượng hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý, tài liệu tồn động chưa chỉnh lý;
Thu thập, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Ngoài ra, có thể đề cập đến kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

+ Đưa ra đanh giá chung về việc thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ trong một năm qua, cụ thể về:

Ưu điểm: Trong năm 20…, hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị tiếp tục nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên; Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ có sự chuyển biến tích cực; Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp, được sử dụng một cách khoa học; …
Hạn chế: Nhận thức của một số thủ trường đơn vị về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ, chưa thật sự quan tâm đúng mức về công tác này; Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ chưa kịp đáp ứng được yêu cầu; Kinh phí đầu tư trang thiết bị chuyên dụng chưa đáp ứng yêu cầu; …
Đề nghị, kiến nghị: Hằng năm mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Xem xét và bổ sung các chính sách, chế độ đãi ngộ với người làm công tác văn thư, lưu trữ; …

Về phần phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2023, có thể bao gồm các nội dung sau đây:

+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Tiếp tục khảo sát tình hình tài liệu còn tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ;

+ Hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định;

+ Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Như vậy, những thông tin đói với báo cáo trong việc thực hiện các công tác văn thư lưu trữ thường được biết như là việc thống kê một loạt các tài liệu, hồ sơ ghi chế đầy đủ và đánh giá kết quả đạt được , cũng như phương hướng nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ trong năm mới. Tùy thuộc vào cơ quan, đơn vị, nhà trường mà những nội dung cơ bản sẽ được điều chỉnh phù hợp với tình hình của từng nơi.

3. Mẫu báo cáo công tác văn thư, lưu trữ mới và chi tiết nhất

Dưới đây là mẫu báo cong công tác văn thư lưu trữ được chúng tôi cập nhật:

UBND HUYỆN KHOÁI CHÂU

TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH KHAI

Số: 01xx

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Điện Biên, ngày … tháng … năm 20…

BÁO CÁO

Công tác văn thư, lưu trữ

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

– Triển khai, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

+ Hiệu trưởng và nhân viên phụ trách công tác văn thư được tham gia lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 20… theo Giấy mời số xx do UBNH huyện tổ chức;

– Tổ chức mở lớp tập huấn cho cán bộ – giáo viên – nhân viên:

+ Nhà trường tổ chức tập huấn (online) tới 100% cán bộ – giáo viên – nhân viên các kỹ năng soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư.

2. Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ

– Xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 20…: Kế hoạch số xx ngày … tháng … năm 20… kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 20….

– Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của nhà trường; Danh mục hồ sơ của đơn vị theo Quyết định số xx/QĐ-TTHMK ngày …/…/20… về việc ban hành “Danh mục hồ sơ hiện hành của trường tiểu học Minh Khai” năm 20….

– Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu; Nội quy phòng cháy chữa cháy; Nội quy ra vào kho; …

– Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

– Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ của đơn vị trong năm 20… theo quy định tại điều 36 của Luật Lưu trữ.

3. Công tác tổ chức, cán bộ:

– Số lượng cán bộ làm công tác văn thư: 01 (giáo viên kiêm nhiệm0

– Số lượng cán bộ là công tác lưu trữ: Trình độ: 0 Chuyên ngành: 0

4. Công tác văn thư

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-Cp của chính phủ.

b) Công tác quản lý văn bản đi, đến:

+ Số văn bản đến: từ sô 01 ngày 04/01/20… đến ngày 31/09/20….

+ Số văn bản đi:

Tờ trình: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 19 ngày …/…/20…;
Kế hoạch: từ số 01 ngày …/…./20… đến sô 50 ngày …/…/20…;
Báo cáo: từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…. Có 19 số văn bản;
Quyết định: từ số 01 ngayd …/…/20… đến số 49 ngày …/…/20…
Hợp đồng: từ số 01 ngày …/…/20…. đến số 19 ngày …/…/20….

– Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Hồ sơ được mã hóa và lưu trữ theo quy ddingj công tác kiểm định chât sluowngj giáo dịch quy ddingj tại Thông tư số 19/2018/TT-BGĐT;

c) Công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử;

d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ:

Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu;

Hồ sơ của trường được ban hành đúng theo quy định đúng thẩm quyền, nộp đúng thời gian quy định;

Hồ sơ các bộ phận, của giáo viên nộp về văn phòng sau khi hoàn thành công việc;

Hồ sơ cán bộ viên chức, người lao động được lưu trữ tại văn phòng, hằng năm bổ sung thông tin theo quy định.

5. Công tác lưu trữ

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu: Lập danh mục 17 loại hồ sơ

– Tổng số hồ sơ, tài liệu đã thu thập về kho Lưu trữ đơn vị: 05 hộp tương đương 5 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục;

b) Công tác chỉnh lý; số hóa hồ sơ, tài liệu; hủy tài liệu hết giá trị

c) Bảo quản hồ sơ, tài liệu; bố trí và sử dụng kho lưu trữ

– Diện tích phòng, kho lưu trữ cơ quan: 10 m2

– Trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu trong kho:

+ Giá sắt, tue sắt: 02; thường xuyên vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ;

d) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: mục lục hồ sơ, sổ sách quản lý việc lưu trữ, khai thác và phục vụ công việc; công cụ tra cứu.

đ) Công tác thống kê tài liệu lưu trữ.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

a) Triển khai và sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp: Ban hành vè lưu chữ thông thường chưa sử dụng phần mềm;

b) Lưu trữ tài liệu điện tử: Lưu trữ các bản mềm trên máy chủ của đơn vị.

7. Công tác sử dụng dịch vụ lưu trữ; từ tháng … năm 20…. đến hết tháng … năm 20….

Nhà trường không sử dụng dịch vụ lưu trữ.

8. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo:

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm;

Nhà trường thực hiện sử dụng, bảo quản con dấu theo đúng quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu;

Văn bản ban hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nagyf 05/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư.

2. Hạn chế:

Nhân viên văn thư kiêm nhiệm, không chuyên trách nên việc soạn thảo văn bản còn nhiều lỗi về thể thức, chưa hệ thống hóa, chưa logic:

3. Nguyên nhân

Không có chuyên môn văn thư.

4. Kiến nghị, đề xuất:

Đề xuất với cấp trên bổ sung nhân viên văn thư làm việc tại nhà trường.

III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRONG THỜI GIAN TỚI

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của ngành và phòng Nội vụ huyện, nhà trường thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:

– Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2023.

– Nhà trường thực hiện sử dụng, bảo quản con dấu theo đúng quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Nghị định về sử dụng con dấu;

– Các bộ phận, cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc năm 2023 và nộp lưu vào nhà trường;

– Lập danh mục hồ sơ công việc; Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu.

– Quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫ tại Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ.

– Thực hiện đúng quy định chế độ báo cáo tổng kết, thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo công văn chỉ đạo của Phòng Nội vụ huyện Khoái Châu.

Nơi nhận:

– Phòng Nội vụ huyện Khoái Châu (đển b/c);

– Lưu: VT.

HIỆU TRƯỞNG

(Đã ký)

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật Minh Khuê về mẫu báo cáo công tác văn thư, lưu trữ chi tiết nhất được chúng tôi tổng hợp và phân tích, hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý bạn đọc khi muốn tìm hiểu và cách soạn thảo một mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ. Xin cảm ơn sự theo dõi và quan tâm các bài viết của Luật Minh Khuê. Trân trọng!