Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 Cách rèn luyện giao tiếp ứng xử khéo léo | Money24h

Kỹ năng giao tiếp là gì? Kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa then chốt quyết định sự phát triển toàn diện của con người. Trong thực tế, có nhiều người nghĩ rằng giao tiếp là bản năng, không cần học hỏi mà vẫn có thể vận dụng tốt vào đời sống. Đó là một suy nghĩ sai lầm dẫn đến những tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có trong xã hội. Vậy nên giao tiếp là một kỹ năng sống quan trọng mà mỗi người cần phải quan tâm và bỏ công sức rèn luyện không ngừng. Trong bài viết này, Money24h sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ năng giao tiếp là gì và bí quyết để giao tiếp khôn khéo và chuyên nghiệp hơn.

>> Xem thêm:

• Tư duy là gì? Khái niệm, vai trò và đặc điểm nổi bật nhất của tư duy
• Tư duy mở là gì? 6 cách rèn luyện tư duy mở hiệu quả nhất
• Tư duy logic là gì? 10 phương pháp rèn luyện tư duy nhạy bén và hiệu quả nhất

Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt ý kiến, suy nghĩ, cảm nhận một cách rõ ràng, lắng nghe, trao đổi thông tin, phản hồi, thuyết phục, thúc đẩy giao tiếp hai chiều giữa người nói và người nghe để đạt được mục đích nhất định.

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là nghe và nói mà còn bao gồm một tập hợp các quy tắc, hành vi ứng xử, cách tương tác giữa con người với nhau, được đúc kết từ những kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống. 

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng sống quan trọng của con người (Nguồn: Internet)

Có 2 hình thức giao tiếp chính: giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ.

• Giao tiếp ngôn ngữ là hình thức sử dụng ngôn ngữ để diễn đạt suy nghĩ, tâm tư, tình cảm.. Hình thức này có ưu điểm là thông tin được truyền đạt trực tiếp và nhanh chóng, khuyết điểm là thông tin dễ bị thay đổi khi truyền từ người này sang người khác.
• Giao tiếp phi ngôn ngữ là sử dụng chữ viết, ám hiệu, ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt hoặc ngữ điệu để thể hiện thông điệp. Đối với một số người khiếm thính, việc giao tiếp giống như người bình thường rất khó. Do đó, để giao tiếp hiệu quả với nhóm người này, bạn cần phải biết được ngôn ngữ ký hiệu và hiểu được ý đồ họ muốn nói để đồng cảm nhằm tạo sự hiệu quả trong cuộc hội thoại.

Một ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong môi trường bệnh viện, mọi người thường buồn bã hay lo lắng về bệnh trạng. Do đó, sự giao tiếp của bác sĩ và bệnh nhân không chỉ về tình hình sức khỏe mà còn là những câu chuyện về cảm xúc, gia đình nhằm đồng cảm hướng đến việc chăm sóc, động viên tinh thần. Hay trong giao tiếp với nhóm bạn, khi nói đến một chủ đề mà mọi người khó chịu, nhíu mày hay im lặng lảng tránh, nếu là người có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ biết rằng lúc đó nên chuyển qua câu chuyện khác. 

>> Xem thêm: Tư duy phản biện là gì? 4 phương pháp rèn luyện tư duy phản biện hiệu quả

Vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là gì?

“Học ăn, học nói, học gói, học mở” là câu châm ngôn của ông bà ta từ xa xưa để nói về tầm quan trọng của giao tiếp (học nói). Thế nhưng có nhiều người vẫn chưa hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là gì. Khi muốn hiểu rõ ai đó, người ta luôn bắt đầu từ việc giao tiếp. Những người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt có thể để lại ấn tượng đẹp trong lòng người đối diện, từ đó hình thành mối quan hệ gắn kết và cũng là nền tảng để nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

Giao tiếp tốt giúp hình thành mối quan hệ thân thiết với mọi người (Nguồn: Internet)

Giao tiếp là nhu cầu cơ bản nhất của con người 

Kể từ khi còn là một đứa trẻ cho tới tận lúc rời khỏi thế giới, con người luôn có nhu cầu kết nối với mọi người. Một đứa trẻ vừa sinh ra đã thể hiện rõ điều này thông qua việc cất tiếng khóc, tiếng cười thay vì sử dụng ngôn ngữ để nói. Rồi khi lớn lên, nhu cầu giao tiếp của con người ngày càng cao, chúng ta gặp gỡ, nói chuyện với người khác để thể hiện tâm tư, tình cảm và suy nghĩ của bản thân.

Giao tiếp là điều kiện cốt lõi để xã hội tồn tại và phát triển.

Xã hội là một tập thể mà ở đó con người tồn tại với những mối quan hệ mật thiết với nhau, và giao tiếp chính là cầu nối giúp con người lại gần nhau hơn. Bởi vậy, nếu không có giao tiếp thì con người khó có thể sinh tồn và xã hội sẽ không phát triển.

Giao tiếp tốt giúp mở rộng các mối quan hệ xã hội

Khi con người biết cách tương tác với những người xung quanh, biết cách học hỏi, giao lưu thì các mối quan hệ sẽ trở nên gắn kết và bền vững hơn rất nhiều. Đây cũng là cơ sở để duy trì và phát triển cuộc sống. Nếu không biết giao tiếp, bạn sẽ trở lên cô lập với xã hội và sẽ bị mọi người bỏ lại phía sau.

Giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và gia tăng cơ hội thành công 

Khi xã hội phát triển không ngừng,nhu cầu đời sống tăng cao thì sự cạnh tranh cũng trở nên gay gắt hơn bao giờ hết. Nếu như bạn có đủ kỹ năng làm việc nhóm, đủ chuyên môn nhiệt huyết nhưng lại yếu kém trong kỹ năng giao tiếp thì bạn sẽ rất khó phát triển cũng như tiến xa hơn trong sự nghiệp. Chính vì nhiều ý nghĩa đặc biệt như thế mà người ta mới nói rằng giao tiếp là một loại nghệ thuật, là lợi thế giúp bạn đi đến thành công.

>> Xem thêm: Bật mí 20+ cách tư duy giúp phát triển bản thân hiệu quả

Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp của mỗi người (Nguồn: Internet)

1. Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện bản thân trong giao tiếp. Sự tự tin được thể hiện qua ngôn ngữ nói, ngôn ngữ cơ thể và đặc biệt là qua thái độ không ngại ngùng và tinh thần luôn xông xáo. Tự tin mang lại cho bạn khả năng thể hiện một cách thoải mái mà không sợ người khác nghĩ gì về mình. Ngoài ra, khi bạn tự tin, bạn sẽ lắng nghe tốt hơn, bạn cũng có thể thấu hiểu và đồng cảm với những gì người khác đang nói, từ đó tạo ra một môi trường giao tiếp đáng tin cậy và chân thành.

2. Phong cách giao tiếp

Gia đình, bạn bè, người thân, hàng xóm,… tất cả những mối quan hệ này đều quan trọng đối với bất kỳ cá nhân nào trong xã hội. Bạn không thể giao tiếp cùng một cách với tất cả mọi người, cần có sự phân định rõ ràng khi giao tiếp với người lớn tuổi, người nhỏ tuổi, người trong gia đình,…. Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp.

3. Phương tiện truyền tải 

Trong giao tiếp, đã xảy ra nhiều trường hợp nhiễu thông tin khi người nói không thể diễn đạt hết tất cả nội dung của mình đến người nghe hoặc người nghe hiểu lầm, hiểu sót ý người nói. Để quá trình giao tiếp diễn ra hiệu quả và thuận lợi, bạn có thể sử dụng các phương tiện diễn đạt khác như hình ảnh, tranh vẽ, âm nhạc,…từ đó giúp người nghe hình dung rõ hơn, hiểu sâu hơn ý tưởng bạn muốn truyền tải. Điều này còn giúp cho cuộc giao tiếp trở nên thú vị và ấn tượng hơn rất nhiều. 

4. Thái độ trong giao tiếp

Người có kỹ năng giao tiếp tốt là người luôn có thái độ lạc quan và năng lượng tốt. Họ là người có kỹ năng giải quyết vấn đề, biết cách ứng xử trong mọi tình huống, luôn động viên và khích lệ người khác để đem đến một môi trường giao tiếp thoải mái cho đôi bên. Một cuộc nói chuyện với tư duy tích cực sẽ đem đến niềm vui cho mọi người và hiệu quả giao tiếp cũng sẽ cao hơn. 

>> Xem thêm: Học ngay 7 phương pháp rèn luyện kỹ năng tư duy sáng tạo

Các lỗi cần tránh trong kỹ năng giao tiếp là gì? 

Trong cuộc trò chuyện, có lúc bạn sẽ gặp những sai lầm khi giao tiếp. Do đó, bạn cần lưu ý các lỗi sau đây để buổi nói chuyện diễn ra hiệu quả.

• Lắng nghe hiệu quả, hạn chế ngắt lời. Nếu ngắt lời thì đừng quên “xin phép” hay “xin lỗi” trước khi nói. 
• Không nói xấu người khác, mỉa mai, chê bai. Không đề cập đến các vấn đề về chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng. 
• Nói thẳng vào trọng tâm, tránh nói vòng vo, ngập ngừng.
• Không nên nhìn đồng hồ hay ngắm móng tay hay khoanh tay.
• Cân nhắc xưng tên, tôi, chúng ta… tùy vào từng ngữ cảnh, trường hợp và đối tượng giao tiếp.
• Không nói thì thầm với một số người khi đang ở tập thể đông người. 
• Nếu chưa hiểu nội dung hãy hỏi lại, cách hỏi khiêm tốn, không hỏi dồn dập. 
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp, giao tiếp bằng mắt, tay chân đưa phù hợp. 

>> Xem thêm: 7 nguyên tắc vàng trong tư duy đột phá giúp bạn thành công hơn mỗi ngày

7 Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp

1. Nhớ tên người đang giao tiếp cùng bạn

Sẽ khá bất lịch sự nếu bạn quên tên của người đối diện bởi không ai muốn phải giới thiệu tên với người khác đến hai lần trong một buổi gặp. Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật. Ví dụ, thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh/ chị”, hãy nêu tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh Minh”. Như vậy, bạn sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.

2. Chủ động lắng nghe và tôn trọng đối phương

Lắng nghe là kỹ năng mềm tối quan trọng giúp bạn thấu hiểu một ai đó. Kỹ năng lắng nghe không chỉ là bạn nghe thấy những điều ai đó nói với mình mà còn là sự hiểu, sự ghi nhớ và hồi đáp, phát triển câu chuyện. Điều đó có nghĩa là lắng nghe không chỉ đơn giản là sự định dạng và lưu giữ thông tin mà bao gồm cả việc chọn lọc, quan tâm, phân tích và thông hiểu. 

Sự lắng nghe còn bộc lộ qua ngôn ngữ cơ thể: những cái gật đầu đồng tình, ánh mắt ngạc nhiên, nụ cười hào hứng hay những câu hỏi với mong muốn hiểu kỹ hơn về chủ đề… chính là nguồn năng lượng tích cực để phát triển cuộc trò chuyện. Nhờ có vậy, cả người nói và người nghe sẽ đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, hân hoan với cuộc giao tiếp mà đôi khi vượt ra ngoài mong đợi của họ.

3. Truyền đạt ý rõ ràng, dễ hiểu trong khi giao tiếp

Truyền đạt là quá trình chúng ta giải thích, diễn đạt cho người khác hiểu về một thông tin nào đó. Kết quả của quá trình này sẽ giúp người nghe hiểu rõ vấn đề mà mình muốn truyền tải. Muốn người nghe nắm bắt được thông điệp, để có kỹ năng truyền thông một cách cụ thể và chi tiết nhất, người nói cần truyền đạt một cách rõ ràng, trực tiếp và dễ hiểu, tránh gây ra hiểu lầm. Bí quyết truyền đạt thông tin đạt kết quả cao nhất chính là nói chuẩn xác, ngắn gọn, súc tích,  những gì cần nói bạn hãy gói gọn trong những câu từ chứa nhiều thông tin nhất.

4. Giao tiếp với giọng tự tin, quyết đoán

Nói nhỏ tiếng là dấu hiệu của sự thiếu tự tin. Nếu trong buổi gặp gỡ bạn cứ “ừ ừ, à à” sẽ khiến người đối diện nhận ra bạn đang rất lo lắng, hồi hộp từ đó sẽ đánh giá thấp bạn. Khi người đối diện hỏi điều gì, bạn hãy trả lời một cách trực tiếp và thẳng thắn. Nếu như chưa nghĩ ngay được câu trả lời tốt, bạn có thể dành vài giây suy nghĩ, tuyệt đối không trả lời vòng vo. Nếu là người nói chậm, bạn nên luyện tập cách nói rõ, nhanh và dứt khoát hơn. Tránh được những điều này trong cuộc trò chuyện, bạn sẽ gây ấn tượng tốt với đối phương.

5. Hạn chế dài dòng, “thao thao bất tuyệt”

Khi truyền đạt một điều gì đó hãy đặt câu hỏi : “Người nghe có thực sự cần những thông tin này không?”. Điều này sẽ giúp bạn chọn lựa được những nội dung chia sẻ phù hợp nhất mang lại giá trị cho câu chuyện. 

Khi giao tiếp, chủ đề chủ đạo là điều cốt lõi mà bạn cần bám sát, không nên nói rườm rà và quá lan man vào những chuyện ngoài lề. Bạn nói càng dài dòng, câu chuyện sẽ càng đi xa chủ đề và dễ khiến cho người nghe bị nhiễu loạn thông tin. Nên nói những gì bạn cần nói và biết nhường lượt cho người đối diện, đó là sự tôn trọng cần thiết trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào. 

6. Giao tiếp kết hợp sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Bên cạnh ngôn ngữ nói thì ngôn ngữ cơ thể cũng đóng vai trò rất lớn vào hiệu quả của quá trình giao tiếp. Trong môi trường kinh doanh quốc tế ngày nay, việc trau dồi và rèn luyện ngôn ngữ cơ thể là một trong những yếu tố cần thiết để mỗi người người trở thành công dân toàn cầu, từng bước hội nhập với xã hội hiện đại.

Trong một cuộc trò chuyện, từ dáng đứng, dáng ngồi ngồi cho đến ánh mắt, biểu cảm của bạn đều gây ảnh hưởng đến những đối tượng giao tiếp khác. Vì vậy, ngoài việc để ý và điều chỉnh các cử chỉ điệu bộ của bản thân, bạn còn phải biết cách đọc được những cử chỉ và thông điệp của người đối diện. Điều này cần phải rèn luyện và thực hành nhuần nhuyễn, khi đó, bạn sẽ học được cách nhận biết người đối diện, nhận biết bản thân và kiểm soát cuộc trò chuyện.

7. Thấu hiểu, sẻ chia và tìm kiếm sự tương đồng

Sự thấu hiểu, thấu cảm người khác là chiếc chìa khóa vạn năng giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt. Tuy nhiên, để thực sự thấu hiểu một ai đó ngoài những thông tin cơ bản, bạn cần phải hiểu nhu cầu, mong muốn và những giá trị sống mà người ta theo đuổi. 

Bên cạnh đó, để có thể đồng cảm, sẻ chia với người khác bạn cần học cách đặt vị trí của mình vào họ và không áp đặt quan điểm cá nhân để phán xét phong cách sống của người khác. Mỗi cá thể là khác biệt, không ai giống ai và đều có những thế mạnh riêng của bản thân. Vì vậy chúng ta hãy nhìn đời bằng con mắt của sự thấu cảm, luôn nhìn vào ưu điểm của mỗi người để cộng đồng cùng phát triển một cách tích cực nhất.

>> Xem thêm: Khám phá 7 tư duy kinh doanh thành công trong thời đại mới

Kỹ năng giao tiếp, trả lời phỏng vấn hiệu quả

Phỏng vấn là một trong những buổi trò chuyện quan trọng vì bạn sẽ có cơ hội làm việc trong công ty đó. Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, bạn nên đến sớm ít nhất 10-15 phút, ăn mặc lịch sự, không quá nổi bật hay trang điểm quá đậm. Hãy đảm bảo bạn đã tắt chuông điện thoại vì sẽ ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp, mất sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, bạn nên làm bật bản thân bằng cách nêu ra các điểm mạnh phù hợp với vị trí công việc, luôn tươi cười và chuẩn bị câu hỏi phản hồi lại nhà tuyển dụng để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.

Giao tiếp hiệu quả trong buổi phỏng vấn đem lại cơ hội việc làm (Nguồn: Internet)

Trả lời một cách tự tin và duy trì thái độ tích cực là điều đầu tiên nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên trong buổi phỏng vấn. Bạn có thể thể hiện sự tự tin bằng cách sử dụng giao tiếp bằng mắt, lời nói và giọng nói. Nếu tận dụng tốt kỹ năng giao tiếp này, bạn sẽ ghi điểm trong buổi phỏng vấn.

Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% quyết định sự thành công của bạn trong buổi phỏng vấn. Lời khuyên dành cho bạn là hãy giữ bình tĩnh, ngẩng cao đầu và giữ nụ cười thân thiện với mọi người bạn gặp. Lần đầu tiên gặp nhà tuyển dụng, bạn cần đứng dậy, cúi chào hoặc bắt tay như một phép lịch sự.

>> Xem thêm: 10 Tư duy làm giàu của tỷ phú giúp bạn có được của cải dồi dào

Người ít nói, hướng nội làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp

Đối với người hướng nội, ít nói thì việc giao tiếp với người khác, đặt biệt là người lạ, người mới quen sẽ rất khó. Dưới đây là một số tips để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội:

Đừng lắng nghe một cách thụ động

Lắng nghe là kỹ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp, tuy nhiên bạn cần phản hồi để cải thiện giao tiếp. Bạn có thể gật đầu khi đồng ý hoặc đưa ra những câu nói ngắn để tương tác với người đối diện. Điều này sẽ giúp gây hứng thú với người nói mà còn giúp bạn trở thành người nghe tốt. 

Đừng ép bản thân phải nói nhiều quá mức cần thiết

Đừng lo lắng và cố ép mình phải nói nhiều trong một đám đông. Bạn có thể cảm thấy mệt mỏi và nói ra những câu không cần thiết. Đôi lúc áp lực sẽ làm bạn nói ra những lời không đúng như ý suy nghĩ và làm bạn trở nên tự ti hơn. 

Chuẩn bị trước cho các buổi họp

Nếu là người hướng nội hay lo lắng thì bạn hãy nên chuẩn bị trước bài thuyết trình để có cuộc họp tốt nhất. Hãy liệt kê các câu hỏi có thể sếp sẽ hỏi và chuẩn bị câu trả lời trước để tự tin hơn. 

Đối mặt với nỗi sợ giao tiếp

Đối với người hướng nội, khi gặp người lạ, người mới quen sẽ cảm thấy khó giao tiếp, tuy nhiên khi ở với người quen, bạn thân, họ sẽ cảm thấy như đang bùng nổ”, nói rất nhiều. Do đó, bạn hãy xem những người lạ là những người thân thuộc và họ cũng như bạn, bối rối, lo lắng. Hãy nói những câu chuyện hài hước, điểm chung để cả hai trò chuyện thoải mái hơn. 

Hy vọng những điều Money24h chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu được kỹ năng giao tiếp là gì, tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và tác động của nó đến cuộc sống của mỗi người. Để trở thành một người giao tiếp tốt, bạn phải rèn luyện và đúc kết kinh nghiệm không ngừng, từ đó mới có thể tìm ra phương thức riêng để linh hoạt ứng biến trước mọi tình huống.

Vì sao cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo?

Những người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ để lại ấn tượng đẹp trong lòng người đối diện, hình thành mối quan hệ gắn kết và là nền tảng để nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

Làm sao để rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt hơn?

Bạn nên nhớ tên người đang giao tiếp cùng bạn, lắng nghe và tôn trọng đối phương, truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu, hạn chế dài dòng, sử dụng thêm ngôn ngữ cơ thể, thấu hiểu, sẻ chia và tìm kiếm sự tương đồng với đối phương.