Kỹ năng viết

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (348.85 KB, 30 trang )

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh, kỹ năng viết
đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc được thăng tiến và thành công trong công việc
của một người và một doanh nghiệp. Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp
trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách
hàng,… Trong thời đại tiến bộ của khoa học công nghệ tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trực
tuyến cũng không thể thiếu những thông điệp viết, và những thông điệp này đòi hỏi kỹ năng viết để
làm cho chúng trở nên hiệu quả hơn. Kỹ năng viết tốt sẽ tạo được cảm tình nơi người nhận thông
điệp, giúp vượt qua các đối thủ cạnh tranh, giữ được khách hàng cũ, thu hút khách hàng mớivà giữ
được mối quan hệ bền vững với các đối tác kinh doanh…
I. SỰ CẦN THIẾT CỦA KỸ NĂNG VIẾT
1. Khái niệm về viết
Theo định nghĩa trong Từ Điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS.TS Nguyễn Lân, viết là tạo
thành chữ bằng những đường nét được vạch ra. Viết là bày tỏ ý kiến của mình thông qua phương tiện
là chữ viết trên giấy, bảng, máy tính,… cho một số người đọc nào đó.
Viết là phương tiện giao tiếp rất quan trọng. Theo kết quả một cuộc điều tra được tiến hành
tại Mỹ vào những năm tám mươi của thế kỷ 20, những người được phỏng vấn cho rằng: họ sử dụng
tới 44% thời gian làm việc trong ngày cho những công việc có liên quan kỹ năng viết. 98% số người
được hỏi khẳng định rằng: kỹ năng viết là quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc được thăng tiến
và thành công trong công việc của họ (Trích trong “Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, GSTS
Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 150).
Trong thời đại ngày nay, giao tiếp ngày càng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tiến
bộ của công nghệ. Tốc độ trao đổi thông tin ngày càng nhanh nhờ có mạng internet toàn cầu. Tuy
nhiên, trao đổi thông tin trực tuyến cũng không thể thiếu những thông điệp viết.
Phong cách riêng của bản thân trong thông điệp giao tiếp kinh doanh thể hiện trong thông
điệp viết qua cách hành văn, nó thể hiện rất rõ về người viết bởi vì văn chính là người. Đọc một bài
viết, một bức thư, một bản báo cáo, một kế hoạch, … một người đọc tinh tế sẽ đoán được tác giả là
ai (là người như thế nào, có trình độ ra sao, có đáng tin cậy không, phong cách làm việc như thế nào,
…) Một thông điệp viết được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo được tình cảm đối với người nhận. Điều này

ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của giao tiếp cũng như hiệu quả công việc.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng viết:
a) Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin:

1

Kỹ năng viết tốt thể hiện ở cả nội dung và hình thức của thông điệp.
•

Về mặt nội dung:

Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin được sắp xếp hợp lý, khoa học. Người nhận sẽ đánh giá
rằng người viết có khả năng và có tài tổ chức.
Sử dụng ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn trong sang, khách quan để hình thành thông
điệp. Người nhận sẽ đánh giá rằng người gửi có trình độ và có khả năng giao tiếp tốt.
•

Về mặt hình thức:

Bài viết không có lỗi chính tả, lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp thể hiện tác giả là người làm
việc cẩn thận và có trình độ.
Thông điệp được trình bày sạch đẹp trên giấy phẳng, cẩn thận, đúng quy cách, … Người
nhận sẽ có ấn tượng tốt đầu tiên khi nhận thông điệp và cho rằng người gửi là người cẩn thận, lịch
sự, tôn trọng người khác và có long tự trọng.
b) Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh:
Trong bất kỳ cuộc thi nào, bước đầu tiên là nộp hồ sơ cho ban tổ chức. Chính trong hồ sơ
này, kỹ năng viết của người dự thi được thể hiện tác dụng của nó. Chỉ khi nào hồ sơ được chọn thì
ứng viên mới được mời đến để trao đổi trực tiếp. Như vậy để hồ sơ ban đầu được chọn, ngoài những
yếu tố cần thiết khác, ừng viên phải có kỹ năng viết tốt để vượt qua các đối thủ cạnh tranh của mình.

Trong thời đại ngày nay thị trường là trong suốt. Khi các ý tưởng sáng tạo, cơ hội kinh
doanh càng nhiều và càng cạnh tranh gay gắt thì kỹ năng giao tiếp (cả nói và viết) là thế mạnh để
vượt qua đối thủ cạnh tranh. Khi nộp hồ sơ đấu thầu thì giao tiếp viết đóng vai trò quyết định cho
doanh nghiệp ngoài các yếu tố khác về khả năng kỹ thuật hay yếu tố tài chính.
Các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Trong giao
tiếp tuyển dụng, trình độ chuyên môn của ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng chỉ là điều kiện
cần. Kỹ năng giao tiếp là điều kiện đủ để ững viên có thể vượt qua các kỳ kiểm tra, phỏng vấn. Kỹ
năng giao tiếp viết tốt sẽ giúp ứng viên vượt qua các đối thủ và bước được bước đầu tiên trong quá
trình giao tiếp tuyển dụng.
c) Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ và giành được khách hàng mới:
Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực tuyến qua các phương tiện hiện đại đucợ sử
dụng ngày càng rộng rãi. Tuy nhiện, các doanh nghiệp vẫn sử dụng thư thương mại để giao dịch với
bên ngoài. Ngoài ưu điểm là có thể truyền tải đầ đủ thông tin cần trao đổi, thư thương mại có chữ ký
được xem như là một thông điệp chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ.

2

Người ta từng ví thư thương mại là” những người bán hàng thầm lặng”, thậm chí là “vị đại sứ
tài ba” của tổ chức vì thư thưởng mại chính là cầu nối tổ chức với bên ngoài. (Trích trong “Giao tiếp
kinh doanh và cuộc sống”, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 151).
Thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ sẽ giúp tổ chức giữ được
khách hàng cũ và thu hút được những khách hàng mới cũng như giữ được mối quan hệ ngày càng
bền vững với các đối tác kinh doanh.
d) Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh:
•
•
•
•

Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (các báo cáo, đề án, kế hoạch
kinh doanh, thông báo, …)
Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại,.. là những thông tin cần được lưu giữ để làm
cơ sở cho việc tổ chức thực hiện hay giải quyết những tranh chấp (nếu có) sau này.
Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm nhận được thông tin (thông báo,
tài liệu hướng dẫn,…)
Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu, …)

II. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH
1. Ưu điểm:
• Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai.
• Có thể được đọc lại và nghiên cứu, điều này rất quan trọng nếu thông điệp dài và
thông tin phức tạp.
• Có thể đọc lại và chỉnh sửa để đảm bào tuân theo đúng nguyên tắc kinh doanh.
• Có thể có giá trị pháp lý.
2. Hạn chế:
• Thường được chuyển đi rất chậm, trừ email và fax.
• Được xem như là một thông tin chính thức vì nó mang tính vĩnh cửu.
• Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo vì thiếu những tín hiệu không lời. Phản
hồi chậm vì người gửi và người nhận ở hai nơi khác nhau.
• Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí.
III. CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỂ PHÁT TRIỂN THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH
DOANH
1.Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh
– Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh gồm 3 bước: Lập dàn ý; Biên soạn;
Hoàn tất.
1.1.
Lập dàn ý cho thông điệp
1.1.1. Phân tích tình huống giao tiếp
Khi phân tích tình huống giao tiếp cần tự đặt ra các câu hỏi sau:

Đánh giá tình huống giao tiếp bằng cách tự đặt ra các câu hỏi:
•

Ai sẽ nhận thông điệp?
3

•
•
•
•

Đó là người nhận cuối cùng hay người đọc trung gian?
Những trở ngại về vật lý và chính trị có thể có trong lúc thực hiện?
Người nhận cần biết gì?
Hành động nào của người nhận được mong đợi?

Hỏi những câu hỏi thông thường và đặc biệt:
•
•
•
•
•

Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?
Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?
Người nhận sẽ thấy thông điệp của tôi tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp.
Quan hệ giữa tôi và người nhận là gì? Với công ty của tôi là gì?
Thông điệp của tôi lien quan đến chủ đề đang thảo luận hay giới thiệu một chủ đề
mới?

1.1.2. Thiết lập mục đích sơ cấp và thứ cấp
Mục tiêu sơ cấp và thứ cấp có liên quan với mục tiêu của giao tiếp kinh doanh:
1. Người nhận hiểu.
2. Câu trả lời cần thiết của người nhận.
3. Mối quan hệ thiện chí.
4. Tín nhiệm tổ chức.
Ý chính của thông điệp là mục tiêu sơ cấp, những ý phụ là mục tiêu thứ cấp. Mục
tiêu của thông điệp có thể là đơn giản hay phức tạp.
1.1.3. Phân tích người nhận

Việc phân tích người nhận phải được thực hiện cẩn thận, chi tiết trong những tình
huống giao tiếp mà người gửi không biết rõ người nhận. Việc phân tích để người
gửi có được thông tin quan trọng của người nhận về kiến thức, mối quan tâm, thái
độ và phản ứng về mặt cảm xúc. Từ việc phân tích này, người gửi có thể xác định
được các ý, từ và các tiếp cận để giao tiếp tốt nhất trong mọi tình huống.
Nếu có nhiều người nhận thì phải phân tích từng người một để đạt được mục tiêu
của giao tiếp kinh doanh, thông điệp phải được soạn sao cho mọi người nhận đầu
hiểu mà không làm phật ý đến những người khác.
1.1.4. Chọn loại thông điệp
Thông điệp viết có thể là email, thư tín, bảng ghi nhớ, báo cáo viết, và nhiều loại
tài liệu khác. Chúng có thể được viết tay, đánh máy hay được in ra giấy. Định
dạng và kiểu mẫu của thông điệp thay đổi tùy tình huống. Bản ghi nhớ chỉ được
sử dụng trong giao tiếp nội bộ, email, thư tín và báo cáo có thể dùng trong cả giao
tiếp nội bộ và với bên ngoài tổ chức.
1.1.5. Chọn một dàn ý có tính tổ chức
Thông điệp trong kinh doanh có thể viết theo cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Hai
cách viết này có nhiều điểm khác nhau.
Cách trực tiếp
–

Cách gián tiếp

Đưa ý chính ngay phần mở đầu (nhằm
đạt mục tiêu sơ cấp của thông điệp).

4

Mở đầu trung lập hoặc dựa trên một điểm

–

Chi tiết bổ sung hay giải thích cho mục
tiêu sơ cấp: sau phần mở bài.
Dùng trong thông điệp: tích cực và trung
lập.

–

chung nào đó.
Ý chính được giới thiệu sau những lý do
hay giải thích.
Dùng trong thông điệp: tiêu cực và thuyết
phục.

Người gửi cần phân tích cẩn thận để chọn dàn ý cho thông điệp của mình. Lập dàn
ý có tính tổ chức cho thông điệp của mình là điều cần thiết.
Các biến như tuổi tác, giới tính, văn hóa là những yếu tố cần quan tâm để quyết
định chọn cách viết nào.
1.1.6. Phác thảo nội dung thông điệp

Phác thảo nội dung thông điệp nghĩa là tổ chức những ý tưởng cho thông điệp.
Có thể sử dụng những hình thức phác thảo truyền thống (như I., A., 1., a.), viết
từng ý chính và những ý phụ liên quan trên một phiếu chú dẫn, động não, hoặc sử
dụng biểu đồ tóm tắt.
Biên soạn thông điệp
Dựa vào những ghi chú trong quá trình phác thảo thông điệp kết hợp với ghi nhớ của bản
thân, người viết thảo thông điệp và nên áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh
doanh, sử dụng quan điểm của người nhận, tập trung vào nội dung.
Một số kinh nghiệm để vượt qua những khó khăn trong việc diễn đạt ý thành lời:
• Chia bài viết thành nhiều phần nhỏ hơn. Hoàn tất một loạt những công việc nhỏ
hơn sẽ cho cảm giác của sự hoàn thành.
• Bắt đầu một đoạn nào đó thay vì phần mởi đầu của thông điệp. Hãy viết phần giữa
hay cuối và sau đó hoàn thành những việc còn lại.
• Thay đổi phương pháp viết. Chuyển giữa viết tay và đánh máy, hoặc thử ghi âm
giọng nói. Nhiều người cảm thấy nói dễ hơn viết.
• Đảm bảo lúc nào cũng có giấy, bút, hay một máy ghi âm cầm tay. Những ý tưởng
hay thường phát ra khi bạn ít mong đợi chúng nhất, và bạn sẽ muốn ghi lại chúng.
• Viết vào lúc làm việc hiệu quả nhất trong ngày và đảm bảo với thời gian hợp lý.
• Nghỉ giải lao ngắn.
• Có nhạc trong phòng để giải stress. Hãy chọn những bản nhạc phù hợp.
• Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ. Quá trình trao đổi có thể giúp hệ thống lại các ý rõ ràng
hơn.
2.Hoàn tất thông điệp
1.2. Duyệt lại thông điệp
Duyệt lại thông điệp nghĩa là người viết đang thực hiện chuyển đổi nội dung. Để xác định chuyển
đổi cái gì, hãy đọc to thông điệp từ quan điểm của người nhận và xem xét, kiểm tra lại tất cả những
yếu tố cần thiết.
Trong quá trình duyệt lại, nếu nhận ra bất kì điểm yếu nào trong thông điệp, hãy thay đổi để nó mạnh
hơn. Đây cũng là cơ hội để thể hiện phần nào tính cách cá nhân của người viết.
Sử dụng chương trình Word để gây thêm ấn tượng và hiệu quả. Trong đó, nhớ chú ý đến văn hóa của

người nhận để trình bày cho phù hợp.
5

1.3. Hiệu chỉnh thông điệp

Sau khi được duyệt lại, thông điệp còn phải được hiệu chỉnh. Xác định xem thông điệp được
viết đúng kỹ thuật hay không. Phải kiểm tra để chắc chắn rằng không có lỗi nào về định
dạng, chính tả, ngữ pháp, chấm câu hay văn phong.
1.4. Đọc và sửa thông điệp
Đọc và sửa thông điệp thực hiện trong và sau khi duyệt và hiệu chỉnh bản thảo. Quá trình này
bao gồm: Đọc lại nội dung thông điệp; Đọc lại lần nữa để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu
câu.
Thủ tục đọc và sửa bao gồm các bước sau:
• Nếu sử dụng chương trình xử lý văn bản, sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp để tìm ra lỗi. Tiếp theo, đọc và sửa bản lưu lại trên màn hình và in bản lưu
đó ra với định dạng cách dòng đôi.
• Đọc và sửa bản sao bằng cách đọc to tài liệu từ đầu đến cuối, tập trung vào nội dung.
Đọc lại lần nữa để phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, chấm câu, văn phong. Đặc biệt
chú ý vào danh từ riêng, tên cá nhân, các con số, địa chỉ, thông tin trong ngoặc đơn,
những từ được trình bày dưới dạng chữ hoa và những từ lạ.
• Sau khi hoàn thành việc đọc và sửa tài liệu, hãy nhờ đồng nghiệp hay cộng tác đọc và
sửa tài liệu một lần nữa.
• Thực hiện những chỉnh sửa theo yêu cầu và sau đó in lại tài liệu để đọc thêm lần nữa.
IV.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC
1)Ý nghĩa:
Khi nhận được thông tin thuận lợi và trung lập, người nhận sẽ dễ dàng chấp nhận nội dung
của thông điệp.Thông điệp tích cực nên dược xây dựng theo cách trực tiếp để người nhận có
thể thấy được ngay các lợi ích.
2)Định nghĩa thông điệp tích cực là gì?

Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đối
với người nhận.
a.Các trường hợp sự dụng loại thông điệp này :
1) Thăm dò thông tin về 1 sản phẩm,một dịch vụ hay một người nào đó
2) Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của 1 cá nhân hay tổ chức
3) Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới
4) Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng
lương hay tăng phụ cấp ngoài lương,..
b.Sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực thư :
Cách trực tiếp được sử dụng trong việc truyền những thông điệp tích cự hay trung lập có thể bằng
cách viết hay lời nói.
 Điểm thuận lợi:
6

Cách thể hiện thông tin trực tiếp sẽ truyền những tin mang tính tốt hay trung lập đến người nhận
ngay tức khắc, người nhận sẽ có tâm trạng tích cực và sẽ đưa ra phản hồi một cách thích hợp đối với
phần còn lại của thông điệp.
Nói cách khác việc thể hiện thông tin tích cực hay trung lập bằng cách trực tiếp sẽ giúp ta hướng
người nhận vào một hệ tư tưởng tích cực.
3. Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực
1. Phần mở đầu:
a. Bắt đầu với việc đưa ra thông tin tích cực hay trung lập
b. Thể hiện sự lạc quan
c. Thiết lập sự hài hòa, mạch lạc, dễ hiểu
d. Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh
e. Chú trọng vào sở thích và lợi ích của người nhận
2. Phần giải thích:
a. Đưa ra những thông tin có liên quan
b. Thể hiện sự khách quan

c. Ngắn gọn, súc tích
d. Nên lạc quan
3. Thúc đẩy hành động: (nếu cần thiết)
a. Cá nhân hóa yêu cầu
b. Gợi ý một số lựa chọn (nếu thích hợp)
c. Tập trung cho hành động nhận
4. Phần kết:
a. Xây dựng sự thiện chí
b. Nên ngắn gọn và súc tích
c. Nên lạc quan, tích cực
d. Bày tỏ sự cảm kích

Việc phân tích tình huống giao tiếp và xác định mục đích sơ cấp và thứ đích của thông điệp
phải được thực hiện trước khi biên soạn bất cứ thông điệp nào. Nếu mục đích sơ cấp là chuyển tải
một thông tin tích cực thì cách trực tiếp nên được sử dụng khi tổ chức nội dung của thông điệp.

7

Thêm vào đó, trước khi tiến hành soạn thảo một thông điệp tích cực, ta phải trả lời những câu hỏi
sau:
•

Thông tin nào là thuận lợi nhất?

•

Thông tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế nào?

•

Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?

•

Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thông điệp này không?

•

Nên sử dụng những thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựng thiện chí?

Khi đã xác định được mục đích và nội dung thì chúng ta đã sẵn sàng thực hiện cách trực tiếp.
Sau đây là một số điều cần chú ý trong từng phần của sơ đồ phát thảo thư theo cách trực tiếp:
Phần mở đầu
•

Đưa thông tin tích cực ngay phần mở đầu của bảng ghi nhớ hay thư nội bộ – dòng chủ đề hay
đoạn đầu của thông điệp.

•

Trong thư nội bộ hay email, dòng tiêu đề có thể được dùng để thể hiện một tin tốt.

•

Nên đưa ra những thông tin tích cực ngay lập tức, nên lạc quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật
nhấn mạnh và nên chú trọng vào lợi ích của người nhận.

•

Câu đầu tiên của đoạn văn đầu nên chứa đựng thông tin có lợi nhất cho người nhận. Chỉ nên
sử dụng những từ ngữ tích cực, ngắn gọn nhưng phải đủ sức nhấn mạnh.

•

Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải được truyền đạt sao cho người nhận biết được yêu
cầu nào, đơn hàng, hợp đồng hay giao dịch nào trước đó đang được đề cập đến. Thông tin
này có thể để ở dòng chú thích.

Phần giải thích
•

Phần này đưa ra những thông tin thêm vào liên quan đến những thông tin tích cực đã được đề
cập trong phần mở đầu.

•

Phần giải thích này phải căn cứ vào sự thật và do đó cần phải được thể hiện một cách khách
quan

•

Phần giải thích nên ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chi tiết mà người nhận
cần. Phần này nên thể hiện một sự lạc quan.

Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp)
•

Người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hiện một hành động cụ thể.

•

Phần này có thể sẽ rất hữu ích trong nhiều loại thông điệp tích cực nhưng không phải lúc nào
cũng bắt buộc phải có.

8

•

Những trường hợp nên thúc đẩy hành động là: thư xác nhận một số tiền trả sau, thư thông
báo cho sinh viên về việc được nhận vào học theo một chương trình nào đó, hoặc là những
thông điệp duyệt một yêu cầu.

•

Những trường hợp không nên thúc đẩy hành động bao gồm: thư đề nghị, và thông điệp đồng
ý nhận lời phát biểu tại một cuộc họp.

•

Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích. Tùy theo chiều dài và loại thông điệp, phần thúc
đẩy hành động có thể là một đoạn riêng biệt hoặc là sẽ được kết hợp với phần kết.

•

Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, nếu có thể và thích đáng thì nên đưa ra nhiều sự lựa
chọn cho người nhận. Lời đề nghị hành động có thể nói về một doanh số sắp thực hiện ra hay
là một sản phẩm mới. Nên nhân cách hóa lời đề nghị để thuyết phục người nhận rằng đây sẽ
là điều có lợi nhất khi họ hành động ngay lập tức.

Phần kết
•

Phần này là đoạn văn cuối cùng của thông điệp.

•

Mục đích chính của phần này là xây dựng thiện chí. Xây dựng thiện chí cá nhân và nên lạc
quan. Phần này có thể là một lời cảm kích về sự phục vụ của nhân viên, hoặc là về một
thương vụ của khách hàng.

•

Phần kết cũng phải bám sát vào chủ đề, hoặc nó sẽ thống nhất thông điệp bằng tiếp theo
những thông tin tốt đã được đưa ra ở phần mở đầu.

•

Phần kết trong những thông điệp mang tính tích cực thường ngắn và nên tránh giọng văn rập
khuôn, sáo rỗng.

4. Các ví dụ về kỹ năng viết thông điệp tích cực
Cách trực tiếp cho thông điệp tích cực sẽ được minh họa trong tình huống giao tiếp bằng thư tín dưới
đây. Chúng ta sẽ phân biệt được cách diễn đạt tốt và lối viết nghèo nàn thiếu sự diễn giải trong ví dụ
minh họa này.
Ông Mạnh vừa nghỉ hưu ở ngân hàng ACB. Ống đã làm việc cho ACB hơn 30 năm. Trong suốt
hơn 30 năm đó, ông ấy đã đảm nhiệm nhiều chức vụ quản trị khác nhau. Nay, ACB quyết định sẽ
thành lập một quỹ học bổng mang tên của ông Mạnh để hằng năm sẽ tặng thưởng cho một sinh
viên một học bổng trị giá 50 triệu đồng. Bạn là giám đốc nhân sự của ngân hàng ACB. Bạn sẽ

phải viết một lá thư cho ông Mạnh để thông báo cho ông ấy về quỹ học bổng này và đề nghị ông
Mạnh đưa ra những tiêu chuẩn chọn lựa phù hợp. Phòng nhân sự sẽ cần những chi tiết như
ngành học, môn học, điểm trung bình học tập, tỉ lệ điểm tối đa, học phí, thứ hạng trong lớp….
Ngoài ra, bạn còn phải đưa ra một lời mời để ông Mạnh hay một thành viên nào trong gia đình
ông tham gia vào hội đồng giám khảo.

9

Để soạn thảo một bức thư gửi đến ông Mạnh, bước đầu tiên là phải phân tích tình huống và phải xác
định được mục đích và nội dung nào sẽ có hiệu quả nhất trong việc đạt được mục tiêu của việc giao
tiếp.
Trong trường hợp này, mục tiêu của bạn là phải truyền đạt một thông tin mang tính tích cực– đó
chính là thông báo về sự thành lập một quỹ học bổng. Trong tình huống này, các ý tưởng được phát
triển và tổ chức theo cách trực tiếp.
Những phần tiếp theo sau đây sẽ minh hoạ một bức thư mang tính tích cực được phát triển như thế
nào. Mỗi phần sẽ nói về một đoạn của cách trực tiếp và giới thiệu một ví dụ về cách viết kém cỏi và
cách diễn đạt tốt.
•

Mở đầu với thông tin tích cực

Cách viết & diễn đạt kém

Cách viết & diễn đạt tốt

“Chào ông Mạnh

“Chào ông Mạnh

Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã có
một cuộc họp hàng quý vào ngày hôm qua.
Tất cả các thành viên của công ty đã nhất
trí chỉ đạo tôi thông báo cho ông biết về
việc công ty đã quyết định thành lập một
quỹ học bổng mang tên ông.”

Để tôn vinh những năm tháng phục vụ tận
tụy của ông cho ngân hàng ACB, một quỹ
học bổng mang tên Trần Đức Mạnh đã
được thành lập để tặng thưởng 50 triệu
đồng mỗi năm cho sinh viên. Ban giám đốc
của ngân hàng ACB đã đưa ra quyết định
thành lập này vào cuộc họp hàng quý ngày
hôm qua”

Trái ngược với đoạn văn trên, đoạn văn này đã
đáp ứng tất cả những yêu cầu của việc thể hiện
Chỉ nhấn mạnh sự quan tâm của người thông tin tích cực trong thông điệp:
viết
• Mở đầu bằng một thông tin mang tính

Các điểm “kém”:

•

tích cực và chú trọng đến quan điểm
của người nhận.

• Thông tin mang tính tích cực của bức

thư là sự hình thành một quỹ học bổng
đã không được đưa ra ngay trong câu
đầu tiên của đoạn văn, và thông tin về
quỹ học bổng cũng rất là mơ hồ.

•

Thông tin về sự hình thành của một
quỹ học bổng được đưa ra một cách cụ
thể ngay trong hai câu đầu tiên, do đó
nó thể hiện được tính mạch lạc.

•

Vì đoạn văn đầu tiên này được
theo một ngữ điệu mang tính tích
và thân thiện nên khi ông Mạnh
xong đoạn này sẽ rất háo hức để
những phần tiếp theo.

• Ngữ điệu lạnh lùng chứ không thân
thiện, tích cực.

10

viết
cực
đọc
đọc

•

Phần giải thích:

Đưa ra lời giải thích về những điều kiện mà theo đó thông tin mang tính tích cực – sự hình thành của
quỹ học bổng – sẽ được thực hiện.
Cách viết thông điệp tích cực kém

Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Tôi cần biết ông muốn có những tiêu
chuẩn nào cho mức học bổng 50 triệu
đồng. Tôi cũng cần biết ai nên là người
nhận phần học bổng này hàng năm. Chúng
tôi chưa từng thành lập bất kỳ quỹ học
bổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽ
phải bao gồm những mục gì. Tôi cần sự
hướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.”

“ Phần học bổng 50 triệu đồng mang
tên ông này sẽ được tặng thưởng hàng
năm cho 1 sinh viên đáp ứng những yêu
cầu mà ông đề ra từ trường đại học hay
cao đẳng tùy theo sự lựa chọn của ông.
Chúng tôi cần những thông tin về những
tiêu chuẩn như: ngành học, điểm trung
bình học tập tối thiểu, tỉ lệ điểm tối đa,…”

Các điểm “kém”:

•

Viết theo lối chủ quan chứ không
hướng vào lợi ích của người nhận.

•

Không đứng trên quan điểm của người
nhận và ngữ điệu của thông điệp làm
cho phần giải thích có phần tiêu cực.

•

Phần giải thích nên có những thông tin
liên quan thích hợp sao cho người nhận
không có một nghi vấn nào. Trong
đoạn văn trên, không có một sự gợi ý
nào liên quan đến thông tin mà ông
Mạnh nên đưa ra trong phần hướng
dẫn. Phần giải thích có thể sẽ súc tích
hơn bằng cách bạn nói với ông Mạnh là
bạn rất rất sẵn lòng gặp trực tiếp ông để
thảo luận về những tiêu chuẩn.

•

Đã nêu lên những yếu tố theo cách
khách quan, trả lời được câu hỏi của
người nhận và đồng thời được viết một
cách thích hợp.

•

Chứa đựng đầy đủ thông tin và khi
người nhận đọc nó sẽ hiểu ngay những
điều kiện của những thông tin tích cực.

Sau phần giải thích, người viết nên xem xét có nên đưa ra lời đề nghị hành động hay không.

11

•

Xem xét phần đề nghị hành động

Trong tình huống mà ta nêu ra ở trên thì lá thư gửi cho ông Mạnh nên có phần thúc đẩy hành động
để thu hút ông tham gia vào hội đồng tuyển chọn.
Cách viết thông điệp tích cực kém

Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn
để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học
bổng. Vì lý do ông đã nghỉ hưu và có rất
nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông
không tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”

•

Cách diễn đạt mang ngữ điệu lạnh
lùng, sáo rỗng và không thiện chí.

•

Người viết đã không đứng trên quan
điểm của người nhận và câu văn thứ
hai trong phần đề nghị này dường như
sẽ làm nản lòng hơn là thu hút ông
Mạnh tham dự vào hội đồng tuyển
chọn.

•

Kết thúc lá thư một cách thân thiện

“Hàng năm, một hội đồng tuyển chọn
sẽ được hình thành để lựa chọn ra sinh
viên ưu tú nhất nhận học bổng Mạnh. Hội
đồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơn
của sinh viên và sẽ chọn ra một sinh viên
đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ông
đề ra. Ông Mạnh, không biết là ông hoặc
những thành viên trong gia đình ông có
muốn tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”
•

Phần đề nghị mang tính thân thiện, góp
phần thu hút ông Mạnh tham gia vào
hội đồng tuyển chọn.

•

Đoạn văn cũng giải thích một cách
ngắn gọn mục đích của việc thành lập
hội đồng tuyển chọn, đồng thời cũng
đưa ra lời đề nghị rất lịch sự để hỏi liệu
ông Mạnh hay thành viên gia đình có
muốn tham gia vào hội đồng tuyển
chọn hay không.

Thông điệp mang tích cực nên có một phần kết mang tính thân thiện để xây dựng thiện chí.
Cách viết thông điệp tích cực kém

Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Đừng quên rằng tôi cần những thông tin
về những tiêu chuẩn vào cuối tháng này.
Tôi không thể thành lập quỹ học bổng cho
đến khi ông cho tôi biết ông muốn đó là
những tiêu chuẩn gì.”

“Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinh
viên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phần
học phí cho họ bởi vì ông đã từng là môt
thành viên xuất sắc của ngân hàng ACB.
Xin ông vui lòng gửi cho tôi những hướng
dẫn của ông về tiêu chuẩn tuyển chọn vào
12

cuối tháng này để các sinh viên có thể bắt
đầu được hưởng lợi.”
Phần kết này mang tính tích cực, thân thiện và
ngắn gọn, súc tích. Niềm cảm kích về sự phục
vụ lâu dài của ông Mạnh cho ACB cũng đã
được thể hiện trong phần kết này.

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kém:
Ngân hàng ACB
190, Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, TPHCM
(083) 9286035 Fax (083) 9286036

Ngày 04 tháng 03 năm 2013
Ông Trần Đức Mạnh
690 Điện Biên Phủ, Q.3, TPHCM
Chào ông Mạnh:
Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã có một cuộc họp hàng quý vào ngày hôm qua. Tất cả
các thành viên của công ty đã nhất trí chỉ đạo tôi thông báo cho ông biết về việc công ty đã
quyết định thành lập một quỹ học bổng mang tên ông.
Tôi cần biết ông muốn có những tiêu chuẩn nào cho mức học bổng 50 triệu đồng. Tôi cũng
cần biết ai nên là người nhận phần học bổng này hàng năm. Chúng tôi chưa từng thành lập bất
kỳ quỹ học bổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽ phải bao gồm những mục gì. Tôi cần sự
hướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.
Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học bổng. Vì
lý do ông đã nghỉ hưu và có rất nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông không tham gia vào hội
đồng tuyển chọn?
Đừng quên rằng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn vào cuối tháng này. Tôi
không thể thành lập quỹ học bổng cho đến khi ông cho tôi biết ông muốn đó là những tiêu chuẩn
gì.

13

Kính thư
Nguyễn Văn Thành
Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kém

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt:
Ngân hàng ACB
190, Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, TP.HCM
(083) 9286035 Fax (083) 9286036

Ngày 04 tháng 03 năm 2013
Ông Trần Đức Mạnh
690 Điện Biên Phủ, Q.3, TP.HCM

Chào ông Mạnh,
Để tôn vinh những năm tháng phục vụ tận tụy của ông cho ngân hàng ACB, một quỹ học
bổng mang tên Trần Đức Mạnh đã được thành lập để tặng thưởng 50 triệu đồng mỗi năm cho
sinh viên. Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã đưa ra quyết định thành lập này vào cuộc họp
hàng quý ngày hôm qua
Phần học bổng 50 triệu đồng mang tên ông này sẽ được tặng thưởng hàng năm cho 1
sinh viên đáp ứng những yêu cầu mà ông đề ra từ trường đại học hay cao đẳng mà ông lựa
chọn. Chúng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn như: chuyên môn của người nhận học
bổng, yêu cầu về điểm trung bình học tập tối thiểu và sự phân loại người nhận (là sinh năm nhất
hay lớn hơn).
“
Hàng năm, một hội đồng tuyển chọn sẽ được hình thành để lựa chọn ra sinh viên ưu tú
nhất nhận học bổng Trần Đức Mạnh. Hội đồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơn của sinh

viên và sẽ chọn ra một sinh viên đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ông đề ra. Ông Mạnh,
không biết là ông hoặc những thành viên trong gia đình ông có muốn tham gia vào hội đồng
tuyển chọn?

14

Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinh viên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phần
học phí cho họ bởi vì ông đã từng là môt thành viên xuất sắc của ngân hàng ACB. Xin ông vui
lòng thông báo cho tôi những tiêu chuẩn mà ông muốn vào cuối tháng này để các sinh viên có
thể bắt đầu hưởng lợi.
Kính thư
Nguyễn Văn Thành
Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt
V. KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC
1) Khái niệm,ý nghĩa và tầm quan trọng
Thông điệp tiêu cực là thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu,đáng thất vọng hoặc bất
lợi(không thiện chí)
Ví dụ: một thông điệp tiêu cực được viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức của bạn,
thư từ chối người xin việc, các chính sách mà nhân viên không ủng hộ, tăng giờ làm, cắt giảm lương
và nhiều thông điệp tiêu cực nữa mà chúng ta có thể bắt gặp ở nhiều tình huống khác
Đối với các doanh nghiệp hiện nay thì giao tiếp được ví như là một cách tay đắc lực cho việc tạo ra
lợi nhuận và đặc biệt là vấn đề sinh tồn của công ty, việc nghiên cứu về cách ứng xử giao tiếp đối với
khách hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong văn viết nói chung và viết thông điệp tiêu cực nói
riêng, một thông điệp tiêu cực viết ra đều thể hiện qua 2 mặt, một là tạo kẻ thù và hai là tạo một người
bạn trung thành, ông bà ta có câu “kết thêm 1 người bạn là bớt đi 1 kẻ thù” chính vì thế người viết
thông điệp tiêu cực phải biết thêm bớt lời văn như thế nào để có thể tạo ra mối quan hệ tốt đẹp đối
với người nhận thông điệp.
Mục tiêu của việc soạn thảo văn bản tiêu cực là có được phản ứng tích cực của người nhận. Sau khi
đã hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của viết thông điệp tiêu cực. vậy làm thế nào để viết được

một thông điệp có hiệu quả?
Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực
Với cách gián tiếp thông điệp được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải thích việc từ chối yêu
cầu hoặc đưa ra những thông tin không mong đợi khác. Cách này giúp người nhận có sự chuẩn bị về
tâm lý và họ sẽ dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực hơn.
Ưu điểm của cách này là làm cho người nhận dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực nhưng vẫn duy trì
mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên vì nó có thể giữ được sự bình tĩnh cho người nhận trong suốt quá
trình tiếp cận dần dần. nó dành thời gian để làm lắng nỗi lo lắng,băn khoăn của người nhận thông
tin.
Ví dụ: đây là lá thư từ chối vào làm 1 một công việc
Thưa anh Nam,
15

Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn của tôi về đề nghị của anh cho chức vụ trưởng phòng kinh
doanh tại công ty ABC.Tôi rất ấn tượng sâu sắc về anh và
môi trường làm việc chuyên nghiệp của công tyABC. Đó thực sự là một cơ hội tốt cho cơ hội việc
làm của tôi tại công ty anh.Hơn nữa, tôi vô cùng cảm kích sự tử tế, thời gian cũng như là những động
lực chân thành của anh trong lời đề nghị tôi cho vị trí này.Tuy nhiên, do một số vấn đề cá nhân, tôi
đã không quyết định được thời gian để tham gia cho vị trí này, vì vậy tôi muốn từ chối lời đề nghị của
anh. Nó rất khó khăn cho tôi để quyết đi đến định này và tôi thực sự lấ y làm tiếc cho quyết định
này.Cuối cùng, tôi xin chúc anh và công ty ABC thành công nhiều hơn và nhiều hơn nữa trong
tương lai. Tôi hy vọng sẽ cùng làm việc với công ty trong một ngày không xa.
Cảm ơn thời gian quý báu của anh một lần nữa.
Trân trọng,
Nguyễn Văn Đậu
2) Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín
bao gồm 5 phần như sau:
1. Phần đệm mở đầu
a. Thiết lập sự hài hòa

b. Xây dựng thiện chí
c. Tích cực
d. Duy trì sự trung lập
e. Giới thiệu những giải thích
2. Giải thích hợp lý
a. Liên quan đến phần mở đầu
b. Trình bày lập luận thuyết phục
c. Nhấn mạnh quyền lợi của người nhận
d. Dùng kỹ thuật mềm dẻo
e. Tích cực
3. Thông tin tiêu cực
a. Liên quan đến phần giải thích hợp lý
b. Ngụ ý hoặc đưa ra thông tin tiêu cực một cách rõ ràng
c. Sử dụng kỹ thuật mềm dẻo
d. Đưa ra thông tin tiêu cực một cách nhanh chóng
e. Tích cực
f. Nói lên những gì có thể làm được thay vì nói những điều không thể làm được
g. Tránh lời biện hộ
4. Sự tiếp tục mang tính xây dựng
a. Đưa ra một giải pháp khác
b. Đưa ra lập luận bổ sung
5. Kết thúc thân thiện
a. Xây dựng thiện chí
b. Cá nhân hóa phần kết
c. ở ngoài chủ đề tiêu cực
d. nên cởi mở
e. nên lạc quan
16

Phần quan trọng nữa đó là xác định rõ nội dung
Trong bất kì trường hợp, tình huống nào để đi đúng hướng và đem lại hiệu quả trước tiên phải phân
tích mỗi tình huống giao tiếp để xác định rõ:
• Mục đích sơ cấp và thứ cấp của thông điệp
• Nội dung cơ bản của thông điệp.
Tiếp theo, cần trả lời những câu hỏi sau:
• Những ý nào tôi có thể sử dụng trong phần mở đầu để thiết lập sự hài hòa và xây dựng tinh
thần thiện chí trong trường hợp cụ thể này?
• Tại sao phải dựa trên quyền lợi của người nhận để chối yêu cầu hay trình bày những thông tin
bất lợi?
• Tôi có thể đề nghị người nhận một giải pháp khác hay không?
• Thông điệp thân thiện nào tôi có đưa ra ở phần kết ngoài chủ đề chính?
Một khi đã xác định được những mục đích và nội dung của thông điệp tiêu cực thì việc thực hiện
cách gián tiếp để biên soạn thông điệp sẽ dễ dàng hơn.
Để hiểu rõ các bước để viết thông điệp tiêu cực ta phân tích tình huống sau:
Tình huống:
Xí nghiệp ABC ở Vũng Tàu chuyên sản xuất đồng phục công sở đã hoạt động được 7 năm.
Tuy nhiên, trong những năm gần đây, do ảnh hưởng chung của suy thoái kinh tế nên xí nghiệp gặp
rất nhiều khó khăn, bế tắc trong việc giải quyết đầu ra sản phẩm cũng như duy trì mức lương cao và
ổn định cho nhân viên
Ban lãnh đạo xí nghiệp đã tổ chức rất nhiều cuộc họp và đi đến quyết định đóng cửa xí nghiệp nhưng
lại rơi vào thế bị động khi không biết phải thông báo đến nhân viên của mình như thế nào?

3) Xác định nội dung phù hợp
Mục đích
-Mục đích chính yếu của bức thư gửi cho nhân viên của xí nghiệp là truyền đạt thông tin tiêu cực
một cách rõ ràng.
-Mục đích thứ hai là làm cho thông tin dễ dàng được chấp nhận.
Lời mở đầu
Một ví dụ có phần mở đầu được diễn đạt kém trong bức thư đến nhân viên của

xí nghiệp được thể hiện như sau:
Thật tiếc khi phải thông báo với các bạn rằng xí nghiệp của chúng ta sẽ phải ngưng hoạt động
kể từ ngày 01-01-2013.
Lời mở đầu này thiếu quan điểm của người nhận và không có tính thiện chí. lợi ích của người nhận
đã bị lờ đi.đã để lộ ra thông tin tiêu cực đó là việc nhà máy phải đóng cửa. Nhân viên không còn động
lực để đọc tiếp những giải thích hợp lý nằm sau phần mở đầu. Một ví dụ về phần mở đầu được viết
khá tốt trong tình huống dưới đây:
Thay mặt ban lãnh đạo, tôi trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các bạn, những
người đã luôn hết lòng vì công ty . Nhìn lại chặng đường các năm qua,với sự nỗ lực hết mình, với
17

phương châm đảm bảo chất lượng và đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu, xí nghiệp đã vui mừng
ghi nhận được rất nhiều thành công. Để có được những thành tích đó,không chỉ nhờ những nỗ lực
không ngừng vươn lên của tập thể Ban lãnh đạo mà bên cạnh đó còn có sự đóng góp nhiệt tình của
các cán bộ nhân viên trong xí nghiệp.
đoạn văn này đã đáp ứng một cách hiệu quả tất cả những yêu cầu của một phần mở đầu tốt trong
thông điệp tiêu cực qua hành động khen ngợi những người công nhân. Phần mở đầu được viết khá tốt
này mang tính trung lập, nó không hề để lộ ra thông tin là xí nghiệp sắp đóng cửa.
Giải thích hợp lý:
Những lưu ý trong giao tiếp dưới đây chỉ ra rằng chính sách của công ty không có sự giải thích,
không nên dùng để biện hộ cho những tin xấu này.
Tôi biết rằng việc xí nghiệp ngưng hoạt động trong thời gian tới sẽ khiến nhân viên mất việc làm là
một điều không vui vẻ gì, nhưng xí nghiệp không thể tiếp tục hoạt động được nữa bởi vì trong thời
gian gần đây do ảnh hưởng chung của khủng hoảng kinh tế nên chúng tôi không nhận được
nhiều hợp đồng may dài hạn như trước nên doanh thu các quý liên tục sụt giảm. Do đó, việc ngưng
hoạt động xí nghiệp là điều tất yếu bởi chúng tôi không thể tiếp tục việc bù lỗ để có thể trả lương
cho nhân viên đúng thời hạn.
lời giải thích này thiếu cách diễn đạt lạc quan và không nhìn nhận theo quan điểm của người nhận.
Sự giải thích kém này đã bỏ qua mối quan tâm của người nhận. Câu nói“nhân viên mất việc làm là

một điều không vui vẻ gì” nghe có vẻ vô tình đối với chuyện mất việc của nhân viên.
Có thể giải thích như sau:
Hiện nay, xí nghiệp đang đối mặt với rất nhiều thách thức lớn là vừa phải duy trì sản phẩm với chất
lượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi đó vừa phải trả mức lương cao và đảm bảo điều kiện
làm việc tốt cho nhân viên. Đặc biệt trong tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay, giá nguyên
vật liệu liên tục tăng cao nhưng hàng sản xuất không có đầu ra đã gây rất nhiều khó khăn cho xí
nghiệp.
Sau khi đọc những lời giải thích này, nhân viên có thể không hiểu hết lí do mà họ bị nghỉ việc.Nhưng
ít nhất, họ tin rằng bạn mang đến cho họ một sự công bằng, giải thích thuyết phục( khả năng làm
việc của họ đáng được nhận mức lương cao nhưng bây giờ công ty không còn đủ khả năng
nữa).Họ được sự chuẩn bị cho việc tiếp nhận những thông tin tiêu cực được diễn đạt phía sau.
Thông tin tiêu cực
Một cách rất dở khi chúng ta thông báo với nhân viên rằng nhà máy sắp đóng cửa được thể hiện như
sau:
Thật tiếc khi phải thông báo với các bạn rằng xí nghiệp của chúng ta sẽ phải ngưng hoạt
động kể từ ngày 01-01-2013, đó thật sự là 1 tin xấu đối với chúng tôi cũng như các bạn.
Cùng một tình huống trên nhưng lại có cách diễn đạt tốt như:
Hiện nay, xí nghiệp đang đối mặt với rất nhiều thách thức lớn là vừa phải duy trì sản phẩm với chất
lượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi đó vừa phải trả mức lương cao và đảm bảo
điều kiện làm việc tốt cho nhân viên. Đặc biệt trong tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay, giá
nguyên vật liệu liên tục tăng cao nhưng hàng sản xuất không có đầu ra đã gây rất nhiều khó khăn
cho xí nghiệp.
Sau một thời gian xem xét và phân tích, ban lãnh đạo quyết định đóng cửa xí nghiệp kể từ ngày 0101-2013
18

•
•
•

Thông tin trên được giải thích hợp lý
Cần phải có những từ ngữ dễ nghe,rõ ràng, tránh làm mất lòng người nhận
Thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ khi bạn đã bỏ thời gian để giải thích lý do.
Giải pháp mang tính xây dựng
lời đề nghị rất kém:
Chúng tôi hi vọng các bạn sẽ có thể tìm được một công việc khác trong thời gian sớm nhất
Nếu bạn linh hoạt và là người lãnh đạo thiện chí , bạn có thể đưa ra giải pháp như sau:
Với năng lực, trình độ chuyên môn cao trong công việc,chúng tôi hi vọng các bạn
có thể tìm được 1 công việc tốt nhất trong thời gian sớm nhất, văn phòng tư vấn việc làm của chúng
tôi luôn luôn mở để phuc vụ mọi người.
• Giải pháp này đã đưa ra một hướng giải quyết mới cho nhân viên công ty ABC
• Ít ra nếu đây không phải là lựa chọn của họ thì bạn cũng cho họ 1 cơ hội mới .(đặc biệt đối
với những người lao động chân tay)
Kết thúc thân thiện
Chúng ta có thể phân tích đoạn văn dưới đây:
Một lần nữa tôi xin chân thành xin lỗi các bạn về việc xí nghiệp phải đóng cửa. Nếu các bạn cần
sự hỗ trợ, xin hãy liên lạc với tôi.
Từ ví dụ trên ta thấy :
• Lời xin xỗi lại được lặp lại , thực ra nó lại nhắc đến thông tin tiêu cực 1 cách không cần thiết
• câu cuối nghe có vẻ như là nói suông, không quan tâm gì đến người nhận
có thể sửa lại như sau:
Nếu bạn cần sự tư vấn, hỗ trợ hay sự giúp đỡ từ phía tôi,xin vui lòng liên lạc với tôi qua số điện
thoại 08. 3xxxxxx, tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn vượt qua giai đoạn khó khăn này.
→ Cách diễn đạt trong ví dụ trên đã chứa đựng đầy đủ những yêu cầu cần thiết của một kết thúc gần
gũi. Cách này xây dựng được sự tín nhiệm, thể hiện tính nhân ái, nồng nhiệt, lạc quan và thể hiện
được nội dung quan trọng cần phải đề cập.
VI. KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ
1. Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ
a) Trường hợp sử dụng
Lời chúc mừng nhân lễ ngày có thể được gởi trước hoặc trong mùa lễ hội: Ngày đầu năm, Lễ

phục sinh, Ngày lễ lao động, Lễ giáng sinh,…. Những công ty tham gia kinh doanh quốc tế nên nhận
thức và thừa nhận những ngày lễ chính đáng ở những nước mà họ có nhân viên làm việc ở đó.
Những nhà điều hành và đại diện bán hàng có thể sử dụng các loại thiệp khác nhau của công
ty để viết lời chúc mừng mang tính cá nhân tới đồng nghiệp và đối tác. Một vài công ty gửi những
thiệp được thiết kế một cách độc đáo trên đó có tên và biểu tượng của công ty và thường gây ấn
tượng sâu sắc bởi vì tính độc nhất của nó.
Nếu có thể thì việc gửi những lá thư mang nét cá nhân riêng thì sẽ được đánh giá cao hơn là
gửi một nhóm thư. Trong trường hợp phải gởi thư nhóm thì hãy thêm chú ý cá nhân vào phần cuối.
b) Cách viết thông điệp
19

•

Khi lời chúc nhân ngày lễ gởi đến nhân viên, đối tác kinh doanh hay đối với khách hàng , hãy
bắt đầu với một lời chúc nồng nhiệt. Tiếp theo hãy đề cập đến ngày lễ mà bạn muốn nói đến
trong thư.

•

Hãy cảm ơn những đóng góp và cống hiến trong công việc của họ nếu đó là nhân viên hay là
đồng nghiệp kinh doanh; còn người nhận là khách hàng của công ty bạn thì hãy cảm ơn sự tin
tưởng và gắn bó với công ty trong suốt thời gian qua

•

Nếu bạn có quà tặng hay bất cứ những gì tương tự như thế thì nên nói rõ trong thư. Đặc biệt,
nếu bạn muốn thông báo về một buổi tiệc đến nhân viên, khách hàng thì kèm theo những
thông tin về thời gian, địa điểm…

•

Cũng có thể đưa vào một số thành tựu mà công ty đã đạt được trong năm đó (nếu đó là lời
chúc nhân dịp năm mới).

•

Hãy kết thúc thông điệp bằng một lời chúc tốt đẹp về một kỳ nghỉ.

2)Thư mời
a) Trường hợp sử dụng Thư mời
Trong kinh doanh, thư mời là một yêu cầu về sự hiện diện của một cá nhân và được sử dụng trong
nhiều trường hợp khác nhau. Mời những nhân viên tới một cuộc họp xã giao nhỏ, mời những thành
viên nổi tiếng trong cộng đồng tham dự sự kiện nhằm gây quỹ và mời những người đứng đầu thành
phố và chọn các khách hàng tới nhà mở của công ty, là tất cả những ví dụ của Thư mời mà được sử
dụng trong các hoạt động giao tiếp kinh doanh.
Nếu tổ chức tiệc trong phạm vi gia đình hoặc người thân thì chỉ cần gọi điện thoại nhưng với bữa
tiệc khá lớn, đối tượng mời là bạn bè và những mối quan hệ xã hội thì việc gửi Thư mời là cần thiết.
Không chỉ bày tỏ sự tôn trọng, thư mời còn giúp người khách được mời hiểu rõ mục đích của bữa
tiệc để quyết định việc đi một người hay hai người, ăn mặc ra sao, có cần quà cáp hay không vì rất
có thể khách sẽ ngại hỏi bạn. Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điểm cụ thể.
b) Cấu trúc một Thư mời
1. Tên của những người tổ chức
Trong một Thư mời trang trọng, tên của những người tổ chức phải được viết rõ ràng. Trong một
Thư mời thân mật, có thể chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt hoặc ngay cả tên riêng. Một quy
nên nhớ là người thực hiện hành động mời không phải là một tổ chức hoặc đoàn thể. Khi có
nhiều người cùng tổ chức, tên của thành viên có cấp bậc cao hơn được đặt đầu tiên. Nếu có một
nhóm lớn của những người tổ chức có cấp bậc không khác biệt nhiều, hãy xếp họ theo thứ tự
abc.
2. Cách diễn đạt Thư mời

“Chúng tôi rất hân hạnh khi có sự hiện diện của quý vị tại” là phong cách trang trọng nhất. Ít
trang trọng hơn là các nhóm từ, thành ngữ “ mời bạn tới” hoặc “ chân thành mời bạn tới…”
20

3. Loại sự kiện
Đây có phải là một bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, vv…
4. Mục đích của sự kiện
Một Thư mời hiệu quả chứa đựng một mục đích. Mục đích là cách giao thiệp tốt nhất bằng cách
sử dụng một nhiệm vụ hoặc hành động cụ thể: “để gặp”, “để tổ chức”, “để tưởng niệm”, “ để
khánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv…
5. Ngày tháng
Ngày tháng luôn luôn được viết bằng chữ trong một Thư mời trang trọng. Ví dụ: Saturday, the
twentieth of January. Và ngày tháng được viết với hình thức đơn giản hơn trên một Thư mời ít
trang trọng hơn (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật,…) Ví dụ: Saturday, January 20 th. Đặc biệt
không sử dụng chữ viết tắt đối với ngày tháng trên Thư mời.
6. Thời gian
Đối với những Thư mời trang trọng hơn: Six to eight-thirty o’clock in the evening
Đối với những Thư mời thân mật: 6:00 to 8:30 evening
7. Địa điểm
Nếu địa điểm là một nơi gặp mặt quen thuộc trong thành phố, không cần thiết để đưa tên đường
và thành phố vào thư. Tuy nhiên, nếu nơi gặp mặt có nhiều phòng khác nhau, hãy đưa tên của
phòng mà buổi lễ sẽ diễn ra trên Thư mời. Ví dụ: Memorial Union, Phòng 109.
Khi những khách mời đến từ bên ngoài thành phố, luôn luôn viết tên của nơi gặp mặt, tên đường
và thành phố trên Thư mời.
8. Những chỉ dẫn đặc biệt
– Thông báo sự sắp xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ và bãi đậu xe không?
– Hỗ trợ cho việc đi đến nơi diễn ra sự kiện: đính kèm theo bản đồ
– Thông báo sự sắp xếp khi có vấn đề về thời tiết:
+ Trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX

+ Trong trường hợp trời mưa, buổi tiệc sẽ được tổ chức trong Gill Coliseum.
– Thông báo về trang phục yêu cầu: để tránh những câu hỏi về trang phục
9. Nơi để hồi đáp
Những lá thư “RSVP” (viết tắt của tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên được đặt ở góc bên tay
trái phía bên dưới của Thư mời, với thông tin về người liên lạc nằm ở phía dưới.
Một tập quán phổ biến là đính kèm theo một thư RSVP đã được in sẵn và làm cho phù hợp với
phong bì trong Thư mời. Thư mời, phong bì, thư RSVP, và phong bì gửi lại nên cùng một loại
giấy, phong chữ và màu sắc nếu có thể.
Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp để viết tên của họ, một khoảng trống
để chấp nhận hay từ chối, và để viết số điện thoại của họ. Thư nên bao gồm cả thời hạn cho việc
hồi âm.

21

Tên sự kiện, ngày tháng, địa điểm và thời gian diễn ra cũng nên liệt kê trên thư. Tên và địa chỉ
của người hay phòng ban nhận những thư hồi đáp nên đưa vào (tốt nhất là được in trước) trên
phong bì của thư hồi đáp.
Nguồn: Được trích từ Letitia Baldrige’s New Complete Guide to Executive Manners, by Letitia
Baldrige, published by Rawson Associates.

Kính gửi: Toàn thể Cổ đông và Cán bộ công nhân viên Công ty CP đầu tư
phát triển Truyền hình Hà Nội.
Nhân dịp Xuân Mậu Tý 2008, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty CP
đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV, tôi xin gửi tới toàn thể cổ đông và Cán
bộ công nhân viên cùng gia đình lời chúc năm mới an khang thịnh vượng.
Năm 2007 vừa qua đánh dấu sự kiện quan trọng với chúng ta, đó là sự ra đời của
Công ty Cp đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV. Bước sang 2008, HiTV sẽ
tiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng vì sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực
hoạt động.

Nhân dịp Xuân về, tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm sâu sắc của các cấp lãnh
đạo đối với sự phát triển của công ty. Xin cảm ơn những đóng góp của các quý cổ
đông và đặc biệt xin cảm ơn toàn thể Cán bộ công nhân viên đã nỗ lực cống hiến
cho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung.
Xin kính chúc toàn thể cổ đông và cán bộ công nhân viên một năm mới thành công
hạnh phúc.
TM Hội Đồng Quản Trị
Nguyễn Tiến Dũng

ị
Chủ Tịch

Lời chúc
thông tin về công ty
Lời cảm ơn
22

Lời chúc mở rộng

Bảng 6.3 Thư chúc mừng ngày lễ

Bảng 5.5 Thư mời
c) Những lưu ý khi viết Thư mời
•

Tất cả những thông điệp này đều sử dụng cách trực tiếp cho thông điệp

•
Sự hồi đáp: một RSVP là quan trọng. Nhiều cá nhân đã không hồi đáp lại thư mời và chủ

nhà gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch cho sự kiện một cách thỏa đáng, đúng đắn. Người tổ
chức sự kiện gửi kèm theo một phong bì đã dán tem và ghi sẵn địa chỉ của mình để người nhận
hồi đáp. Nếu hồi đáp tham dự mà sau đó là bất lịch sự. Vì thế nên cần hồi đáp với thông tin chính
xác.
•
Nếu sự kiện có một mục đích đặc biệt, chẳng hạn như vinh danh ai đó hoặc tổ chức một buổi
lễ kỷ niệm, hãy đề cập tới nó.
•

Cố gắng để gửi Thư mời của trước hai tuần hoặc sớm hơn.

•

Thư mời được in sẽ hợp hơn trong những buổi lễ trang trọng

•

Thư mời cần phải đạt được mục đích là giữ hình ảnh của công ty trong trí nhớ của khách
hàng tương lai.
•

Vì in thư mời thường tốn kém hơn email nên cũng không nên gửi thường xuyên.

3)Thông điệp chào mừng
a) Trường hợp sử dụng thông điệp chào mừng
Thông điệp chào mừng dùng để chào đón những nhân viên mới, những khách hàng mới và
những người mới gia nhập tổ chức hay cộng đồng. Việc chào đón thành viên mới có mục đích làm
cho những người mới đến thân thiện hơn với công ty và xây dựng hình ảnh công ty.
Những lá thư chào mừng được gửi tới những khách hàng mới, đặc biệt tới những người đang
thiết lập quan hệ làm ăn với công ty. Đồng thời nó là một cơ hội tốt để xây dựng những mối quan hệ

tốt và xúc tiến những sản phẩm và dịch vụ tới những khách hàng mới.
Những lá thư chào mừng có thể được sử dụng để thiết lập sự liên kết và tình hữu nghị tích
cực giữa những doanh nhân và những khách hàng trong khu vực.
Thư chào mừng cũng cam đoan với nhân viên của bạn rằng họ đã quyết định đúng, và nó
cũng xác nhận những chi tiết cụ thể về vị trí đó.

23

Thư chào mừng là sự liên lạc đầu tiên với khách hàng triển vọng của công ty, nó cũng góp
phần gây ấn tượng đầu tiên đối với họ về người gửi. Lá thư chào mừng thể hiện hình ảnh nhãn hiệu,
văn hóa của công ty và giá trị của người gửi.
b) Cấu trúc của một thông điệp chào mừng
Thông điệp chào đón thường có các phần chính như:
•

Lời chào đón nồng nhiệt từ công ty tới khách hàng mới, nhân viên mới hoặc từ ban lãnh đạo
thành phố chào đón những người mới đến

•

Cung cấp những thông tin cần thiết để người nhận biết thêm, đồng thời khen ngợi người
nhận.

•

Bày tỏ sự cảm kích đối với người nhận khi họ chọn làm việc tại công ty, và mong muốn
người nhận sẽ có được thành công trong vị trí đó.

c) Những lưu ý với thông điệp chào mừng

•

Thư chào đón nên ngắn gọn, thú vị và tập trung.

•

Một lá thư chào đón nên cung cấp những thông tin hữu ích và nên truyền đạt sự quý trọng đối
với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Làm cho họ cảm thấy được cảm kích và cần thiết.
•

Hãy cân nhắc việc đưa vào thư chào mừng một lời mời tới một sự kiện đặc biệt cho công việc
kinh doanh, chẳng hạn như việc bán hàng. Lá thư này rất quan trọng, bởi vì nó có thể hiệu quả cho
việc xúc tiến sản phẩm hoặc dịch vụ.
•

Nếu nên sử dụng ngôn ngữ theo quan điểm người nhận để thể hiện sự nhiệt tình hoặc sự cảm
kích đối với họ.
•

Thư được đánh máy thường sử dụng để hoan nghênh và chào đón một khách hàng hoặc nhân
viên vừa đến với công ty.
4) Phong cách viết thông điệp thiện chí
Thông điệp thiện chí là một cách hiệu quả để xây dựng một mối quan hệ tích cực với một
khách hàng, một nhân viên, hoặc một nhà cung cấp. Cách viết là quan trọng trong việc đạt tới mục
tiêu của giao tiếp. Thông điệp thiện chí ở nhiều dạng. Một lưu ý dưới đây làm thế nào mà kỹ thuật có
thể giúp những cá nhân trên khắp thế giới có thể gửi những thông điệp thiện chí.
a) Thông điệp viết tay, đánh máy và in
Người gửi phải quyết định thông điêp thiện chí được viết tay hay đánh máy hay được in. Một
bức thư ngắn được viết bằng tay là thích hợp trong những lúc đau buồn nhưng thư mời in sẽ được ưa
chuộng hơn cho một buổi họp xã hội trang trọng. Thông điệp được đánh máy được sử dụng thường

xuyên
b) Sử dụng thiệp, thư hay e-mail
24

Việc sử ụng thiệp được in sẵn về mặt thương mại thì ít tốn thời gian và thường phù hợp hơn
một lá thư đánh máy. Một chú ý được viết tay ngắn gọn trên thiệp chúc mừng nhân ngày lễ hoặc thư
bày tỏ sự thông cảm sẽ có ý nghĩa đối với người nhận lớn hơn một bức thư trang trọng và dài dòng.
Tuy nhiên, một lá thư chào mừng được đánh máy tới khách hàng làm ăn mới là phong cách kinh
doanh được ưa thích. Những thông điệp gửi thông qua email đang tăng nhanh chóng và phổ biến bởi
vì nó là phương tiện của việc gửi thông điệp thiện chí tới nhân viên, khách hàng và bạn bè. Email
giúp tiết kiệm thời gian, và chi phí tuy nhiên, những thông điệp gửi qua email sẽ không truyền đạt
tình cảm cá nhân giống như những thông điệp thiện chí khác.
c) Sự thân mật hay sự trang trọng
Sự thân mật của một thông điệp thiện chí phụ thuộc vào mục đích của thông điệp và mối
quan hệ với người nhận. Đặt chính bạn vào vị trí của người nhận và viết một thông điệp mà bạn
muốn được nhận – liệu thông điệp đó có cần thiết sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay không? Và liệu
bản chất của thông điệp cho phép bạn cảm thấy thoải mái và thân mật.
VII.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC
1.Định nghĩa và ý nghĩa:
a. Định nghĩa:
Một thông điệp thuyết phục là một lời yêu cầu cho việc hành động khi bạn nghĩ rằng người
nhận có thể không biết, không quan tâm, không sẵn lòng hoặc sự truyền đạt của bạn đang cố gắng
thay đổi quan điểm của người nhận. Những thông điệp như vậy được người nhận xét thấy nó không
mang tính tích cực và cũng không mang tính tiêu cực.
Những thông điệp thuyết phục phải được diễn đạt sao cho người nhận cảm thấy thích thú khi
thực hiện hành vi được yêu cầu. Những nhân tố hỗ trợ trong thông điệp phải được trình bày để người
nhận cảm thấy nó mang lại lợi ích cho họ. Thông thường những thông điệp thuyết phục được diễn
đạt bằng cách sử dụng phương thức gián tiếp.
b. Ý nghĩa:

Ý nghĩa chủ yếu của một thông điệp mang tính thuyết phục là cho người nhận đọc hoặc nghe
toàn bộ thông điệp và sau đó để người nhận phản ứng lại lời đề nghị. Những mục đích này sẽ đạt
được dễ dàng hơn khi phương thức gián tiếp được sử dụng vào việc thiết lập thông điệp. Những
nguyên tắc sử dụng trong phương thức gián tiếp để thiết lập những thông điệp mang tính thuyết phục
sẽ được trình bày cụ thể hơn ở phần sau.
2.Các bước viết một thông điệp thuyết phục :
Một thông điệp thuyết phục sẽ được gửi đi khi cần thuyết phục một cá nhân hay một tổ chức
thực hiện một yêu cầu nào đó với một sự thích thú và hành động đó có thể mang lại lợi ích cho họ. ví
dụ như: thuyết phục một ai đó trong cùng công ty, thuyết phục khách hàng đối tác,…
25

ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của giao tiếp cũng như hiệu quả công việc.2. Tầm quan trọng của kỹ năng viết:a) Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin:Kỹ năng viết tốt thể hiện ở cả nội dung và hình thức của thông điệp.Về mặt nội dung:Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin được sắp xếp hợp lý, khoa học. Người nhận sẽ đánh giárằng người viết có khả năng và có tài tổ chức.Sử dụng ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn trong sang, khách quan để hình thành thôngđiệp. Người nhận sẽ đánh giá rằng người gửi có trình độ và có khả năng giao tiếp tốt.Về mặt hình thức:Bài viết không có lỗi chính tả, lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp thể hiện tác giả là người làmviệc cẩn thận và có trình độ.Thông điệp được trình bày sạch đẹp trên giấy phẳng, cẩn thận, đúng quy cách, … Ngườinhận sẽ có ấn tượng tốt đầu tiên khi nhận thông điệp và cho rằng người gửi là người cẩn thận, lịchsự, tôn trọng người khác và có long tự trọng.b) Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh:Trong bất kỳ cuộc thi nào, bước đầu tiên là nộp hồ sơ cho ban tổ chức. Chính trong hồ sơnày, kỹ năng viết của người dự thi được thể hiện tác dụng của nó. Chỉ khi nào hồ sơ được chọn thìứng viên mới được mời đến để trao đổi trực tiếp. Như vậy để hồ sơ ban đầu được chọn, ngoài nhữngyếu tố cần thiết khác, ừng viên phải có kỹ năng viết tốt để vượt qua các đối thủ cạnh tranh của mình.Trong thời đại ngày nay thị trường là trong suốt. Khi các ý tưởng sáng tạo, cơ hội kinhdoanh càng nhiều và càng cạnh tranh gay gắt thì kỹ năng giao tiếp (cả nói và viết) là thế mạnh đểvượt qua đối thủ cạnh tranh. Khi nộp hồ sơ đấu thầu thì giao tiếp viết đóng vai trò quyết định chodoanh nghiệp ngoài các yếu tố khác về khả năng kỹ thuật hay yếu tố tài chính.Các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Trong giaotiếp tuyển dụng, trình độ chuyên môn của ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng chỉ là điều kiệncần. Kỹ năng giao tiếp là điều kiện đủ để ững viên có thể vượt qua các kỳ kiểm tra, phỏng vấn. Kỹnăng giao tiếp viết tốt sẽ giúp ứng viên vượt qua các đối thủ và bước được bước đầu tiên trong quátrình giao tiếp tuyển dụng.c) Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ và giành được khách hàng mới:Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực tuyến qua các phương tiện hiện đại đucợ sửdụng ngày càng rộng rãi. Tuy nhiện, các doanh nghiệp vẫn sử dụng thư thương mại để giao dịch vớibên ngoài. Ngoài ưu điểm là có thể truyền tải đầ đủ thông tin cần trao đổi, thư thương mại có chữ kýđược xem như là một thông điệp chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ.Người ta từng ví thư thương mại là” những người bán hàng thầm lặng”, thậm chí là “vị đại sứtài ba” của tổ chức vì thư thưởng mại chính là cầu nối tổ chức với bên ngoài. (Trích trong “Giao tiếpkinh doanh và cuộc sống”, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 151).Thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ sẽ giúp tổ chức giữ đượckhách hàng cũ và thu hút được những khách hàng mới cũng như giữ được mối quan hệ ngày càngbền vững với các đối tác kinh doanh.d) Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh:Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (các báo cáo, đề án, kế hoạchkinh doanh, thông báo, …)Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại,.. là những thông tin cần được lưu giữ để làmcơ sở cho việc tổ chức thực hiện hay giải quyết những tranh chấp (nếu có) sau này.Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm nhận được thông tin (thông báo,tài liệu hướng dẫn,…)Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu, …)II. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH1. Ưu điểm:• Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai.• Có thể được đọc lại và nghiên cứu, điều này rất quan trọng nếu thông điệp dài vàthông tin phức tạp.• Có thể đọc lại và chỉnh sửa để đảm bào tuân theo đúng nguyên tắc kinh doanh.• Có thể có giá trị pháp lý.2. Hạn chế:• Thường được chuyển đi rất chậm, trừ email và fax.• Được xem như là một thông tin chính thức vì nó mang tính vĩnh cửu.• Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo vì thiếu những tín hiệu không lời. Phảnhồi chậm vì người gửi và người nhận ở hai nơi khác nhau.• Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí.III. CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỂ PHÁT TRIỂN THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINHDOANH1.Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh- Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh gồm 3 bước: Lập dàn ý; Biên soạn;Hoàn tất.1.1.Lập dàn ý cho thông điệp1.1.1. Phân tích tình huống giao tiếpKhi phân tích tình huống giao tiếp cần tự đặt ra các câu hỏi sau:Đánh giá tình huống giao tiếp bằng cách tự đặt ra các câu hỏi:Ai sẽ nhận thông điệp?Đó là người nhận cuối cùng hay người đọc trung gian?Những trở ngại về vật lý và chính trị có thể có trong lúc thực hiện?Người nhận cần biết gì?Hành động nào của người nhận được mong đợi?Hỏi những câu hỏi thông thường và đặc biệt:Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?Người nhận sẽ thấy thông điệp của tôi tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp.Quan hệ giữa tôi và người nhận là gì? Với công ty của tôi là gì?Thông điệp của tôi lien quan đến chủ đề đang thảo luận hay giới thiệu một chủ đềmới?1.1.2. Thiết lập mục đích sơ cấp và thứ cấpMục tiêu sơ cấp và thứ cấp có liên quan với mục tiêu của giao tiếp kinh doanh:1. Người nhận hiểu.2. Câu trả lời cần thiết của người nhận.3. Mối quan hệ thiện chí.4. Tín nhiệm tổ chức.Ý chính của thông điệp là mục tiêu sơ cấp, những ý phụ là mục tiêu thứ cấp. Mụctiêu của thông điệp có thể là đơn giản hay phức tạp.1.1.3. Phân tích người nhậnViệc phân tích người nhận phải được thực hiện cẩn thận, chi tiết trong những tìnhhuống giao tiếp mà người gửi không biết rõ người nhận. Việc phân tích để ngườigửi có được thông tin quan trọng của người nhận về kiến thức, mối quan tâm, tháiđộ và phản ứng về mặt cảm xúc. Từ việc phân tích này, người gửi có thể xác địnhđược các ý, từ và các tiếp cận để giao tiếp tốt nhất trong mọi tình huống.Nếu có nhiều người nhận thì phải phân tích từng người một để đạt được mục tiêucủa giao tiếp kinh doanh, thông điệp phải được soạn sao cho mọi người nhận đầuhiểu mà không làm phật ý đến những người khác.1.1.4. Chọn loại thông điệpThông điệp viết có thể là email, thư tín, bảng ghi nhớ, báo cáo viết, và nhiều loạitài liệu khác. Chúng có thể được viết tay, đánh máy hay được in ra giấy. Địnhdạng và kiểu mẫu của thông điệp thay đổi tùy tình huống. Bản ghi nhớ chỉ đượcsử dụng trong giao tiếp nội bộ, email, thư tín và báo cáo có thể dùng trong cả giaotiếp nội bộ và với bên ngoài tổ chức.1.1.5. Chọn một dàn ý có tính tổ chứcThông điệp trong kinh doanh có thể viết theo cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Haicách viết này có nhiều điểm khác nhau.Cách trực tiếpCách gián tiếpĐưa ý chính ngay phần mở đầu (nhằmđạt mục tiêu sơ cấp của thông điệp).Mở đầu trung lập hoặc dựa trên một điểmChi tiết bổ sung hay giải thích cho mụctiêu sơ cấp: sau phần mở bài.Dùng trong thông điệp: tích cực và trunglập.chung nào đó.Ý chính được giới thiệu sau những lý dohay giải thích.Dùng trong thông điệp: tiêu cực và thuyếtphục.Người gửi cần phân tích cẩn thận để chọn dàn ý cho thông điệp của mình. Lập dàný có tính tổ chức cho thông điệp của mình là điều cần thiết.Các biến như tuổi tác, giới tính, văn hóa là những yếu tố cần quan tâm để quyếtđịnh chọn cách viết nào.1.1.6. Phác thảo nội dung thông điệpPhác thảo nội dung thông điệp nghĩa là tổ chức những ý tưởng cho thông điệp.Có thể sử dụng những hình thức phác thảo truyền thống (như I., A., 1., a.), viếttừng ý chính và những ý phụ liên quan trên một phiếu chú dẫn, động não, hoặc sửdụng biểu đồ tóm tắt.Biên soạn thông điệpDựa vào những ghi chú trong quá trình phác thảo thông điệp kết hợp với ghi nhớ của bảnthân, người viết thảo thông điệp và nên áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinhdoanh, sử dụng quan điểm của người nhận, tập trung vào nội dung.Một số kinh nghiệm để vượt qua những khó khăn trong việc diễn đạt ý thành lời:• Chia bài viết thành nhiều phần nhỏ hơn. Hoàn tất một loạt những công việc nhỏhơn sẽ cho cảm giác của sự hoàn thành.• Bắt đầu một đoạn nào đó thay vì phần mởi đầu của thông điệp. Hãy viết phần giữahay cuối và sau đó hoàn thành những việc còn lại.• Thay đổi phương pháp viết. Chuyển giữa viết tay và đánh máy, hoặc thử ghi âmgiọng nói. Nhiều người cảm thấy nói dễ hơn viết.• Đảm bảo lúc nào cũng có giấy, bút, hay một máy ghi âm cầm tay. Những ý tưởnghay thường phát ra khi bạn ít mong đợi chúng nhất, và bạn sẽ muốn ghi lại chúng.• Viết vào lúc làm việc hiệu quả nhất trong ngày và đảm bảo với thời gian hợp lý.• Nghỉ giải lao ngắn.• Có nhạc trong phòng để giải stress. Hãy chọn những bản nhạc phù hợp.• Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ. Quá trình trao đổi có thể giúp hệ thống lại các ý rõ rànghơn.2.Hoàn tất thông điệp1.2. Duyệt lại thông điệpDuyệt lại thông điệp nghĩa là người viết đang thực hiện chuyển đổi nội dung. Để xác định chuyểnđổi cái gì, hãy đọc to thông điệp từ quan điểm của người nhận và xem xét, kiểm tra lại tất cả nhữngyếu tố cần thiết.Trong quá trình duyệt lại, nếu nhận ra bất kì điểm yếu nào trong thông điệp, hãy thay đổi để nó mạnhhơn. Đây cũng là cơ hội để thể hiện phần nào tính cách cá nhân của người viết.Sử dụng chương trình Word để gây thêm ấn tượng và hiệu quả. Trong đó, nhớ chú ý đến văn hóa củangười nhận để trình bày cho phù hợp.1.3. Hiệu chỉnh thông điệpSau khi được duyệt lại, thông điệp còn phải được hiệu chỉnh. Xác định xem thông điệp đượcviết đúng kỹ thuật hay không. Phải kiểm tra để chắc chắn rằng không có lỗi nào về địnhdạng, chính tả, ngữ pháp, chấm câu hay văn phong.1.4. Đọc và sửa thông điệpĐọc và sửa thông điệp thực hiện trong và sau khi duyệt và hiệu chỉnh bản thảo. Quá trình nàybao gồm: Đọc lại nội dung thông điệp; Đọc lại lần nữa để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và dấucâu.Thủ tục đọc và sửa bao gồm các bước sau:• Nếu sử dụng chương trình xử lý văn bản, sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả vàngữ pháp để tìm ra lỗi. Tiếp theo, đọc và sửa bản lưu lại trên màn hình và in bản lưuđó ra với định dạng cách dòng đôi.• Đọc và sửa bản sao bằng cách đọc to tài liệu từ đầu đến cuối, tập trung vào nội dung.Đọc lại lần nữa để phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, chấm câu, văn phong. Đặc biệtchú ý vào danh từ riêng, tên cá nhân, các con số, địa chỉ, thông tin trong ngoặc đơn,những từ được trình bày dưới dạng chữ hoa và những từ lạ.• Sau khi hoàn thành việc đọc và sửa tài liệu, hãy nhờ đồng nghiệp hay cộng tác đọc vàsửa tài liệu một lần nữa.• Thực hiện những chỉnh sửa theo yêu cầu và sau đó in lại tài liệu để đọc thêm lần nữa.IV.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC1)Ý nghĩa:Khi nhận được thông tin thuận lợi và trung lập, người nhận sẽ dễ dàng chấp nhận nội dungcủa thông điệp.Thông điệp tích cực nên dược xây dựng theo cách trực tiếp để người nhận cóthể thấy được ngay các lợi ích.2)Định nghĩa thông điệp tích cực là gì?Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đốivới người nhận.a.Các trường hợp sự dụng loại thông điệp này :1) Thăm dò thông tin về 1 sản phẩm,một dịch vụ hay một người nào đó2) Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của 1 cá nhân hay tổ chức3) Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới4) Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tănglương hay tăng phụ cấp ngoài lương,..b.Sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực thư :Cách trực tiếp được sử dụng trong việc truyền những thông điệp tích cự hay trung lập có thể bằngcách viết hay lời nói. Điểm thuận lợi:Cách thể hiện thông tin trực tiếp sẽ truyền những tin mang tính tốt hay trung lập đến người nhậnngay tức khắc, người nhận sẽ có tâm trạng tích cực và sẽ đưa ra phản hồi một cách thích hợp đối vớiphần còn lại của thông điệp.Nói cách khác việc thể hiện thông tin tích cực hay trung lập bằng cách trực tiếp sẽ giúp ta hướngngười nhận vào một hệ tư tưởng tích cực.3. Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực1. Phần mở đầu:a. Bắt đầu với việc đưa ra thông tin tích cực hay trung lậpb. Thể hiện sự lạc quanc. Thiết lập sự hài hòa, mạch lạc, dễ hiểud. Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnhe. Chú trọng vào sở thích và lợi ích của người nhận2. Phần giải thích:a. Đưa ra những thông tin có liên quanb. Thể hiện sự khách quanc. Ngắn gọn, súc tíchd. Nên lạc quan3. Thúc đẩy hành động: (nếu cần thiết)a. Cá nhân hóa yêu cầub. Gợi ý một số lựa chọn (nếu thích hợp)c. Tập trung cho hành động nhận4. Phần kết:a. Xây dựng sự thiện chíb. Nên ngắn gọn và súc tíchc. Nên lạc quan, tích cựcd. Bày tỏ sự cảm kíchViệc phân tích tình huống giao tiếp và xác định mục đích sơ cấp và thứ đích của thông điệpphải được thực hiện trước khi biên soạn bất cứ thông điệp nào. Nếu mục đích sơ cấp là chuyển tảimột thông tin tích cực thì cách trực tiếp nên được sử dụng khi tổ chức nội dung của thông điệp.Thêm vào đó, trước khi tiến hành soạn thảo một thông điệp tích cực, ta phải trả lời những câu hỏisau:Thông tin nào là thuận lợi nhất?Thông tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế nào?Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thông điệp này không?Nên sử dụng những thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựng thiện chí?Khi đã xác định được mục đích và nội dung thì chúng ta đã sẵn sàng thực hiện cách trực tiếp.Sau đây là một số điều cần chú ý trong từng phần của sơ đồ phát thảo thư theo cách trực tiếp:Phần mở đầuĐưa thông tin tích cực ngay phần mở đầu của bảng ghi nhớ hay thư nội bộ – dòng chủ đề hayđoạn đầu của thông điệp.Trong thư nội bộ hay email, dòng tiêu đề có thể được dùng để thể hiện một tin tốt.Nên đưa ra những thông tin tích cực ngay lập tức, nên lạc quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuậtnhấn mạnh và nên chú trọng vào lợi ích của người nhận.Câu đầu tiên của đoạn văn đầu nên chứa đựng thông tin có lợi nhất cho người nhận. Chỉ nênsử dụng những từ ngữ tích cực, ngắn gọn nhưng phải đủ sức nhấn mạnh.Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải được truyền đạt sao cho người nhận biết được yêucầu nào, đơn hàng, hợp đồng hay giao dịch nào trước đó đang được đề cập đến. Thông tinnày có thể để ở dòng chú thích.Phần giải thíchPhần này đưa ra những thông tin thêm vào liên quan đến những thông tin tích cực đã được đềcập trong phần mở đầu.Phần giải thích này phải căn cứ vào sự thật và do đó cần phải được thể hiện một cách kháchquanPhần giải thích nên ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chi tiết mà người nhậncần. Phần này nên thể hiện một sự lạc quan.Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp)Người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hiện một hành động cụ thể.Phần này có thể sẽ rất hữu ích trong nhiều loại thông điệp tích cực nhưng không phải lúc nàocũng bắt buộc phải có.Những trường hợp nên thúc đẩy hành động là: thư xác nhận một số tiền trả sau, thư thôngbáo cho sinh viên về việc được nhận vào học theo một chương trình nào đó, hoặc là nhữngthông điệp duyệt một yêu cầu.Những trường hợp không nên thúc đẩy hành động bao gồm: thư đề nghị, và thông điệp đồngý nhận lời phát biểu tại một cuộc họp.Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích. Tùy theo chiều dài và loại thông điệp, phần thúcđẩy hành động có thể là một đoạn riêng biệt hoặc là sẽ được kết hợp với phần kết.Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, nếu có thể và thích đáng thì nên đưa ra nhiều sự lựachọn cho người nhận. Lời đề nghị hành động có thể nói về một doanh số sắp thực hiện ra haylà một sản phẩm mới. Nên nhân cách hóa lời đề nghị để thuyết phục người nhận rằng đây sẽlà điều có lợi nhất khi họ hành động ngay lập tức.Phần kếtPhần này là đoạn văn cuối cùng của thông điệp.Mục đích chính của phần này là xây dựng thiện chí. Xây dựng thiện chí cá nhân và nên lạcquan. Phần này có thể là một lời cảm kích về sự phục vụ của nhân viên, hoặc là về mộtthương vụ của khách hàng.Phần kết cũng phải bám sát vào chủ đề, hoặc nó sẽ thống nhất thông điệp bằng tiếp theonhững thông tin tốt đã được đưa ra ở phần mở đầu.Phần kết trong những thông điệp mang tính tích cực thường ngắn và nên tránh giọng văn rậpkhuôn, sáo rỗng.4. Các ví dụ về kỹ năng viết thông điệp tích cựcCách trực tiếp cho thông điệp tích cực sẽ được minh họa trong tình huống giao tiếp bằng thư tín dướiđây. Chúng ta sẽ phân biệt được cách diễn đạt tốt và lối viết nghèo nàn thiếu sự diễn giải trong ví dụminh họa này.Ông Mạnh vừa nghỉ hưu ở ngân hàng ACB. Ống đã làm việc cho ACB hơn 30 năm. Trong suốthơn 30 năm đó, ông ấy đã đảm nhiệm nhiều chức vụ quản trị khác nhau. Nay, ACB quyết định sẽthành lập một quỹ học bổng mang tên của ông Mạnh để hằng năm sẽ tặng thưởng cho một sinhviên một học bổng trị giá 50 triệu đồng. Bạn là giám đốc nhân sự của ngân hàng ACB. Bạn sẽphải viết một lá thư cho ông Mạnh để thông báo cho ông ấy về quỹ học bổng này và đề nghị ôngMạnh đưa ra những tiêu chuẩn chọn lựa phù hợp. Phòng nhân sự sẽ cần những chi tiết nhưngành học, môn học, điểm trung bình học tập, tỉ lệ điểm tối đa, học phí, thứ hạng trong lớp….Ngoài ra, bạn còn phải đưa ra một lời mời để ông Mạnh hay một thành viên nào trong gia đìnhông tham gia vào hội đồng giám khảo.Để soạn thảo một bức thư gửi đến ông Mạnh, bước đầu tiên là phải phân tích tình huống và phải xácđịnh được mục đích và nội dung nào sẽ có hiệu quả nhất trong việc đạt được mục tiêu của việc giaotiếp.Trong trường hợp này, mục tiêu của bạn là phải truyền đạt một thông tin mang tính tích cực– đóchính là thông báo về sự thành lập một quỹ học bổng. Trong tình huống này, các ý tưởng được pháttriển và tổ chức theo cách trực tiếp.Những phần tiếp theo sau đây sẽ minh hoạ một bức thư mang tính tích cực được phát triển như thếnào. Mỗi phần sẽ nói về một đoạn của cách trực tiếp và giới thiệu một ví dụ về cách viết kém cỏi vàcách diễn đạt tốt.Mở đầu với thông tin tích cựcCách viết & diễn đạt kémCách viết & diễn đạt tốt“Chào ông Mạnh“Chào ông MạnhBan giám đốc của ngân hàng ACB đã cómột cuộc họp hàng quý vào ngày hôm qua.Tất cả các thành viên của công ty đã nhấttrí chỉ đạo tôi thông báo cho ông biết vềviệc công ty đã quyết định thành lập mộtquỹ học bổng mang tên ông.”Để tôn vinh những năm tháng phục vụ tậntụy của ông cho ngân hàng ACB, một quỹhọc bổng mang tên Trần Đức Mạnh đãđược thành lập để tặng thưởng 50 triệuđồng mỗi năm cho sinh viên. Ban giám đốccủa ngân hàng ACB đã đưa ra quyết địnhthành lập này vào cuộc họp hàng quý ngàyhôm qua”Trái ngược với đoạn văn trên, đoạn văn này đãđáp ứng tất cả những yêu cầu của việc thể hiệnChỉ nhấn mạnh sự quan tâm của người thông tin tích cực trong thông điệp:viết• Mở đầu bằng một thông tin mang tínhCác điểm “kém”:tích cực và chú trọng đến quan điểmcủa người nhận.• Thông tin mang tính tích cực của bứcthư là sự hình thành một quỹ học bổngđã không được đưa ra ngay trong câuđầu tiên của đoạn văn, và thông tin vềquỹ học bổng cũng rất là mơ hồ.Thông tin về sự hình thành của mộtquỹ học bổng được đưa ra một cách cụthể ngay trong hai câu đầu tiên, do đónó thể hiện được tính mạch lạc.Vì đoạn văn đầu tiên này đượctheo một ngữ điệu mang tính tíchvà thân thiện nên khi ông Mạnhxong đoạn này sẽ rất háo hức đểnhững phần tiếp theo.• Ngữ điệu lạnh lùng chứ không thânthiện, tích cực.10viếtcựcđọcđọcPhần giải thích:Đưa ra lời giải thích về những điều kiện mà theo đó thông tin mang tính tích cực – sự hình thành củaquỹ học bổng – sẽ được thực hiện.Cách viết thông điệp tích cực kémCách viết thông điệp tích cực tốt“Tôi cần biết ông muốn có những tiêuchuẩn nào cho mức học bổng 50 triệuđồng. Tôi cũng cần biết ai nên là ngườinhận phần học bổng này hàng năm. Chúngtôi chưa từng thành lập bất kỳ quỹ họcbổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽphải bao gồm những mục gì. Tôi cần sựhướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.”“ Phần học bổng 50 triệu đồng mangtên ông này sẽ được tặng thưởng hàngnăm cho 1 sinh viên đáp ứng những yêucầu mà ông đề ra từ trường đại học haycao đẳng tùy theo sự lựa chọn của ông.Chúng tôi cần những thông tin về nhữngtiêu chuẩn như: ngành học, điểm trungbình học tập tối thiểu, tỉ lệ điểm tối đa,…”Các điểm “kém”:Viết theo lối chủ quan chứ khônghướng vào lợi ích của người nhận.Không đứng trên quan điểm của ngườinhận và ngữ điệu của thông điệp làmcho phần giải thích có phần tiêu cực.Phần giải thích nên có những thông tinliên quan thích hợp sao cho người nhậnkhông có một nghi vấn nào. Trongđoạn văn trên, không có một sự gợi ýnào liên quan đến thông tin mà ôngMạnh nên đưa ra trong phần hướngdẫn. Phần giải thích có thể sẽ súc tíchhơn bằng cách bạn nói với ông Mạnh làbạn rất rất sẵn lòng gặp trực tiếp ông đểthảo luận về những tiêu chuẩn.Đã nêu lên những yếu tố theo cáchkhách quan, trả lời được câu hỏi củangười nhận và đồng thời được viết mộtcách thích hợp.Chứa đựng đầy đủ thông tin và khingười nhận đọc nó sẽ hiểu ngay nhữngđiều kiện của những thông tin tích cực.Sau phần giải thích, người viết nên xem xét có nên đưa ra lời đề nghị hành động hay không.11Xem xét phần đề nghị hành độngTrong tình huống mà ta nêu ra ở trên thì lá thư gửi cho ông Mạnh nên có phần thúc đẩy hành độngđể thu hút ông tham gia vào hội đồng tuyển chọn.Cách viết thông điệp tích cực kémCách viết thông điệp tích cực tốt“Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọnđể lựa chọn ra người sẽ nhận phần họcbổng. Vì lý do ông đã nghỉ hưu và có rấtnhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ôngkhông tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”Cách diễn đạt mang ngữ điệu lạnhlùng, sáo rỗng và không thiện chí.Người viết đã không đứng trên quanđiểm của người nhận và câu văn thứhai trong phần đề nghị này dường nhưsẽ làm nản lòng hơn là thu hút ôngMạnh tham dự vào hội đồng tuyểnchọn.Kết thúc lá thư một cách thân thiện“Hàng năm, một hội đồng tuyển chọnsẽ được hình thành để lựa chọn ra sinhviên ưu tú nhất nhận học bổng Mạnh. Hộiđồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơncủa sinh viên và sẽ chọn ra một sinh viênđáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ôngđề ra. Ông Mạnh, không biết là ông hoặcnhững thành viên trong gia đình ông cómuốn tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”Phần đề nghị mang tính thân thiện, gópphần thu hút ông Mạnh tham gia vàohội đồng tuyển chọn.Đoạn văn cũng giải thích một cáchngắn gọn mục đích của việc thành lậphội đồng tuyển chọn, đồng thời cũngđưa ra lời đề nghị rất lịch sự để hỏi liệuông Mạnh hay thành viên gia đình cómuốn tham gia vào hội đồng tuyểnchọn hay không.Thông điệp mang tích cực nên có một phần kết mang tính thân thiện để xây dựng thiện chí.Cách viết thông điệp tích cực kémCách viết thông điệp tích cực tốt“Đừng quên rằng tôi cần những thông tinvề những tiêu chuẩn vào cuối tháng này.Tôi không thể thành lập quỹ học bổng chođến khi ông cho tôi biết ông muốn đó lànhững tiêu chuẩn gì.”“Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinhviên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phầnhọc phí cho họ bởi vì ông đã từng là môtthành viên xuất sắc của ngân hàng ACB.Xin ông vui lòng gửi cho tôi những hướngdẫn của ông về tiêu chuẩn tuyển chọn vào12cuối tháng này để các sinh viên có thể bắtđầu được hưởng lợi.”Phần kết này mang tính tích cực, thân thiện vàngắn gọn, súc tích. Niềm cảm kích về sự phụcvụ lâu dài của ông Mạnh cho ACB cũng đãđược thể hiện trong phần kết này.Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kém:Ngân hàng ACB190, Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, TPHCM(083) 9286035 Fax (083) 9286036Ngày 04 tháng 03 năm 2013Ông Trần Đức Mạnh690 Điện Biên Phủ, Q.3, TPHCMChào ông Mạnh:Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã có một cuộc họp hàng quý vào ngày hôm qua. Tất cảcác thành viên của công ty đã nhất trí chỉ đạo tôi thông báo cho ông biết về việc công ty đãquyết định thành lập một quỹ học bổng mang tên ông.Tôi cần biết ông muốn có những tiêu chuẩn nào cho mức học bổng 50 triệu đồng. Tôi cũngcần biết ai nên là người nhận phần học bổng này hàng năm. Chúng tôi chưa từng thành lập bấtkỳ quỹ học bổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽ phải bao gồm những mục gì. Tôi cần sựhướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học bổng. Vìlý do ông đã nghỉ hưu và có rất nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông không tham gia vào hộiđồng tuyển chọn?Đừng quên rằng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn vào cuối tháng này. Tôikhông thể thành lập quỹ học bổng cho đến khi ông cho tôi biết ông muốn đó là những tiêu chuẩngì.13Kính thưNguyễn Văn ThànhThư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kémThư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt:Ngân hàng ACB190, Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, TP.HCM(083) 9286035 Fax (083) 9286036Ngày 04 tháng 03 năm 2013Ông Trần Đức Mạnh690 Điện Biên Phủ, Q.3, TP.HCMChào ông Mạnh,Để tôn vinh những năm tháng phục vụ tận tụy của ông cho ngân hàng ACB, một quỹ họcbổng mang tên Trần Đức Mạnh đã được thành lập để tặng thưởng 50 triệu đồng mỗi năm chosinh viên. Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã đưa ra quyết định thành lập này vào cuộc họphàng quý ngày hôm quaPhần học bổng 50 triệu đồng mang tên ông này sẽ được tặng thưởng hàng năm cho 1sinh viên đáp ứng những yêu cầu mà ông đề ra từ trường đại học hay cao đẳng mà ông lựachọn. Chúng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn như: chuyên môn của người nhận họcbổng, yêu cầu về điểm trung bình học tập tối thiểu và sự phân loại người nhận (là sinh năm nhấthay lớn hơn).Hàng năm, một hội đồng tuyển chọn sẽ được hình thành để lựa chọn ra sinh viên ưu túnhất nhận học bổng Trần Đức Mạnh. Hội đồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơn của sinhviên và sẽ chọn ra một sinh viên đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ông đề ra. Ông Mạnh,không biết là ông hoặc những thành viên trong gia đình ông có muốn tham gia vào hội đồngtuyển chọn?14Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinh viên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phầnhọc phí cho họ bởi vì ông đã từng là môt thành viên xuất sắc của ngân hàng ACB. Xin ông vuilòng thông báo cho tôi những tiêu chuẩn mà ông muốn vào cuối tháng này để các sinh viên cóthể bắt đầu hưởng lợi.Kính thưNguyễn Văn ThànhThư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốtV. KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC1) Khái niệm,ý nghĩa và tầm quan trọngThông điệp tiêu cực là thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu,đáng thất vọng hoặc bấtlợi(không thiện chí)Ví dụ: một thông điệp tiêu cực được viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức của bạn,thư từ chối người xin việc, các chính sách mà nhân viên không ủng hộ, tăng giờ làm, cắt giảm lươngvà nhiều thông điệp tiêu cực nữa mà chúng ta có thể bắt gặp ở nhiều tình huống khácĐối với các doanh nghiệp hiện nay thì giao tiếp được ví như là một cách tay đắc lực cho việc tạo ralợi nhuận và đặc biệt là vấn đề sinh tồn của công ty, việc nghiên cứu về cách ứng xử giao tiếp đối vớikhách hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong văn viết nói chung và viết thông điệp tiêu cực nóiriêng, một thông điệp tiêu cực viết ra đều thể hiện qua 2 mặt, một là tạo kẻ thù và hai là tạo một ngườibạn trung thành, ông bà ta có câu “kết thêm 1 người bạn là bớt đi 1 kẻ thù” chính vì thế người viếtthông điệp tiêu cực phải biết thêm bớt lời văn như thế nào để có thể tạo ra mối quan hệ tốt đẹp đốivới người nhận thông điệp.Mục tiêu của việc soạn thảo văn bản tiêu cực là có được phản ứng tích cực của người nhận. Sau khiđã hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của viết thông điệp tiêu cực. vậy làm thế nào để viết đượcmột thông điệp có hiệu quả?Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cựcVới cách gián tiếp thông điệp được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải thích việc từ chối yêucầu hoặc đưa ra những thông tin không mong đợi khác. Cách này giúp người nhận có sự chuẩn bị vềtâm lý và họ sẽ dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực hơn.Ưu điểm của cách này là làm cho người nhận dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực nhưng vẫn duy trìmối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên vì nó có thể giữ được sự bình tĩnh cho người nhận trong suốt quátrình tiếp cận dần dần. nó dành thời gian để làm lắng nỗi lo lắng,băn khoăn của người nhận thôngtin.Ví dụ: đây là lá thư từ chối vào làm 1 một công việcThưa anh Nam,15Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn của tôi về đề nghị của anh cho chức vụ trưởng phòng kinhdoanh tại công ty ABC.Tôi rất ấn tượng sâu sắc về anh vàmôi trường làm việc chuyên nghiệp của công tyABC. Đó thực sự là một cơ hội tốt cho cơ hội việclàm của tôi tại công ty anh.Hơn nữa, tôi vô cùng cảm kích sự tử tế, thời gian cũng như là những độnglực chân thành của anh trong lời đề nghị tôi cho vị trí này.Tuy nhiên, do một số vấn đề cá nhân, tôiđã không quyết định được thời gian để tham gia cho vị trí này, vì vậy tôi muốn từ chối lời đề nghị củaanh. Nó rất khó khăn cho tôi để quyết đi đến định này và tôi thực sự lấ y làm tiếc cho quyết địnhnày.Cuối cùng, tôi xin chúc anh và công ty ABC thành công nhiều hơn và nhiều hơn nữa trongtương lai. Tôi hy vọng sẽ cùng làm việc với công ty trong một ngày không xa.Cảm ơn thời gian quý báu của anh một lần nữa.Trân trọng,Nguyễn Văn Đậu2) Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tínbao gồm 5 phần như sau:1. Phần đệm mở đầua. Thiết lập sự hài hòab. Xây dựng thiện chíc. Tích cựcd. Duy trì sự trung lậpe. Giới thiệu những giải thích2. Giải thích hợp lýa. Liên quan đến phần mở đầub. Trình bày lập luận thuyết phụcc. Nhấn mạnh quyền lợi của người nhậnd. Dùng kỹ thuật mềm dẻoe. Tích cực3. Thông tin tiêu cựca. Liên quan đến phần giải thích hợp lýb. Ngụ ý hoặc đưa ra thông tin tiêu cực một cách rõ ràngc. Sử dụng kỹ thuật mềm dẻod. Đưa ra thông tin tiêu cực một cách nhanh chónge. Tích cựcf. Nói lên những gì có thể làm được thay vì nói những điều không thể làm đượcg. Tránh lời biện hộ4. Sự tiếp tục mang tính xây dựnga. Đưa ra một giải pháp khácb. Đưa ra lập luận bổ sung5. Kết thúc thân thiệna. Xây dựng thiện chíb. Cá nhân hóa phần kếtc. ở ngoài chủ đề tiêu cựcd. nên cởi mởe. nên lạc quan16Phần quan trọng nữa đó là xác định rõ nội dungTrong bất kì trường hợp, tình huống nào để đi đúng hướng và đem lại hiệu quả trước tiên phải phântích mỗi tình huống giao tiếp để xác định rõ:• Mục đích sơ cấp và thứ cấp của thông điệp• Nội dung cơ bản của thông điệp.Tiếp theo, cần trả lời những câu hỏi sau:• Những ý nào tôi có thể sử dụng trong phần mở đầu để thiết lập sự hài hòa và xây dựng tinhthần thiện chí trong trường hợp cụ thể này?• Tại sao phải dựa trên quyền lợi của người nhận để chối yêu cầu hay trình bày những thông tinbất lợi?• Tôi có thể đề nghị người nhận một giải pháp khác hay không?• Thông điệp thân thiện nào tôi có đưa ra ở phần kết ngoài chủ đề chính?Một khi đã xác định được những mục đích và nội dung của thông điệp tiêu cực thì việc thực hiệncách gián tiếp để biên soạn thông điệp sẽ dễ dàng hơn.Để hiểu rõ các bước để viết thông điệp tiêu cực ta phân tích tình huống sau:Tình huống:Xí nghiệp ABC ở Vũng Tàu chuyên sản xuất đồng phục công sở đã hoạt động được 7 năm.Tuy nhiên, trong những năm gần đây, do ảnh hưởng chung của suy thoái kinh tế nên xí nghiệp gặprất nhiều khó khăn, bế tắc trong việc giải quyết đầu ra sản phẩm cũng như duy trì mức lương cao vàổn định cho nhân viênBan lãnh đạo xí nghiệp đã tổ chức rất nhiều cuộc họp và đi đến quyết định đóng cửa xí nghiệp nhưnglại rơi vào thế bị động khi không biết phải thông báo đến nhân viên của mình như thế nào?3) Xác định nội dung phù hợpMục đích-Mục đích chính yếu của bức thư gửi cho nhân viên của xí nghiệp là truyền đạt thông tin tiêu cựcmột cách rõ ràng.-Mục đích thứ hai là làm cho thông tin dễ dàng được chấp nhận.Lời mở đầuMột ví dụ có phần mở đầu được diễn đạt kém trong bức thư đến nhân viên củaxí nghiệp được thể hiện như sau:Thật tiếc khi phải thông báo với các bạn rằng xí nghiệp của chúng ta sẽ phải ngưng hoạt độngkể từ ngày 01-01-2013.Lời mở đầu này thiếu quan điểm của người nhận và không có tính thiện chí. lợi ích của người nhậnđã bị lờ đi.đã để lộ ra thông tin tiêu cực đó là việc nhà máy phải đóng cửa. Nhân viên không còn độnglực để đọc tiếp những giải thích hợp lý nằm sau phần mở đầu. Một ví dụ về phần mở đầu được viếtkhá tốt trong tình huống dưới đây:Thay mặt ban lãnh đạo, tôi trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các bạn, nhữngngười đã luôn hết lòng vì công ty . Nhìn lại chặng đường các năm qua,với sự nỗ lực hết mình, với17phương châm đảm bảo chất lượng và đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu, xí nghiệp đã vui mừngghi nhận được rất nhiều thành công. Để có được những thành tích đó,không chỉ nhờ những nỗ lựckhông ngừng vươn lên của tập thể Ban lãnh đạo mà bên cạnh đó còn có sự đóng góp nhiệt tình củacác cán bộ nhân viên trong xí nghiệp.đoạn văn này đã đáp ứng một cách hiệu quả tất cả những yêu cầu của một phần mở đầu tốt trongthông điệp tiêu cực qua hành động khen ngợi những người công nhân. Phần mở đầu được viết khá tốtnày mang tính trung lập, nó không hề để lộ ra thông tin là xí nghiệp sắp đóng cửa.Giải thích hợp lý:Những lưu ý trong giao tiếp dưới đây chỉ ra rằng chính sách của công ty không có sự giải thích,không nên dùng để biện hộ cho những tin xấu này.Tôi biết rằng việc xí nghiệp ngưng hoạt động trong thời gian tới sẽ khiến nhân viên mất việc làm làmột điều không vui vẻ gì, nhưng xí nghiệp không thể tiếp tục hoạt động được nữa bởi vì trong thờigian gần đây do ảnh hưởng chung của khủng hoảng kinh tế nên chúng tôi không nhận đượcnhiều hợp đồng may dài hạn như trước nên doanh thu các quý liên tục sụt giảm. Do đó, việc ngưnghoạt động xí nghiệp là điều tất yếu bởi chúng tôi không thể tiếp tục việc bù lỗ để có thể trả lươngcho nhân viên đúng thời hạn.lời giải thích này thiếu cách diễn đạt lạc quan và không nhìn nhận theo quan điểm của người nhận.Sự giải thích kém này đã bỏ qua mối quan tâm của người nhận. Câu nói“nhân viên mất việc làm làmột điều không vui vẻ gì” nghe có vẻ vô tình đối với chuyện mất việc của nhân viên.Có thể giải thích như sau:Hiện nay, xí nghiệp đang đối mặt với rất nhiều thách thức lớn là vừa phải duy trì sản phẩm với chấtlượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi đó vừa phải trả mức lương cao và đảm bảo điều kiệnlàm việc tốt cho nhân viên. Đặc biệt trong tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay, giá nguyênvật liệu liên tục tăng cao nhưng hàng sản xuất không có đầu ra đã gây rất nhiều khó khăn cho xínghiệp.Sau khi đọc những lời giải thích này, nhân viên có thể không hiểu hết lí do mà họ bị nghỉ việc.Nhưngít nhất, họ tin rằng bạn mang đến cho họ một sự công bằng, giải thích thuyết phục( khả năng làmviệc của họ đáng được nhận mức lương cao nhưng bây giờ công ty không còn đủ khả năngnữa).Họ được sự chuẩn bị cho việc tiếp nhận những thông tin tiêu cực được diễn đạt phía sau.Thông tin tiêu cựcMột cách rất dở khi chúng ta thông báo với nhân viên rằng nhà máy sắp đóng cửa được thể hiện nhưsau:Thật tiếc khi phải thông báo với các bạn rằng xí nghiệp của chúng ta sẽ phải ngưng hoạtđộng kể từ ngày 01-01-2013, đó thật sự là 1 tin xấu đối với chúng tôi cũng như các bạn.Cùng một tình huống trên nhưng lại có cách diễn đạt tốt như:Hiện nay, xí nghiệp đang đối mặt với rất nhiều thách thức lớn là vừa phải duy trì sản phẩm với chấtlượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi đó vừa phải trả mức lương cao và đảm bảođiều kiện làm việc tốt cho nhân viên. Đặc biệt trong tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay, giánguyên vật liệu liên tục tăng cao nhưng hàng sản xuất không có đầu ra đã gây rất nhiều khó khăncho xí nghiệp.Sau một thời gian xem xét và phân tích, ban lãnh đạo quyết định đóng cửa xí nghiệp kể từ ngày 0101-201318Thông tin trên được giải thích hợp lýCần phải có những từ ngữ dễ nghe,rõ ràng, tránh làm mất lòng người nhậnThể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ khi bạn đã bỏ thời gian để giải thích lý do.Giải pháp mang tính xây dựnglời đề nghị rất kém:Chúng tôi hi vọng các bạn sẽ có thể tìm được một công việc khác trong thời gian sớm nhấtNếu bạn linh hoạt và là người lãnh đạo thiện chí , bạn có thể đưa ra giải pháp như sau:Với năng lực, trình độ chuyên môn cao trong công việc,chúng tôi hi vọng các bạncó thể tìm được 1 công việc tốt nhất trong thời gian sớm nhất, văn phòng tư vấn việc làm của chúngtôi luôn luôn mở để phuc vụ mọi người.• Giải pháp này đã đưa ra một hướng giải quyết mới cho nhân viên công ty ABC• Ít ra nếu đây không phải là lựa chọn của họ thì bạn cũng cho họ 1 cơ hội mới .(đặc biệt đốivới những người lao động chân tay)Kết thúc thân thiệnChúng ta có thể phân tích đoạn văn dưới đây:Một lần nữa tôi xin chân thành xin lỗi các bạn về việc xí nghiệp phải đóng cửa. Nếu các bạn cầnsự hỗ trợ, xin hãy liên lạc với tôi.Từ ví dụ trên ta thấy :• Lời xin xỗi lại được lặp lại , thực ra nó lại nhắc đến thông tin tiêu cực 1 cách không cần thiết• câu cuối nghe có vẻ như là nói suông, không quan tâm gì đến người nhậncó thể sửa lại như sau:Nếu bạn cần sự tư vấn, hỗ trợ hay sự giúp đỡ từ phía tôi,xin vui lòng liên lạc với tôi qua số điệnthoại 08. 3xxxxxx, tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn vượt qua giai đoạn khó khăn này.→ Cách diễn đạt trong ví dụ trên đã chứa đựng đầy đủ những yêu cầu cần thiết của một kết thúc gầngũi. Cách này xây dựng được sự tín nhiệm, thể hiện tính nhân ái, nồng nhiệt, lạc quan và thể hiệnđược nội dung quan trọng cần phải đề cập.VI. KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ1. Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉa) Trường hợp sử dụngLời chúc mừng nhân lễ ngày có thể được gởi trước hoặc trong mùa lễ hội: Ngày đầu năm, Lễphục sinh, Ngày lễ lao động, Lễ giáng sinh,…. Những công ty tham gia kinh doanh quốc tế nên nhậnthức và thừa nhận những ngày lễ chính đáng ở những nước mà họ có nhân viên làm việc ở đó.Những nhà điều hành và đại diện bán hàng có thể sử dụng các loại thiệp khác nhau của côngty để viết lời chúc mừng mang tính cá nhân tới đồng nghiệp và đối tác. Một vài công ty gửi nhữngthiệp được thiết kế một cách độc đáo trên đó có tên và biểu tượng của công ty và thường gây ấntượng sâu sắc bởi vì tính độc nhất của nó.Nếu có thể thì việc gửi những lá thư mang nét cá nhân riêng thì sẽ được đánh giá cao hơn làgửi một nhóm thư. Trong trường hợp phải gởi thư nhóm thì hãy thêm chú ý cá nhân vào phần cuối.b) Cách viết thông điệp19Khi lời chúc nhân ngày lễ gởi đến nhân viên, đối tác kinh doanh hay đối với khách hàng , hãybắt đầu với một lời chúc nồng nhiệt. Tiếp theo hãy đề cập đến ngày lễ mà bạn muốn nói đếntrong thư.Hãy cảm ơn những đóng góp và cống hiến trong công việc của họ nếu đó là nhân viên hay làđồng nghiệp kinh doanh; còn người nhận là khách hàng của công ty bạn thì hãy cảm ơn sự tintưởng và gắn bó với công ty trong suốt thời gian quaNếu bạn có quà tặng hay bất cứ những gì tương tự như thế thì nên nói rõ trong thư. Đặc biệt,nếu bạn muốn thông báo về một buổi tiệc đến nhân viên, khách hàng thì kèm theo nhữngthông tin về thời gian, địa điểm…Cũng có thể đưa vào một số thành tựu mà công ty đã đạt được trong năm đó (nếu đó là lờichúc nhân dịp năm mới).Hãy kết thúc thông điệp bằng một lời chúc tốt đẹp về một kỳ nghỉ.2)Thư mờia) Trường hợp sử dụng Thư mờiTrong kinh doanh, thư mời là một yêu cầu về sự hiện diện của một cá nhân và được sử dụng trongnhiều trường hợp khác nhau. Mời những nhân viên tới một cuộc họp xã giao nhỏ, mời những thànhviên nổi tiếng trong cộng đồng tham dự sự kiện nhằm gây quỹ và mời những người đứng đầu thànhphố và chọn các khách hàng tới nhà mở của công ty, là tất cả những ví dụ của Thư mời mà được sửdụng trong các hoạt động giao tiếp kinh doanh.Nếu tổ chức tiệc trong phạm vi gia đình hoặc người thân thì chỉ cần gọi điện thoại nhưng với bữatiệc khá lớn, đối tượng mời là bạn bè và những mối quan hệ xã hội thì việc gửi Thư mời là cần thiết.Không chỉ bày tỏ sự tôn trọng, thư mời còn giúp người khách được mời hiểu rõ mục đích của bữatiệc để quyết định việc đi một người hay hai người, ăn mặc ra sao, có cần quà cáp hay không vì rấtcó thể khách sẽ ngại hỏi bạn. Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điểm cụ thể.b) Cấu trúc một Thư mời1. Tên của những người tổ chứcTrong một Thư mời trang trọng, tên của những người tổ chức phải được viết rõ ràng. Trong mộtThư mời thân mật, có thể chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt hoặc ngay cả tên riêng. Một quynên nhớ là người thực hiện hành động mời không phải là một tổ chức hoặc đoàn thể. Khi cónhiều người cùng tổ chức, tên của thành viên có cấp bậc cao hơn được đặt đầu tiên. Nếu có mộtnhóm lớn của những người tổ chức có cấp bậc không khác biệt nhiều, hãy xếp họ theo thứ tựabc.2. Cách diễn đạt Thư mời”Chúng tôi rất hân hạnh khi có sự hiện diện của quý vị tại” là phong cách trang trọng nhất. Íttrang trọng hơn là các nhóm từ, thành ngữ “ mời bạn tới” hoặc “ chân thành mời bạn tới…”203. Loại sự kiệnĐây có phải là một bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, vv…4. Mục đích của sự kiệnMột Thư mời hiệu quả chứa đựng một mục đích. Mục đích là cách giao thiệp tốt nhất bằng cáchsử dụng một nhiệm vụ hoặc hành động cụ thể: “để gặp”, “để tổ chức”, “để tưởng niệm”, “ đểkhánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv…5. Ngày thángNgày tháng luôn luôn được viết bằng chữ trong một Thư mời trang trọng. Ví dụ: Saturday, thetwentieth of January. Và ngày tháng được viết với hình thức đơn giản hơn trên một Thư mời íttrang trọng hơn (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật,…) Ví dụ: Saturday, January 20 th. Đặc biệtkhông sử dụng chữ viết tắt đối với ngày tháng trên Thư mời.6. Thời gianĐối với những Thư mời trang trọng hơn: Six to eight-thirty o’clock in the eveningĐối với những Thư mời thân mật: 6:00 to 8:30 evening7. Địa điểmNếu địa điểm là một nơi gặp mặt quen thuộc trong thành phố, không cần thiết để đưa tên đườngvà thành phố vào thư. Tuy nhiên, nếu nơi gặp mặt có nhiều phòng khác nhau, hãy đưa tên củaphòng mà buổi lễ sẽ diễn ra trên Thư mời. Ví dụ: Memorial Union, Phòng 109.Khi những khách mời đến từ bên ngoài thành phố, luôn luôn viết tên của nơi gặp mặt, tên đườngvà thành phố trên Thư mời.8. Những chỉ dẫn đặc biệt- Thông báo sự sắp xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ và bãi đậu xe không?- Hỗ trợ cho việc đi đến nơi diễn ra sự kiện: đính kèm theo bản đồ- Thông báo sự sắp xếp khi có vấn đề về thời tiết:+ Trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX+ Trong trường hợp trời mưa, buổi tiệc sẽ được tổ chức trong Gill Coliseum.- Thông báo về trang phục yêu cầu: để tránh những câu hỏi về trang phục9. Nơi để hồi đápNhững lá thư “RSVP” (viết tắt của tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên được đặt ở góc bên taytrái phía bên dưới của Thư mời, với thông tin về người liên lạc nằm ở phía dưới.Một tập quán phổ biến là đính kèm theo một thư RSVP đã được in sẵn và làm cho phù hợp vớiphong bì trong Thư mời. Thư mời, phong bì, thư RSVP, và phong bì gửi lại nên cùng một loạigiấy, phong chữ và màu sắc nếu có thể.Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp để viết tên của họ, một khoảng trốngđể chấp nhận hay từ chối, và để viết số điện thoại của họ. Thư nên bao gồm cả thời hạn cho việchồi âm.21Tên sự kiện, ngày tháng, địa điểm và thời gian diễn ra cũng nên liệt kê trên thư. Tên và địa chỉcủa người hay phòng ban nhận những thư hồi đáp nên đưa vào (tốt nhất là được in trước) trênphong bì của thư hồi đáp.Nguồn: Được trích từ Letitia Baldrige’s New Complete Guide to Executive Manners, by LetitiaBaldrige, published by Rawson Associates.Kính gửi: Toàn thể Cổ đông và Cán bộ công nhân viên Công ty CP đầu tưphát triển Truyền hình Hà Nội.Nhân dịp Xuân Mậu Tý 2008, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty CPđầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV, tôi xin gửi tới toàn thể cổ đông và Cánbộ công nhân viên cùng gia đình lời chúc năm mới an khang thịnh vượng.Năm 2007 vừa qua đánh dấu sự kiện quan trọng với chúng ta, đó là sự ra đời củaCông ty Cp đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV. Bước sang 2008, HiTV sẽtiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng vì sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vựchoạt động.Nhân dịp Xuân về, tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm sâu sắc của các cấp lãnhđạo đối với sự phát triển của công ty. Xin cảm ơn những đóng góp của các quý cổđông và đặc biệt xin cảm ơn toàn thể Cán bộ công nhân viên đã nỗ lực cống hiếncho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung.Xin kính chúc toàn thể cổ đông và cán bộ công nhân viên một năm mới thành cônghạnh phúc.TM Hội Đồng Quản TrịNguyễn Tiến DũngChủ TịchLời chúcthông tin về công tyLời cảm ơn22Lời chúc mở rộngBảng 6.3 Thư chúc mừng ngày lễBảng 5.5 Thư mờic) Những lưu ý khi viết Thư mờiTất cả những thông điệp này đều sử dụng cách trực tiếp cho thông điệpSự hồi đáp: một RSVP là quan trọng. Nhiều cá nhân đã không hồi đáp lại thư mời và chủnhà gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch cho sự kiện một cách thỏa đáng, đúng đắn. Người tổchức sự kiện gửi kèm theo một phong bì đã dán tem và ghi sẵn địa chỉ của mình để người nhậnhồi đáp. Nếu hồi đáp tham dự mà sau đó là bất lịch sự. Vì thế nên cần hồi đáp với thông tin chínhxác.Nếu sự kiện có một mục đích đặc biệt, chẳng hạn như vinh danh ai đó hoặc tổ chức một buổilễ kỷ niệm, hãy đề cập tới nó.Cố gắng để gửi Thư mời của trước hai tuần hoặc sớm hơn.Thư mời được in sẽ hợp hơn trong những buổi lễ trang trọngThư mời cần phải đạt được mục đích là giữ hình ảnh của công ty trong trí nhớ của kháchhàng tương lai.Vì in thư mời thường tốn kém hơn email nên cũng không nên gửi thường xuyên.3)Thông điệp chào mừnga) Trường hợp sử dụng thông điệp chào mừngThông điệp chào mừng dùng để chào đón những nhân viên mới, những khách hàng mới vànhững người mới gia nhập tổ chức hay cộng đồng. Việc chào đón thành viên mới có mục đích làmcho những người mới đến thân thiện hơn với công ty và xây dựng hình ảnh công ty.Những lá thư chào mừng được gửi tới những khách hàng mới, đặc biệt tới những người đangthiết lập quan hệ làm ăn với công ty. Đồng thời nó là một cơ hội tốt để xây dựng những mối quan hệtốt và xúc tiến những sản phẩm và dịch vụ tới những khách hàng mới.Những lá thư chào mừng có thể được sử dụng để thiết lập sự liên kết và tình hữu nghị tíchcực giữa những doanh nhân và những khách hàng trong khu vực.Thư chào mừng cũng cam đoan với nhân viên của bạn rằng họ đã quyết định đúng, và nócũng xác nhận những chi tiết cụ thể về vị trí đó.23Thư chào mừng là sự liên lạc đầu tiên với khách hàng triển vọng của công ty, nó cũng gópphần gây ấn tượng đầu tiên đối với họ về người gửi. Lá thư chào mừng thể hiện hình ảnh nhãn hiệu,văn hóa của công ty và giá trị của người gửi.b) Cấu trúc của một thông điệp chào mừngThông điệp chào đón thường có các phần chính như:Lời chào đón nồng nhiệt từ công ty tới khách hàng mới, nhân viên mới hoặc từ ban lãnh đạothành phố chào đón những người mới đếnCung cấp những thông tin cần thiết để người nhận biết thêm, đồng thời khen ngợi ngườinhận.Bày tỏ sự cảm kích đối với người nhận khi họ chọn làm việc tại công ty, và mong muốnngười nhận sẽ có được thành công trong vị trí đó.c) Những lưu ý với thông điệp chào mừngThư chào đón nên ngắn gọn, thú vị và tập trung.Một lá thư chào đón nên cung cấp những thông tin hữu ích và nên truyền đạt sự quý trọng đốivới khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Làm cho họ cảm thấy được cảm kích và cần thiết.Hãy cân nhắc việc đưa vào thư chào mừng một lời mời tới một sự kiện đặc biệt cho công việckinh doanh, chẳng hạn như việc bán hàng. Lá thư này rất quan trọng, bởi vì nó có thể hiệu quả choviệc xúc tiến sản phẩm hoặc dịch vụ.Nếu nên sử dụng ngôn ngữ theo quan điểm người nhận để thể hiện sự nhiệt tình hoặc sự cảmkích đối với họ.Thư được đánh máy thường sử dụng để hoan nghênh và chào đón một khách hàng hoặc nhânviên vừa đến với công ty.4) Phong cách viết thông điệp thiện chíThông điệp thiện chí là một cách hiệu quả để xây dựng một mối quan hệ tích cực với mộtkhách hàng, một nhân viên, hoặc một nhà cung cấp. Cách viết là quan trọng trong việc đạt tới mụctiêu của giao tiếp. Thông điệp thiện chí ở nhiều dạng. Một lưu ý dưới đây làm thế nào mà kỹ thuật cóthể giúp những cá nhân trên khắp thế giới có thể gửi những thông điệp thiện chí.a) Thông điệp viết tay, đánh máy và inNgười gửi phải quyết định thông điêp thiện chí được viết tay hay đánh máy hay được in. Mộtbức thư ngắn được viết bằng tay là thích hợp trong những lúc đau buồn nhưng thư mời in sẽ được ưachuộng hơn cho một buổi họp xã hội trang trọng. Thông điệp được đánh máy được sử dụng thườngxuyênb) Sử dụng thiệp, thư hay e-mail24Việc sử ụng thiệp được in sẵn về mặt thương mại thì ít tốn thời gian và thường phù hợp hơnmột lá thư đánh máy. Một chú ý được viết tay ngắn gọn trên thiệp chúc mừng nhân ngày lễ hoặc thưbày tỏ sự thông cảm sẽ có ý nghĩa đối với người nhận lớn hơn một bức thư trang trọng và dài dòng.Tuy nhiên, một lá thư chào mừng được đánh máy tới khách hàng làm ăn mới là phong cách kinhdoanh được ưa thích. Những thông điệp gửi thông qua email đang tăng nhanh chóng và phổ biến bởivì nó là phương tiện của việc gửi thông điệp thiện chí tới nhân viên, khách hàng và bạn bè. Emailgiúp tiết kiệm thời gian, và chi phí tuy nhiên, những thông điệp gửi qua email sẽ không truyền đạttình cảm cá nhân giống như những thông điệp thiện chí khác.c) Sự thân mật hay sự trang trọngSự thân mật của một thông điệp thiện chí phụ thuộc vào mục đích của thông điệp và mốiquan hệ với người nhận. Đặt chính bạn vào vị trí của người nhận và viết một thông điệp mà bạnmuốn được nhận – liệu thông điệp đó có cần thiết sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay không? Và liệubản chất của thông điệp cho phép bạn cảm thấy thoải mái và thân mật.VII.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC1.Định nghĩa và ý nghĩa:a. Định nghĩa:Một thông điệp thuyết phục là một lời yêu cầu cho việc hành động khi bạn nghĩ rằng ngườinhận có thể không biết, không quan tâm, không sẵn lòng hoặc sự truyền đạt của bạn đang cố gắngthay đổi quan điểm của người nhận. Những thông điệp như vậy được người nhận xét thấy nó khôngmang tính tích cực và cũng không mang tính tiêu cực.Những thông điệp thuyết phục phải được diễn đạt sao cho người nhận cảm thấy thích thú khithực hiện hành vi được yêu cầu. Những nhân tố hỗ trợ trong thông điệp phải được trình bày để ngườinhận cảm thấy nó mang lại lợi ích cho họ. Thông thường những thông điệp thuyết phục được diễnđạt bằng cách sử dụng phương thức gián tiếp.b. Ý nghĩa:Ý nghĩa chủ yếu của một thông điệp mang tính thuyết phục là cho người nhận đọc hoặc nghetoàn bộ thông điệp và sau đó để người nhận phản ứng lại lời đề nghị. Những mục đích này sẽ đạtđược dễ dàng hơn khi phương thức gián tiếp được sử dụng vào việc thiết lập thông điệp. Nhữngnguyên tắc sử dụng trong phương thức gián tiếp để thiết lập những thông điệp mang tính thuyết phụcsẽ được trình bày cụ thể hơn ở phần sau.2.Các bước viết một thông điệp thuyết phục :Một thông điệp thuyết phục sẽ được gửi đi khi cần thuyết phục một cá nhân hay một tổ chứcthực hiện một yêu cầu nào đó với một sự thích thú và hành động đó có thể mang lại lợi ích cho họ. vídụ như: thuyết phục một ai đó trong cùng công ty, thuyết phục khách hàng đối tác,…25