Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương là một mảng nghiệp vụ kế toán, có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vậy kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp có đặc điểm gì? Hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu trong bài viết sau.

Khái quát chung về tiền lương

Tiền lương là khoản tiền người lao động được hưởng do Nhà nước hoặc chủ doanh nghiệp phân phối phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra. Tiền lương bao gồm:

Tiền lương danh nghĩa:
Đây là khoản tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động tương ứng với số lượng và chất lượng lao động họ đóng góp.
Tiền lương thực tế:
Đây là khoản tiền người lao động thực nhận sau khi đã trừ các khoản đóng thuế, khoản nộp theo quy định.

Mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế và chỉ số giá cả được thể hiện qua công thức:

Trong đó:

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Đặc điểm của kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Chứng từ sử dụng

Căn cứ vào quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ký ngày 20/3/2006, chứng từ kế toán bao gồm:

Sổ sách lao động:
Do phòng Tổ chức hành chính lập để quản lý số lượng lao động.
Bảng chấm công:
Là chứng từ hạch toán thời gian làm việc của người lao động được trưởng phòng hoặc đội trưởng trực tiếp lập theo mẫu biểu số 01 – LĐTL.
Bảng thanh toán tiền lương
Để thanh toán lương, phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho người lao động được lập theo mẫu 02 – LĐTL.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH:
Được lập theo mẫu 03 – LĐTL để xác nhận số ngày nghỉ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động… của người lao động để làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương.
Bảng thanh toán BHXH:
Được lập theo mẫu 04 – LĐTL làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH.
Bảng thanh toán tiền thưởng:
Là chứng từ được lập theo mẫu 05 – LĐTL xác định tiền thưởng của từng người lao động.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành:
Được lập theo mẫu 06 – LĐTL để hạch toán kết quả lao động.
Các loại hợp đồng:
Là căn cứ quan trọng lưu trữ thông tin của người lao động, gồm hợp đồng giao khoán và hợp đồng lao động.

Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

Có bao nhiêu hình thức trả lương trong doanh nghiệp?

Hình thức trả lương theo thời gian: Được thực hiện căn cứ vào mức lương cấp bậc/chức vụ và số ngày giờ công thực tế của công nhân viên chức, được tính theo công thức:

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Hình thức trả lương theo thời gian

Trả lương thời gian đơn giản:
Căn cứ vào bậc lương và ngày công thực tế, không xét đến năng suất lao động và kết quả công việc được tính theo công thức:

Tiền lương = Mức lương tối thiểu x hệ số lương hiện tại + phụ cấp

Trả lương thời gian có thưởng:
Căn cứ vào thời gian làm việc đồng thời có khen thưởng khi người lao động đạt và vượt các chỉ tiêu đã quy định. Công thức tính như sau:

Tiền lương = Tiền lương thời gian + Tiền thưởng

Hình thức trả lương theo năng suất (sản phẩm): Đây là hình thức căn cứ trực tiếp và số lượng và chất lượng công việc người lao động hoàn thành, được tính theo công thức:

Tiền lương = Mức lương năng suất x Hệ số lương năng suất

Hình thức trả lương khoán: Đây là chế độ trả lương dựa vào khối lượng hoàn thành công việc và đơn giá tiền lương đã quy định trong hợp đồng giao khoán, được xác định theo công thức:

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Kế toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Quỹ BHXH

Quỹ này được hình thành để góp phần ổn định đời sống của người lao động khi họ bị ốm đau, thai sản, mắc bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động… Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH tại doanh nghiệp bằng 20% tính trên tổng lương, phụ cấp, trợ cấp của người lao động trong đó doanh nghiệp đóng 15% (tính vào chi phí sản xuất) còn người lao động đóng 5% (trừ vào lương tháng).

Quỹ BHYT

Đây là trợ cấp cho người lao động tham gia bảo hiểm y tế được thực hiện bằng cách trích 3% tính trên tổng số lương, phụ cấp, trợ cấp của người lao động trong đó trong đó doanh nghiệp đóng 2% (tính vào chi phí sản xuất) còn người lao động đóng 1% (trừ vào lương tháng).

Kinh phí công đoàn

Theo chế độ hiện hành thì kinh phí này do người sử dụng lao động chịu (tính vào chi phí sản xuất), được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương hàng tháng trả cho người lao động.

Thuế thu nhập cá nhân

Đây là loại thuế trực thu đánh vào tổng thu nhập của mỗi người trong xã hội ở một khoảng thời gian lao động nhất định. Thuế thu nhập cá nhân có vai trò quan trọng trong việc huy động nguồn ngân sách đồng thời thực hiện cân bằng xã hội.

Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Tài khoản sử dụng

TK 334: Phải trả công nhân viên

TK 334 thể hiện các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp theo lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác (nếu có). Kết cấu của TK 334 như sau:

Bên nợ:
Các khoản tiền lương, công, thưởng cùng các khoản đã trả, ứng trước cho người lao động; khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động; kết chuyển tiền lương, tiền công người lao động chưa lĩnh.
Bên có:
Các khoản tiền lương, công, thưởng cùng các khoản khác phát sinh trong kỳ phải trả cho người lao động.
Số dư bên có:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cùng các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Số dư bên nợ:
phản ánh khoản tiền đã trở qua số phải trả về tiền lương, tiền công cùng các khoản phải trả khác cho người lao động.

TK 338: Phải trả, nộp khác

TK334 dùng để hạch toán các khoản trích theo lương, nội dung phản ánh phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, đoàn thể xã hội, các tổ chức, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định chung. Kết cấu TK 338 như sau:

Bên nợ:
Số tiền BHXH trả cho người lao động; kinh phí công đoàn đã chi trong đơn vị; BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý các quỹ; các khoản đã nộp, trả khác.
Bên có:
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh; BHXH chi trả cho người lao động được cơ quan BHXH thanh toán.
Số dư bên có:
Số tiền còn phải nộp, trả.
Số dư bên nợ (nếu có):
Số tiền trả thừa, nộp thừa và vượt chi chưa được thanh toán.

Ngoài ra khi hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 335, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642….

Phương pháp để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tổng tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động.

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng):
Phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Nợ TK 623 (6231):
Tiền lương chính, lương phụ và phụ cấp trả cho công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công.
Nợ TK 627 (6271- Chi tiết phân xưởng):
Số tiền phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng.
Nợ TK 641 (6411):
Số tiền phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Nợ TK 642 (6421):
Số tiền phải trả cho bộ phận nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334:
Tổng số tiền thù lao lao động phải trả.
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 627:
Trích BHXH, BHYT, KPC của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý công trình, nhân viên quản lý phân xưởng….
Nợ TK 642:
Trích BHXH, BHYT, KPC vào lương nhân viên quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 334:
Tính vào thu nhập của công nhân viên chức
Có Tk 338:
Tổng số BHXH, BHYT, KPC phải trích

Tính ra tiền ăn ca cần trả cho người lao động trong kỳ.

Nợ TK 627:
Tiền ăn ca phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý xây dựng, quản lý công trình, nhân viên văn phòng, nhân viên kho….
Nợ TK 642:
Tiền ăn ca phải trả nhân viên quản lý.
Có TK 334 :
Tổng tiền thù lao lao động phải trả.

Số tiền thưởng cần trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng.

Nợ TK 431( 4311):
Thưởng thi đua cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng.
Có TK 334:
Tổng tiền thưởng phải trả cho công nhân viên.

Số BHXH cần trả trực tiếp cho công nhân viên.

Nợ TK 338:
Ghi giảm quỹ BHXH.
Có TK 334:
Ghi tăng số cần trả cho công nhân viên.

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân (BHYT, BHXH…).

Nợ TK 334:
Tổng số tiền khấu trừ vào tiền lương của CNV.
Có TK 141:
Số tiền tạm ứng trừ vào tiền lương.
Có TK 138:
Các khoản đền bù vật chất thiệt hại.

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.

Nợ TK 338:
Ghi giảm số tiền phải nộp.
Có TK liên quan:
Ghi giảm số tiền.

Chỉ tiêu KPCĐ doanh nghiệp để lại.

Nợ TK 338:
Ghi giảm kinh phí công đoàn.
Có TK liên quan (111, 112):
Ghi giảm số tiền.

Cuối kỳ kết chuyển số tiền người lao động do đi vắng chưa lĩnh:

Nợ TK 334:
ghi giảm số tiền cần trả cho người lao động.
Có TK 3388:
ghi tăng số tiền phải trả khác.

Trường hợp số tiền đã trả, đã nộp về BHXH, KPCĐ (kể cả số chi) lớn hơn số tiền phải trả, phải nộp được cấp bù.

Nợ TK 111,112:
Số tiền cấp bù đã được nhận.
Có TK 338:
Số tiền được cấp bù

Tính ra tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong tháng:

Nợ TK 334:
Số tiền thuế TNCN cần nộp.
Có TK 3335:
Số tiền thuế TNCN cần nộp.

Hình thức sổ được sử dụng trong kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Sổ nhật ký chung

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Nhật ký sổ cái

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Chứng từ ghi sổ

ke toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Qua bài viết trên, Học viện TACA đã chia sẻ các thông tin liên về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Hy vọng những nội dung trên hữu ích với bạn trong quá trình học tập và làm việc liên quan đến nghiệp vụ này.

Xem thêm các khóa học: