Kỹ năng lắng nghe và những ví dụ về cách lắng nghe hiệu quả ở nơi làm việc – Synnex FPT

Bạn có phải là người biết lắng nghe? Lắng nghe thực sự là một kỹ năng mềm được đánh giá rất cao nhưng cũng rất khó để thực hành. Những bạn có khả năng lắng nghe sẽ dễ nắm rõ nhệm vụ và dự án trong công việc hơn, xây dựng mối quan hệ gắn kết với đồng nghiệp hơn và dễ dàng giải quyết các xung đột.

Cùng Synnex FPT khám phá lý do tại sao kỹ năng lắng nghe lại quan trọng ở nơi làm việc, cùng với đó là cách để xây dựng thói quen lắng nghe tốt.

Kỹ năng lắng nghe là gì?

Lắng nghe hiểu theo lý thuyết là việc tiếp nhận âm thanh thông qua tai. Tuy nhiên kỹ năng lắng nghe nên được hiểu là khả năng một con người có thể tập trung các chức năng cả thính giác, thị giác (có thể là cả xúc giác) để tiếp nhận và nắm bắt thông tin trong quá trình giao tiếp. Sau đó họ sẽ đánh giá thông tin và phản hồi lại nó. Những người có kỹ năng lắng nghe tốt là người có thể thấu hiểu những gì họ nghe được và phản hồi lại một cách thích hợp.

Lắng nghe chủ động

Có hai yếu tố tạo nên khả năng lắng nghe chủ động: Chú ý và Phản hồi

Chú ý

Bao gồm việc giữ giao tiếp bằng mắt, gật đầu, giữ tư thế tốt và lặp lại ngôn ngữ cơ thể của người đối diện để thể hiện sự quan tâm thực sự đến những gì họ đang nói. Đây là những dấu hiệu biểu hiện cho việc bạn đang tập trung vào những gì người ta đang nói.

Suy ngẫm và phản hồi

Biểu hiện bằng việc bạn có thể lặp lại và diễn giải thông tin tiếp nhận được, cho thấy bạn đang thực sự hiểu những gì đối phương đang nói với bạn.

Điều gì tạo nên một người lắng nghe tốt

Người lắng nghe tốt có khả năng hiểu đầy đủ những gì người khác muốn truyền đạt, thậm chí là khi câu nói thiếu rõ ràng. Lắng nghe đòi hỏi khả năng diễn giải các thông điệp từ lời nói hay các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như giọng nói, nét mặt và cử chỉ hình thể.

Hãy luyện tập khả năng lắng nghe tích cực và thể hiện bằng cách đặt câu hỏi. Làm được điều này, bạn sẽ tạo được ấn tượng tuyệt vời.

Thông qua ngôn ngữ hình thể và các hành động khác, một người lắng nghe tốt có thể “âm thầm” gửi đi thông điệp cho người đang nói rằng họ đang lắng nghe tích cực.

Một cách để thể hiện sự lắng nghe tích cực là cho phép đối phương hoàn thành câu nói trước khi mình bắt đầu nói hoặc trả lời. Đừng bao giờ ngắt lời và hãy đảm bảo rằng câu trả lời của bạn vô đúng trọng tâm.

Thực hành lắng nghe hiệu quả nơi làm việc

Dưới đây là một vài ví dụ về việc áp dụng khả năng lắng nghe hiệu quả ở nơi làm việc:

Một ứng viên trả lời cho một câu hỏi không rõ ràng trong buổi phỏng vấn và cô ấy hỏi liệu cô ấy có hiểu đúng câu hỏi không

• Một người phỏng vấn nhận thấy rằng một ứng viên không nhìn thẳng vào mắt cô ấy khi đang nói về ưu điểm của bản thân.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng lặp lại vấn đề của vị khách quen để trấn an rằng cô ấy vẫn đang lắng nghe.

• Một nhân viên tư vấn gật đầu và nói, “Tôi vẫn đang nghe bạn”, để khuyến khích khách hàng tiếp tục kể về trải nghiệm không tốt của họ về sản phẩm.
• Một nhà lãnh đạo nhận thấy cô nhân viên muốn góp ý nhưng đang sợ, anh ta khuyến khích cô chia sẻ riêng về ý tưởng đấy.
• Một nhà quản lý tóm tắt lại buổi họp và hỏi xem các nhân viên của anh ta đã nắm hết nội dung chưa

Những lỗi hay mắc phải trong quá trình lắng nghe mà bạn cần cải thiện

Làm gián đoạn câu nói người khác

Việc ngắt lời người khác cho thấy kỹ năng lắng nghe của bạn đang không tốt, đặc biệt là khi người đang nói lớn tuổi hơn bạn.

‘Giành nói” lời người khác

Không phải chỉ trong công việc mà cả những cuộc nói chuyện thường ngày, việc “giành nói” khiến đối phương cảm thấy không được lắng nghe và tôn trọng những gì họ nói. Điều này tạo ra một ấn tượng kém của người khác đối với bạn.

Bị phân tâm

Mất tập trung cũng là một “phẩm chất” thường thấy ở một người lắng nghe kém. Ví dụ như việc tránh giao tiếp bằng mắt hay xem điện thoại khi người khác đang nói chuyện với mình.

Kết lại

Kỹ năng lắng nghe là điều cần thiết ở bất cứ lĩnh vực nào và nếu bạn biết cải thiện sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội tốt hơn trong tương lai. Lắng nghe là việc bạn tiếp nhận, diễn giải những thông tin mà bạn được và phản hồi lại nó. Một người lắng nghe tốt không những hiểu những gì bạn nói mà còn đoán được những gì bạn “sắp” nói.

Ngoài kỹ năng lắng nghe ra thì kỹ năng hợp tác và kỹ năng “tò mò” cũng là những loại kỹ năng đang ngày càng được các nhà tuyển dụng và quản lý đánh giá cao trong thời đại ngày nay.