Khái niệm, phân loại và các đặc trưng cơ bản của tổ chức từ giác độ khoa học tổ chức nhà nước

1. Khái niệm

Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau:

– Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”1. – Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định;

– Y học cho rằng trong sinh vật đơn bào, các tế bào đơn lẻ thực hiện tất cả các chức năng sống, nó hoạt động một cách độc lập. Tuy nhiên, sinh vật đa bào (nhiều bào) có mức độ khác nhau của tổ chức cơ thể của chúng. Các tế bào cá nhân có thể thực hiện chức năng cụ thể và cũng làm việc cùng nhau vì lợi ích của toàn bộ cơ thể. Các tế bào trở nên phụ thuộc vào nhau. – Từ quan niệm của y học cho thấy tổ chức chỉ có ở sinh vật đa bào, các tế bào phụ thuộc vào nhau vì lợi ích của toàn bộ;

– Nhân loại học khẳng định từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Như vậy, tổ chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung;

Ngay trong những chuyên ngành khoa học có giao thoa về đối tượng, phạm vi nghiên cứu cũng có những cách tiếp cận, cắt nghĩa khác nhau về “Tổ chức”, cụ thể là:

– Theo Chester I. Barnard, thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức2. Như vậy theo lý thuyết quản trị công, để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Quản trị công nhấn mạnh đến hai yếu tố là chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (sự kết hợp có ý thức của các chủ thể) khi nhận thức về khái niệm tổ chức.

– Luật học (khoa học luật dân sự) gọi tổ chức là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) là các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự. Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức;

– Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”3. Quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, Quản trị công ở chỗ đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt động chung do vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức; 

– Trong cuốn “Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung (của tổ chức)4. Quan niệm của những người làm công tác tổ chức nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quản lý, luật học trong đó nhấn mạnh tới mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động của tổ chức (điều phối một cách có ý thức). Điểm mới quan trọng của quan niệm này về tổ chức thể hiện ở ý nói về phạm vi của tổ chức, mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu, nguồn lực của tổ chức đó. Các yếu tố này là những điều kiện của tổ chức. 

– Trên phương diện ngôn ngữ: Tuỳ theo ngữ cảnh, tính chất, yêu cầu, mục đích… có thể sử dụng các thuật ngữ: cơ quan, đơn vị, pháp nhân, công ty, hội… thay thế thuật ngữ tổ chức. Sự đa dạng trên phương diện ngôn ngữ còn thể hiện ở việc thuật ngữ tổ chức được dùng với các chức năng khác nhau như: là danh từ, là động từ, là tính từ (tiếng Anh Organization là danh từ, khác với Organize là động từ, khác với Constitutive là tính từ).

Với thực tế như vậy, cần có tư duy biện chứng, kế thừa, không cứng nhắc, máy móc, phù hợp với mục tiêu, yêu cầu của nhiệm vụ nghiên cứu về khái niệm “Tổ chức”. Với cách tư duy, tiếp cận như vậy khi tìm hiểu khái niệm chung về tổ chức cần nằm vững một số nội dung căn bản như:

– Tổ chức là của con người trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế – xã hội và một kiểu nhà nước;

– Con người trong tổ chức gắn kết với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung;

– Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu xác định;

– Được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật.

Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa về tổ chức thì đó là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung.

2. Phân loại tổ chức

a) Phân loại theo mục tiêu hoạt động

Mục tiêu hoạt động của tổ chức là những điều cần đạt đến thông qua quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức (tức là thông qua hoạt động của tổ chức). Lý thuyết về tổ chức cho thấy có nhiều cách khác nhau trong xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và mục tiêu hoạt động của tổ chức không phải là bất biến (tức là có thể điều chỉnh, bổ sung). Mục tiêu hoạt động là một trong số những căn cứ để phân loại tổ chức, cụ thể là:

– Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận có thể phân loại tổ chức thành hai nhóm là các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh tế…) và các tổ chức hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận (cơ quan nhà nước, tổ chức hành chính, các hội, tổ chức phi chính phủ…);

– Căn cứ vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của thời gian thực hiện nhiệm vụ có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như:

+ Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu ngắn hạn (ban bầu cử, ban kiểm phiếu; tổ hoặc ban thư thư ký kỳ họp, đại hội…);

+ Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu trung hạn (các tiểu ban chuẩn bị văn kiện Đại hội của Đảng; các ban soạn thảo, tổ biên tập xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật, đề án của trung ương…);

+ Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu dài hạn (các tổ chức nghiên cứu chiến lược, nghiên cứu cơ bản).

– Theo mục tiêu hoạt động còn có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như:

+ Các tổ chức được thành lập với mục tiêu giúp người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước: vụ, cục, tổng cục, thanh tra…;

+ Các tổ chức được thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước bao gồm: các đơn vị nghiên cứu chiến lược, chính sách về ngành, lĩnh vực; cơ quan báo chí; trung tâm thông tin hoặc tin học; trường hoặc trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; học viện thuộc Bộ.

b) Phân loại theo ngành, lĩnh vực hoạt động

Phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực hoạt động là cách phân loại dựa trên hoạt động chuyên môn của các tổ chức. Theo cách phân loại này ta có các tổ chức thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau như: quốc phòng; an ninh; ngoại giao; công thương; xây dựng; y tế; giáo dục; lao động, thương binh, xã hội; khoa học, công nghệ… Phân loại tổ chức theo ngành có ưu điểm là giúp ta thấy được cơ cấu ngành, lĩnh vực trong tổ chức bộ máy nhà nước (đơn ngành; đa ngành, đa lĩnh vực). Tuy vậy, phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực có hạn chế là không xác định được tổ chức thuộc loại hình nào (tổ chức hành chính hay đơn vị sự nghiệp công lập). Vì vậy, cả trên phương diện nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn cần sử dụng kết hợp cách phân loại này với các cách phân loại khác để thấy được đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tính chất, quy mô của tổ chức.

c) Phân loại theo quy mô của tổ chức

Quy mô thực chất là mức độ rộng lớn của tổ chức. Với ý nghĩa như vậy độ rộng lớn của tổ chức được xem xét trên hai phương diện chính là phạm vi hoạt động của tổ chức và thẩm quyền của tổ chức. Ngoài ra còn có các yếu tố khác như cơ cấu tổ chức; số lượng nhân lực; nguồn lực tài chính; cơ sở vật chất, kỹ thuật. Căn cứ vào quy mô của tổ chức có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như:

– Các tổ chức có phạm vi hoạt động rộng (toàn quốc; trong nước, quốc tế), các tổ chức có phạm vi hoạt động hẹp (trong phạm vi tỉnh, huyện, xã…);

– Các tổ chức có thẩm quyền chung (Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp; các cơ quan này theo quy định của Hiến pháp có thẩm quyền giải quyết những vấn đề thuộc các lĩnh vực khác nhau, các đối tượng khác nhau);

– Các tổ chức có thẩm quyền chuyên môn, hoạt động không vượt ngoài giới hạn phạm vi thẩm quyền chuyên môn đã được pháp luật quy định. Theo đó các tổ chức này chia thành hai nhóm:

+ Tổ chức chuyên môn chuyên ngành. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nước mà thẩm quyền được giới hạn trong một ngành hoặc một vài ngành có liên quan. Các quy định do các cơ quan này đặt ra chỉ có hiệu lực thi hành trong ngành, lĩnh vực mà nó quản lý;

+ Tổ chức chuyên môn tổng hợp. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý chuyên môn tổng hợp. Do có chức năng, thẩm quyền quản lý chuyên môn tổng hợp nên các quy định do các cơ quan này đặt ra không chỉ có hiệu lực đối với nó mà còn có hiệu lực đối với cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chuyên môn chuyên ngành (nhóm nêu trên).   

d) Phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác

Ngoài các tiêu chí phân loại tổ chức như đã nêu ở trên, còn có những phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác như:

– Căn cứ theo nguyên tắc tổ chức và giải quyết công việc có thể phân tổ chức thành hai loại:

+ Tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo (ví dụ: các tổ chức chấp hành – hành chính ở các đại phương);

+ Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng (ví dụ: các tổ chức thực hiện nhiệm vụ điều tra thuộc các bộ, tổng cục);

+ Tổ chức hoạt động theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trưởng (ví dụ: các vụ của các bộ).

– Căn cứ vào quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính có thể phân loại tổ chức cụ thể như sau: tổ chức tự bảo đảm chi phí hoạt động; tổ chức tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; tổ chức do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động5.

3. Các đặc trưng cơ bản của tổ chức

a) Mục tiêu của tổ chức

– Như đã nêu ở trên, mục tiêu của tổ chức là những điều tổ chức cần đạt đến thông qua hoạt động của tổ chức (quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức). Liên quan đến quan niệm, nhận thức về mục tiêu của tổ chức có một số vấn đề cần chú ý là:

+ Đã có không ít những tranh luận trên diễn đàn trong nước và quốc tế của các nhà nghiên cứu, quản lý, điều hành các tổ chức (chủ yếu là các doanh nghiệp) về vấn đề xác định mục tiêu của tổ chức. Đa số cho rằng mục tiêu của tổ chức là điều tổ chức cần đạt đến, nhưng cũng có không ít các ý kiến cho rằng mục tiêu của tổ chức là điều tổ chức mong muốn đạt đến, thậm chí một số rất ít các ý kiến cho rằng mục tiêu của tổ chức là điều tổ chức hy vọng đạt đến trong tương lai. Những người đưa ra các ý kiến trên đều có những lý giải, lập luận cho quan điểm của họ. Ví dụ: có rất nhiều công ty vì những lý do khác nhau (cả chủ quan và khách quan) đã bị phá sản, giải thể trong một thời gian ngắn sau khi thành lập, đi vào hoạt động; như vậy là không đạt được mục đích cần đạt đến khi thành lập công ty, khi đó mọi thứ chỉ là hy vọng mà thôi;

+ Không phải bất kỳ ai trong tổ chức cũng đều là người có đủ khả năng, có thể xác lập được mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác chỉ có những người có tầm nhìn, trí tuệ, năng lực mới có khả năng xác lập được mục tiêu của tổ chức. Thông thường việc xác lập mục tiêu của tổ chức thuộc về người lãnh đạo, quản lý, sáng lập tổ chức;

+ Không tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý không đặt ra các mục tiêu để hướng đến. Mục tiêu có ý nghĩa vô cùng lớn đối với việc định hướng cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Quỹ tiền tệ quốc tế (International Monetary Fund, viết tắt IMF) là một tổ chức quốc tế giám sát hệ thống tài chính toàn cầu thông qua việc theo dõi tỷ giá hối đoái và cán cân thanh toán, cũng như hỗ trợ kỹ thuật và giúp đỡ tài chính khi có yêu cầu. Mục tiêu của IMF được mô tả cụ thể là: “Là một tổ chức của 185 quốc gia, nỗ lực để thúc đẩy hợp tác tiền tệ toàn cầu, bảo đảm ổn định tài chính, tạo thuận lợi cho thương mại quốc tế, thúc đẩy việc làm, tăng trưởng kinh tế bền vững và xóa đói giảm nghèo trên toàn thế giới”. Theo đó hình thành các nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nhân lực của IMF;

+ Mục tiêu của tổ chức không bất biến mà có thể được điều chỉnh, bổ sung tùy thuộc và sự phát triển về quy mô, tính chất của tổ chức và các điều kiện, yêu cầu khách quan. Ví dụ: Mục tiêu ban đầu của Công ty TNHH nước giải khát Coca-Cola Việt Nam là sản xuất nước giải khát Coca-Cola, trong quá trình kinh doanh công ty bổ sung thêm mục tiêu là sản xuất thêm nhiều loại nước giải khát khác như: Fanta, Sprite,…;

+ Người lãnh đạo, quản lý tổ chức không chỉ có vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu mà còn có vai trò to lớn trong việc tổ chức, động viên nhân lực của tổ chức mình hành động đạt đến mục tiêu đã đặt ra.

– Khi đặt mục tiêu cho tổ chức cần đảm bảo các nguyên tắc sau: mục tiêu nên thực tế và có khả năng đạt tới được; chúng nên cải thiện mọi mặt của tổ chức (đạo đức, tài chính…); mọi nhân viên đều có thể tham gia vào quá trình thực hiện mục tiêu; có thể tạo ra được một chương trình phát triển nhằm đạt được mỗi mục tiêu.

– Lý thuyết về thiết lập mục tiêu của Locke cho thấy mục tiêu càng cụ thể và khó khăn thì năng lực và kết quả thực hiện thường tốt hơn nhiều so với các mục  tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng. Locke cho rằng động viên chung chung kiểu “Cố lên” hay “Cố hết sức đi” sẽ ít hiệu quả hơn khuyến khích người khác bằng một mục tiêu cụ thể như “Cố gắng làm đúng ít nhất 80%” hoặc “Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi”.  Tương tự, mục tiêu khó khăn thường có động lực thúc đẩy cao hơn so với mục tiêu dễ dàng bởi vì người ta phải hoàn thành nhiều điều để đạt được mục tiêu đó. Từ đó cho thấy mối liên hệ chính thức giữa thiết lập mục tiêu và hiệu suất làm việc đã được hình thành. Năm 1990, Locke và Latham xuất bản chuyên đề “Học thuyết về Thiết lập mục tiêu và Hiệu suất làm việc” trong đó nhấn mạnh sự cần thiết phải đặt ra mục tiêu cụ thể và khó khăn đồng thời chỉ ra thêm ba đặc tính để thiết lập mục tiêu thành công. Lý thuyết về thiết lập mục tiêu cũng xác định để thiết lập mục tiêu của tổ chức cần dựa trên những nguyên tắc căn bản như:

+ Rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng luôn cân đo và đóng đếm được. Một mục tiêu rõ ràng đi kèm với thời gian cụ thể chắc chắn sẽ mang lại thành công cho người thực  hiện vì bạn biết rõ những gì sẽ đạt được và sử dụng chính kết quả đó làm động lực cho mình. Còn khi đặt ra một mục tiêu mơ hồ hoặc chỉ là chỉ dẫn chung chung như “Hãy chủ động”, bạn sẽ nhận được ít động lực hơn. Để cải thiện năng lực của bạn hoặc của nhóm, nên đặt ra mục tiêu rõ ràng bao gồm các tiêu chuẩn cụ thể và đo lường được ví dụ như “Giảm tỷ lệ nghỉ việc dưới 15%” hoặc “Trả lời đề nghị của nhân viên trong vòng 48 giờ”. Khi sử dụng quy tắc SMART6 để thiết lập mục tiêu, bạn nên đảm bảo tính rõ ràng của mục tiêu thông qua tiêu chuẩn là cụ thể, có thể đo lường và thời gian giới hạn.

+ Thách thức. Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu là mức độ thách thức bởi vì mọi người ai cũng phấn khích trước thành công và thường đánh giá một mục tiêu dựa trên ý nghĩa của thành quả đạt được. Một khi biết rằng thành công đó sẽ đón nhận nồng nhiệt, bạn sẽ có một động lực tự nhiên để làm tốt việc đó. Mục tiêu càng khó, phần thưởng càng cao. Nếu bạn nghĩ mình sẽ được thưởng xứng đáng khi chinh phục xong một mục tiêu khó nhằn, bạn sẽ nhiệt tình và hăng hái hơn. Thiết lập mục tiêu SMART thích hợp sẽ giúp mục tiêu và phần thưởng được kết nối chặt chẽ hơn. Theo đó, mục tiêu thích hợp sẽ xúc tiến mục đích của tổ chức và tạo động lực cho nhân viên hăng say làm việc. Khi thiết lập mục tiêu, hãy biến mỗi mục tiêu trở thành một thách thức bởi nếu mục tiêu quá dễ dàng, bạn và đồng nghiệp sẽ không mong đợi thu lượm được thành tựu đáng kể thì cũng sẽ không nỗ lực để làm việc đó. Cũng nên chú ý cân bằng và phân biệt giữa một mục tiêu đầy thách thức và một mục tiêu thực tế bởi đặt ra một mục tiêu không đạt được sẽ dễ dàng khiến bạn nản chí hơn cả việc thiết lập một mục tiêu dễ dàng. Do đó nên đặt ra một mục tiêu thách thức nhưng phải thực tế để đảm bảo các mục tiêu đều có thể đạt được.

+ Cam kết. Mục tiêu muốn hiệu quả phải được mọi người hiểu rõ và thông qua vì nhân viên chỉ thấy hứng thú với một mục tiêu nếu họ có tham gia tạo ra mục tiêu đó. Khái niệm về quản lý sự tham gia cũng dựa trên ý tưởng này trong đó nhấn mạnh phải yêu cầu nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu và đưa ra quyết định.

Một phiên bản khác của SMART dùng chữ A và R với ý nghĩa là Đồng thuận và Thực tế thay cho Khả thi và Thích hợp vì cho rằng một mục tiêu đồng lòng sẽ dễ dẫn đến cam kết. Điều đó không có nghĩa là mục tiêu nào cũng phải được toàn thể nhân viên tham gia và đồng thuận mà chỉ có nghĩa là mục tiêu phải nhất quán và phù hợp với kỳ vọng và mối quan tâm của tổ chức. Miễn là nhân viên tin rằng mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và người được giao mục tiêu là đáng tin cậy, lúc đó sẽ có sự cam kết. Điều thú vị là cam kết thực hiện mục tiêu và sự khó khăn lại có liên quan tới nhau. Mục tiêu càng khó khăn thì càng phải có nhiều cam kết. Nếu đặt ra mục tiêu dễ dàng, bạn không có nhiều động lực để thực hiện trong khi nếu được giao một mục tiêu khó khăn, bạn có thể phải cần tới một nguồn cảm hứng sâu sắc hơn để hoàn thành mục tiêu đó. Khi thiết lập mục tiêu công việc, hãy nỗ lực để mọi người cùng đóng góp mục tiêu riêng của họ vào đó. Hãy khuyến khích nhân viên phát triển mục tiêu riêng và thông báo cho họ biết về những việc đang xảy ra trong tổ chức. Nhờ đó, nhân viên có thể biết rằng mục tiêu của họ phù hợp với tầm nhìn tổng thể và mục đích mà công ty đang tìm kiếm.

+ Phản hồi. Để thiết lập một mục tiêu hiệu quả, ngoài việc chọn đúng mục tiêu thì phải sử dụng  thêm thông tin phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu và nhận được sự đồng thuận. Đó cũng là thông tin quan trọng giúp đánh giá cơ hội và mục tiêu để mỗi cá nhân có thể xác định cách làm cho riêng mình. Khi mục tiêu cần thực hiện trong thời gian dài, bạn cần phải lập báo cáo tiến độ đo lường cụ thể thành công trên từng chặng đường nhằm chia mục tiêu thành nhiều phần nhỏ hơn và gắn kết phản hồi vào từng cột mốc. Một trong những tiêu chí của SMART là phải đo lường được, do đó yêu cầu thông tin phản hồi cũng phải rõ ràng và cụ thể. Trong nỗ lực thiết lập mục tiêu, nên chừa thời gian để cung cấp các phản hồi chính thức vì ngoài những phản hồi không chính thức giúp động viên và công nhận, bạn cũng nên ngồi lại với nhóm để thảo luận về khả năng thực hiện mục tiêu để cải thiện hiệu quả lâu dài.

+ Độ phức tạp của nhiệm vụ. Yếu tố cuối cùng trong lý thuyết thiết lập mục tiêu là độ phức tạp của nhiệm vụ, cần đặc biệt chú ý đến yếu tố này để không bị quá tải trong công việc. Những ai đang gánh vác những nhiệm vụ phức tạp thường đã có sẵn động cơ làm việc rất cao. Tuy nhiên, có thể họ sẽ ép mình quá sức nếu không tính thêm yếu tố “đo lường” vào kỳ vọng mục tiêu nhằm tính toán độ phức tạp của nhiệm vụ.

b) Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

– Chức năng của tổ chức được hiểu là những phương diện hoạt động chủ yếu của tổ chức. Ví dụ: chức năng của các bộ, cơ quan ngang bộ là: quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật.

 – Chức năng của tổ chức được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ, quyền hạn (bao gồm cả nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu). Ví dụ: cụ thể hoá ba chức năng của bộ, cơ quan ngang bộ có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo các nhóm như: về pháp luật; về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; về hợp tác quốc tế; về cải cách hành chính; về quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác… theo đó có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như trình, ban hành văn bản, chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra…

– Chức năng, nhiệm vụ là điều kiện để tổ chức lại, giải thể tổ chức. Khoản 2, 3 Điều 3 Nghị định số 55/2012/NĐ-CP ngày 28/6/2012 của Chính phủ quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập quy định cụ thể đơn vị sự nghiệp công lập được tổ chức lại khi có điều chỉnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và giải thể khi không còn chức năng, nhiệm vụ.

Chức năng, nhiệm vụ là dấu hiệu đặc thù của tổ chức vì mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng, không trùng lắp với các tổ chức khác tuy cùng loại hình. Ví dụ: cùng là Viện nghiên cứu nhưng chức năng nhiệm vụ của Viện khoa học tổ chức nhà nước khác với Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương.

c) Cơ cấu tổ chức

– Quan niệm về cơ cấu tổ chức:

+ Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.

+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức.

– Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức:

+ Đây là hình thức phân công lao động trong trong tổ chức;

+ Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý;

+ Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, mặt khác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.

– Những yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức:

+ Tính tối ưu. Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;

+ Tính linh hoạt. Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường;

+ Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng và nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức;

+ Tính kinh tế. Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mối quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.

– Những nhân tố ảnh hưởng. Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể. Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Có thể xác định các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức như sau: tính chất và đặc điểm hoạt động của tổ chức; trình độ kiến thức, kỹ năng của đội ngũ nhân lực quản lý, hiệu suất lao động của họ; quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới; tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ phục vụ hoạt động của tổ chức; trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị; chính sách đãi ngộ đối với đội ngũ quản lý. Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng mà thông qua chúng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.

d) Quyền lực của tổ chức

– Nhận thức về quyền lực của tổ chức

+ Quyền lực của tổ chức được xen xét trên hai phương diện là thẩm quyền của tổ chức và các điều kiện đảm bảo cho các quyết định của tổ chức (bao gồm cả của các cá nhân có thẩm quyền trong tổ chức đó) được thực thi. Đây là hai nội dung, hai mặt căn bản cần được xem xét đồng thời, với ý nghĩa quan trọng như nhau khi bàn về quyền lực của tổ chức. Thực tế cho thấy có không ít những trường hợp các quyết định của cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước không được thực thi nghiêm chỉnh, điều này làm giảm hiệu lực của các quyết định và như vậy đồng nghĩa với việc không đảm bảo quyền lực của các cơ quan, tổ chức nhà nước.

+ Có nhiều cách tiếp cận khác nhau khi bàn về thẩm quyền của các tổ chức, nhất là các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Ví dụ:

Tiếp cận theo hướng cấu trúc của quyền lực nhà nước bao gồm ba nhánh là quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp, theo đó có các cơ quan nhà nước là Quốc hội, Chính phủ, Tòa án, mỗi cơ quan đảm nhiệm một nhánh quyền lực nhà nước và đấy là quyền lực của các tổ chức đó;

Tiếp cận theo hướng thẩm quyền chung và thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực ta có cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung là Chính phủ, Ủy ban nhân dân; cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực là các bộ, cơ quan ngang bộ, các sở…;

Tiếp cận theo vị trí, chức năng của các tổ chức ta có một số dạng như: Quốc hội là cơ quan quyền lực cao nhất, Chính phủ là cơ quan hành chính cao nhất; Quốc hội, Hội đồng nhân dân là cơ quan đại biểu; Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp là cơ quan hành chính nhà nước; các vụ là tổ chức có chức năng tham mưu; các đơn vị sự nghiệp công lập là các tổ chức thực hiện cung ứng dịnh vụ công, phục vụ quản lý nhà nước.

+ Cơ sở, căn cứ hình thành quyền lực của tổ chức được tiếp cận nghiên cứu với các giác độ khác nhau theo đó có những lý giải tương thích. Ví dụ: cơ sở để hình thành quyền lực của các tổ chức là văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm cả văn bản của cá nhân người có thẩm quyền của cơ quan đó) quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức – Đó là cơ sở pháp lý hình thành quyền lực của tổ chức. Hoặc quyền lực của tổ chức được hình thành từ quá trình tổ chức thực hiện quyền lực với các cơ chế khác nhau như: phân quyền, ủy quyền, phân cấp thẩm quyền – Đó là các căn cứ để hình thành quyền lực của tổ chức.

+ Các điều kiện đảm bảo cho quyền lực của tổ chức cũng bao gồm nhiều nhóm như: điều kiện về pháp lý (tổ chức được quyền ban hành loại văn bản gì, hiệu lực về thời gian, không gian, đối tượng áp dụng); điều kiện về nhân lực; điều kiện về cơ sở vất chất; điều kiện về tài chính, kinh phí hoạt động…

– Một số nguyên tắc tổ chức thực hiện quyền lực của tổ chức bao gồm: tập quyền; phân quyền; tản quyền; phân cấp; ủy quyền. Do giới hạn của bài viết, phần này tác giả bàn sâu thêm về yếu tố “kỹ thuật” của nguyên tắc tập quyền và phân quyền, cụ thể là:

Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền hay mức độ quyền hạn được phân chia nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn. Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Trong trường hợp ngược lại, xu hướng quyền lực tập trung vào tay những nhà quản trị cấp cao mà không hoặc rất ít được giao phó cho cấp thấp hơn, đó là biểu hiện của sự tập quyền.

Lý luận và thực tiễn thực hiện phân quyền cho thấy mức độ phân quyền càng lớn khi:

(1)  Số lượng các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng nhiều.

(2)  Các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng quan trọng. Ví dụ như khoản chi tiêu được cấp thấp hơn duyệt chi càng lớn.

(3)  Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được đề ra ở cấp thấp hơn trong tổ chức. Ví dụ như ở các công ty chỉ cho phép các quyết định về sản xuất ở riêng từng xí nghiệp chi nhánh, sẽ có sự phân quyền ít hơn các công ty cho phép các xí nghiệp có thêm các quyết định về tài chính và nhân sự.

(4)  Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những người khác. Sự phân quyền càng lớn khi không có bất kỳ sự kiểm tra nào phải thực hiện và càng nhỏ khi phải thông báo về quyết định đó với cấp trên sau khi đã được ban ra và càng nhỏ hơn nữa nếu trước khi ra quyết định còn phải tham khảo ý kiến của cấp trên.

Mục đích của việc phân quyền quản trị chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình. Nếu không phân quyền, mọi việc đều phải đưa cho nhà quản trị cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và có thể không đáp ứng đúng với đòi hỏi của thực tế. Việc phân quyền rất cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị ở rải rác khắp nơi, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu của địa bàn.

Ngoài ra, sự phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời cũng tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết.

Mức độ phân quyền nhiều hơn hay tập trung quyền lực nhiều hơn (tập quyền) là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống quản trị và nó có ảnh hưởng đến tất cả các chính sách quản trị. Trong thực tiễn quản trị, để bộ máy quản trị vận hành một cách hiệu quả mức độ tập quyền hay phân quyền cần được xác định đúng.

đ) Nguồn lực của tổ chức

Có nhiều các nội dung khác nhau trong nguồn lực của tổ chức, tuy nhiên với giới hạn thời lượng của bài viết, tác giả chỉ đề cập đến ba nhóm nguồn lực là:

– Nguồn lực con người. Là nguồn lực đặc biệt không thể thiếu, nó quyết định tới sự thành bại của tổ chức. Quá trình tồn tại cũng như sự phát triển của nguồn nhân lực không chỉ chịu sự tác động của biến động tự nhiên (sinh, chết..) và biến động cơ học (di dân) mà còn chịu sự ảnh hưởng của hệ thống các qui luật: qui luật cung cầu, qui luật cạnh tranh… Nguồn lực con người được xem xét trên hai khía cạnh chính là số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.

– Nguồn lực công nghệ. Ngày nay, công nghệ có vai trò quan trọng trong phát triển tổ chức, gắn liền với phát triển tổ chức, thúc đẩy sự phát triển tổ chức; bất kỳ tổ chức nào cũng phải sử dụng công nghệ và coi trọng ứng dụng công nghệ phục vụ hoạt động của tổ chức. Vì vậy, cùng với các yếu tố đã nêu ở trên như mục tiêu; chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu; quyền lực thì nguồn lực công nghệ được xem xét với vai trò là một trong số các nội dung cấu thành của nguồn lực tổ chức với vai trò, ý nghĩa là đặc trưng cơ bản của tổ chức. Không chỉ là một trong số các nội dung cấu thành của nguồn lực tổ chức mà trong chừng mực nào đó nguồn lực công nghệ, cụ thể là ứng dụng tiến bộ của công nghệ vào hoạt động của tổ chức được xem như một dấu hiệu đặc trưng để phân biệt sự vận hành, phương thức quản lý, hoạt động của tổ chức. Ví dụ minh họa rõ nhất cho điều vừa nêu ở trên là sự khác nhau giữa Chính phủ truyền thống (Government) với Chính phủ điện tử (e-Government).

– Nguồn lực tài chính. Nguồn lực tài chính là điều kiện không thể thiếu để duy trì, phát triển tổ chức. Theo quy định của một số văn bản thì nguồn lực tài chính là dấu hiệu để phân biệt một số tổ chức như: đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động.

e) Môi trường hoạt động của tổ chức

Theo lý thuyết của Quản trị học thì có khá nhiều các nội dung khác nhau cần được đề cập khi bàn về môi trường của tổ chức như: khái niệm, các yếu tố, các thành tố trong nhóm các yếu tố (ví dụ: bàn đến yếu tố vĩ mô trong môi trường tổ chức, quản trị học đề cập đến các thành tố như môi trường quốc tế, môi trường công nghệ, môi trường văn hóa, môi trường xã hội)… Tuy nhiên trong giới hạn thời lượng của bài viết chỉ đề cập sơ bộ đến một số nội dung như:

– Môi trường chung (trong nước, quốc tế, khu vực);

– Môi trường bên ngoài (thị trường lao động, đối tác, đối tượng phục vụ…);

– Môi trường bên trong của tổ chức (nhân viên, văn hóa tổ chức, quản trị tổ chức…).

Trên đây là một số nội dung có tính lý luận về tổ chức, từ các nội dung này có thể cụ thể hóa để nghiên cứu, nhận thức sâu sắc hơn về tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật về hai loại hình tổ chức này.

TS. Tạ Ngọc Hải

Viện Khoa học tổ chức nhà nước

Chú thích:

1.  Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28

2. Chester Barnard and the Systems Approach to Nurturing Organization

3. Khoa học tổ chức và quản lý – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1999, tr 25

4. Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước – Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ, Hà Nội, 2000, tr 8

5. Xem: Điều 9 Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ

6. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound) là nguyên tắc THÔNG MINH giúp bạn định hình và nắm giữ được mục tiêu của mình trong tương lai – Tác giả chú thích