Kỹ năng đàm phán và thương lượng

Kỹ năng đàm phán và thương lượng là bộ kỹ năng cần thiết, được sử dụng rộng rãi không chỉ trong kinh doanh. Trong đàm phán, bạn không thể chỉ đứng trên lập trường của mình, đặt lợi ích của mình lên hàng đầu mà còn phải nhìn từ phía đối tác để có thể tạo nên cuộc đàm phán thành công, đôi bên cùng có lợi đi đến thống nhất. Đây còn là kỹ năng mềm được đặc biệt chú trọng trong cuộc sống. Hãy cùng THALIC VOICE tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng đàm phán và thương lượng là gì và cách đàm phán để đạt được hiệu quả cao nhất nhé!

1. Kỹ năng đàm phán và thương lượng là gì?

Kỹ năng đàm phán và thương lượng là một bộ kỹ năng bao gồm những hành vi trong quá trình điều hòa mối quan hệ giữa các bên tham gia, thông qua các hiệp thương để đi đến ý kiến thống nhất. Hay có thể hiểu rằng, đây chính là phương pháp thảo luận, bàn bạc về các chiến lược giúp giải quyết vấn đề theo hướng mà các bên tham gia đều có thể chấp nhận được.

Trong những cuộc đàm phán, mỗi bên sẽ đều ra sức thuyết phục đối phương đồng tình, nhượng bộ theo quan điểm, lợi ích mà mình đã đặt ra. Các cuộc thương thảo có thể diễn ra giữa người bán và người mua, trong buổi phỏng vấn xin việc giữa nhà tuyển dụng với ứng viên tiềm năng hay giữa người đại diện của một quốc gia với người đồng cấp của một nước khác,…

Đàm phán sẽ bao gồm: giai đoạn chuẩn bị, tiếp xúc và thương lượng. Như vậy có thể thế rằng, thương lượng là một quá trình quan trọng nhất trong những cuộc đàm phán và là giai đoạn cuối cùng quyết định đến việc thỏa thuận có được thống nhất hay không. 

2. Các lỗi thường mắc phải trong kỹ năng đàm phán và thương lượng mà bạn cần tránh

2.1. Không có sự chuẩn bị từ trước đó

Trước mỗi cuộc đàm phán và thương lượng, bạn cần chuẩn bị trước những kế hoạch cụ thể. Bởi nếu bạn thiếu đi bước chuẩn bị này thì cuộc đàm phán của bạn sẽ khó đem đến những kết quả như mong muốn, thậm chí là thất bại. Ngay cả khi bạn có một ý tưởng khá rõ ràng về những gì mà bản thân mong muốn từ cuộc đàm phán này. Nhưng đó chỉ đơn thuần là những suy nghĩ trong đầu của bạn mà thôi và rất khó để diễn đạt nó ra một cách trôi chảy, rõ ràng .

Vậy nên, hãy xác định rõ mục đích mình mong muốn là gì, bạn cần làm gì để có thể đạt được mục tiêu đó. Chỉ có thế khi bước vào phòng đàm phán bạn mới có thể đi đúng hướng và có những trao đổi đi đến kết quả, mục tiêu mà mình đã đề ra trước đó. Bên cạnh đó, bạn có thể lường trước những phương án có thể xảy ra và cách giải quyết chúng đảm bảo cuộc thương thảo diễn ra thành công. 

2.2. Không tìm hiểu kỹ đối tác 

Đây cũng là một trong những lý do cơ bản khiến nhiều người thất bại dù đã được trang bị đầy đủ kỹ năng đàm phán và thương lượng. Việc tìm hiểu trước đối tác là một trong những yêu cầu bắt buộc khi đàm phán. Bởi chỉ có như vậy bạn mới tự tin, đưa ra những lập luận sắc bén, đúng vấn đề, đúng mục đích và dễ dàng nhận được cái gật đầu từ đối tác của mình. Việc không hiểu đối tác sẽ cho thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như thể hiện sự thiếu tôn trọng nhất định trong kinh doanh. Vì thế mà dẫn đến thất bại nặng nề.

2.3. Thiếu sự lắng nghe

Một cuộc đàm phán thành công không phải là một cuộc thương thảo mà bạn chỉ nói về ý kiến của mình, bày tỏ mục tiêu mình muốn hướng tới mà còn phải biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Thực tế cho thấy rất nhiều người đàm phán không thành công trong việc thuyết phục người khác vì một lý do cơ bản là thiếu sự lắng nghe phản ứng đối tác. Bởi họ vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là thuyết phục và thiên về khả năng nói nhiều hơn. Từ đó mà đánh mất đi cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối phương, dẫn đến thất bại không đáng có.

Có một tỷ lệ gọi là 80/20 có nghĩa là trong một cuộc đàm phán, giao tiếp bạn cần dành khoảng 80% thời gian để lắng nghe cũng như quan sát đối phương, và 20% còn lại bạn có thể nói lên quan điểm, ý kiến của mình. Từ đó đi đến thỏa hiệp đôi bên hướng tới lợi ích cao nhất.

2.4. Đừng bộc lộ cảm xúc cá nhân quá nhiều

Trong các cuộc đàm phán, những tình huống mà đối tác từ chối thẳng thừng thậm chí cáu gắt với những điều kiện mà bạn đưa ra là không thể tránh khỏi. Những lúc như này bạn cần có kỹ năng đàm phán và thương lượng để cư xử một cách khéo léo, lịch sự, đừng tỏ ra chán nản hay bực bội với khách hàng của mình. Vẫn biết rằng đàm phán luôn là những vấn đề nhạy cảm và có thể bạn sẽ cảm thấy khó chịu cũng như buông thả cảm xúc của mình. Nhưng chính những điều này sẽ làm cho tình hình ngày càng trở nên tồi tệ hơn và dẫn đến kết quả tiêu cực.

Chẳng hạn như bạn đang thương thảo với các nhà cung cấp. Bạn sẽ rất sẽ khó chịu khi họ không chịu giảm giá như bạn mong muốn. Tuy nhiên, bạn cần phải tránh lộ cảm xúc thật của mình và giữ bình tĩnh bằng mọi giá. Đây là kỹ năng đàm phán và thương lượng quan trọng khiến bạn đạt được cuộc đàm phán thành công.

Đọc thêm: 6 nguyên tắc đàm phán để luôn chiếm ưu thế 

3. Top 5 kỹ năng đàm phán và thương lượng trong kinh doanh mà bạn phải biết

3.1. Rõ ràng, thống nhất về hợp đồng và các điều khoản trong đó

Có rất nhiều cuộc đàm phán diễn ra chỉ dựa trên sự tin tưởng giữa đôi bên mà không có bát kỳ sự ràng buộc hay thống nhất rõ ràng nào về các điều khoản trong hợp đồng. Khi ấy đối phương sẽ rất dễ chiếm được vị thế trên và gây bất lợi đến cho mình về sau. Những lỗi này tưởng chừng như là cơ bản nhưng đối với “một tay mơ” thiếu kinh nghiệm thương thảo lại hay mắc lỗi này nhất.

Vậy nên để tránh trường hợp này xảy ra, chúng ta cần cải thiện những kỹ năng đàm phán và thương lượng bằng cách: Đọc thật kỹ càng, cẩn thận các điều khoản trong hợp đồng. Hãy chắc chắn rằng trong hợp đồng chỉ bao gồm những điều đã được đôi bên cùng thống nhất. Còn đối với những khoản chưa được thông qua hãy đưa ra 1 phạm vi lợi ích và thiệt hại nhất định mà các bên có thể nhận được. Sau đó xác định 1 điểm cân bằng mà tất cả các bên đều có thể đồng ý được trước khi tiến sâu hơn vào cuộc đàm phán. 

Ngoại ra việc xác định phạm vị tranh chấp quyền lợi cũng như thiệt hại của các bên sẽ làm chúng ta kiểm soát tốt trong quá trình đàm phán sau này.

3.2. Xác định được điểm cân bằng mà các bên có thể chấp nhận được

Đây là một trong những kỹ năng đàm phán và thương lượng quan trọng nhất mà bạn cần biết. Bởi cái cuộc đàm phán chỉ có thể thành công khi kết quả sau đó là sự hợp tác “win-win”- đôi bên cùng có lợi. Vậy nên hãy là người chủ động đưa ra những đề nghị, đề xuất về một số tiêu chuẩn công bằng. Coi đó trở thành một thang đo để các bên có thể đưa ra những giải pháp hay đề nghị phù hợp. Một số tiêu chuẩn công bằng được đặt ra nhằm tối đa hóa kết quả làm cho đối phương có thể dễ dàng đồng ý với những điểm cân bằng mà bạn đặt ra. Từ đó bạn sẽ đóng khung được các vấn đề, gia tăng sự kiểm soát trong quá trình đàm phán để tạo ra lợi thế thương lượng về sau.

3.3. Đặt mình vào lăng kính của đối phương để nhìn nhận vấn đề

Hãy đặt mình vào vị trí của người khác để có thể nhìn nhận mọi thứ qua thế giới quan của họ. Việc này không đòi hỏi sự cảm thông hay mềm yếu từ bạn mà là sự hiểu biết của bạn về đối phương. Bạn có thể đồng ý hoặc không đồng ý với những quan điểm mà họ nhìn thấy hay tin tưởng nhưng bạn phải điều đó rõ nhất.

Sau đó, hãy nhìn đối tác bằng chính lăng kính của họ. Một cuộc đàm phán thành công chính là khi bạn có thể nâng cao vị trí của bản thân mà đối tác vẫn duy trì được cái tôi của mình. Hãy luôn đánh giá mọi thứ dựa trên quan điểm của họ. Từ đó, đưa ra những lời nói, cử chỉ, hành động khiến đối phương nhận thấy rằng họ là người quan trọng trong cuộc đàm phán này. 

Sự nhạy bén hiểu được mục đích của đối tác là một trong những kỹ năng đàm phán và thương lượng cần thiết. Bởi lẽ khi hiểu được đối tác cùng với sự tìm hiểu từ trước, bạn sẽ biết được thái độ cũng như những điều mà họ có thể hoặc không thể nhượng bộ. Từ đây mà đưa ra các phương án “ tác chiến” tối ưu nhằm đạt được mục tiêu cao nhất. 

Ví dụ: Nếu đối phương luôn tự coi mình là “Nhà đàm phán khó thuyết phục”. Trong suốt cuộc đàm phán hãy tìm cách nhấn mạnh điều “khó thuyết phục” đó bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp đặc biệt là khi chúng ta đang có lợi thế hơn trong việc nâng cao vị trí của bạn trên bàn đàm phán. Hãy cùng kéo họ lên theo ý của họ, như vậy sẽ tốt cho cả hai phải không nào.

3.4. Tăng thêm sự uy tín

Chúng ta sẽ chẳng thể thành công nếu không tạo nên sự tin cậy, an toàn cho đối phương. Vậy nên đừng bao giờ đưa ra những tuyên bố hay khẳng định sai. Mà hãy chắc chắn rằng những điều mà bạn nói ra đều là thông tin chính xác từ những nguồn tin đáng tin cậy. Khi đưa ra bất kỳ một quan điểm nào hãy cố gắng đưa ra dẫn chứng cụ thể, thuyết phục. Và muốn như vậy bạn cần chuẩn bị thật kỹ trước những điều mà bạn định nói trong cuộc đàm phán.

Bên cạnh đó một giọng nói quyền lực với sự nhấn nhá đúng trọng tâm sẽ là một điểm cộng tạo nên sự uy tín cho bạn. Và nếu bạn muốn phát triển kỹ năng đàm phán và thương lượng của mình cũng như tăng sự tin cậy trong giọng nói của mình thì hãy đăng ký tham gia ngay khóa học Level 2: Giọng nói nâng cao và Ứng dụng vào giao tiếp tại THALIC VOICE, bạn nhé! Ở đây, bạn sẽ được trang bị không chỉ kỹ năng, giọng nói mà còn có năng lực tư duy thuyết phục, sắp xếp câu từ sao cho hợp lý nhất. Kỹ năng này sẽ rất có ích trong đàm phán và thương lượng đấy!

3.5. Im lặng là vàng

Đôi khi sự diễn đạt quá nhiều, dài dòng là không cần thiết thậm chí trong một vài trường hợp nó sẽ gây nên sự bất lợi cho chính người nói. Vậy nên hãy sử dụng công cụ lời nói và hành đồng một cách khôn ngoan và có chiến lược rõ ràng. Biết lúc nào nên nói và lúc nào không nên nói và hãy giả vờ, che giấu cảm xúc trong một vài thời điểm. Bởi khi có bất kỳ sự xung đột nào xảy ra, con người thường không thể kiểm soát cảm xúc của mình. Vậy đừng nên cố gắng lấp đầy cuộc đối thoại khi không cần thiết, chúng ta có thể chọn im lặng!

Sự im lặng trong đàm phán đôi khi sẽ tạo ra sự căng thẳng trong cuộc nói chuyện, điều này dẫn đến những áp lực vô hình khiến đối phương phải nhìn nhận lại bản thân. Bằng cách im lặng đúng lúc, bạn có thể cho đối phương thấy được sức mạnh của bạn. Lúc này, đối phương sẽ có xu hướng suy nghĩ hay trao đổi lại về những gì họ vừa nói ra. Đây cũng là cách mà bạn tạo ra cho họ một cơ hội để tự suy xét và thay đổi suy nghĩ đúng theo mục đích của bạn.

Đọc thêm: Nghệ thuật đàm phán thành công như người Do Thái

Trên đây là kinh nghiệm về những kỹ năng đàm phán và thương lượng quan trọng mà THALIC VOICE muốn gửi đến bạn. Hiểu và nắm rõ những kiến thức này sẽ giúp bạn trang bị được cho mình những điều kiện nhằm đạt được thỏa thuận trong công việc. Từ đó, giúp bạn có thể thuận lợi hơn trên con đường thăng tiến sự nghiệp.