Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán

Nguyên vật liệu là gì? Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu thêm thái niệm nguyên vật liệu, đặc điểm của nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán trong bài viết sau đây

1. Khái niệm nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…

Đối tượng lao động được coi là Nguyên vật liệu khi có sự tác động của bàn tay con người vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hoá lý hoặc tình trạng bên ngoài.

Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào các đối tượng lao động tạo ra Nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.

2. Đặc điểm của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu mang những đặc điểm cơ bản sau:

• NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm.

• NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Mỗi một loại NVL nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất.

Những đặc điểm của nguyên vật liệu trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết. Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể . Song nhìn chung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng các loại Nguyên vật liệu khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở các điểm sau:

• NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí Nguyên vật liệu là một bộ phận của giá thành sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp.

• NVL là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. NVL là thành phần thuộc về vốn lưu động. Giá trị Nguyên vật liệu trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo TC nà còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu “Vòng quay vốn lưu động”. Nếu quá trình thu mua, dự trữ và xuất dựng NVL được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn.

3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu ở từng khâu như sau:

– Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn có nguồn cung cấp Nguyên vật liệu với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá cả ổn định hợp lý. Quản lý tốt quá trình vận chuyển Nguyên vật liệu chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí Nguyên vật liệu một cách tối đa.

– Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL ở doanh nghiêp là phải có hệ thống kho hàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Ngoài ra, việc bảo quản đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại.

– Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho từng danh điểm Nguyên vật liệu. Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Dự trữ hợp lí, cân đối các loại Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh.

– Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm. Đây là một trong những khâu có tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp.

Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý Nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

– Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ Nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng.

– Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm trong các khâu trên.

– Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng. Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho Nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách của Nguyên vật liệu đó.

Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ Nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại Nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của Nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của Doanh nghiệp.

Để bảo quản tốt Nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho hàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.

4. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Để có thông tin cho công tác quản lý Nguyên vật liệu lãnh đạo doanh nghiệp có nhiều nguồn tin khác nhau để khai thác như thông tin về giá thị trường, thông tin từ nhà phân phối… Tuy nhiên thông tin do kế toán vật tư cung cấp là thông tin quan trọng nhất. Thông tin đó được thể hiện ở các mặt sau:

– Cung cấp thông tin cần thiết để quản trị mua hàng, quản trị hàng tồn kho, công nợ với người bán. Kế toán vật tư cung cấp thông tin về số lượng, giá trị của Nguyên vật liệu nhập, xuất kho của từng kho, từng đơn vị, cung cấp thông tin về trả khoản phải trả…

– Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu lên các báo cáo tài chính liên quan đến hàng tồn kho, các khoản phải trả…

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau:

– Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.

– Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị  NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của từng loại.

– Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất – kinh doanh.

– Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và  giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

– Tổ chức chứng từ, tài khoản về kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán quy định.

Chúc các bạn học tập tốt hơn với bài viết “Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán”.