Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản trị mục tiêu công việc

Giới thiệu khóa học

Lập kế hoạch luôn là việc làm quan trọng để mọi thứ diễn ra theo đúng mong muốn của bạn. Để thành công, chúng ta cần thành công ngay từ khâu chuẩn bị, đó là vai trò của việc lập kế hoạch. Tuy nhiên, không phải cán bộ quản lý nào cũng có kỹ năng lập kế hoạch bài bản và chuyên nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng lực quản lý và khả năng định hướng, điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ phận mình phụ trách.

Lập kế hoạch xong cũng chưa đủ, một cán bộ quản lý cần có năng lực tổ chức và quản trị mục tiêu công việc hiệu quả. Và cũng không phải cán bộ quản lý nào khi được bổ nhiệm đều đáp ứng ngay yêu cầu của tổ chức về năng lực tổ chức và quản trị mục tiêu công việc của bộ phận và mỗi cá nhân. Do vậy, Chương trình đào tạo “Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản trị mục tiêu công việc nhằm cung cấp cho Quý công ty và đội ngũ Cán bộ quản lý của mình những Kiến thức, Kỹ năng và Công cụ để lập kế hoạch, tổ chức công việc hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra.

NỘI DUNG KHÓA HỌC
Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản trị mục tiêu công việc” mang tính thực tiễn cao, gắn với yêu cầu cụ thể đối với vị trí cán bộ quản lý cấp trung hiện nay tại các đơn vị. Khóa học được thiết kế đào tạo trong 4 buổi, với các nội dung cụ thể như sau:

PHẦN 1: KỸ NĂNG VÀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Trò chơi khởi động: Công trường sôi động
Định nghĩa và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch trong công việc
Thảo luận: Các kế hoạch mà các học viên phải lập trong công việc là gì? Các khó khăn khi lập kế hoạch đó?
Nguyên tắc lập kế hoạch:

– Thống nhất với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
– Mục tiêu của kế hoạch phải cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn thực hiện (SMART)
– Kế hoạch phải có tính hiệu quả, tập trung vào các mục tiêu ưu tiên theo quy luật 80/20
– Kế hoạch và các hành động đi kèm phải có tính nhân quả
– Quản lý theo mục tiêu (MBO)
– Mỗi kế hoạch phải làm rõ 6W – 1H – 2C – 5M

Quy trình lập kế hoạch hiệu quả: Quy trình DOME trong lập kế hoạch công việc:

– Diagnosis – Phân tích tình hình trước khi lập kế hoạch
– Objectives – Thiết lập mục tiêu và đánh giá lại mục tiêu
– Methodology – Phương án triển khai kế hoạch
– Evaluation – Kiểm soát và đánh giá

Thực hành 1:

– Mỗi nhóm lựa chọn một kế hoạch mà mỗi CBNV thường phải làm để thực hành áp dụng quy trình lập kế hoạch trong các phần tiếp tiếp theo của khóa học.
– Xác lập mục tiêu Smart của nhóm

PHẦN 2: PHÂN TÍCH TRƯỚC KHI LẬP KẾ HOẠCH

Các khía cạnh cần phân tích trước khi lập kế hoạch

– Phân tích phạm vi công việc cần thực hiện
– Phân tích các nguồn lực để thực hiện
– Phân tích về khả năng của bản thân
– Phân tích về tình hình khách quan

Phân tích mô hình 6W-1H-2C-5M:

– 6W: Why – What – Where – When – Who – What’s in it for me (Tôi được lợi gì từ đây)
– 1H: How
– 2C: Control – Check

Thực hành 2: Mỗi nhóm thực hành phân tích mô hình 6W-1H-2C-5M trước khi xây dựng kế hoạch mà nhóm đã lựa chọn trong thực hành 1 thông qua trả lời các câu hỏi

PHẦN 3: THIẾT LẬP MỤC TIÊU VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI MỤC TIÊU

Xây dựng và đánh giá lại mục tiêu Smart

– Specific: Cụ thể
– Measurable: Đo lường được
– Attainable: Có thể đạt được, không quá cao – không quá thấp
– Realistic: Khả thi, không xa vời
– Timely: Gắn với một cột mốc thời gian cụ thể

Phân tích, đánh giá lại mục tiêu công việc
Rà soát lại các mục tiêu KPI của bộ phận và cá nhân
Điều chỉnh mục tiêu

PHẦN 4: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH

Trò chơi khởi động: Win_as_much_as_you_can
Tiến trình thực hiện lập kế hoạch công việc
Các công cụ xây dựng kế hoạch
Thực hành 3: Các nhóm tiếp tục quay lại bài tập thực hành, tiếp tục hoàn thiện bài thực hành 3. Mỗi nhóm lựa chọn các sơ đồ, biểu mẫu lập kế hoạch công việc của nhóm đã lựa chọn. Các nhóm trình bày kế hoạch của nhóm mình

PHẦN 5: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ NHẰM ĐẠT MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Tổ chức công việc hiệu quả
Thực hành 4:

– Kiểm tra lại toàn bộ công tác thiết kế, sắp xếp công việc đã thực hiện trong bài thực hành 3
– Trả lời các câu hỏi xem các công việc nào nên gộp, tách, phân công cho một người 1 việc hay nhiều người một việc
– Cách thức phối hợp giữa các thành viên, các nhóm trong kế hoạch công việc
– Kiểm tra lại việc bố trí công việc đã hợp lý chưa và cần điều chỉnh thế nào cho hợp lý?
– Hoàn thiện kế hoạch – và thuyết trình bài thực hành nhóm

PHẦN 6: KIỂM TRA, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NHẰM ĐẠT MỤC TIÊU CÔNG VIỆC