Kho hàng là gì? Vai trò và chức năng của các loại kho hàng? | Giải pháp kho hàng

Kho hàng hay còn gọi tiếng anh là warehouse là nơi dùng để lưu trữ sản phẩm hàng hóa trong điều kiện tiêu chuẩn, là một điểm trong chuỗi cung ứng nơi lưu trữ hàng hóa có thể bao gồm nguyên liệu, vật liệu đóng gói, linh kiện, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các khoảng thời gian khác nhau. Bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ hơn về vai trò của kho hàng và tại sao nhà kho luôn là yếu tố cần thiết trong chuỗi cung ứng?

Kho hàng là gì?

Chúng ta có thể đọc được rất nhiều những khái niệm khác nhau về “kho hàng”. Có rất nhiều những chú giải mang tính chất học thuật, logic phức tạp gây khó cho người tiếp cận.

Để đơn giản hoá và hiểu rõ hơn “kho hàng là gì”, bạn có thể tham khảo định nghĩa sau:

“Kho hàng là không gian trống, được sử dụng nhằm mục đích bảo quản, lưu trữ các loại hàng hoá khác nhau phục vụ mục đích sản xuất và kinh doanh”.

Các loại kho hàng

Mỗi loại nhà kho có đặc điểm khác nhau, dưới đây là các loại kho hàng:

• Trung tâm phân phối bán lẻ DC: cung cấp sẩn phẩm cho các cửa hàng bán lẻ như WalMart, SevenEleven, Circle K,… Khách hàng trực tiếp, có thể thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ. Phục vụ hàng trăm cửa hàng với lưu lượng sản phẩm rất lớn.
• Trung tâm phân phối linh kiện: nơi lưu trữ số lượng lớn các phụ tùng thay thế cho các thiết bị như ô tô, máy bay, máy tính hay thiết bị y tế.
• Trung tâm phân phối thuơng mại điện tử Catalog or e-commerce: nhận các đơn hàng nhỏ qua điện thoại, internet, chỉ từ một đến ba mặt hàng, nhưng nhiều đơn hàng như vậy.
• Kho 3PL: là kho mà một công ty thuê ngoài cho hoạt động kho của mình.
• Kho hàng hóa dễ hư hỏng: thực phẩm, vac-xin hoặc sản phẩm cần làm lạnh để bảo quản trong thời gian ngắn, yêu cầu vận chuyển FIFO, FEFO.
• Kho dự tữ ngoài đô thị
• Kho công nghiệp: kho vật tư của các doanh nghiệp
• Kho trung chuyển: của các đơn vị vận chuyển hàng hóa của các trang thương mai, các công ty, người dân…
• Kho hàng phân phối: Thường những chuỗi của hàng tiện lợi, hay các doanh nghiệp có chuỗi hệ thống sẽ có kho hàng chính phân phối

Vai trò của kho hàng

• Lưu trữ: Kho hàng cung cấp không gian cần thiết cho việc lưu trữ và nó là một trong những chức năng quan trọng của nhà kho.
• Di chuyển hàng hóa: bao gồm hoạt động nhập hàng (dỡ hàng hóa đưa về kho), chuyển đến kho (chuyển hàng hóa từ khu vực đầu vào đến khu vực lưu trữ), chọn đơn hàng (chọn hàng hóa trong kho theo lệnh xuất hàng và chuyển đến khu vực xuất hàng) và hoạt động xuất hàng (kiểm tra và bốc dỡ cho lô hàng).
• Quản lý thông tin: theo dõi các thông tin về hàng hóa đã vào kho, lưu kho và hàng hóa được chuyển ra khỏi kho. Ngoài ra, bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến nhà kho cũng được lưu trữ. Dữ liệu được hệ thống thông tin trong kho thu thập sau đó được chuyển cho cấp quản lý cao hơn để đưa ra các quyết định tốt hơn.

Đảm được tính liên tục

Nhu cầu về tiêu dùng trên thị trương hiện nay phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau bao gồm cả chủ dộng hay khách quan. Thậm chí là biến động theo tính mùa vụ, có những thời điểm có thể hoạch định dự đoán rõ răng những vẫn tồn tại hiện trạng đột ngột ví dụ co-vi 19 khiến cho nhu cầu về thực phẩm tăng bất chợt và khó lường trước được.

Vì vậy cần phải có kho hàng để tích trữ hàng hóa để có thể điều tiết khi thị trường tăng trưởng bất thường hoặc giảm bất thường. Cho dù nhu cầu tăng thì lượng hàng hóa tồn kho cũng có thể giải tỏa được phần nào áp lực sản xuất. Giảm chi phí đi rất nhiều vì hàng hóa đã được tích trữ từ sớm, hạn chế được những rủi ro về giá vật liệu.

Tối ưu được chi phí sản xuất

Kho hàng sẽ giúp cho việc xác định các lô hàng hóa có quy mô kinh tế khi quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa bắt đầu. Định hướng đúng đắn hàng hóa điều này giúp cho việc tiệt kiệm chi phí do vận chuyển, lưu kho, quản lý kho hàng rất nhiều. Điều này tận dụng được nhiều cơ sở vật chất vì vậy mang lại được hiệu quả, lợi nhuận tối ưu hơn.

Dịch vụ trở nên chuyên nghiệp hơn

Điều này được thể hiện vô cùng rõ ràng, qua việc hàng hóa luôn đảm bảo được nguồn cung khi xảy ra biến động, từ đó cũng giữ được trạng thái giá bình ổn, vận chuyển một cách nhanh chóng theo địa điểm của khách hàng. Tối ưu hóa được phần lưu kho mang lại rất nhiều hiệu quả cho việc tìm kiếm và đóng gói sản phẩm cũng nhanh hơn. Tiết kiệm được nhiều thời gian cho nhà cung cấp cùng với khách hàng.

Phối hợp hàng hóa

Để có thể tận dụng được khả năng lưu trữ tối ưu từ nhà kho thì nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách lưu trữ đa dạng nhiều loại hàng hóa. Những kho hàng có nhiệm vụ là tách lô hàng, phối hợp và ghép lại với nhiều loại hàng hóa thành một đơn hàng hoàn chỉnh.

Kho hàng luôn sẵn sàng cho những đơn hàng để có thể vận chuyển một cách nhanh nhất tới tay khách hàng. Nhiều đơn hàng khác nhau được kết hợp chuyển đến tay từng khách hàng.

Đảm bảo về chất lượng sản phẩm 

Khi để hàng trong kho sẽ đảm bảo được mức nguyên vẹn về chất lượng cũng như số lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ nếu có sự quản lý quy trình vận hành kho hàng chặt chẽ. Tận dụng sắp xếp hàng hóa để chúng có thể tránh được những tác động từ môi trường bên ngoài, côn trùng, mọt, độ ẩm…

Cần đảm bảo được các tiêu chuẩn về bảo quản hàng hóa cũng như cách sắp xếp hợp lý xác định được hạn sử dụng của hàng hóa.

Kinh nghiệm để quản lý và lưu trữ các loại hàng hóa trong kho

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý kho hàng

• Sắp xếp hàng hóa theo vị trí riêng biệt một cách khoa học và có tổ chức
• Nên theo những nguyên tắc nhập trước thì xuất trước
• Mỗi loại hàng hóa cần có một thẻ kho khác nhau thường xuyên phải cập nhật thông tin
• Sắp xếp được thời gian xuất và nhập hàng hóa bên nhà cung cấp và đơn vị giao hàng

Để lưu trữ hàng bên trong kho một cách hiệu quả thì chủ doanh nghiệp cần phải lên được kế hoạch quản lý kho hàng một cách tốt nhất, chi tiết và thực tế. Xây dựng kho dùng để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu lưu trữ cùng như xuất nhập hàng hóa, đảm bảo vệ sinh phòng chống mối sử dụng dịch vụ diệt mối công trình và diệt các loại côn trùng. Những nhân viên kho cần phải luôn ghi thông tin thẻ trên từng mẫu hàng hóa được nhập kho.

Để đầu tư một nhà kho thông thường vật tư của kho sẽ chiếm khoảng 60% trên tổng số tiền đầu tư của bạn. Các khâu cần để thiết lập chính là các cấp quản lý quy trình, luôn đảm bảo không được xảy ra sai sót và rủi ro trong quá trình từ khi nhập kho đến lưu trữ, xuất hàng.

Nên sử dụng phần mềm để hỗ trợ trong khi quá trình quản lý mang bắt đầu sau đó đem lại hiệu quả tối đa và phải hạn chế được các vấn đề rủi ro, sai sót không nên có. Tìm kiếm những nhân lực có kinh nghiệm, để có hể tin tưởng giao nhiệm vụ quản lý vận hành kho hàng.

Tại sao cần có kho hàng?

Kho bãi chỉ là một phần của hệ thống quản lý Logistics hiệu quả cho doanh nghiệp, nhưng nếu không có nó, doanh nghiệp có khả năng phải đối mặt với đủ loại vấn đề.

Hoạt động kho đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

Giúp đảm bảo nguồn cung ứng cho các nhu cầu khách hàng.

Một trong những thách thức trong quản lý chuỗi cung ứng là nhu cầu khách hàng luôn thay đổi một cách nhanh chóng, nhưng nguồn cung mất nhiều thời gian để thay đổi. Với việc có kho hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc quản lý một lượng lớn hàng tồn kho, đáp ứng nhu cầu kịp thời.

Các cửa hàng bán lẻ cần sản phẩm liên tục, không thể đáp ứng mà không có sản phẩm dự trữ. Kho đệm là một giải pháp giải quyết khi nhu cầu biến động bằng cách cung cấp không gian để làm chậm hoặc giữ hàng tồn kho ra ngoài thị trường.

Phối hợp các sản phẩm để giảm chi phí vận chuyển và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Thay vì mỗi sản phẩm ở một nơi khác nhau, sau đó được di chuyển đến cùng một cửa hàng, chi phí vận chuyển cao gây khó khăn cho doanh nghiệp. Giải pháp tốt cho vấn đề trên là xây dựng một trung tâm phân phối, có thể hợp nhất các lô hàng từ các nhà cung cấp với nhau thành lô hàng lớn cung cấp cho khách hàng.

Xe tải được lên lịch vào một số cửa nhất định, tài xế không phải chờ đợi. Hàng hóa vận chuyển có thể được chất đầy trên xe, do đó chi phí vận chuyển giảm đáng kể

Với tất cả các sản phẩm ở một nơi, một doanh nghiệp sẽ có thời gian dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận, lưu trữ và phân phối hàng hóa của mình. Điều này cũng làm giảm chi phí vận chuyển liên quan đến doanh nghiệp vì nhân viên tại kho có thể sắp xếp hàng hóa ngay từ cơ sở, bao gồm xác định, phân loại và điều chuyển.

Các chi phí như vận chuyển, giao hàng đi nước ngoài và vận chuyển được giảm mạnh khi có kho hàng. Ngoài ra, các nhà cung cấp có thể giảm giá khi mua số lượng lớn và khoản tiết kiệm bù đắp qua chi phí lưu trữ.

Hoạt động kho hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.

Xem thêm: sử dụng excel trong quản lý vận chuyển

Gia tăng giá trị

Kho hàng có thể được sử dụng để tăng giá trị cho chuỗi cung ứng bằng hai cách:

Về lưu trữ, tất cả hàng hóa được lưu giữ cùng một nơi, có thể truy cập bất cứ khi nào cần. Nó cũng là một phần quan trọng trong các giai đoạn đóng gói và vận chuyển.

Về kinh tế vận tải, cho phép thu nhận, sắp xếp và phân phối sản phẩm một cách hiệu quả.

Giữ, bảo vệ hàng hóa an toàn

Đây là điều khá hiển nhiên, vai trò của nhà kho cũng là bảo vệ hàng hóa của doanh nghiệp. Các kho hàng có cả nhân viên an ninh và công nghệ bảo mật cao để đảm bảo các trang web không thể bị truy cập nếu không được phép.

Kho bảo vệ hàng hóa khỏi bị mất mát hoặc hư hỏng do nhiệt, bụi, gió và độ ẩm,… Nó sắp xếp đặc biệt cho các sản phẩm khác nhau tùy theo tính chất của chúng. Kho cắt giảm tổn thất do hư hỏng và lãng phí trong quá trình bảo quản.

Tại sao cần thiết kế bố trí cho kho hàng?

Thiết kế bố trí của một kho hàng là bước đầu tiên trong việc thiết kế lắp đặt. Mặc dù đây có vẻ là một vấn đề đơn giản, nhưng trong thực tế, rất khó để tìm ra. Mục tiêu của thiết kế bố trí nhà kho là tối ưu hóa các chức năng lưu kho và đạt được hiệu quả và sử dụng không gian tối đa.

Kho hàng thường được chia thành các khu vực để hỗ trợ các quy trình hàng ngày của bạn. Các khu vực này bao gồm: kho dự trữ, chuyển tiếp, cập cảng chéo, vận chuyển, nhận hàng, lắp ráp/dây chuyền xử lý đặc biệt và khu vực kiểm tra/chất lượng.

Thiết kế một nhà kho mới bắt đầu bằng việc phân tích dữ liệu hiện tại và dự kiến các hoạt động trong từng lĩnh vực, bao gồm số lượng nhập hàng, thời gian vận chuyển và mức tồn kho. Các thông tin khác như quy trình xử lý, thiết bị xử lý vật liệu, loại và kiểu dáng của thiết bị giá đỡ, các yêu cầu xử lý đặc biệt và nhân sự trong kho cũng cần phải được cân nhắc.

Khi xem xét cách bố trí và hoạt động của bất kỳ hệ thống kho nào, có những nguyên tắc cơ bản thể hiện kho hàng tốt đó là:

1. Sử dụng đơn vị tải trọng phù hợp
2. Sử dụng tối đa không gian
3. Giảm thiểu việc di chuyển trong kho
4. Kiểm soát việc di chuyển và vị trí hàng hóa trong kho
5. An toàn trong hoạt động, hệ thống bảo mật và thân thiện với môi trường

Vì thế mục tiêu của thiết kế bố trí kho hàng nhằm mục đích:

• Tối đa hóa việc sử dụng không gian
• Tối đa hóa việc sử dụng thiết bị
• Tối đa hóa việc sử dụng lao động
• Tối đa hóa khả năng tiếp cận hàng hóa trong kho

Mặc dù các mục đích của việc bố trí và vận hành nhà kho có vẻ hợp lý, nhưng trong thực tế, các vấn đề về bố trí kho thường rất phức tạp do có nhiều loại sản phẩm cần lưu trữ, diện tích không gian lưu trữ cần thiết khác nhau và sự biến động mạnh về nhu cầu sản phẩm. Do đó, cần phải có cách thiết kế bố trí kho hàng để giải quyết những vấn đề này và hoàn thành các mục tiêu đặt ra.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế và bố trí kho hàng

Gồm các yếu tố bên ngoài và các yếu tố bên trong

Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc thiết kế kho hàng bao gồm:

• Kích thước của kho hàng: phải đủ lớn để chứa những trang thiết bị cần thiết
• Chính sách của chính quyền địa phương: xây dựng kho hàng không được nằm trong khu quy hoạch, không bị ảnh hưởng bởi chính sách của chính phủ.
• Đặc điểm cơ sở vật chất: các hệ thống điện, hệ thống thoát nước
• Tài chính: cân nhắc về tiền thuê, vốn sở hữu, tài trợ
• Yếu tố xây dựng: có đủ hiện đại để đáp ứng yêu cầu đặt ra

Các yếu tố bên trong liên quan đến việc vận hành hiệu quả kho hàng như:

• Luồng hàng hoá trong kho: luồng ‘U’ hoặc luồng đi thẳng
• Hoạt động của con người và thiết bị
• Giảm thiểu tắc nghẽn
• Mã vạch quản lý hàng hóa
• Nguyên tắc lấy hàng (FIFO, FCFS…), vòng quay hàng tồn kho
• Cách xử lý hàng hóa ra vào kho
• Giám sát, an toàn, bảo mật kho hàng

Ngoài ra các lối đi trong kho cần phải được thiết kế phù hợp để đạt được một trong những mục tiêu của kho hàng là tối đa hóa việc sử dụng hiệu quả không gian. Chiều rộng ở giữa phải đủ cho việc di chuyển của người và thiết bị. Tốt nhất là có cửa riêng cho người đi bộ và cho xe nâng.

Các hoạt động chính của kho hàng

1. Hoạt động nhận hàng (receiving)
2. Cất hàng (put-away)
3. Lấy hàng (order-picking)
4. Kiểm tra và đóng gói (checking and packing)
5. Giao hàng (shipping)

Tương ứng với các hoạt động, kho hàng sẽ chia thành các khu vực phù hợp. Tùy thuộc vào tính chất của mỗi loại kho hàng mà các khu vực này có thể độc lập hoặc tích hợp với nhau. Các khu vực chủ yếu trong kho hàng là:

Khu vực xếp dỡ (A)

Các khu vực xếp dỡ, thường nằm bên ngoài nhà kho hoặc được kết hợp vào đó, là những khu vực mà xe tải và phương tiện vận chuyển và phân phối hàng hóa có thể tiếp cận trực tiếp.

Trong một nhà kho được tổ chức tốt, sẽ rất hữu ích khi tách các hoạt động này khỏi phần còn lại của kho hàng, cho phép đủ không gian để xếp dỡ. Khu vực này có thể được tích hợp vào nhà kho hoặc độc lập.

Khu vực lễ tân (B)

Khu vực lễ tân phải được bố trí càng độc lập càng tốt với phần còn lại của kho hàng, để nó có thể được sử dụng không chỉ để nhận hàng hóa mà còn để kiểm tra chất lượng và phân loại.

Khi đã đảm bảo rằng các đặc tính và chất lượng của hàng hóa nhận được phù hợp với đặc tính và chất lượng của sản phẩm đã đặt, giai đoạn tiếp theo là xác định vị trí của hàng hóa trong kho.

Tùy thuộc vào loại kho, có thể cần hoặc không cần chuyển đổi các đơn vị nhận hàng. Nếu điều này là cần thiết, một khu vực thích hợp phải được thiết lập cho chức năng này. Ví dụ, có thể cần phải chia các pallet đã đến thành các đơn vị nhỏ hơn, loại bỏ các bộ phận được gắn với nhau.

Do tác động của việc kiểm tra chính xác và trên hết là việc định vị chính xác có thể có đối với hoạt động trong tương lai của kho hàng, khu vực này phải càng lớn và càng tách biệt càng tốt.

Hiện tại, hầu hết tất cả các sản phẩm được xử lý trong nhà kho đều có mã vạch có thể đọc được bằng máy quét. Do đó, một khi máy tính trung tâm của kho đã xác định được các đơn vị, nó có thể ngay lập tức tạo ra nhãn vị trí cho hàng hóa. Sau đó, nhãn này có thể được người vận hành xe nâng hoặc máy quét của hệ thống tự động hóa kho hàng đọc để trong cả hai trường hợp này, chúng có thể được định vị ở đúng vị trí.

Khu vực kho lưu trữ (C)

Được dùng để lưu trữ hàng hóa. Hàng hóa có thể lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau: trực tiếp trên mặt đất, trực tiếp trên mặt đất nhưng xếp chồng lên nhau, xếp trên kệ. Có nhiều loại kệ tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Cần thiết kế kho một cách hợp lí để tối ưu các mục tiêu ban đầu đề ra.

Khu vực lấy hàng (D)

Các khu vực này không bắt buộc trong tất cả các kho hàng, chỉ khi hàng hóa xuất đi có yêu cầu hoặc thành phần khác với hàng hóa nhập vào hoặc khi chúng yêu cầu bất kỳ loại sửa đổi nào thì mới cần khu vực này. Thông thường khu vực này sẽ tích hợp chung với khu vực lễ tân hoặc nhập hàng

Khu vực gửi hàng (E)

Dùng để đóng gói hàng hóa trước khi xuất hàng khỏi kho. Ngay cả khi hoạt động đóng gói này là không cần thiết, khu vực này cũng có thể được sử dụng cho hàng hóa phải được vận chuyển và chất lên các phương tiện giao hàng hoặc phân phối.

Dưới đây là một ví dụ bao gồm các khu vực này

Một số khu vực cũng nên được dành cho các hoạt động kho hàng khác. Bao gồm:

Khu vực xếp dỡ xe

Khu vực lưu trữ tạm thời

Không gian văn phòng, phòng vệ sinh và phòng ăn trưa

Khu vực đóng gói lại, dán nhãn, đánh dấu

Khu vực bảo quản và bảo trì thiết bị

Ưu điểm và rào cản khi thiết kế mặt bằng trong kho

Ưu điểm 

Một thiết kế bố trí kho hàng hiệu quả có thể giúp tối ưu hóa hiệu quả và việc sử dụng không gian. Bằng cách lưu trữ hàng hóa với kế hoạch định vị chúng một cách ngăn nắp thì nhiều không gian hơn có thể được sử dụng theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Sẽ có hiệu quả lao động cao hơn và ít sai sót hơn: Một nhà kho được quy hoạch gọn gàng sẽ ít xảy ra sai sót hơn như chọn nhầm mặt hàng hoặc cất giữ hàng hóa sai vị trí.

An toàn và an ninh của một kho hàng rất có thể sẽ được tăng cường thông qua cách bố trí hiệu quả vì nhân viên sẽ biết vị trí của không gian đi bộ và không có hàng hóa nào bị bỏ lại xung quanh.

Khó khăn

Khó khăn về mặt không gian: Điều rất quan trọng là khi lập kế hoạch bố trí thiết kế của nhà kho, bạn cần phải suy nghĩ làm thế nào để việc sử dụng không gian ở mức tối ưu. Đó là bởi vì bằng cách tận dụng không gian một cách tốt nhất, bạn sẽ có thể có một lượng hàng tồn kho cao hơn.

Việc tận dụng không gian tốt nhất không chỉ có nghĩa là diện tích sàn theo chiều ngang mà còn theo chiều dọc. Bằng cách tối đa hóa việc sử dụng không gian cũng có thể giúp giảm tổng chi phí của nhà kho, do đó điều quan trọng là phải lưu ý đến việc sử dụng không gian khi thiết kế bố trí kho hàng.

Bên cạnh việc tận dụng không gian một cách hiệu quả nhất, khi thiết kế bố trí, chúng ta cũng nên xem xét vị trí sắp xếp các khu vực khác nhau của nhà kho. Chính vì xem xét các yếu tố này, bạn sẽ giảm thiểu được việc di chuyển và ùn tắc trong kho và do đó, tỷ lệ tai nạn trong kho cũng giảm.

Quy trình vận hành kho hàng cơ bản

Chúng ta đang sống trong thời kỳ của tốc độ và công nghệ, trong sự cạnh tranh gia tăng và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao. Tuy nhiên không vì thế mà có thể bỏ qua việc tìm hiểu các quy trình vận hành kho cơ bản, phát triển nhận thức sâu rộng về hoạt động kho hàng chính là bước đầu tiên đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn gia tăng vị thế cạnh tranh.

Chi phí vận hành kho hàng

Chi phí vận hành kho luôn là một vấn đề được các nhà quản lý quan tâm. Chi phí vận hành kho có thể chiếm từ 1 – 5% tùy thuộc vào loại hình công ty, lĩnh vực kinh doanh và giá trị hàng hóa của công ty đó, thậm chí có công ty chi phí kho có thể lên đến 10%. Mục tiêu của bài viết này là phân tích những chi phí có thể có trong quá trình vận hành kho làm tài liệu tham khảo cho công ty thống kê chi phí và so sánh với công ty khác, phục vụ các kế hoạch đề ra.