Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính văn phòng

Kinh nghiệm làm việc

09-04-2020

Nhân viên văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong công ty. Công việc chính của họ là sắp xếp công việc, vào sổ sách và làm những việc hỗ trợ khác. Tuy nhiên, khi mà các công ty ngày càng khắt khe và đòi hỏi nhiều hơn ở nhân viên. Nhân viên văn phòng không chỉ phải có kỹ năng tin học tốt mà còn cần nhiều khả năng khác. Cùng Sieunhanh.com tham khảo qua những kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần có nhé

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Những kỹ năng nhân viên văn phòng cần có

Kỹ năng giao tiếp

Đây chính là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có thể bạn hùng biện rất tốt nhưng không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương như thế nào, kết quả ra sao? Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá nhiều trước đám đông, điều này sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến bạn trở nên “khó ưa” với nhiều người. Kỹ năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, bình tĩnh, thuyết phục mọi người.

Xem thêm thông tin việc làm tại Thủ Đức, TP.HCM

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.

Kỹ năng tin học

Kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng cần phải có khi bạn muốn làm việc tại văn phòng. Bao gồm: kỹ năng gõ bàng phím nhanh, sử dụng thành thạo Word – Excel, sử dụng Email hiệu quả, cách sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại. Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong công việc mỗi ngày, giải quyết các hoạt động trong công ty trở nên nhanh chóng hơn.

Kỹ năng quan sát

Khả năng quan sát và phân tích giúp bạn học được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Đặc biệt là các luật “bất thành văn” trong công ty hoặc có những thứ trong công việc không phải ai cũng nói ra hay chỉ dạy bạn cả. Cách duy nhất bạn có thể học là chịu khó quan sát, phân tích và giải thích mọi thứ xung quanh.

Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm

Nếu mục tiêu của bạn là thăng tiến trong sự nghiệp thì lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu. Khi làm việc, hãy luôn chắc chắn bạn điều hành mọi việc thật trơn tru, hiểu rõ và không đi quá xa mục đích ban đầu. Ngoài ra, bạn cần phải có tinh thần chịu trách nhiệm cao trong công việc, làm tròn nghĩa vụ công việc theo cương vị, chức trách của mình.

Khả năng sắp xếp công việc

Hãy đặt ra chỉ tiêu công việc cho mỗi tuần, mỗi ngày, như thế bạn sẽ luôn biết mình phải làm những gì, làm như thế nào. Sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành mục tiêu đề ra trong công ty và cả trong sự nghiệp.

Khả năng quản lý thời gian

Thời gian là vàng, không ai có thể lấy lại thời gian đã trôi qua. Thế nên bạn cần sắp xếp một lịch trình thật khoa học, theo thứ tự ưu tiên và thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Có những công việc đòi hỏi thời gian rất nhiều, có thể lên đến vài ngày, tuy nhiên có những việc chỉ cần giải quyết trong vài giờ đồng hồ. Quản lý thời gian là cách tiết kiệm tốt nhất.

Khả năng giải quyết vấn đề

Sự cố luôn xuất hiện mọi lúc mọi nơi, nên hãy luôn đặt mình vào tâm thế sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề xảy ra thật khôn khéo. Đồng nghiệp, sếp, khách hàng, công việc,… tất tần tật những vẫn đề luôn có nguy cơ bùng nổ, nên phải giải quyết chúng cẩn thận.

Khả năng giải quyết mâu thuẫn

Không phải ai cũng hài lòng hay yêu mến bạn, hơn nữa những va chạm trong quá trình làm việc rất dễ dẫn đến mâu thuẫn. Nhưng hãy luôn biết kiềm chế và tìm cách gải quyết những bất đồng với mọi người trong công ty. Đừng để bản thân trở thành “cái nhọt” của tất cả mọi người.

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng này đóng vai trò quyết định cho sự thành bại của một tổ chức. Ở cấp dộ nhân viên, khi nhận một nhiệm vụ nào đó, hãy suy xét kĩ xem bạn có đủ sức hoàn thành nó không. Nếu không, hãy lên tiếng từ chối hoặc nhờ sự giúp đỡ. Còn nếu bạn là người lãnh đạo, thì việc ra quyết định đúng lúc rất quan trọng với công ty. Đúng người, đúng thời cơ sẽ giúp công ty đạt được nhiều thành quả to lớn.

Tham khảo thông tin tuyển dụng tại Quận Bình Tân, TP.HCM

Sieunhanh.com vừa chia sẻ với bạn những kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên văn phòng. Bạn muốn tìm được một công việc hành chính văn phòng với mức lương hấp dẫn, thăng tiến nhanh chóng? Đừng quên trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng mà chúng tôi đã chia sẻ bên trên nhé. Chúc các bạn thành công trong công việc của mình