Khái niệm phông lưu trữ và một số phông trong Văn thư

I. Phông lưu trữ là gì?

Theo Khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ giải thích: “Phông Lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”.
Phông lưu trữ cơ quan là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân. Mặt khác, căn cứ Điều 84 Bộ Luật Dân sự được Quốc hội thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây: 

• Được thành lập hợp pháp;

• Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ;

• Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó;

• Nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập.

II. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Phông Lưu trữ (sau đây viết tắt là PLT) Quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ). Tại Điều 2 Quyết định giải thích “PLT quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử… của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo”.

Khái niệm này được tiếp tục giải thích tại Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 và tại Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 gồm “toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị – xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin” và “PLT quốc gia Việt Nam bao gồm PLT Đảng Cộng sản Việt Nam và PLT Nhà nước Việt Nam”.

Hiện nay, theo quy định tại Điều 3 Luật Lưu trữ thì “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng giúp Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu PLT quốc gia Việt Nam. Công cụ được sử dụng để thực hiện thống nhất quản lý là chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ hàng năm do Bộ Nội vụ ban hành.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng giúp Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu PLT quốc gia Việt Nam.

III. Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khóa VI). Tại Điều 2 Quyết định quy định “Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của Đảng và Đoàn thanh niên có ý nghĩa chính trị, khoa học và thực tiễn, bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) các loại tài liệu sau đây: chính cương, cương lĩnh, điều lệ, tuyên ngôn, tờ trình, đề án, biên bản, kế hoạch, nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kết luận, thông tư, thông báo, báo cáo, công văn trao đổi và điện các loại, báo, sách và tạp chí của Đảng, tài liệu của Trường Đảng, truyền đơn, lời kêu gọi, hiệu triệu, nhật ký, hồi ký về lịch sử Đảng. Kể cả phim chụp, phim quay, ảnh, tranh, microphim, đĩa ghi âm, băng ghi hình và những tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng và Đoàn các cấp; toàn bộ tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt ở các cấp ủy Đảng, Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh”.

Hiện nay, theo Điều 1 Quy định số 210-QĐ-TW ngày 06/3/2009 của Ban Chấp hành Trung ương về PLT Đảng cộng sản Việt Nam thì thành phần tài liệu được mở rộng, bao gồm cả tài liệu lưu trữ của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; Hội Nông dân Việt Nam; Hội Cựu chiến binh Việt Nam và của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị-xã hội.

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương là cơ quan có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý PLT Đảng cộng sản Việt Nam và được bảo quản trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng ở Trung ương và địa phương.

IV. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là khái niệm lần đầu tiên xuất hiện và được giải thích tại Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 gồm “toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội”

Khái niêm Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam tiếp tục được giải thích tại khoản 9 Điều 2 Luật Lưu trữ gồm “toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”.

Hiện nay, PLT Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ thống nhất quản lý và tài liệu được bảo quản trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở Trung ương và ở cấp tỉnh.

Tìm hiểu thêm:

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.