Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là hoạt động diễn ra thường xuyên trong cả môi trường học tập và doanh nghiệp. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu về kỹ năng làm việc nhóm và phương pháp thực hiện hoạt động này một cách hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: 4 lí do khiến kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng trong doanh nghiệp

Mục Lục

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork Skills) là khả năng phối hợp giữa các cá nhân với nhau để cùng thực hiện một công việc cụ thể. Số lượng thành viên trong một nhóm có thể nhiều hoặc ít tùy vào khối lượng công việc cần xử lý. Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ cùng thảo luận về vấn đề và giải pháp, mỗi người có trách nhiệm đưa ra ý kiến để đóng góp cho sự phát triển chung. Đồng thời khi triển khai công việc thì các thành viên cần hỗ trợ lẫn nhau để khắc phục điểm yêu và phát huy thế mạnh của từng người. Có thể nói làm việc nhóm là kỹ năng quan trọng mà mỗi người đều cần phải rèn luyện để thích nghi với môi trường học tập và làm việc hiện đại.

Làm việc nhóm là một kỹ năng mềm quan trọng

Hướng dẫn cách làm việc nhóm hiệu quả

Xác định tầm nhìn và mục tiêu chung của nhóm

Bạn đã bao giờ tham gia vào những nhóm làm việc không có mục tiêu chung rõ ràng và các thành viên không nắm chắc về những gì cần phải thực hiện chưa? Đó thường là những nhóm không thành công vì kỹ năng làm việc nhóm của họ kém mặc dù có thể khi làm việc độc lập thì họ là các cá nhân giỏi.

Để xác định được tầm nhìn chung cho một nhóm, hướng mọi người đi cùng một con đường đến thành công thì mỗi nhóm cần có những chiếc la bàn như sau:

La bàn đạo lý: Hãy nhìn lên trên. Điều này sẽ giúp cả nhóm có cái nhìn toàn vẹn, nhờ đó các thành viên có thể kiểm tra được xem mình tiến bộ đến đâu và có làm việc vì mục đích đúng đắn hay không.
La bàn trực giác: Hãy nhìn vào bên trong. Điều này sẽ giúp cả nhóm khơi dậy đam mê và tinh thần trách nhiệm.
La bàn lịch sử: Hãy nhìn lại quá khứ. Điều này giúp cả nhóm kết nối được cả quá khứ, hiện tại và tương lai để xác định được tầm nhìn chung.
La bàn định hướng: Hãy nhìn về phía trước. Cả nhóm cần phải có mục tiêu đặt ra phía trước để thúc đẩy sự hoạt động tích cực.
La bàn chiến lược: Hãy nhìn xung quanh. Cả nhóm cần vạch ra chiến lược, kế hoạch cụ thể để nắm rõ tiến trình thực hiện công việc. Điều này sẽ giúp cho tầm nhìn chung trở nên thực tế hơn.
La bàn nhìn xa trông rộng: Hãy nhìn ra xa để mọi thành viên thấy được tương lai của nhóm nếu họ làm việc hết sức mình.

Sau khi đã có tầm nhìn, để xây dựng được mục tiêu chung cho cả nhóm thì nên sử dụng mô hình SMART. Theo đó, mục tiêu mà nhóm đặt ra cần đáp ứng các tiêu chí sau đây:

S – Specific: Tính cụ thể
M – Measurable: Có thể đo lường được
A – Attainable: Tính khả thi
R – Relevant: Tính thực tế
T – Time – bound: Giới hạn thời gian

Mô hình SMART là cách để xác định mục tiêu hiệu quả

Xác định thế mạnh và vai trò của từng thành viên

Trong một nhóm sẽ có các thành viên với tính cách, thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Để có thể dung hòa được giữa các thành viên thì từng người phải xác định được vai trò của mình là gì, mình có thể đóng góp được điều gì cho nhóm dựa vào cách làm sau:

Bước 1: Xác định thế mạnh của bạn dựa vào kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân.
Bước 2: Xem xét đến mô tả của từng vị trí trong nhóm về nhiệm vụ, chức năng, năng lực cần thiết, kinh nghiệm và kiến thức cần thiết cho công việc.
Bước 3: Xác định vai trò phù hợp của bạn trong các công việc mà nhóm cần làm.
Bước 4: Nhận phản hồi từ thành viên khác để có nhận thức một cách khách quan về vai trò của mình. Vai trò của bạn nên được các thành viên khác công nhận, đặc biệt là trưởng nhóm.

Các xác định thế mạnh và vai trò khi làm việc nhóm

Lập kế hoạch làm việc cho nhóm

Để thực hiện mục tiêu của nhóm thì bạn cần có một kế hoạch làm việc để tóm lược các mục tiêu và công việc, để một đội nhóm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Lập kế hoạch cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Các bước lập kế hoạch cụ thể như sau:

Bước 1: Sử dụng công cụ 5W1H2C để xác định nhiệm vụ

Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để cả nhóm luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.
What: Xác định nội dung công việc cần làm là gì và nêu cụ thể các bước thực hiện phần công việc đó.
Where: Xác định địa điểm cần thực hiện công việc.
When: Xác định thời điểm bắt đầu làm, thời điểm cần bàn giao kết quả công việc.
Who: Xác định thành viên đảm nhận công việc, thành viên hỗ trợ và người kiểm ra kết quả.
How: Xác định phương pháp thực hiện công việc. Người lập kế hoạch cần vạch rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc.
Control: Xác định phương pháp kiểm soát. Cần xác định các yếu tố như đơn vị đo lường công việc, công cụ đo lường và có bao nhiêu công việc cần kiểm soát.
Check: Xác định phương pháp kiểm tra. Bạn cần xác định xem công việc nào phải được kiểm tra và tần suất thực hiện là bao lâu.

Xem thêm: Nên lập kế hoạch đào tạo nội bộ như nào để hiệu quả

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Ở bước này, các nhóm làm việc cần dựa vào nhiệm vụ đã xác định để phân chia công việc cụ thể và sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự thời gian. Có 2 điều cần chú ý khi lập kế hoạch chi tiết là:

Đảm bảo mọi người trong nhóm đều biết kế hoạch và nhất trí thực hiện theo kế hoạch này.
Theo dõi tiến trình làm việc có diễn ra theo đúng kế hoạch không và có các cách điều chỉnh thích hợp.

Sau khi đã có kế hoạch chi tiết thì việc triển khai công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn vì mỗi người trong nhóm đều đã nắm rõ mục tiêu chung, vai trò của mình và nhiệm vụ cần làm.

Cần có kế hoạch chi tiết để làm việc nhóm hiệu quả

Kết luận

Hy vọng bài chia sẻ về kỹ năng làm việc nhóm của chúng mình sẽ giúp các bạn biết cách để cải thiện hiệu quả học tập, làm việc nhờ việc phối hợp cùng người khác để hoàn thành nhiệm vụ chung. Hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để đón đọc các thông tin hữu ích mới nhé. Chúc các bạn thành công!