Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả | VMP Academy

Khi tuyển dụng người Quản lý, một trong những yếu tố được chú trọng nhất là kỹ năng tổ chức công việc. Đây là kỹ năng có thể giúp bạn tồn tại được ở bất kỳ ngành nghề và công việc nào. Một người quản lý có kỹ năng tổ chức sẽ sở hữu khả năng lên kế hoạch, ưu tiên hóa danh sách công việc để lần lượt đạt các mục tiêu nhằm tiết kiệm tiền và nguồn lực cho công ty. Kỹ năng này còn giúp bạn làm nhiều tác vụ cùng lúc (multitasking) một cách “trơn tru” và hiệu quả. Nhà tuyển dụng luôn muốn “săn” những ứng viên quản lý có khả năng đạt được mọi mục tiêu dù phải trải qua bất kỳ rủi ro nào. Vậy, chúng ta hãy cùng tìm hiểu chuyên sâu về kỹ năng tổ chức công việc nhé.

Kỹ năng tổ chức

Xem thêm:  Khóa học tổ chức công việc hiệu quả

Kỹ năng tổ chức là gì?

Kỹ năng tổ chức công việc là quá trình tạo ra cấu trúc các tác vụ có trình tự để gia tăng năng suất. Để tổ chức được như vậy, các tác vụ phải được ưu tiên hóa theo mức độ: phải hoàn thành ngay lập tức, có thể hoãn lại, có thể giao cho người khác và có thể cắt giảm. Kỹ năng tổ chức công việc giúp giảm thiểu các thói quen làm việc kém hiệu quả như trì hoãn, mất bình tĩnh, không hiểu ý nhau. Ngoài ra, quản lý cần có khả năng thích ứng nhanh với mọi sự thay đổi từ kế hoạch chung của doanh nghiệp.

Kỹ năng tổ chức đối nội và đối ngoại là gì?

Kỹ năng đối nội: bao gồm kỹ năng sắp xếp công việc rành mạch trong khi vẫn giữ tâm lý ổn định đối với mọi sự thay đổi về quy trình làm việc chung.

Kỹ năng tổ chức đối ngoại: bao gồm kỹ năng chia nhỏ các công việc theo một khung thời gian cụ thể để tự hoàn thành hoặc giao cho người khác nhằm theo kịp tiến độ trong khi vẫn giữ được cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Một số hoạt động cơ bản của kỹ năng tổ chức công việc

Tổ chức công việc hiệu quả bao gồm các hoạt động bổ ích

1. Kỹ năng tổ chức mang tính chất vật lý:

Loại kỹ năng này không chỉ là sắp xếp bàn làm việc gọn gàng mà còn gồm cách trang trí phòng làm việc. Một nơi làm việc không được đầu tư kỹ lưỡng sẽ gây hiệu ứng tiêu cực, lãng phí thời gian, không đạt được mục tiêu hay thậm chí mất người tài. Một số hoạt động cơ bản như:

• Quản trị hệ thống
• Chú ý đến chi tiết
• Tư duy sáng tạo
• Xử lý chi tiết
• Xác định vấn đề
• Phân tích nguồn lực
• Phân tích quy trình làm việc…

2. Kỹ năng lập kế hoạch:

Nếu không có kế hoạch, mục tiêu chỉ là “ước mơ”. Với mọi dự án, lên kế hoạch có nghĩa là dự trù các nguồn lực cần thiết và thời gian cần thiết để triển khai. Nếu cần thiết, việc điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế sẽ giúp ích cho quá trình quản trị dự án. Quá trình lên kế hoạch đòi hỏi Quản lý phải xác định thứ tự ưu tiên các tác vụ và thời hạn hoàn thành. Một số hoạt động cơ bản:

• Phân tích vấn đề
• Phân bổ ngân sách
• Xử lý dữ liệu
• Dự đoán dữ liệu
• Ra quyết định
• Thiết kế
• Thu thập thông tin…

3. Kỹ năng tổ chức nhóm:

Trong một nhóm được tổ chức chặt chẽ, mỗi thành viên có vai trò khác nhau kèm theo các nhiệm vụ cụ thể. Quản lý cần sở hữu bộ kỹ năng tổ chức nhóm để phân quyền, chỉ thị, giao tiếp một cách rành mạch với đúng người và thời điểm. Một số hoạt động cơ bản như:

• Lắng nghe chủ động
• Phối hợp với đồng đội
• Giao tiếp hiệu quả
• Tự tin
• Phân quyền
• Lãnh đạo đội nhóm
• Quản trị mâu thuẫn
• Lan truyền năng lượng tích cực
• Làm nhiều tác vụ cùng lúc…

Xem thêm: Sức mạnh niềm tin của đội nhóm

Vừa rồi, chúng ta vừa tìm hiểu khái niệm, phân loại và một số hoạt động cơ bản của kỹ năng tổ chức công việc. Các quản lý có thể sử dụng những kiến thức trên để gia tăng hiệu quả công việc.

Tham khảo các khóa học bổ ích khác tại: