Lễ tân văn phòng là gì? Mô tả công việc, các yêu cầu & cơ hội của lễ tân văn phòng

Công việc Lễ tân – Văn thư thuộc bộ phận hành chính của một doanh nghiệp. Vị trí này cũng có vai trò quan trọng được xem như là điểm kết nối liên lạc của cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

Lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên Lễ Tân – Văn thư có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty …

Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cụ thể như sau:

Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty.
Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty.
Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.
Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…

Đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần chăm sóc đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch các cuộc họp ….

> Top các đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại Hà Nội

Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

Sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.
Sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.
Ngoại hình ưa nhìn.
Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Có kỹ năng tổ chức tốt.
Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Cơ hội nghề nghiệp cho công việc Lễ Tân – Văn Thư

Hiện nay, khá nhiều bạn vẫn còn phân vân không biết liệu công việc Lễ Tân – Văn thư liệu có mang lại triển vọng trong tương lai hay không. Một số nhận định cho rằng nghề này có triển vọng thấp, hoàn toàn không có cơ hội thăng tiên. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân cũng khá rõ ràng được chia thành 3 cấp bậc chính như sau:

1. Cấp bậc nhân viên

Cấp nhân viên gồm nhân viên lễ tân – Văn thư với công việc chính là đón tiếp khách, giao nhận thư,… Mức lương ở vị trí này khoảng 4,5 – 7 triệu VNĐ.

2. Cấp bậc thư ký

Cấp thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát gồm:

Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc những công việc hành chính như soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát chuyên thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,….

Mức lương ở bậc thư ký khoảng từ 6 triệu đồng

3. Cấp bậc quản trị

Ở cấp bậc này được chia thành 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.

Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có vốn kiến thức sâu rộng ở nhiều lĩnh vực và đã có kinh nghiệm 2 năm trong nghề lễ tân – văn thư. Mức lương của vị trí này từ 8 triệu VNĐ.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính phải là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của nhà quản trị với trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm 4 năm trở lên trong công việc lễ tân – văn thư. Mức lương hiện nay của một trưởng phòng/giám đốc hành chính từ 12-15 triệu đồng.

Công việc hành chính này thu hút nữ giới nhiều hơn hẳn so với các bạn nam. Thông thường, nam giới khi đã lựa chọn lĩnh vực này thường có mong muốn thăng tiến, tham vọng được trải nghiệm những vị trí cao hơn không chỉ là thực hiện một số công việc giấy tờ mà nhiều người cho là “nhàm chán”. Đối với nữ giới cũng như vậy, đầu óc lãnh đạo cùng kinh nghiệm phong phú đã giúp rất nhiều bạn nữ vươn lên vị trí quản lý cùng mức lương hấp dẫn.

Công việc Lễ tân – Văn thư khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ cùng khả năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy luôn phấn đấu hoàn thành thật tốt trách nhiệm của mình để có cơ hội trải nghiệm những vị trí cao hơn trong sự nghiệp nhé.

*** Tham khảo: Danh sách website tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự cần biết

Thuê văn phòng phù hợp nhanh chóng với sự trợ giúp của Maison Office

Tham khảo tòa nhà văn phòng TP.HCM; tòa nhà văn phòng Hà Nội