Kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp – Tổng hợp những điều cần biết

Kế toán là nhiệm vụ quan trọng với cả doanh nghiệp và các cơ quan hành chính sự nghiệp, bởi vị trí này đóng vai trò then chốt trong mọi hoạt động. Để có một cái nhìn tổng quát về công việc cũng như cách hạch toán kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp, chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Khái niệm và phân loại đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp

1.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp

Để hiểu rõ khái niệm của hành chính sự nghiệp trước tiên chúng ta cần hiểu xuất phát điểm của cụm từ này là tên gọi chung của: cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp. Trong đó:

• Cơ quan hành chính: là các cơ quan quyền lực của Nhà nước từ Trung ương tới địa phương.

• Các đơn vị sự nghiệp là do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập nên để thực hiện các chức năng riêng theo từng lĩnh vực: giáo dục, y tế,…

Như vậy:

Đơn vị hành chính sự nghiệp là hệ thống các cơ quan Nhà nước từ Trung ương tới các địa phương, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập nên để thực hiện các chức năng riêng theo từng ban, ngành, lĩnh vực.

Ví dụ: Quốc hội, Ủy ban nhân dân các cấp, bệnh viện, trường học, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm,…

1.2. Phân loại đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp là việc thực hiện hạch toán kế toán tại những đơn vị hành chính sự nghiệp, là cơ sở để điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị.

Để phù hợp với việc hạch toán kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, thì loại hình kế toán này được phân loại như sau:

• Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị có phát sinh những khoản thu để bù đắp một phần chi phí hoạt động, mà không phải là khoản thu được hỗ trợ từ ngân sách Nhà nước. Ví dụ như: hạch toán kế toán tại bệnh viện, trường học,…

• Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị đơn thuần chỉ có được khoản thu chủ yếu từ ngân sách Nhà nước để chi trả chi phí, hay nói cách khác được Nhà nước hỗ trợ để hoạt động. Ví dụ như: Sở Tài chính, các phòng ban cấp huyện, xã,…

• Đơn vị hành chính sự nghiệp sản xuất kinh doanh: là các đơn vị có được nguồn kinh phí hỗ trợ của Nhà nước, xong vẫn có những hoạt động kinh doanh để tạo ra nguồn thu. Ví dụ như: Trung tâm nghiên cứu giống cây trồng, vật nuôi của tỉnh, huyện,…

• Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là những đơn vị dùng ngân sách của Nhà nước để thực hiện các dự án mang lại ý nghĩa trong đời sống xã hội. VÍ dụ như: các dự án tuyên truyền sinh đẻ có kế hoạch, sức khỏe sinh sản vị thành niên, phòng chống HIV/AIDS của các trung tâm y tế quận, huyện, xã,…

Và mỗi một đơn vị hành chính sự nghiệp thì sẽ có hệ thống kế toán riêng để phù hợp với đặc trưng cũng như nhu cầu quản lý của từng đơn vị. 

2. Khái niệm kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp

Kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp là áp dụng các chế độ kế toán hiện hành để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong các hoạt động của đơn vị như: thực hiện các hoạt động thu – chi ngân sách Nhà nước, nhận – rút dự toán của mỗi dự án,…

Kế toán hành chính sự nghiệp sẽ thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị để nhằm quản lý hoạt động cũng như minh bạch nguồn chi ngân sách Nhà nước cho mỗi đơn vị.

Hiện nay, hầu hết các đơn vị hành chính sự nghiệp đều áp dụng chế độ kế toán cũng như hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.

Trong đó, những nội dung cơ bản về công việc mà một kế toán tổng hợp hành chính nhân sự cần nắm rõ bao gồm:

• Kế toán tiền, vật tư: theo dõi nguồn thu, chi tiền tại đơn vị; tình hình tăng giảm mỗi loại vật tư khi có sự biến động.

• Kế toán tài sản cố định: thực hiện hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như tăng, giảm, khấu hao TSCĐ của đơn vị mình.

• Kế toán các khoản thu: mỗi một đơn vị sẽ có những nguồn thu khác nhau. Với đơn vị hành chính có thu, các khoản thu sử dụng TK511; còn với những đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh, các khoản thu sử dụng TK311.

• Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm: hạch toán tiền lương, bảo hiểm giống như tại các doanh nghiệp thông thường. Thực hiện tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN sau đó lên sổ kế toán.

• Kế toán các khoản phải trả: hạch toán các khoản phải trả như trả cho nhà cung cấp, giáo viên, học sinh,…

• Kế toán các nguồn kinh phí: là hạch toán các bút toán về việc nhận dự toán do ngân sách Nhà nước cấp.

• Kế toán các khoản chi: thực hiện các bút toán về chi cho hoạt động của đơn vị.

• Kế toán các khoản doanh thu: phát sinh tại các đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Thực hiện kết chuyển cuối kỳ: cũng tương tự như kế toán thông thường, kế toán hành chính sự nghiệp sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển vào cuối niên độ kế toán để lập các báo cáo theo yêu cầu.

• Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính: đây cũng là nhiệm vụ chung của một kế toán. Thực hiện in những sổ sách khi kết thúc niên độ kế toán và báo cáo tài chính cần thiết để quản lý cũng như phục vụ công tác kiểm tra sau này.

Các nội dung, công việc mà một kế toán tổng hợp hành chính nhân sự cần làm cũng có những sự tương đồng với kế toán doanh nghiệp nói chung. Song khi đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ thực tế thì mỗi lĩnh vực đều có những đặc trưng nhất định. Và để làm tốt ở mỗi vị trí đòi hỏi kế toán phải am hiểu về kiến thức và những quy định áp dụng cho công việc mình đang đảm nhiệm.

3. Chứng từ trong kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp

Để hoàn thành tốt vị trí của kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp, thì việc hiểu về các bộ chứng từ cần sử dụng, các hình thức sổ kế toán cũng như hệ thống báo cáo cho loại hình đặc trưng này là một việc làm cần thiết.

3.1. Bộ chứng từ sử dụng

Các chứng từ thường sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau:

Quy trình cho một bộ chứng từ đầy đủ của một dự án được chi trả bởi ngân sách Nhà nước

• Giấy rút dự toán ngân sách

• Bảng kê chứng từ thanh toán

• Kế hoạch hoặc điều lệ (nếu có)

• Báo giá (thường phải có từ 3 báo giá trở lên để lựa chọn đơn vị báo giá hợp lý nhất)

Với những dự toán có giá trị lớn, đòi hỏi phải có đủ:

1. Tờ trình phê duyệt dự án

2. Quyết định phê duyệt

3. Dự toán kinh phí dự án

• Quyết định lựa chọn nhà thầu hoặc nhà cung cấp hợp lý nhất

• Hợp đồng kinh tế giữa hai bên (phải có đầy đủ chữ ký, con dấu hợp pháp của 2 bên)

• Biên bản nghiệm thu và bàn giao khi dự án hoàn thành

• Biên bản thanh lý hợp đồng

• Hóa đơn và các chứng từ đi kèm

• Đề nghị phê duyệt quyết toán kinh phí (với dự án có giá trị lớn)

• Quyết định phê duyệt quyết toán kinh phí (với dự án có giá trị lớn)

• Quyết toán kinh phí và bảng quyết toán

• Bảng xác định khối lượng hoàn thành theo hợp đồng

Sổ kế toán tổng hợp thường dùng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

• Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số: AS11-H): thường được lập theo tháng

• Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (Mẫu số: S12-H): lập theo tháng

• Sổ nhật ký – Sổ cái (Mẫu số S01-H): dùng cho hình thức nhật ký – sổ cái

• Sổ cái (Mẫu số S02C-H): dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ

• Sổ cái (Mẫu số S03-H): dùng cho hình thức nhật ký chung

• Sổ chi tiết các tài khoản theo yêu cầu của từng đơn vị: TK461, 661, 334,…

• Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí (Mẫu số S42-H)

• Sổ tài sản cố định (Mẫu số S31-H)

Mỗi một đơn vị hành chính sự nghiệp sẽ có hệ thống chứng từ và loại sổ riêng để phù hợp với nhu cầu quản lý của từng đơn vị. 

3.2. Các hình thức sổ kế toán

Cũng giống như hạch toán kế toán nói chung, đơn vị hành chính sự nghiệp cũng có các hình thức ghi sổ như:

• Nhật ký chung

• Nhật ký – sổ cái

• Chứng từ ghi sổ

Song để phù hợp với đặc thù kế toán thì các đơn vị hành chính sự nghiệp sẽ dùng hình thức ghi sổ là nhật ký – sổ cái để hạch toán.

Bởi đây là hình thức thực hiện phản ánh duy nhất trên sổ kế toán tổng hợp (là nhật ký – sổ cái) được dùng để ghi chép tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, nên từ đó có thể tạo thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Hình thức này được sử dụng bởi đa phần ở các đơn vị hành chính sự nghiệp thường ít nghiệp vụ phát sinh hơn các doanh nghiệp sản xuất, thương mại bình thường nên hình thức này tạo nên sự đơn giản, dễ làm. 

3.3. Hệ thống báo cáo

Tùy vào mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, theo yêu cầu quản lý, kiểm tra mà kế toán cần lập những hệ thống báo cáo khác nhau. Song chung nhất vẫn phải đảm bảo những hồ sơ báo cáo cần thiết sau:

• Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số B01-H): thường lập theo quý, năm

• Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí (Mẫu số B02-H): lập theo quý và năm

• Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (Mẫu số F02-1H): lập theo quý, năm

• Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc Nhà nước (Mẫu số F02-3aH): lập theo quý, năm

• Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định (Mẫu số B04-H): lập theo năm

• Báo cáo tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị (Mẫu số B03-H): lập theo yêu cầu (có thể là tháng, quý, năm)

• Báo cáo kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang (Mẫu B05-H): lập theo năm

• Thuyết  minh báo cáo tài chính (Mẫu số B06-H): lập theo năm

Trên đây là hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo ở mỗi đơn vị sự nghiệp. Tùy theo từng đơn vị với yêu cầu quản lý mà lập hệ thống sổ sách kế toán cho phù hợp và minh bạch.

4. Hướng dẫn định khoản các nghiệp vụ kinh tế của kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp

Trong quá trình hạch toán kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp thường có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

STT

Nội dung

Cách hạch toán

1

Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK111

Có TK112

2

Nộp tiền mặt vào ngân hàng

Nợ TK112

Có TK111

3

Ghi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt và tiền ngân hàng

Nợ TK111, 112

Có TK441, 461, 462

4

Thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Nợ TK111, 112

Có TK511

5

Thu được các khoản tạm ứng bằng tiền mặt và tiền gửi

Nợ TK111, 112

Có TK312

6

Thu hồi các khoản công nợ của cấp dưới, hay thu hộ cấp dưới

Nợ TK111, 112

Có TK342

7

Số quỹ thừa phát hiện khi kiểm kê chưa biết rõ nguyên nhân đang chờ xử lý

Nợ TK111

Có TK331

8

Thu được lãi vay, lãi từ trái phiếu…

Nợ TK111, 112

Có TK511

9

Phát sinh chênh lệch do đánh giá lại ngoại tệ

Nợ TK111, 112

Có TK413

10

Chi tiền mua hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu

Nợ TK152, 155

Có TK111, 112

11

Phát sinh chi tiền mua tài sản cố định về đưa ngay vào sử dụng hoạt động cho dự án, cho đơn vị

Đồng thời sẽ căn cứ vào nguồn sử dụng mua TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

Nợ TK211, 213

Có TK111, 112

Nợ TK441, 461, 661, 631

Có TK466

12

Chi các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi hoạt động sự nghiệp, thực hiện dự án…

Nợ TK661, 662, 663, 241

Có TK111, 112

13

Chi thanh toán nợ phải trả, trả lương

Nợ TK331, 334

Có TK111, 112

14

Chi tạm ứng

Nợ TK312

Có TK111, 112

15

Chi cấp kinh phí cho cấp dưới

Nợ TK341

Có TK111, 112

16

Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền

Nợ TK342

Có TK111, 112

17

Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Nợ TK332

Có TK111, 112

18

Nộp thuế, phí, lệ phí cho Nhà nước

Nợ TK333

Có TK111, 112

19

Chi quỹ cơ quan bằng tiền

Nợ TK431

Có TK111, 112

20

Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê

Nợ TK311

Có TK111

21

Phát sinh giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ

Nợ TK413

Có TK111, 112

Trên đây là những nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình hạch toán kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp. Khi thực tế làm công việc kế toán tại các đơn vị này thì tùy vào từng đơn vị mà còn có thêm những nghiệp vụ đặc trưng khác. Bởi vậy, để thực hiện tốt công việc này đòi hỏi kế toán hành chính sự nghiệp phải có những kiến thức tổng hợp và kỹ năng thực tế sâu rộng.

5. Bài tập kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107

Đề bài

Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp A, có số dư hợp lý trong năm 2018 như sau.

Số dư ngày 1/1/2018 (ĐVT: 1000đ)

Loại TSCĐ

Nguyên giá

Tỷ lệ hao mòn

Giá trị hao mòn lũy kế

Văn phòng làm việc

4.200.000

8

840.000

Nhà ở nhân viên

2.400.000

5

240.000

Phương tiện vận tải

10.600.000

10

1.590.000

Thiết bị máy móc

520.000

15

195.000

Đồ dùng quản lý

62.000

10

15.500

Tổng cộng

17.782.000

2.880.500

Trong năm 2018 có các nghiệp vụ phát sinh làm tăng TSCĐ:

• 4/4: rút dự toán kinh phí hoạt động thường xuyên mua thêm máy văn phòng là 890.000đ, chi phí tiếp nhận tài sản cố định bằng tiền ngân hàng là 210.000đ, tỷ lệ hao mòn là 15%/năm.

• 23/9: mua TSCĐ thuộc đồ dùng quản lý sau đó bàn giao cho các bộ phận sử dụng. Số tiền chưa thanh toán cho người bán là 30.000đ, chi phí mua hàng đã chuyển khoản là 15.000. Tài sản mua sắm bằng nguồn kinh phí hoạt động, tỷ lệ hao mòn là 10%/năm.

Yêu cầu:

1. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ trong năm 2018.

2. Tính hao mòn của TSCĐ năm 2018.

Lời giải

1) Định khoản các nghiệp vụ phát sinh

• Ngày 4/4: khi mua thêm máy văn phòng, kế toán hạch toán

Ghi tăng tài sản cố định:

Nợ TK211: 1.100.000

Có TK112: 210.000

Có TK4612: 890.000

Đồng thời ghi chuyển đổi từ nguồn kinh phí sự nghiệp làm tăng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định:

Nợ TK4612: 1.100.000

Có TK466: 1.100.000

• Ngày 23/9: mua thêm tài sản cố định làm đồ dùng quản lý

Ghi tăng TSCĐ:

Nợ TK211: 45.000

Có TK3311: 30.000

Có TK112: 15.000

Đồng thời thực hiện bút toán làm tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ từ nguồn kinh phí chi hoạt động năm nay:

Nợ TK6612: 45.000

Có TK466: 45.000

2) Tính hao mòn TSCĐ năm 2018

• Văn phòng làm việc = 4.200.000 x 8% = 336.000

• Nhà ở nhân viên = 2.400.000 x 5% = 120.000

• Phương tiện vận tải = 10.600.000 x 10% = 1.060.000

• Thiết bị máy móc = 520.000 x 15% = 780.000

• Đồ dùng quản lý = 62.000 x 10% = 6.200

–> Tổng giá trị hao mòn năm 2018 = 336.000 + 120.000 + 1.060.000 + 780.000 + 6.200 = 2.302.200

Nếu tài sản cố định thuộc nguồn kinh phí dùng cho hoạt động kinh doanh thì hạch toán:

Nợ TK631: 2.302.200

Có TK214: 2.302.200

NewTrain hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về vị trí kế toán tổng hợp hành chính sự nghiệp. Nhưng khi bắt tay làm thực tế thì chúng ta cần có một kiến thức tổng hợp cũng như kinh nghiệm thực tiễn để hoàn thành được tốt công việc. Điều đó sẽ là thành quả của cả một quá trình học hỏi, trau dồi và tích lũy kỹ năng thực tế. 

Nếu vẫn còn chưa tự tin hay muốn có cơ hội tìm hiểu cụ thể về kế toán hành chính sự nghiệp, đừng chần chừ mà hãy tham gia ngay khóa học đào tạo tại NewTrain.

Với đội ngũ giáo viên 100% là kế toán trưởng hơn 10 năm kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực khác nhau, cùng với thời gian học 80% là thực hành sẽ giúp các bạn có được những bí quyết làm nghề và trải nghiệm công việc thực tế ngay tại lớp học. Hãy cùng với Trung tâm đào tạo Kế toán NewTrain kiến tạo thành công với nghề kế toán ngay từ hôm nay nhé.

Để biết thêm thông tin về các khóa học kế toán tổng hợp thực hành, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất:

• Hotline: 098 721 8822

• Email:

  [email protected]

• Website:

  https://newtrain.edu.vn/

Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!

5/5

(1 Review)

Ngô Thị Hoàn

Tốt nghiệp cử nhân khoa Kế toán – Kiểm toán Học viện Ngân hàng. Với niềm đam mê và yêu thích giảng dạy, mình thi tuyển làm giảng viên khoa Kế toán trường Kinh tế, kỹ thuật và Thủy sản và theo đuổi công việc giảng dạy gần 10 năm nay.

Mình luôn trau dồi, tìm hiểu những phương pháp giảng dạy cô đọng, dễ hiểu nhất giúp học viên của mình không mất nhiều thời gian mà vẫn tích lũy được những kiến thức quan trọng.